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Come organizzare e gestire le cartelle e i fogli in microsoft excel. Vengono trattati temi come modifica del numero standard di fogli per le nuove cartelle, inserimento e rimozione di fogli, copia e spostamento di fogli, rinomina di fogli e raggruppamento di fogli. Inoltre, vengono presentate funzionalità come autocomposizione e l'uso di excel come database.
Tipologia: Dispense
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Proprietà del Dipartimento Tesoro - Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica.
4 Proprietà del Dipartimento Tesoro - Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica.
Per modificare il numero dei fogli che saranno contenuti nelle nuove cartelle di lavoro, procedere come segue.
Tutte le nuove cartelle di lavoro create conterranno il numero di fogli scelto, fino a quando questo numero non verrà nuovamente modificato attraverso l'opzione Fogli nella nuova cartella.
In una cartella di lavoro, può essere necessario aggiungere ulteriori dati, da disporre su nuovi fogli, oppure eliminare fogli esistenti, contenenti informazioni che non servono più. È possibile, in ogni momento, inserire e rimuovere fogli a piacere, in qualsiasi cartella di lavoro.
Figura 1 - L'opzione Fogli nella nuova cartella controlla il numero dei fogli per le nuove cartelle di lavoro create
1.3.1 Inserimento di un foglio
Per inserire un nuovo foglio in una cartella di lavoro, procedere come segue.
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È possibile inoltre utilizzare le scelte rapide da tastiera: Maiusc+F11 per inserire un nuovo foglio di lavoro; F11 per inserire un nuovo foglio grafico o Ctrl+F11 per inserire un nuovo foglio macro di Excel.
Per l'inserimento dei nuovi fogli, è disponibile un menu di scelta rapida. Posizionare il puntatore del mouse sulla scheda dei foglio attivo e cliccare con il pulsante destro. Scegliere Inserisci e, dalla finestra di dialogo Inserisci, scegliere Foglio di lavoro, Grafico, Macro MS Excel, Foglio macro internazionale, o Finestra di dialogo di Microsoft Excel.
È possibile inserire contemporaneamente diversi fogli dello stesso tipo. Raggruppare più fogli adiacenti (con il metodo descritto sotto), quindi eseguire le istruzioni al punto 3 della procedura precedente per inserire i fogli. Il numero dei fogli inseriti è uguale al numero dei fogli del gruppo. Per inserire un foglio nella posizione finale di una cartella di lavoro, inserirlo in una posizione qualsiasi e quindi spostarlo in fondo alla cartella di lavoro.
1.3.2 Rimozione di un foglio
Per rimuovere un foglio da una cartella di lavoro, procedere come segue.
Alfine di rimuovere un foglio dal menu di scelta rapida, cliccare sulla scheda dei foglio da rimuovere ci per attivarlo, cliccare con il pulsante destro dei mouse e scegliere Elimina.
È possibile rimuovere più fogli contemporaneamente, raggruppandoli prima di scegliere il comando dì eliminazione.
È possibile copiare e spostare i fogli, sia nella stessa cartella di lavoro, sia da una cartella di lavoro all'altra.
1.4.1 Copia di un foglio
Con il mouse, per copiare un foglio nella stessa cartella di lavoro o in un'altra, procedere come segue.
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Figura 3 - La finestra di dialogo Sposta o copia
È possibile copiare più fogli contemporaneamente, selezionando e copiando un gruppo, con la procedura precedente. I fogli copiati vengono inseriti in ordine e rimangono adiacenti.
Con il mouse, per copiare un foglio e contemporaneamente creare una nuova cartella di lavoro in cui inserirlo, tenere premuto Alt e trascinare la scheda del foglio sullo sfondo della finestra di Excel. Quindi rilasciare il pulsante del mouse. Una copia del foglio compare in una nuova cartella di lavoro che contiene il solo foglio copiato.
Dalla tastiera, per copiare un foglio in una nuova cartella di lavoro che non contiene altri fogli, procedere come segue.
1.4.2 Spostamento di un foglio
Con il mouse, per spostare un foglio nella stessa cartella di lavoro o in un'altra, procedere come segue.
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Le tecniche per copiare e spostare i fogli con il mouse sono simili. La differenza e l'uso del tasto Ctrl per la copia.
È possibile spostare più fogli contemporaneamente, creando e spostando un gruppo. I fogli spostati vengono inseriti in ordine e rimangono adiacenti.
Il foglio viene inserito nella nuova posizione e, se è già presente un foglio con lo stesso nome, al nome del foglio inserito viene aggiunto un numero fra parentesi.
Dalla tastiera, per spostare un foglio in un'altra cartella di lavoro, procedere come segue.
Con il mouse, per spostare un foglio in una nuova cartella di lavoro, trascinarne la scheda sullo sfondo della finestra di Excel e rilasciare il pulsante del mouse. Il foglio scompare dalla cartella di lavoro originaria e compare in una nuova cartella.
Dalla tastiera, per spostare un foglio in una nuova cartella di lavoro procedere come segue.
Per rinominare un foglio di lavoro, procedere come segue.
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Per deselezionare il gruppo, scegliere Separa fogli dal menu di scelta rapida delle schede, o cliccare su qualsiasi scheda non selezionata.
Per selezionare tutti i fogli di una cartella di lavoro, procedere come segue.
Per deselezionare il gruppo, scegliere Separa fogli dal menu di scelta rapida o cliccare su qualsiasi scheda.
Creata una selezione di gruppo, compare l'indicazione [Gruppo] sulla barra del titolo della cartella di lavoro. Per modificare o formattare un gruppo di fogli, creare il gruppo, quindi applicare la procedura di modifica o formattazione. Per inserire, rimuovere, copiare o spostare un gruppo dì fogli, creare il gruppo e quindi seguire le istruzioni riportate in questo capitolo, nelle sezioni dedicate ai singoli argomenti.
Per riferirsi a celle che si trovano su un altro foglio si usano formule del tipo:
o, nel caso di intervalli:
Esiste però una maniera più semplice per riferirsi agli intervalli: si dà loro un nome. In una formula, invece di scrivere:
possiamo scrivere:
se prima abbiamo dato all’intervallo A1:A7 del Foglio1 il nome “spese”.
Per assegnare un nome ad un intervallo, lo si seleziona e si fa scendere il menu Inserisci, nel quale si seleziona Nome. Dal sottomenu si sceglie Definisci.
Nella finestra di dialogo Definisci Nome, l’intervallo selezionato appare nella casella Riferito A. Scriviamo il nome che vogliamo attribuire e facciamo clic su OK. Attribuiamo a F1 il nome Tariffa.
La cella F1 che abbiamo selezionato per attribuire un nome è indicata nella casella di Riferimento A con una notazione diversa da quella usata fino ad ora:
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Come si ricorderà, per Excel i riferimenti alle celle nelle formule sono sempre relativi, a meno che si indichi diversamente (co il simbolo “$”). “Diversamente” significa che il riferimento può essere “ASSOLUTO”, invece che relativo. Per caratterizzare un riferimento come assoluto, bisogna mettere davanti ai componenti di colonna e di riga del nome di una cella il carattere dollaro ($).
Nel caso della formula precedente l’assoluto è ribadito anche dalla segnalazione del nome del foglio nel quale si trova l’intervallo. In questo modo il nome Tariffa, usato in qualunque formula scritta in qualsiasi foglio della cartella di lavoro, indicherà sempre la casella F1 del foglio 1.
Dopo aver assegnato il nome Tariffa alla cella F1, possiamo scrivere nella cella B8 la formula:
L’asterisco in questa formula è il segno di moltiplicazione.
Somma +
Sottrazione -
Moltiplicazione *
Divisione /
Elevamento a Potenza ^
Problemi e soluzioni
Dopo avere aggiunto un foglio di lavoro nell'intervallo di una formula tridimensionale, i numeri dei fogli nella formula non vengono aggiornati. Accertarsi che i nuovi fogli siano interni al riferimento contenuto nella formula. Se si trovano in altra posizione, una formula tridimensionale non li comprende.
Dopo avere riorganizzato i fogli di una cartella di lavoro, le formule tridimensionali risultano errate. Molte delle regole di variazione delle formule in seguito all’inserimento o alla rimozione dei fogli sono ovvie. Se nella cartella di lavoro è presente la formula =SOMMA(Foglio2:Foglio4!C2) e si inserisce un nuovo foglio tra il 2 ed il 4, il valore in cella C2 del foglio inserito viene compreso nella somma.
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La tendenza al gigantismo di Excel si manifesta in tutto il suo splendore nella dotazione di funzioni predefinite: sono esattamente 274 suddivise in categorie
L’autocomposizione Funzione si avvia automaticamente quando si sceglie il comando Funzione dal menu Inserisci. Può essere attivata anche dal pulsante Fx nella barra degli strumenti Standard oppure dallo stesso pulsante che si trova nella barra delle formule in forma ridotta.
L’autocomposizione si sviluppa in due soli passaggi. Il primo serve per selezionare la funzione che si vuole utilizzare mentre il secondo guida l’utente all’inserimento degli argomenti.
Quando l’autocomposizione ha ricevuto le informazioni richieste dalle sue due finestre, inserisce automaticamente la formula nella cella selezionata.
La prima finestra di dialogo a sinistra elenca le categorie in cui sono raggruppate le funzioni. Selezionando il nome della categoria, l’elenco delle funzioni che ne fanno parte compare nella selezione di destra.
Per facilitare la ricerca, nella casella Categoria sono disponibili altri due raggruppamenti:
Tutte, che sviluppa la lista completa di tutte e 274 le funzioni disponibili in ordine alfabetico.
Usate più di Recente. Fa comparire nella casella Nome Funzione un elenco ridotto delle funzioni che sono state usate nell’ultima sessione di Excel e in quella in corso.
Scelta la funzione che interessa, ad esempio Media, si fa clic su Avanti.
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Si apre la seconda finestra. Una dicitura spiega che gli argomenti indicati come num1, num2.... possono essere da 1 a 30 e devono essere numerici. In alcuni casi esistono argomenti facoltativi e altri obbligatori.
Quelli obbligatori sono visualizzati in grassetto, mentre gli altri sono da ritenersi opzionali.
Per la funzione media è richiesto come minimo un argomento che deve essere o un numero costante o un intervallo di celle che contengono numeri.
Per indicare l’argomento l’utente può digitarlo direttamente nella casella oppure può puntare col mouse la cella che contiene il valore che intende immettere. In entrambi i casi, una volta introdotto un argomento, il valore che ha in quel momento nel foglio di lavoro compare nella parte destra della casella in cui è stato immesso. Contestualmente all’immissione degli argomenti, nella casella in alto a destra, con l’etichetta valore, si presenta il risultato della funzione per gli argomenti immessi fino a quel momento.
Un clic sul pulsante Fine provoca la chiusura dell’autocomposizione e l’immissione della funzione nella barra della formula.
Da li premendo il tasto INVIO si può immettere la funzione nella cella che era stata selezionata all’inizio del ciclo.
Una volta creato un foglio di lavoro è possibile formattarlo per evidenziare le informazioni e creare dei rapporti più efficaci.
La barra degli strumenti Standard contiene gli strumenti e le opzioni di formattazione più comuni, quali grassetto, allineamento e bordatura delle celle.
Per disporre di più opzioni di formattazione direttamente sul foglio di lavoro è possibile visualizzare la barra degli Strumenti Formattazione tramite la scheda Barre degli Strumenti nel menu Visualizza.
È anche possibile utilizzare i comandi nel menu Formato.
2.2.1 Formattazione con bordi e ombreggiature
In Excel le celle possono essere racchiuse in una cornice e ombreggiate. È possibile disegnare una qualsiasi combinazione di linee orizzontali e verticali, a sinistra e a destra, in alto e in basso rispetto alla cella. È anche possibile creare sottolineature doppie e linee di colonna.
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Spesso può essere utile inserire un’immagine in un documento per aumentarne la chiarezza. L’inserimento di un’immagine è un operazione molto semplice.
Il pulsante Inserisci può essere aperto a tendina per mostrare tre opzioni:
Un metodo alternativo può essere quello di copiare un’immagine negli appunti da un altro testo o da un’altra applicazione e poi incollarla secondo le seguenti modalità:
Alternativamente si può scegliere dal menu modifica Incolla o Incolla speciale.
Incolla speciale permette di selezionare con quale formato deve inglobato il file (ad esempio avendo un’immagine in formato jpeg potremmo “incollarla speciale” in formato bitmap).
Dopo aver inserito l’immagine potremmo accorgerci che le sue dimensioni non sono soddisfacenti. E’ allora possibile allora farla ridimensionare dinamicamente da Excel.
1.Facendo clic sull’immagine apparirà una cornice con dei quadratini
2.facendo clic su uno dei quadratini è possibile ingrandire o ridurre l’immagine in quella direzione.
Un metodo che consente una maggior precisione consiste nel fare clic con il tasto destro del mouse sull’immagine e selezionare Formato Immagine dal menu a tendina:
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Cliccando su dimensioni appare una finestra dove è possibile variare l’immagine o in modo assoluto (inserendo le dimensioni) o in modo percentuale (indicando la variazione rispetto all’originale). Se blocca le proporzioni è attivo le modifiche sull’altezza (o sulla larghezza) si ripercuoteranno sull’altra dimensione affinché l’immagine mantenga le proporzioni iniziali.
Per eliminare un’immagine è sufficiente farci clic una volta con il tasto sinistro del mouse e premere il tasto Canc sulla tastiera. Per lo spostamento sufficiente tenere premuto a lungo il tasto sinistro del mouse e, quando appare un quadratino sotto il puntatore, muoverlo nella posizione desiderata e lasciare il pulsante.
Aprendo la barra degli strumenti immagine si presentano 12 icone divise in 4 gruppi
