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di Informatica della Facoltà di Lingue e Letterature Straniere dell’Università degli Studi di Torino. Qualsiasi altro utilizzo totale o parziale è espressamente vietato, incluse la copia digitale o fotostatica e la pubblicazione anche su Internet.
- I marchi e i nomi citati in questo documento sono in genere depositati o registrati dai rispettivi produttori.
Uso di un foglio elettronico
(con riferimento a Microsoft® Excel)
Sommario
La barra dei menu e le barre degli strumenti 2 Cenni sulla formattazione delle celle 9 Come utilizzare i riferimenti assoluti e relativi 12 Le funzioni 18 Le serie di dati automatiche 23 Ordinamento di dati 30 Come creare grafici 36 Gestione dei fogli 42
Nota Bene: Si raccomanda di leggere queste dispense di fronte al computer, provando passo dopo passo le funzionalità descritte. Per approfondire ulteriormente gli argomenti trattati, si consiglia l’uso della Guida in linea.
Versione del 21 febbraio 2007
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La barra dei menu e le barre degli strumenti
La barra dei menu
La barra dei menu è collocata sotto la barra del titolo del programma e contiene i menu, cioè i gruppi di funzioni disponibili. Facendo clic su una voce, si apre verso il basso un elenco di funzioni^1.
Nota Bene. Se al fondo del menu vi è una doppia freccia verso il basso, significa che vi sono ulteriori elementi, visualizzabili spostando il puntatore del mouse sulla doppia freccia. Se una voce dell’elenco ha una freccia verso destra significa che quella voce si espanderà in ulteriori voci di un sottomenu quando il puntatore si troverà su di essa.
In questa sezione vengono illustrati i menu disponibili dall’interfaccia di Microsoft® Excel, con le principali voci contenute in ognuno di essi. Il primo menu a partire da sinistra è il menu File. Le voci usate più frequentemente sono^2 :
- Nuovo (Ctrl + N) : crea un nuovo documento Microsoft® Excel; un nuovo documento contiene tre fogli elettronici; è possibile aggiungere o eliminare fogli mediante comandi disponibili nei menu. Si può ottenere la stessa funzione anche con i tasti di scelta rapida (premendo il tasto Ctrl contemporaneamente al tasto N).
Il pulsante Nuovo di Microsoft® Excel 2003
- Apri (Ctrl + F12) : consente di aprire un file per la modifica. Il file ha tipicamente il formato dei file Microsoft® Excel o, più in generale, un formato che Microsoft® Excel è in grado di interpretare e convertire in un documento di testo formattato. Il file può essere memorizzato su un’unità di memoria secondaria del computer utilizzato o di un computer in rete. Nella finestra di dialogo che appare è possibile selezionare anche la cartella in cui il file deve essere cercato. Quando il file viene trovato, lo si può aprire facendovi sopra doppio clic, oppure selezionandolo e poi premendo il pulsante Apri della finestra.
Il pulsante Apri di Microsoft® Excel 2003
Nella finestra di dialogo relativa al comando Apri sono presenti due caselle principali: nella casella di testo Nome file è possibile scrivere il nome del file che si
(^1) Nelle versioni più recenti di Excel, è possibile spostare queste barre muovendo il puntatore del mouse nella
parte sinistra della barra, premendo il tasto sinistro del mouse e tenendolo premuto, e quindi spostando la barra dove si desidera. Nella descrizione che segue si farà riferimento alla posizione classica di queste barre. (^2) Per alcune voci di menu vengono riportati i pulsanti, presenti nelle barre degli strumenti, che svolgono la
medesima funzione. Inoltre, tra parentesi, vengono indicati i tasti di scelta rapida che svolgono la stessa funzione.
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- Imposta pagina… : permette di accedere a una finestra di dialogo che consente di definire, tra le varie opzioni possibili, l’orientamento della pagina (orizzontale o verticale), il formato, la qualità della stampa, i margini di stampa;
- Area di stampa : permette, attraverso i due sottomenu, di definire la porzione di foglio elettronico che si desidera stampare. È necessario selezionare prima un insieme di celle (si veda la sezione relativa);
- Anteprima di stampa : visualizza a video il documento come verrà stampato; è possibile scorrere il documento usando i pulsanti e la barra di scorrimento a destra;
Il pulsante Anteprima di stampa di Microsoft® Excel 2003
- Stampa (Ctrl + Maiusc + F12) : effettua l’operazione di stampa del foglio attivo, inviandone le pagine alla stampante. Si può anche scegliere, dalla finestra che si apre quando si richiede la stampa, se stampare solo il foglio attivo o tutti i fogli della cartella. È possibile scegliere quale stampante usare (se il computer e l’utente hanno accesso a più di una stampante), quante copie produrre e quali pagine stampare (si può specificare un insieme di pagine usando le caselle Da e A, per stampare un intervallo di pagine estremi inclusi; se si indica un solo numero di pagina viene stampata esclusivamente la pagina indicata). Per effettuare la stampa, si deve fare clic sul pulsante Stampa;
Il pulsante Stampa di Microsoft® Excel 2003
- Proprietà : apre una finestra che contiene alcune schede; ogni scheda visualizza informazioni relative al documento, quali il creatore del documento, il nome del file, l’occupazione in spazio, le date di creazione e di ultima modifica, il numero di fogli che lo costituiscono, il tempo totale di modifica del documento; è possibile inoltre associare ulteriori informazioni quali l’Argomento, l’Ufficio, lo Stato, che possono essere significative in alcune realtà d’uso del foglio elettronico;
- Ultimi file elaborati : questa voce non esiste così come è scritta; in realtà compaiono, nel menu File, i nomi degli ultimi file elaborati con il programma. Per aprire un file elaborato precedentemente, è sufficiente fare clic sulla voce corrispondente in questo elenco;
- Esci : termina l’esecuzione del programma Microsoft® Excel, chiudendo tutte le finestre (e di conseguenza tutti i fogli elettronici in essi contenuti) gestite dal programma. Per ogni documento, se non sono state salvate le ultime modifiche, ne viene richiesto l’eventuale salvataggio su memoria secondaria, o la rinuncia alla chiusura.
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Il secondo menu a partire da sinistra è Modifica. Esaminiamo le caratteristiche delle sue voci che sono maggiormente utilizzate:
- Annulla (Ctrl + Z) : permette di annullare l’ultima operazione svolta, e facendo più volte clic su questa voce è possibile tornare a ritroso sulle operazioni di modifica del documento. Se il pulsante è di colore grigio, significa che non è possibile Annullare (tipicamente si è giunti allo stato iniziale del documento);
Il pulsante Annulla di Microsoft® Excel 2003
- Ripeti (Ctrl + Y) : dopo che sia stato utilizzato il comando Annulla, con questa voce è possibile ripercorrere la sequenza di esecuzione delle operazioni annullate riapplicandole al documento (eventualmente richiamando più volte questa voce). Se il pulsante è di colore grigio, significa che non è possibile Ripetere (tipicamente si è giunti all’ultima modifica apportata al documento);
Il pulsante Ripeti di Microsoft® Excel 2003
Nota Bene. Le operazioni di annullamento e ripetizione si svolgono sulla SEQUENZA di comandi svolti dall’utente (fermandosi all’ultima apertura del documento). È importante notare che si parla di sequenza, cioè di un insieme di oggetti che ha un ordine: in pratica, si devono immaginare i comandi svolti come se fossero su una linea; per tornare ad annullare un’operazione si devono annullare tutte le operazioni svolte tra quella attuale e l’operazione da annullare. L’annullamento non può essere effettuato su una singola operazione nel passato.
- Taglia (Ctrl + X) : questo comando elimina dal documento ciò che è stato selezionato. Se è stato selezionata una cella (o un insieme di celle), la cella viene circondata da una cornice lampeggiante 5 che indica che il contenuto è stato portato in un’area buffer di memoria chiamata Appunti; una successiva operazione di Incolla porterà il contenuto degli Appunti nell’area di destinazione e lo rimuoverà dalla cella con la cornice lampeggiante. Si noti che le formule vengono copiate mantenendo la semantica dei riferimenti assoluti e relativi, come spiegato in una sezione successiva di questo documento. Se invece di selezionare celle , si seleziona il testo contenuto in una cella (ad esempio usando la barra della formula), il testo viene riportato negli Appunti identico indipendentemente dall’uso di eventuali riferimenti relativi;
Il pulsante Taglia di Microsoft® Excel 2003
(^5) Per disattivare la cornice lampeggiante, premere il tasto Esc.
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Prima di eseguire il comando, occorre inserire un valore (un numero o una data) in una cella e selezionarla. Eseguito il comando, viene visualizzata una finestra di dialogo che permette di indicare: o se la serie deve essere creata in Righe o in Colonne a partire dalla cella selezionata; o il Tipo di incremento tra i valori della serie: Lineare (la differenza tra un numero e il successivo è un valore costante specificato nella casella Valore di incremento), Esponenziale (il rapporto tra un numero e il successivo è un valore costante specificato nella casella Valore di incremento), Data (la differenza tra una data e la successiva è un valore indicato dalle caselle Valore di incremento e Unità di data; ovviamente la prima cella deve contenere una data); o il Valore limite , che specifica quale valore deve essere raggiunto (ma non superato) nella generazione della serie di numeri o date; tale valore influisce direttamente sulla lunghezza della serie.
- Cancella : questo comando cancella il contenuto delle celle, righe o colonne selezionate. Si noti che non vengono rimosse le celle, ma esclusivamente il contenuto;
Nota Bene. In alternativa, si può usare il tasto Canc (Del nelle tastiere americane).
- Elimina : questo comando rimuove le celle, righe o colonne selezionate. Si noti che questa operazione implica lo spostamento delle celle rimanenti. Pertanto è possibile che il programma chieda in quale direzione spostare le celle. Occorre prestare particolare cura nell’eliminazione di celle, in quanto la “semantica” dei riferimenti nelle formule restanti potrebbe essere “fraintesa”. Nel caso dei riferimenti relativi , Excel cerca di mantenere il riferimento alle celle indicate in precedenza allo spostamento. Per i riferimenti assoluti , se viene eliminata una cella riferita, Excel non può arbitrariamente decidere a quale altra cella fare riferimento. In questo caso, la formula contenente il riferimento non viene più calcolata;
- Trova (Ctrl + Maiusc + T) : apre una finestra di dialogo che consente di cercare una porzione di testo all’interno del documento. Occorre inserire il testo da cercare nella casella di testo e premere il pulsante Trova successivo. Nel caso la sequenza cercata fosse presente più volte, è possibile trovare l’occorrenza successiva premendo nuovamente il pulsante Trova successivo. Il pulsante Chiudi termina la ricerca;
- Sostituisci (Ctrl + Maiusc + S) : apre una finestra di dialogo simile a quella del comando Trova, che permette di cercare una porzione di testo e di sostituirlo con il testo immesso nella casella Sostituisci con. Con il pulsante Sostituisci tutto è possibile sostituire allo stesso tempo tutte le occorrenze; con il pulsante Sostituisci si ordina la sostituzione dell’ultima occorrenza trovata. Gli altri pulsanti si comportano in modo identico a quelli della finestra Trova.
Il menu più a destra è indicato con il simbolo “? ” (punto interrogativo) e contiene, tra le varie voci, anche la guida in linea del programma (sotto la voce Guida in linea Microsoft Excel ( F1 )).
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Nella casella Cerca della Guida in linea è possibile impostare alcune parole chiave;
premendo il pulsante (o il tasto Invio), le parole chiave vengono cercate nella Guida, e vengono proposti alcuni argomenti che le contengono. Facendo clic su un argomento, questo sarà visualizzato nella finestra a destra. È possibile navigare nel manuale come in un ipertesto. Facendo invece clic sulla parola Sommario, viene presentato il sommario della Guida in linea (cioè un elenco di argomenti): facendo clic su uno di questi, vengono visualizzati i titoli di vari capitoli. Facendo clic su un titolo di capitolo, il suo contenuto viene visualizzato nella parte in basso. Facendo clic su una voce con il simbolo “punto interrogativo”, viene visualizzata la parte di manuale che descrive quell’argomento.
Le barre degli strumenti
Le barre degli strumenti sono in genere collocate sotto la barra dei menu. Contengono pulsanti che permettono di richiamare rapidamente una funzione del programma. Le barre degli strumenti sono di vario tipo: ad esempio, la barra che contiene pulsanti per la gestione del documento, chiamata Standard; la barra di Formattazione, che contiene pulsanti per modificare l’aspetto dei caratteri ecc. Le barre degli strumenti possono essere visualizzate o nascoste facendo clic con il tasto destro del mouse sulla barra dei menu o su un’area già riservata alle barre degli strumenti: si apre un menu contestuale che elenca tutte le barre degli strumenti disponibili per il programma (in questo caso Microsoft® Excel): un segno di spunta accanto a una voce indica che la barra corrispondente è visualizzata; la mancanza del segno di spunta significa che la barra corrispondente è nascosta. Facendo clic su una voce dell’elenco, si cambia lo stato della barra corrispondente (da visualizzata a nascosta e viceversa). Tutte le funzioni svolte dai pulsanti presenti nelle barre degli strumenti possono sempre essere ottenute anche utilizzando la barra dei menu o i menu contestuali.
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È possibile impostare la formattazione di singole celle o gruppi di celle in modo che i valori contenuti siano visualizzati con opportune modalità: dapprima si devono selezionare le celle, poi si deve fare clic sul menu Formato e scegliere Celle. Viene aperta una finestra contenente varie schede, che si riferiscono a varie proprietà di formattazione. Nel seguito ne vengono descritte alcune. Per informazioni sulle altre, si può fare riferimento alla Guida in linea del programma.
- Numero permette di specificare il formato dei numeri che si trovano nelle celle selezionate: o il formato Generale mantiene sostanzialmente il numero nel formato con cui è stato inserito dall’utente; o il formato Numero permette di specificare quante cifre decimali (cioè dopo la virgola) visualizzare e come visualizzare i numeri negativi (ad esempio in colore rosso e senza il simbolo “ - ”); è inoltre possibile richiedere che vengano inseriti i “punti” per separare le migliaia, i milioni, i miliardi ecc. (ad es. 100.000.000);
ATTENZIONE: indipendentemente da come viene visualizzato, il contenuto di una cella non viene alterato dalla formattazione. Per vedere il reale contenuto di una cella, occorre fare clic su di essa e fare riferimento alla barra della formula in alto.
o il formato Valuta consente di anteporre automaticamente a un numero un simbolo di valuta (ad es. il simbolo dell’Euro o del Dollaro); o con il formato Contabilità è possibile anteporre automaticamente al valore di una cella un simbolo di valuta e inoltre allineare la virgola e il simbolo di valuta in modo da avere i valori in più celle correttamente incolonnati; o i formati Data e Ora trasformano i numeri inseriti in date e orari; o con il formato Percentuale il contenuto della cella viene interpretato come un valore in percentuale. Se, ad esempio, in una cella con formato Percentuale viene inserito il valore 0,1234, questo sarà visualizzato come 12,34%; o il formato Frazione visualizza il valore numerico contenuto in una cella come la frazione che approssima meglio tale valore numerico (con le caratteristiche specificabili dall’utente nella casella di scelta che si trova a destra); o con il formato Testo il contenuto di una cella viene interpretato come testo puro, indipendentemente dal fatto che in essa siano contenuti dei caratteri alfabetici o un numero, o un qualsivoglia insieme di simboli.
- Allineamento consente di specificare quale debba essere l’allineamento in senso orizzontale (ad esempio centrato, allineato a sinistra, giustificato ecc.) e in senso verticale di una cella (ad esempio in alto o in mezzo alla cella). Si può anche specificare l’orientamento del testo, in modo che venga visualizzato, ad esempio, inclinato verso l’alto, verso il basso o in verticale. La casella di spunta Testo a capo permette di fare andare a capo il testo contenuto nella cella se questo non può esservi contenuto perché la cella è troppo stretta. Se l’opzione non è selezionata il testo è visualizzato sulla cella vicina o, se la cella vicina ha già un contenuto, viene in parte nascosto.
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- Carattere permette di definire l’aspetto dei caratteri contenuti nella cella specificandone il tipo, lo stile, la dimensione, il colore, la sottolineatura, se deve essere barrato, in apice o in pedice.
ATTENZIONE: è anche possibile cambiare la formattazione di un singolo carattere di un testo contenuto in una cella: occorre selezionare con doppio clic la cella e selezionare il carattere da modificare; quindi si può scegliere il menu Formato►Celle; nella finestra di dialogo, in questo caso, viene visualizzata la sola scheda Carattere.
- Bordo permette di formattare il contorno delle celle selezionate. Si può specificare quale aspetto devono avere il bordo esterno e le linee che separano le varie celle: è possibile scegliere un bordo predefinito oppure uno specifico tipo e colore di linea e indicare su quale lato delle celle deve essere applicato.
- Motivo in un certo senso completa le possibilità date dalla scheda Bordo , permettendo di specificare il colore dello sfondo della cella ed eventuali striature.
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Premendo il tasto Invio (o Enter) si ottiene:
Riferimento relativo
Si noti che le celle B2 e B3 nella formula scritta in E4 sono riferimenti relativi , cioè le celle a cui si fa riferimento sono relative alla posizione della cella che contiene il riferimento. In altre parole, al variare della (posizione della) cella che contiene un riferimento relativo, varia anche il riferimento. Ciò significa che, per il foglio elettronico, E non contiene semplicemente il prodotto tra B2 e B3, ma qualcosa in più. In effetti vi è il prodotto tra la cella che si trova tre celle a sinistra e due celle in alto (B2) e la cella che si trova tre celle a sinistra e una cella in alto (B3) (vedi figura qui sotto).
Si supponga di inserire altri valori numerici nelle celle prossime a B3.
Analizziamo come vengono trattati i riferimenti relativi alle celle. Il modo in cui i riferimenti relativi sono gestiti viene messo in evidenza quando la cella che li contiene viene copiata. Copiando E4 in D6 (cioè facendo clic su E4, selezionando da menu Modifica►Copia, facendo clic su D6 e selezionando da menu Modifica►Incolla) il comportamento del foglio elettronico differisce da quello di un editor di testi o di un word processor. Infatti, un editor di testi avrebbe copiato semplicemente la sequenza di caratteri contenuta in E4 “ =B2B3”*. Invece, il foglio elettronico tiene conto dei riferimenti relativi in E4. Pertanto, la formula
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copiata in D6 moltiplicherà la cella che si trova tre celle a sinistra e due in alto rispetto a D6 (quindi A4) per la cella che si trova tre celle a sinistra e una in alto rispetto a D6 (quindi A5). Si veda la figura di seguito.
Con il riferimento relativo, quindi, le coordinate di una cella contenuta in una formula vengono cambiate per tenere conto delle posizioni relative della cella stessa (nell’esempio B2 o B3) e della cella che contiene la formula (nell’esempio E4).
Riferimento assoluto
Nel caso in cui si desideri fare riferimento a una cella in modo che le sue coordinate non vengano cambiate nel caso in cui la formula che la contiene sia copiata, allora occorre impiegare il riferimento assoluto. Il riferimento assoluto a una cella si ottiene anteponendo a ogni coordinata il simbolo $. Infatti se una coordinata è preceduta dal simbolo $, tale coordinata non verrà cambiata in un’operazione di copia/incolla.
Supponiamo di avere il seguente foglio:
Se in B2 scriviamo la formula =$A$2 * $A$3, abbiamo
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In G1 viene posto il valore di B3, ma la formula ha un riferimento assoluto per la colonna (B) e un riferimento relativo per la riga (3), quindi la coordinata per la colonna indica effettivamente la colonna B mentre il significato della coordinata per la riga è “la riga che si trova due righe sotto” perché la riga 3 di $B3 è due righe sotto la riga 1 di G1, in cui si trova la formula =$B3. Copiando la cella G1 in I2, la coordinata della colonna (B) rimane inalterata e la coordinata della riga (3) varia. Infatti, essendo I2 nella riga 2, la riga che si trova due righe sotto è la riga 4, per cui in I2 troveremo =$B.
Esempio
Impostiamo un foglio elettronico per il calcolo della percentuale di una serie di valori. Inseriamo in un nuovo foglio: ■ una sequenza di cinque valori nelle celle da A1 ad A ■ la percentuale da calcolare nella cella E Vogliamo avere nelle celle da B1 a B5 i valori percentuali definiti da E1 in corrispondenza dei valori da A1 ad A5. Per esempio, se in A1 è presente il numero 250 e in E1 il numero 0,1 (cioè 10%), vogliamo avere in B1 il 10% di 250 (cioè 25, che corrisponde a A moltiplicato per E1). Un foglio di partenza potrebbe essere il seguente:
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Si può inserire una sola volta la formula richiesta in B1 e copiarla nelle celle sottostanti. In B1 la formula da inserire deve realizzare il prodotto tra il contenuto di A1 e il contenuto di E1. Il riferimento alle due celle deve essere fatto in modo opportuno, in modo che, quando si copia la formula nelle celle B2, B3, B4 e B5, si ottenga che il riferimento a A1 cambia in A2, A3, A4 e A5, mentre il riferimento a E1 rimanga fisso. Quindi (si noti il contenuto di B inserito nella barra della formula):
Per copiare il contenuto della cella B1 nelle celle sottostanti, si può spostare il puntatore del mouse sul quadratino nero che si trova in basso a destra in B1 (vedi figura sopra) in modo che diventi una croce nera e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinare fino a B5. Si noti a questo punto la formula contenuta nella cella B5.
Il riferimento ad A1, relativo, è cambiato, mentre il riferimento a E1, assoluto, è rimasto invariato. La convenienza nell’utilizzo di questo foglio si ha nel caso in cui uno dei valori nella colonna A o la percentuale in E1 vengano cambiati. Infatti, viene automaticamente ricalcolato il contenuto di tutte le celle influenzate dal valore variato. Nel foglio della figura sottostante è stato cambiato il valore in E1 e i valori nella colonna B sono stati ricalcolati automaticamente da Excel.
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della cella C5 si può usare la funzione di somma scrivendo così: =SOMMA(B3;C5). (Si noti l’uso del punto e virgola.)
Nota Bene. Questo è un caso semplice a scopo didattico: ovviamente per sommare due numeri si può anche usare l’operatore +, scrivendo così =B3+C.
Nota bene. È sbagliato scrivere =SOMMA(B3+C5), perché la funzione SOMMA() diviene inutile! Vediamo come viene calcolata questa funzione: viene eseguita l’operazione B3+C5 e successivamente viene applicata la funzione SOMMA(), che però ha un solo argomento, che non viene sommato a nient’altro; il risultato, quindi, rimane quello dell’operatore +. Pertanto, anche se il risultato è corretto, vi è un errore concettuale alla base della formula, e NON deve essere usata.
Se le celle coinvolte nell’operazione sono contigue, è possibile specificare solo gli estremi, usando come separatore il carattere “due punti” (“ : ”). Ad esempio, se si vuole sommare il contenuto delle celle da A1 a A10 (estremi inclusi) si può scrivere =SOMMA(A1:A10) anziché =SOMMA(A1;A2;A3;A4;A5;A6;A7;A8;A9;A10). (Si noti come l’espressione sia più concisa, con conseguente maggiore leggibilità e ridotto rischio di compiere errori di digitazione.)
Se si vuole eseguire il prodotto delle celle comprese nel rettangolo delimitato dalle celle B2-E2-E7-B7, si può scrivere =PRODOTTO(B2:E7), intendendo con questo “tutte le celle comprese nel rettangolo avente come vertici opposti B2 e E7”. Per sommare tutte le celle evidenziate nella figura sottostante si può scrivere =SOMMA(B2:C4; D3:F5; B7:C9); infatti l’insieme di celle indicato con i due punti costituisce un solo argomento per le funzioni come SOMMA() e PRODOTTO().
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Nota Bene. Sebbene negli esempi siano stati usati esclusivamente riferimenti relativi, ovviamente si possono usare anche riferimenti assoluti. L’utente deve scegliere il tipo di riferimento in modo opportuno rispetto al foglio che sta creando. Per una discussione sull’uso dei riferimenti assoluti e relativi si veda la sezione relativa. In generale non è consigliabile mescolare riferimenti assoluti e relativi quando si definisce un insieme di celle con il simbolo “due punti” (cioè, ad esempio, A1:$C$4), in quanto si possono avere comportamenti inaspettati se la formula viene copiata in un’altra cella, a meno che l’utente non abbia posto grande cura nella gestione di questi riferimenti combinati.
Calcolo di formule
Come è dunque possibile inserire una funzione in una cella? Vi sono vari modi che conducono al medesimo risultato. Qui verranno illustrati due metodi: il primo è più elementare, mentre il secondo richiede una maggiore esperienza e conoscenza delle varie funzioni disponibili.
Metodo 1
Si supponga di avere il seguente foglio elettronico (si noti la barra della formula che evidenzia la formula, la stringa o il numero contenuto nella cella selezionata)
Vorremo avere nella cella F4 la media dei valori da A1 a E1. Occorre fare clic nella cella F4 (selezionando la cella) e scegliere il menu Inserisci►Funzione. Compare una finestra di dialogo che contiene, nella parte sinistra, i gruppi di funzioni disponibili, ad esempio trigonometriche o finanziarie; il gruppo Tutte comprende tutte le funzioni utilizzabili; il gruppo Usate più di recente contiene le funzioni che sono state inserite più di recente nelle celle del foglio usando questo metodo. Una volta scelto il gruppo di funzioni desiderato, nella parte destra è possibile scegliere, eventualmente scorrendo verso il basso la casella, la funzione desiderata; quando si fa clic su una funzione, in basso compare una breve spiegazione sulla funzione e sui relativi argomenti. Scelta una funzione e fatto clic su OK, questa viene inserita nella cella selezionata (cioè F4). Scegliamo quindi la funzione MEDIA() (nel gruppo Statistiche o nel gruppo Tutte ). Viene aperta una finestra nelle cui caselle si possono inserire i vari argomenti (celle singole o insiemi di celle contigue) su cui deve essere calcolata la media. Si noti che,
Barra della formula Cella selezionata
