ECDL Modulo 5 Basi di dati Access

ACCESS: software ACCESS della Microsoft è un programma per realizzare database, ovvero un

programma che gestisce un insieme di dati che stanno su diversi archivi quali, ad esempio, una rubrica con

gli indirizzi dei clienti, un registro con i dati sulle vendite dei prodotti, un archivio con le schede personali

degli impiegati, ecc. La definizione di database è un insieme di dati, organizzati in archivi, logicamente

correlati fra loro.

DATABASE: Un insieme di archivi riguardanti uno stesso argomento o più argomenti correlati tra loro

costituisce una base di dati o database. La base di dati, oltre ai dati veri e propri, deve contenere anche gli

elementi necessari alla loro rappresentazione, quali ad esempio le informazioni sulla loro struttura e sulle

relazioni che li legano. Un requisito importante di una buona base dati consiste nel non duplicare

inutilmente le informazioni in essa contenute: questo è reso possibile dai gestori di database relazionali, che

consentono di salvare i dati in tabelle che possono essere collegate. La funzionalità di un database dipende in

modo essenziale dalla sua progettazione: la corretta individuazione degli scopi del database e quindi degli

archivi, da definire attraverso i loro campi e le relazioni che le legano, permette poi un’estrazione dei dati più

veloce e, in generale, una gestione più efficiente. In Microsoft Access è possibile creare dei database

relazionali, ovvero degli archivi che memorizzano in un’unica posizione i dati correlati. Il nome relazionale

deriva dal fatto che ogni record in un database contiene informazioni in relazione ad un singolo argomento e

solo a quello. Inoltre, i dati su due classi di informazioni possono essere manipolati come un’unica entità

basata su valori di dati che sono in relazione tra loro. La soluzione che propone un database è la suddivisione

dei dati in diverse tabelle. Queste tabelle sono collegate tramite delle relazioni, cioè sono in relazione tra

loro: i dati di una tabella riguardano, o possono riguardare, anche i dati delle altre. I dati da inserire in una

tabella presenti in un’altra sono presi da quest’ultima, non riscritti da capo.

Gli archivi in Access prendono il nome di tabelle e gli attributi campi. Anche i campi hanno le loro

caratteristiche (dette proprietà) che definiscono i loro dati

ELEMENTI CONTENUTI IN UN DATABASE DI ACCESS: Un database di Microsoft Access può

contenere i seguenti sei tipi di oggetti di database, ad ognuno dei quali corrisponde la relativa finestra di

visualizzazione ed i relativi menu specifici:

Le Tabelle Oggetti definiti e utilizzati per memorizzare i dati. Ogni tabella contiene informazioni su un

particolare argomento, per esempio i clienti o ordini. Le tabelle contengono campi (o colonne) che

memorizzano diversi tipi di dati (per esempio un nome o un indirizzo), e record (righe) che raccolgono tutte

le informazioni su una particolare istanza dell’argomento. Si può definire una chiave primaria (uno o più

campi che hanno valore univoco per ciascun record) e uno o più indici su ogni tabella, che contribuiscono ad

accedere più velocemente ai dati.

Le Query che riuniscono una o più tabelle per consentirne la visualizzazione o la modifica in una scheda, o

la stampa in un report. Una query genera una vista personalizzata dei dati estratti da uno o più tabelle. Si

possono definire query per selezionare, aggiornare, inserire o eliminare dati, come pure query che creano

nuove tabelle a partire da quelle già esistenti.

Le Maschere che visualizzano i dati di tabelle e di query per consentire l’esame, la modifica o l’aggiunta di

nuovi dati. Le maschere sono quindi degli oggetti concepiti principalmente per immettere dati, o per

visualizzare o controllare l’esecuzione della applicazioni. Le maschere vengono utilizzate per personalizzare

completamente la presentazione dei dati estratti dalle query o dalle tabelle. Le maschere possono anche

essere stampate.

I Report che riepilogano e dispongono i dati di tabelle e di query per consentirne la stampa o l’analisi. I

report sono degli oggetti pensati per formattare, calcolare, stampare e riepilogare dati selezionati. Si può

visualizzare un report sullo schermo prima di stamparlo.

Le Macro che automatizzano le funzioni del database eseguendo le azioni specificate senza necessità di

alcuna programmazione. Sono degli oggetti che rappresentano la definizione strutturata di una o più azioni

che Access deve seguire in risposta ad un evento definito.

Pagine VB che registrano il codice di Access Basic mediante il quale è possibile scrivere per personalizzare,

potenziare e ampliare il database. Contengono procedure personalizzate, codificate usando il linguaggio

VBA (visual Basic For Applications).

TABELLE: Access ha due modalità di visualizzazione e creazione per le tabelle: 1. Foglio dati: con questa

modalità si vedono i dati della tabella come in un foglio elettronico. Puoi iniziare subito a scrivere i dati dei

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ECDL Modulo 5 Basi di dati Access ACCESS: s oftware ACCESS della Microsoft è un programma per realizzare database, ovvero un programma che gestisce un insieme di dati che stanno su diversi archivi quali, ad esempio, una rubrica con gli indirizzi dei clienti, un registro con i dati sulle vendite dei prodotti, un archivio con le schede personali degli impiegati, ecc. La definizione di database è un insieme di dati, organizzati in archivi, logicamente correlati fra loro. DATABASE: Un insieme di archivi riguardanti uno stesso argomento o più argomenti correlati tra loro costituisce una base di dati o database. La base di dati, oltre ai dati veri e propri, deve contenere anche gli elementi necessari alla loro rappresentazione, quali ad esempio le informazioni sulla loro struttura e sulle relazioni che li legano. Un requisito importante di una buona base dati consiste nel non duplicare inutilmente le informazioni in essa contenute: questo è reso possibile dai gestori di database relazionali, che consentono di salvare i dati in tabelle che possono essere collegate. La funzionalità di un database dipende in modo essenziale dalla sua progettazione: la corretta individuazione degli scopi del database e quindi degli archivi, da definire attraverso i loro campi e le relazioni che le legano, permette poi un’estrazione dei dati più veloce e, in generale, una gestione più efficiente. In Microsoft Access è possibile creare dei database relazionali, ovvero degli archivi che memorizzano in un’unica posizione i dati correlati. Il nome relazionale deriva dal fatto che ogni record in un database contiene informazioni in relazione ad un singolo argomento e solo a quello. Inoltre, i dati su due classi di informazioni possono essere manipolati come un’unica entità basata su valori di dati che sono in relazione tra loro. La soluzione che propone un database è la suddivisione dei dati in diverse tabelle. Queste tabelle sono collegate tramite delle relazioni, cioè sono in relazione tra loro: i dati di una tabella riguardano, o possono riguardare, anche i dati delle altre. I dati da inserire in una tabella presenti in un’altra sono presi da quest’ultima, non riscritti da capo. Gli archivi in Access prendono il nome di tabelle e gli attributi campi. Anche i campi hanno le loro caratteristiche (dette proprietà) che definiscono i loro dati ELEMENTI CONTENUTI IN UN DATABASE DI ACCESS: Un database di Microsoft Access può contenere i seguenti sei tipi di oggetti di database, ad ognuno dei quali corrisponde la relativa finestra di visualizzazione ed i relativi menu specifici: Le Tabelle Oggetti definiti e utilizzati per memorizzare i dati. Ogni tabella contiene informazioni su un particolare argomento, per esempio i clienti o ordini. Le tabelle contengono campi (o colonne) che memorizzano diversi tipi di dati (per esempio un nome o un indirizzo), e record (righe) che raccolgono tutte le informazioni su una particolare istanza dell’argomento. Si può definire una chiave primaria (uno o più campi che hanno valore univoco per ciascun record) e uno o più indici su ogni tabella, che contribuiscono ad accedere più velocemente ai dati. Le Query che riuniscono una o più tabelle per consentirne la visualizzazione o la modifica in una scheda, o la stampa in un report. Una query genera una vista personalizzata dei dati estratti da uno o più tabelle. Si possono definire query per selezionare, aggiornare, inserire o eliminare dati, come pure query che creano nuove tabelle a partire da quelle già esistenti. Le Maschere che visualizzano i dati di tabelle e di query per consentire l’esame, la modifica o l’aggiunta di nuovi dati. Le maschere sono quindi degli oggetti concepiti principalmente per immettere dati, o per visualizzare o controllare l’esecuzione della applicazioni. Le maschere vengono utilizzate per personalizzare completamente la presentazione dei dati estratti dalle query o dalle tabelle. Le maschere possono anche essere stampate. I Report che riepilogano e dispongono i dati di tabelle e di query per consentirne la stampa o l’analisi. I report sono degli oggetti pensati per formattare, calcolare, stampare e riepilogare dati selezionati. Si può visualizzare un report sullo schermo prima di stamparlo. Le Macro che automatizzano le funzioni del database eseguendo le azioni specificate senza necessità di alcuna programmazione. Sono degli oggetti che rappresentano la definizione strutturata di una o più azioni che Access deve seguire in risposta ad un evento definito. Pagine VB che registrano il codice di Access Basic mediante il quale è possibile scrivere per personalizzare, potenziare e ampliare il database. Contengono procedure personalizzate, codificate usando il linguaggio VBA (visual Basic For Applications). TABELLE: Access ha due modalità di visualizzazione e creazione per le tabelle: 1. Foglio dati: con questa modalità si vedono i dati della tabella come in un foglio elettronico. Puoi iniziare subito a scrivere i dati dei

record, in modo che la struttura della tabella sia creata dal programma. I nomi dei campi vengono creati in sequenza numerica (Campo1, Campo2 e così via) e i rispettivi tipi di dati vengono impostati automaticamente in base ai dati immessi dall'utente. Non si ha il controllo che si può avere nella visualizzazione Struttura, ma può andare bene per tabelle semplici. 2. Struttura: in questa modalità, come vedremo, è possibile avere un maggior controllo delle caratteristiche dei campi. CHIAVE PRIMARIA: campo che permette di identificare univocamente l’autore che si vuole inserire cioè, in generale, il record che si sta inserendo nella tabella. Questo particolare campo è molto importante nella gestione di un database proprio per la sua caratteristica di essere diverso per ogni record, quindi di identificare senza ambiguità il record. Le chiavi primarie sono di uso comune anche nella vita di tutti i giorni: il codice fiscale di una persona, la partita IVA di un’azienda, il numero di matricola di uno studente universitario, il codice magazzino di un articolo, ecc. Casi di valori necessariamente diversi per entità diverse. È preferibile (non è obbligatorio!) che ogni tabella del database contenga un campo o una serie di campi che individuino in modo univoco ogni record. Questo o questi campi vengono definiti chiave primaria della tabella identificano in modo univoco i record della tabella e, come vedremo, consentono di creare le relazioni tra le tabelle in modo corretto senza ambiguità, di ricercare e di aggiornare i dati più velocemente e in modo più organico e flessibile. La chiave primaria deve avere valori diversi tra i vari record. Access mette a disposizione un particolare tipo di dato, Contatore, che permette di ottenere automaticamente un numero sequenziale univoco, cioè incrementato di un'unità o numero casuale ogni volta che viene aggiunto un nuovo record a una tabella. Questo tipo di dato va molto bene per definire una chiave primaria dato che ogni record avrà un valore diverso per questo dato. INTEGRITA' REFERENZIALE: definisce delle proprietà che garantiscono l'integrità tra due tabelle. Supponendo di cancellare un Cliente, i relativi contatti non avrebbero più senso di esistere, è possibile quindi fare in modo che alla cancellazione di un Cliente, vengano automaticamente cancellati i Contatti associati. È un rafforzamento della relazione che esiste tra le tabelle che fa in modo che i dati che hai nelle tabelle siano sempre coerenti. Ad esempio se hai delle merci e i fornitori, con l'integrità referenziale sei certo che non puoi per errore scrivere una merce fornita da un fornitore che non c’è nella tabella fornitori. In particolare, con l’integrità referenziale si può impedire di: aggiungere record ad una tabella correlata se nella tabella primaria non esistono record associati modificare i valori contenuti nella tabella primaria che creerebbero record isolati (orfani) in una tabella correlata eliminare record dalla tabella primaria se in una tabella correlata sono inclusi dei record correlati corrispondenti Dunque, l’integrità referenziale, è un ottimo meccanismo di sincronizzazione degli archivi. Come applicare l’integrità referenziale Prima di applicare l’integrità referenziale per le relazioni esistenti, vediamo cosa può succedere se questa proprietà non è impostata. Apri la tabella dei libri. Proviamo ad inserire un altro libro, ad esempio Angeli e Demoni di Dan Brown. Inserisci l’autore, scegliendolo tra quelli presenti, come in figura. L’inserimento di un nuovo libro Fai clic su un campo di un altro record per salvare il nuovo libro. Adesso apri la tabella degli Autori e elimina il record relativo a Dan Brown, selezionandolo e premendo il tasto CANC. La tabella Autori Appare il messaggio di conferma dell’eliminazione. Conferma eliminazione Conferma l’eliminazione. L’autore Dan Brown scompare. Nella tabella dei Libri il romanzo Angeli e demoni non ha più il suo autore. Abbiamo un record “orfano”, un libro che ha perso il suo autore. Lo scopo dell'integrità referenziale è di impedire la creazione di record orfani e mantenere sincronizzati i riferimenti, in modo che non vi siano record che facciano riferimento a record non più esistenti. Dopo aver applicato l'integrità referenziale, Access rifiuta le operazioni che comporterebbero la violazione dell'integrità referenziale per quella determinata relazione. Riscrivi il record dell’autore Dan Brown, assegnalo al libro Angeli e demoni, e impostiamo l’integrità referenziale tra i libri e gli autori. Apri la finestra Relazioni. Fa clic sulla linea di relazione tra i Libri e gli Autori. Quando è selezionata, la linea di relazione risulta più spessa. Per impostare l’integrità referenziale fai doppio clic sulla linea di relazione oppure nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fai clic su Modifica relazioni. Abbiamo già visto questa finestra quando abbiamo creato la relazione mediante trascinamento. Seleziona la casella di controllo Applica integrità referenziale e fai clic su OK. Quando alla relazione si applica l'integrità referenziale, la linea risulterà più spessa alle estremità. Verrà

SOTTOMASCHERA: Una sottomaschera è una maschera che viene inserita in un'altra maschera. La maschera primaria è denominata maschera principale e la maschera al suo interno è denominata sottomaschera. Le sottomaschere sono particolarmente utili per visualizzare i dati di tabelle legate da una relazione uno-a-molti. La maschera principale e la sottomaschera in questo tipo di maschera sono collegate in modo che nella sottomaschera vengano visualizzati solo i record che sono correlati al record corrente nella maschera principale. Ci sono diversi modi per creare una struttura maschera/sottomaschera. Utilizzare la procedura di Creazione guidata maschera è sicuramente uno dei più semplici. QUERY: Per ricercare ed estrarre queste informazioni da un database Access (e anche molte altre cose) dobbiamo costruire delle query o interrogazioni. Le query sono composte da una serie di istruzioni che dicono al database quali dati, di una o più tabelle, sono da visualizzare. In particolare vedremo che tramite queste istruzioni sarà possibile cercare dati, modificarli, inserirne di nuovi o cancellarli. Le query si possono suddividere in tre categorie: 1. Query di selezione 2. Query di riepilogo 3. Query di comando.Inizialmente ci concentreremo sulle query cosiddette di selezione, cioè quelle che ci permettono di ricercare dati. Vedremo che le istruzioni che compongono le query vengono fornite con il linguaggio SQL (Structured Query Language), che è il linguaggio utilizzato per interrogare tutti i database. Effettivamente usare Access in modo completo implica l’uso di diversi linguaggi: SQL, Visual Basic, Macro. Anche per il linguaggio SQL faremo solamente qualche cenno. Le query di selezione Esistono tre modi per costruire query: 1. con la creazione guidata 2. con la visualizzazione struttura 3. scrivendo direttamente istruzioni SQL Per quanto riguarda le query di selezione, dal punto di vista didattico e operativo, è preferibile usare la visualizzazione struttura. È la modalità più usata e più pratica, in quanto dà la possibilità di creare query con criteri in base alle nostre esigenze. Una cosa essenziale da ricordare prima di partire è che le query di Access sono dinamiche; questo significa che le informazioni che verranno visualizzate sono modificabili: se si cambia il valore di un campo da una query la modifica si rifletterà sulla tabella corrispondente, come se la modifica fosse stata fatta sulla tabella stessa. Selezione dei campi da includere nella query; Una volta creato l’og:etto Nuova query occorre assegnarli una struttura. Come già detto, si inseriscono i campi traendoli dalla tabelle associate alla query. Ci sono tre modi per aggiungere i campi. Primo modo. Con il mouse, fai clic sulla freccia nella cella della prima riga per visualizzare l’elenco dei campi della tabella. Fai clic sui campi che si vogliono usare. Secondo modo. Mediante trascinamento. Devi effettuare i seguenti passaggi. 1. Porta il puntatore sul campo delle tabelle visualizzate in alto nella finestra che vuoi inserire nella query. 2. Premi e tieni premuto il tasto sinistro del mouse. 3. Trascina il campo fino a farlo arrivare sopra una delle colonne della griglia QBE 4. Rilascia il tasto sinistro: il campo apparirà nella colonna Terzo modo. Fai due clic sul campo che vuoi inserire. Il campo appare nella prima cella della prima colonna libera. NASCONDERE UN CAMPO IN UNA QUERY: In una query è possibile utilizzare un campo per selezionare dei record senza però visualizzarlo nella query. Devi togliere la selezione dalla casella Mostra nel campo che non vuoi visualizzare. Quando esegui la query il campo DataPubblicazione non verrà visualizzato QUERY DI RIEPILOGO: Le query di riepilogo permettono di ottenere informazioni riassuntive, globali, sui dati presenti nel database. Una query di riepilogo può calcolare la somma, la media , il valore minimo o massimo, la quantità, la deviazione standard, la varianza di un campo. Ad esempio trovare il libro prestato più di recente, il numero di prestiti di ogni lettore, il numero di libri scritti per ogni autore, ecc. Le query di riepilogo si possono creare in modo guidato (modalità più semplice) o direttamente in Visualizzazione Struttura (modalità più libera). QUERY DI COMANDO: Le query di comando permettono di eseguire modifiche su più record di una tabella o di una query contemporaneamente. Ogni query di comando è basata su di una query di selezione, quindi si deve definire una query di selezione, si accerta che la query di selezione sia corretta e si trasforma la query di selezione in query di comando. I pulsanti per modificare il tipo di query sono presenti nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura. Ci sono quattro tipi di query di comando:  Query di aggiornamento: consente di aggiornare o modificare dati esistenti in un set di record.  Query di accodamento: aggiunge

righe di dati a una tabella esistente.  Query di creazione tabella: copia i dati in una nuova tabella.  Query di eliminazione: consente di rimuovere interi record da un database, incluso il valore chiave che rende univoco il record. Quindi queste query consentono di modificare i valori dei campi con un unico comando. È importante sottolineare da subito che: La query di comando deve essere eseguita con il pulsante Esegui (quello con il punto esclamativo) perché effettui le modifiche. Il pulsante Visualizza mostra i record coinvolti nell’operazione. Si può interrompere una query di comando in esecuzione con i tasti CTRL+INTERR I cambiamenti effettuati sono irreversibili QUERY DI AGGIORNAMENTO: Le query di aggiornamento consentono di modificare dati da uno o più record. Le query di aggiornamento possono essere considerate equivalenti alla finestra di dialogo Trova e sostituisci. È possibile immettere un criterio di selezione, analogo a un criterio di ricerca, e un criterio di aggiornamento, analogo a una stringa di sostituzione. QUERY DI ELIMINAZIONE: Questo tipo di query permette di eliminare dei record che non servono più con un unico comando, eventualmente in base a dei criteri. QUERY DI ACCOMODAMENTO: Questo tipo di query permette di aggiungere record ad una tabella già esistente. Chiaramente ci deve essere la compatibilità tra i campi. REPORT: I report sono le stampe dei dati (eventualmente ordinati) inseriti nelle tabelle anche con la possibilità di riunire insieme dei dati collegati tra loro. È lo strumento con il quale si può vedere i risultati di tutta la gestione di un database. Più i report sono dotati di buona struttura per la stampa, più un database acquista valore. I report si possono personalizzare come si vuole, aggiungere immagini, avere intestazioni e piè di pagina, possono calcolare totali e sottototali e avere grafici. I report possono essere usati per fatture, ordini, presentazioni e etichette. In realtà le modalità di creazione e la personalizzazione di un report sono molto simili a quelle delle maschere, soprattutto il tipo Maschere/Sottomaschere. Quindi ci limitiamo a trattare solo qualche esempio di report. Se riesci a personalizzare una maschera sei in grado di sistemare anche un report. Come per gli altri oggetti di Access, esistono due modi per creare report:  Con la Visualizzazione struttura che consente una maggiore flessibilità.  Con la Creazione guidata Report che è molto più veloce ma meno pratica. La struttura di un report è suddivisa in sezioni. 1. Intestazione di report. È stampata una volta all'inizio del report. Utilizza l'intestazione di report per includere informazioni riportate in genere su una copertina, ad esempio il logo, il titolo e la data. L'intestazione di report viene stampata prima dell'intestazione di pagina. Se nell'intestazione di report è inserito un controllo calcolato, il valore verrà calcolato per l'intero report. Ad esempio, se nell'intestazione di report viene incluso un controllo che utilizza la funzione di aggregazione Somma, verrà calcolata la somma relativa all'intero report.

Intestazione di pagina. È stampata nella parte superiore di ogni pagina. Ad esempio, utilizza un'intestazione di pagina per ripetere il titolo del report su ogni pagina. È utilizzata di solito per mostrare le intestazioni delle colonne. 3. Intestazione di gruppo. È stampata all'inizio di ogni nuovo gruppo di record. Utilizza l'intestazione di gruppo per stampare il nome del gruppo. Se nell'intestazione di gruppo viene inserito un controllo calcolato che utilizza la funzione di aggregazione Somma, verrà calcolata la somma relativa al gruppo corrente. 4. Corpo. È stampato una volta per ogni riga nell'origine dei record. Nella sezione Corpo sono inseriti i controlli che compongono la parte principale del report, i dati delle tabelle o delle query d'origine. 5. Piè di pagina di gruppo. È stampato alla fine di ogni gruppo di record. Utilizza un piè di pagina di gruppo per stampare le informazioni di riepilogo per un gruppo. 6. Piè di pagina. È stampato alla fine di ogni pagina. Utilizza un piè di pagina per stampare i numeri di pagina oppure informazioni specifiche della pagina. 7. Piè di pagina di report. È stampato una volta alla fine del report. Visualizza generalmente i totali oppure altre informazioni di riepilogo per l'intero report. ACCDE: Nel gruppo Strumenti database c’è il comando Crea ACCDE. Serve a creare un file di tipo ACCDE. ACCDE è una estensione di file per i file di Office Access 2007 in modalità di "sola esecuzione". Nei file ACCDE è stato rimosso tutto il codice sorgente di Visual Basic, Applications Edition (VBA). Un utente di un file ACCDE può solo eseguire codice VBA, non modificarlo. L'estensione ACCDE sostituisce l'estensione di file MDE di Access 2003.

ECDL Modulo 5 Basi di dati Access, Sintesi del corso di Patente Europea del Computer (ECDL)

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