Scarica Introduzione a Microsoft Access: Creazione e Gestione di Database - Prof. Manini e più Dispense in PDF di Elementi di Informatica solo su Docsity!
Microsoft Access
Ultima modifica: 6/4/2012 2
Access
! È un programma di gestione di
database (cioè è un DBMS)
! Access offre:
n un supporto transazionale limitato w Meccanismi di sicurezza, protezione di dati e gestione della concorrenza semplici e incompleti (usando formato mdb) n un ambiente facile da usare (ambiente grafico) 3
Eseguire Access
1. Fare clic sul pulsante Start/Avvio
2. Selezionare Programmi
3. Selezionare Microsoft Office
4. Selezionare Microsoft Access
! Oppure fare doppio clic sull’eventuale
icona sul Desktop
! Oppure fare clic sull’eventuale icona nella
Barra di Avvio veloce 4
Eseguire Access
! Appare una
finestra di
dialogo
Microsoft
Access
5
Aprire un database
! Tramite la finestra di dialogo
Microsoft Access n Oppure:
1. Fare clic su File, nella Barra dei menu
2. Fare clic su Apri…
6
Creare un nuovo database
! Tramite la finestra di dialogo Microsoft Access
n Database di Access vuoto n Appare la finestra di dialogo Salva nuovo database
7
Chiudere un database
! Per chiudere l’intero database:
1. Fare clic su File, nella Barra dei menu
2. Fare clic su Chiudi
! Per chiudere contemporaneamente il
database e il programma Access:
1. Fare clic su File, nella Barra dei menu
2. Fare clic su Esci
! Oppure usando il pulsante
8
Argomenti
! Tabelle
n Chiavi, proprietà dei campi, regole di validazioni, relazioni tra tabelle
! Relazioni
! Query (interrogazioni)
n Criteri, campi calcolati, query di riepilogo, di aggiornamento, di eliminazione
! Maschere
Tabelle
10
Tabella
11
Creare una tabella
! Occorre definire il nome della tabella
e i suoi attributi (/campi)
! Per esempio: rubrica telefonica
n La creazione della tabella avviene indicandone: w Il nome (per esempio, Rubrica) w Gli attributi (per esempio, Nome, Cognome, Numero, Indirizzo) 12
Creare una tabella
! Dopo aver aperto un database esistente, o creato un nuovo database, la finestra che viene visualizzata contiene gli oggetti utilizzabili per lavorare sul database (la finestra del database)
- Gli oggetti sono raccolti nella barra di navigazione laterale sulla sinistra
- Per creare una tabella si utilizza la prima icona: Tabella
19
Creare una tabella
! Tipo Sì/No:
n Viene utilizzato quando il contenuto del campo serve solo per confermare o negare un’affermazione n È indicato per campi del tipo: w È italiano? w Ha già effettuato acquisti presso la nostra azienda? 20
Creare una tabella
! Tipo Sì/No:
n La modifica di un campo Sì/No viene eseguita con un clic del mouse w Nel campo, Access presenta un piccolo quadrato che rappresenta una casella di selezione w Facendo clic una prima volta, appare il segno di spunta ( Sì) w Facendo di nuovo clic, il segno di spunta scompare ( No) 21
Creare una tabella
! Tipo Numerico:
n Dati numerici utilizzabili in calcoli matematici 22
Creare una tabella
! Tipo Numerico:
n Attenzione! Non tutti i campi che sembrano numeri devono obbligatoriamente essere del tipo Numerico n Per esempio: sul numero di telefono non vengano eseguiti dei calcoli w Meglio impostare il tipo Testo w Il vantaggio è che tra i numeri è possibile inserire barre, trattini, spazi, lo zero iniziale del prefisso 23
Creare una tabella
! Tipo Valuta: per la definizione di
valori che riguardano importi in
denaro
n Il suo utilizzo evita possibili errori di arrotondamento in seguito ai calcoli n Visualizza il simbolo della valuta all’inizio del campo (per esempio, €) 24
Creare una tabella
! Tipo Data/Ora: può memorizzare solo
la data, solo l’ora, oppure sia la data
che l’ora
25
Creare una tabella
! Tipo Contatore:
n È un numero che non viene inserito dall’utente n Parte da uno n Viene incrementato automaticamente dal DBMS ogni volta che si aggiunge un nuovo record alla tabella n Lo si utilizza per avere un codice unico per ogni riga della tabella n Un campo di tipo Contatore non può essere modificato dall’utente 26
Creare una tabella
! Chiudere la Visualizzazione Struttura
della tabella
n Facendo clic sul pulsante X della finestra
- Per salvare le modifiche alla struttura della tabella, fare clic sul pulsante Sì
- Se non è già stato fatto, viene richiesto di definire una chiave primaria (v. oltre) 27
Creare una tabella
! La tabella viene visualizzata nella
finestra del database
28
Aggiungere record in una
tabella
! Per aprire la tabella:
n Fare clic sul pulsante Apri nella finestra del database n Oppure fare doppio clic sul nome della tabella nella finestra del database 29
Aggiungere record in una
tabella
! Viene visualizzata la finestra della
tabella in Visualizzazione Dati:
30
Aggiungere record in una
tabella
! Il cursore comincerà a lampeggiare in
corrispondenza del primo record
vuoto
! Si potranno cominciare a immettere i
dati un campo dopo l’altro
37
Cancellare dati in un record
! Usare i tasti Canc o Backspace (per
esempio, per i campi del tipo Testo o
Numero)
38
Cancellare dati in un record
! Per la selezione dell’intero contenuto di un
campo:
- Portare il puntatore del mouse all’inizio del campo (poco a destra della linea del bordo di sinistra)
- Verificare che il puntatore sia diventato una grossa croce
- Fare clic
- A questo punto, premendo il tasto Canc, il contenuto del campo verrà cancellato 39
Cancellare dati in un record
! In alternativa al tasto Canc:
n Fare clic su Modifica, nella Barra dei menu n Fare clic su Elimina
! Non è possibile cancellare il
contenuto di campi di tipo:
n Contatore n Sì/No 40
Aggiungere un campo a una
tabella
1. Fare clic sull’icona che rappresenta
la tabella
2. Entrare in modalità Visualizzazione
struttura, facendo clic sul pulsante:
41
Aggiungere un campo a una
tabella
! Per aggiungere il campo Città
posizionandolo tra Cognome e Telefono:
1. Portare il puntatore sopra il pulsante sulla
sinistra del campo Telefono
2. Fare clic con il tasto destro per accedere al
menu contestuale
3. Fare clic sulla voce Inserisci righe e la riga
con il campo Telefono si sposterà di una posizione verso il basso 42
Aggiungere un campo a una
tabella
4. Fare clic sulla cella della colonna Nome
campo nella riga vuota che è stata creata e il cursore inizierà a lampeggiare
5. Scrivere “Città”
6. Fare clic sulla cella Tipo campo e scegliere
il tipo del campo ( Testo)
7. Per terminare l’inserimento, uscire dalla
modalità Visualizzazione struttura, facendo clic sul pulsante X; poi fare clic sul pulsante Sì nella finestra di dialogo che appare
43
Modificare la larghezza delle
colonne
n In Visualizzazione foglio dati:
- Fare clic con il tasto destro sul pulsante con il nome del campo in cima alla colonna e si aprirà il menu contestuale
- Fare clic sulla voce Larghezza colonne e si aprirà l’omonima finestra di dialogo
- Impostare la nuova larghezza scrivendone il valore nella casella di testi Larghezza colonne
- Fare clic sul pulsante OK 44
Modificare la larghezza delle
colonne
n Nella stessa finestra di dialogo, si può anche
fare clic sul pulsante Adatta n Il programma varierà automaticamente la larghezza della colonna, adattandola a quella della lunghezza del campo di dimensioni maggiori presente nella colonna
n La larghezza di una colonna può essere
cambiata utilizzando il mouse con la tecnica del drag and drop, come in Excel 45
Spostare una colonna in una
tabella
n Utilizzando la tecnica di drag and drop (in Visualizzazione foglio dati):
- Portare il puntatore sul pulsante con la descrizione del campo in alto sulla colonna del campo da spostare, finché non assume l’aspetto di una piccola freccia nera con la punta verso il basso
- Fare clic sul pulsante per selezionare e tenere premuto il tasto sinistro del mouse; spostandosi si possono selezionare una o più colonne; poi rilasciare il tasto sinistro del mouse
- Tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinare la colonna nella posizione desiderata indicata da una linea verticale
- Giunti nella nuova posizione, rilasciare il tasto sinistro del mouse 46
Eliminare una tabella
1. Fare clic sull’icona che rappresenta
la tabella (nella finestra del
database)
2. Premere il tasto Canc
47
Salvare una tabella
! Quando si modifica un record, questo viene
automaticamente salvato sul disco quando si passa a modificare un altro record da modificare
! Per forzare la memorizzazione dei dati
aggiornati sul disco: n Fare clic sul menù File, poi Salva 48
Chiudere una tabella
! Fare clic sul pulsante di chiusura X in
alto a destra della finestra di lavoro
della tabella
55
Definire la chiave primaria
! A campo singolo:
n Può essere creata su un campo che l’utente ritiene sicuramente diverso per ogni record (per esempio, il codice fiscale) n Una volta impostata una chiave primaria, se la tabella contiene già dati, il DBMS verifica: w che non ci siano record con valore Null per il campo w che non ci siano record con valori duplicati per il campo Se sono presenti valori Null o duplicati, viene visualizzato un messaggio di errore 56
Definire la chiave primaria
! Multicampo:
n Se non si può creare una chiave primaria composta da un solo campo, si possono utilizzare più campi combinati 57
Definire la chiave primaria
! Multicampo:
- Selezionare i campi: fare clic a sinistra dei campi, tenendo premuto il tasto CTRL
- Impostare la chiave primaria: fare clic sul pulsante Chiave primaria oppure Modifica→Chiave primaria 58
Modificare la dimensione dei
campi
! Un elemento da tenere in considerazione è il numero di byte che occupa un campo n Per ridurre lo spazio complessivo occupato dal DB sul disco n Assegnare a un campo un certo numero di caratteri è fondamentale ai fini del calcolo della quantità di byte che esso occuperà n In una tabella con un numero molto grande di record, anche il risparmio di pochi byte per ognuno di essi può fare guadagnare una notevole quantità di spazio su disco n Per migliorare le prestazioni del DBMS 59
Modificare la dimensione dei
campi
n Non è possibile cambiare la dimensione di
tutti i tipi di campi
n Per esempio, la variazione del valore
dell’attributo Dimensione campo: n … è possibile per campi del tipo Testo e Numero n … ma non per quelli di tipo Sì/No e Data 60
Modificare la dimensione dei
campi
! Per esempio: un campo di tipo Testo non può
essere di lunghezza superiore a 255 caratteri n La lunghezza predefinita in Access è di 50 caratteri
! Per cambiare la dimensione di un campo di
tipo Testo: n Selezionare il campo facendo clic sulla riga corrispondente n Fare clic nella casella di testo Dimensione campo nella parte inferiore della finestra e scrivere il nuovo valore della dimensione
61
Modificare la dimensione dei
campi
n Se si aumenta il numero di caratteri di un
campo, il contenuto precedente dei campi verrà conservato
n Se si diminuisce la dimensione riducendo il
numero dei caratteri, si causa il troncamento del contenuto precedente Dimensione campo
= Dimensione campo = 62
Modificare la dimensione dei
campi
n Il tipo Numerico: occorre impostare lo
specifico tipo di numero
n Per esempio: Byte, Intero, Intero Lungo,
Precisione doppia, Decimale
n Il contenuto può subire anche modifiche, a
seconda del tipo numerico di partenza e di quello di arrivo 63
Modificare la dimensione dei
campi
n Esempio 1: impostiamo Intero al posto di
Precisione doppia n Dobbiamo verificare che i valori presenti nei campi siano rimasti inalterati
n Esempio 2: impostiamo Intero al posto di
Decimale n I nuovi valori verranno arrotondati automaticamente 64
Modificare la dimensione dei
campi
Dimensione Spazio Descrizione Byte 1 byte Valori interi compresi tra 0 e 255 Intero 2 byte Valori interi compresi tra –32.768 e +32. Intero lungo 4 byte Valori interi compresi tra –2.147.483.648 e +2.147.483. Precisione singola 4 byte Rappresentazione in virgola mobile (numeri con la virgola fino a 7 cifre decimali) Precisione doppia 8 byte Rappresentazione in virgola mobile (numeri con la virgola fino a 15 cifre decimali) Decimale 12 byte Rappresentazione in virgola fissa (numeri con la virgola fino a 28 cifre decimali; è possibile specificare il numero di cifre decimali) 65
Modificare le proprietà dei
campi
n In Visualizzazione struttura: le proprietà di
un campo vengono visualizzate nella metà inferiore della finestra (tramite la scheda Generale)
n A ogni tipo di dato sono associate proprietà
differenti, anche se molte di esse sono comuni a tutti i tipi di dato 66
Modificare le proprietà dei
campi
n Formato: permette di definire il modo con il
quale viene mostrato il campo n Per esempio: un numero può essere visualizzato con un numero fisso di decimali, con il segno di percentuale, ecc. n Per modificarlo, si può fare clic sul pulsante con la freccia verso il basso accanto alla proprietà
73
Modificare le proprietà dei
campi
(Definibili solo per attributi di tipo numerico/ decimale:)
n Precisione:
n Specifica quante cifre decimali devono essere utilizzate nella rappresentazione 74
Creare una regola di
validazione
n Una regola di validazione è un’espressione
che permette di controllare il corretto inserimento di dati in un campo n Si tratta di impostare le condizioni di validità del dato immesso → proprietà Valido se n Per esempio: per stabilire che l’età degli studenti iscritti è superiore a 18 anni; l’inserimento del CAP (è opportuno costringere l’utente a inserire obbligatoriamente un certo numero di caratteri) 75
Creare una regola di
validazione
n Fare clic sulla casella di testo Valido se e
immettere una regola di validazione
n Per esempio:
n >500 (è possibile immettere solo numeri maggiori di 500) n LIKE “#####” (sono richieste 5 cifre)
n Il carattere cancelletto (#) sta a indicare
“qualunque cifra”
n Il carattere punto interrogativo (?) sta a
indicare “qualunque carattere” 76
Creare una regola di
validazione
n Per inserire una regola di validazione che
riguardi più campi
n Da menu Visualizza, poi Proprietà
n Immettere la regola di validazione nella
casella di testo Valido se
n Per esempio:
n NOT(Lode=Vero AND Voto<>30) (non è possibile immettere la Lode se il voto è diverso da 30)
Relazioni
Relazioni
! In Access, le relazioni non sono le
relazioni del modello relazionale!
! Relazione: legame tra due tabelle
connesso ai concetti di
n Join n Integrità referenziale
Relazioni
! I tipi di relazioni possono essere:
n Uno a molti w Ogni riga di una tabella può corrispondere ad un numero arbitrario di righe dell’altra tabella w Es. tra tabella Studenti e tabella Esami n Uno a uno w Una riga di una tabella corrisponde esattamente a una riga dell’altra tabella w Es. tra tabella PresidentiCorsoDiLaurea e tabella CorsiDiLaurea n …
Relazioni
n … n Molti a molti w Un numero arbitrario di righe di una tabella può corrispondere ad un numero arbitrario di righe dell’altra tabella w Questo tipo di relazione può essere creato usando una terza tabella (tabella di collegamento) w Es. tra tabella Attori e tabella Film (utilizzando una tabella AttoriFilm), con relazioni uno a molti tra Attori e AttoriFilm e tra Film e AttoriFilm
Creare relazioni uno a uno
! Es.: Tabella1 con chiave primaria CP1, Tabella 2
con chiave primaria CP (Tabella1 potrebbe essere PresidentiConsigliDiCorsiDiLaurea(NomeCorsoDi Laurea, Cognome, Nome) e Tabella CorsiDiLaurea(Nome, NumStudenti)
Creare relazioni uno a uno
! Per mettere Tabella1 e Tabella2 in relazione
uno a uno:
1. Fare clic sul pulsante Tabelle nella finestra
di lavoro
Creare relazioni uno a uno
2. Aprire la finestra di lavoro Relazioni
a. Usando il menu contestuale: fare clic con il tasto destro in un punto vuoto del riquadro sulla destra della finestra di lavoro del database; poi fare clic su Relazioni b. Fare clic su Strumenti nella Barra dei menu, poi fare clic su Relazioni
3. Fare clic con il tasto destro in un punto
vuoto della finestra e si aprirà il menu contestuale
Creare relazioni uno a uno
4. Fare clic sulla voce Mostra tabella e si aprirà
l’omonima finestra di dialogo
5. Aprire la scheda Tabelle
Creare relazioni uno a molti
! Tutte le operazioni che sono state descritte vanno ripetute in modo praticamente identico nel caso si volesse impostare una relazione uno a molti ! Per es. tra tabelle Studenti(Matricola, Cognome, Nome) e Esami(CodCorso, Studente, Data, Voto) ! L’unica differenza: n Uno (Tabella1) a molti (Tabella2): trascinare il campo chiave primaria (CP1, per es. Matricola) della Tabella1 su un campo diverso dal campo chiave della Tabella2 (per es. Studente)
Creare relazioni uno a molti
! Per esempio:
Visualizzazione delle relazioni
! Il tipo di relazione viene visualizzato in
questo modo: n Uno a uno n Uno a molti
Visualizzazione delle relazioni
! Nella visualizzazione foglio dati, appaiono dei
piccoli quadrati a sinistra delle righe
! Facendo clic su uno
di essi, vengono visualizzate le righe dell’altra tabella
! Solo per le tabelle
con tipo “uno” (uno a molti, uno a uno)
Cancellare relazioni tra tabelle
- Aprire la finestra di lavoro Relazioni
- Fare clic sulla linea che rappresenta la relazione da eliminare
- Effettuare una delle seguenti operazioni: n Premere il tasto Canc sulla tastiera n … oppure fare clic con il tasto destro del mouse, poi fare clic sulla voce Elimina nel menu contestuale n … oppure fare clic su Modifica nella Barra dei menu, poi fare clic sulla voce Elimina
- Confermare l’operazione facendo clic sul pulsante Sì nella finestra che appare
Modificare relazioni tra tabelle
- Aprire la finestra di lavoro Relazioni
- Fare clic sulla linea che rappresenta la relazione da modificare
- Effettuare una delle seguenti operazioni: n Fare clic con il tasto destro del mouse, poi fare clic sulla voce Modifica relazione nel menu contestuale n … oppure fare clic su Relazione nella Barra dei menu, poi fare clic sulla voce Modifica relazione ! Appare la finestra di dialogo Modifica relazione
Applicare regole di integrità
referenziale
! L’applicazione di regole di integrità
referenziale normalmente viene imposta dall’utente quando questi crea una relazione tra due tabelle
! In Access, si può scegliere di controllare
l’integrità referenziale al momento della conferma della creazione di una relazione o anche successivamente
Applicare regole di integrità
referenziale
! Nella finestra di dialogo Modificare
relazione, fare clic sulla casella di selezione Applica integrità referenziale
Applicare regole di integrità
referenziale
! In caso di errore (la regola di integrità
referenziale non è rispettata) appare una
finestra di dialogo simile alla seguente: Query
Query
! Access permette di creare query in tre
modi: n SQL n Creazione guidata n Visualizzazione struttura SQL permette di avere maggiore controllo sulla definizione della query ed è utilizzato da ogni DBMS, non solo da Access
Query
! Il risultato di una query viene chiamato
RecordSet n Un RecordSet non è una tabella, ma una particolare vista di una porzione dei dati in essa contenuti
Creare una query
! Con visualizzazione struttura :
1. Fare doppio clic sull’icona Crea una query
in visualizzazione struttura nella finestra di lavoro del database
Creare una query
! Viene visualizzata la finestra di dialogo
Mostra tabella (e la finestra Query di selezione)
- Scegliere le tabelle che faranno parte della query
- Fare clic sul nome della tabella, poi fare clic sul pulsante Aggiungi
Creare una query
! I risultati (RecordSet) delle query create
precedentemente possono essere usati in una nuova query
! Per scegliere un RecordSet, selezionare la
scheda Query (o Entrambe) e scegliere la query appropriata (facendo clic sul suo nome e poi sul pulsante Aggiungi)
Creare una query
- Fare clic sul pulsante Chiudi ! Vengono visualizzate nella finestra Query di selezione le tabelle scelte
Creare una query
4. Portare il puntatore, in una delle tabelle
visualizzate in alto nella finestra, sul primo campo che si desidera inserire nella query
5. Premere il tasto sinistro del mouse
6. Trascinare il campo fino a farlo arrivare
sopra una delle colonne nella parte bassa della finestra di dialogo, nella quale è visualizzata la struttura della query sotto forma di tabella
Creare una query
7. Rilasciare il tasto sinistro e il campo
apparirà nella colonna
Creare una query
8. Ripetere la sequenza delle tre operazioni
precedenti (drag and drop) per ognuno degli altri campi da inserire nella query
9. Chiudere la finestra di creazione della
query, facendo clic sul pulsante di chiusura (con X)
10. Confermare la chiusura, facendo clic sul
pulsante Sì nella finestra che appare
11. Usare la finestra Salva con nome per
salvare la query
Creare una query
! Per visualizzare la finestra Mostra tabella,
dopo la sua chiusura, fare clic su: n Query, nella Barra dei menu n Poi, Mostra tabella n Oppure sul pulsante Mostra tabella
Criteri
! Per impostare un criterio di selezione
relativo ad un campo: n Fare clic sulla casella Criteri del campo n Scrivere il criterio - per esempio: w > w Not “Rossi” w >=18 And <= w Like “????” Or “Verdi” w >#1/1/97#
Criteri
! Se i criteri di selezione vengono inseriti su
una stessa riga per più campi, Access considera che i criteri siano in AND
! Se invece i criteri sono posti su righe
diverse, Access considera un OR, selezionando i record che ne soddisfano uno
Criteri
! Per restituire il numero di matricola e il
cognome degli studenti che: n Hanno un numero di matricola superiore a 123 n Oppure hanno un numero di matricola inferiore o uguale a 567 e hanno un cognome con cinque carattere
Criteri
! Campo di tipo Sì/No - criterio:
n Valido: Sì, =Sì n Valido: No, =No n Non valido: =“Sì”, =“No”, Si ecc.
