Scarica Esercizi di Formattazione e Layout in Microsoft Excel e più Schemi e mappe concettuali in PDF di Informatica gestionale solo su Docsity!
Excel Base
Introduzione
- Introduzione e obiettivi del corso
Modulo 1 – I fondamentali
1.Introduzione al modulo 1
2.Aprire un file excel
3.I file Excel
Estensioni: .xlsx file excel 2007, 2010, 2016 Lista estensioni su support.office.com https://support.office.com/it-it/article/Formati-di-file-supportati-in-Excel-0943ff2c-6014-4e8d-aaea- b83d51d .xlsm il file ha all’interno della macro scritte in vba .xls formato vecchio di excel 97, 2003 mantiene la compatibilità con le nuove versioni .xltx estensione per i template excel
- Menù e ambiente di lavoro
https://youtu.be/m-oTKsKKs4c
5.Menù e ambiente di lavoro https://www.youtube.com/watch?v=E1Npv0VrKl4&feature=youtu.be
Modulo 2 – Un data input efficace
14 – Una selezione dati efficace
Convalida Dati
Consente di scegliere da un elenco di regole per limitare il tipo dati che possono essere inseriti in una cella. Ad esempio è possibile fornire un elenco di valori, o considerare accettabili come contenuto solo le cifre superiori a 100. All’interno di una cella permette tramite menù a tendina di scegliere il contenuto tra i dati di fonte stabilita. Procedura Selezionare la cella di interesse [la cella sotto "Cliente”] Tab Dati|Strumenti Dati|> Convalida dati |Convalida Dati| Consenti > Elenco |flag > ignora celle vuote| flag > Elenco nella cella (permetterà di vedere i valori della fonte selezionati nel menù a tendina)|Origine >> selezionare il gruppo di celle che contengono i valori desiderati con il mouse. | > OK
15 – Elenchi e serie numeriche
Es. tenere sotto controllo il numero di clienti da gestire Se si vuole inserire una numerazione degli elementi, la si può inserire mediante trascinamento. Numerando il primo elenco di una lista >> 1 E trascinando fino alla fine dell’elenco otterremo la copia del valore uno fino al fondo
cliccando sul simbolo in fondo alla selezione si avranno a disposizione le opzioni disponibili concluso il trascinamento. Quella di default è “copia celle” che ripete il valore della cella trascinata. A noi interessa > “Ricopia Serie” che creerà una serie numerica a partire dal valore della cella trascinata aggiungendo 1 per ogni cella in più. Otteniamo così la numerazione degli elementi desiderata da 1 a 31 con la funzione serie. Per ottenere serie numeriche con incremento maggiore di 1, occorreranno almeno 2 celle contenenti il valore x e il valore x+n. Selezionandole entrambe e trascinandole si otterrà una serie con incremento uguale a n. Elenchi e serie numerica Excel riconosce in alcuni casi degli indici numerici o situazioni che possono essere serializzate. Per far chiarezza abbiamo: elenchi come quello dei nomi, è un insieme di elementi non legati da una regola logica o matematica Serie Numeriche è un insieme di numeri sequenziali legati da una regola matematica Serie Testuali insieme di stringhe sequenziali legate da una regola logica Serie Alfanumeriche insieme di stringhe alfanumeriche legate da una regola logica o matematica Le serie funzionano in quanto excel contiene le informazioni relative alla logica interne della serie testuale o alfanumerica (la regola matematica viene applicata “dal vivo” senza che occorrano informazioni salvate). Questo significa che da qualche parte sono stati salvati: serie di giorni, di mesi, … da cui excel attinge per creare atuomaticamente una serie dato un unico input. Dove vengono prese le informazioni per definire le serie: File > Opzioni > Impostazioni Avanzate | Creare elenchi da usare negli ordinamenti e nelle sequenze di riempimento > Modifica elenchi personalizzati |Elenchi| qui troviamo gli elenchi già definiti dal sistema di default (Giorni, Giorni abbreviati, Mesi, Mesi Abbreviati) Aggiungere un nuovo elenco
|Elenchi|Elenchi personalizzati|> Nuovo Elenco| Voci di elenco >> compilare l’elenco > Aggiungi Per testare il nuovo elenco è sufficiente tornare sul foglio di lavoro e digitare uno degli elementi dell’elenco, e trascinarlo per qualche riga. Si vedrà comparire l’elenco impostato precedentemente
16 – Utilità del trova e seleziona
Dato un elenco clienti si può trovare un nome o un cognome? > si con trova e seleziona Tab Home|Modifica|> Trova e seleziona Se si seleziona una parte del contenuto la ricerca verrà effettuata solo sulla selezione
Selezione rapida Di un elenco/serie in una colonna dall’alto verso il basso
Questo tipo di formattazione permette una rappresentazione efficace
22 – La formattazione da interfaccia utente
È possibile formattare una tabella con le opzioni disponibili da interfaccia grafica. E’ possibile eseguire la formattazione utilizzando: nel tab home i menù “Carattere” “Allineamento” “Numeri” Rimuovere la barra immissione dati
Lavoriamo senza barra di immissione dati, per rimuoverla: Tab Visualizza |Mostra > barra della formula Inserire righe multiple
Per inserire più di una riga per volta: |Evidenziare 2 o più righe vuote| DX> Inserisci Gruppo Carattere
Contiene le opzioni di formattazione per i caratteri: font colori del testo e di sfondo Dimensione carattere si modifica selezionando il numero o l’icona con la “A” e la “a”
Visualizzare il foglio di lavoro senza i bordi delle celle: |Tab Visualizza|Mostra|>Griglia Unire le celle |Home|Allineamento|>Unisci e allinea al centro Per ripristinare ed eliminare l’unione delle celle ripetere l’operazione Ruotare il testo interno delle celle Tab Home|Allineamento>freccia obliqua AB Trascinamento di celle formattate
Il trascinamento porta con sé anche la formattazione Strumento copia formato Permette di copiare le caratteristiche del formato (senza contenuti) e di applicarle a una o più celle mantenendone il contenuto.
cella di interesse |Tab Home|Appunti > Copia formato [il puntatore cambia e compare un pennellino] cella/e su cui applicare il formato copiato [terminata la selezione scompare il pennello dal puntatore] Creare una tabella a righe di colori alterni (per semplificarne la lettura) prima riga della tabella |Carattere > Colori Tema > Colore preferito seconda riga della tabella |Carattere > Colori Tema > Colore preferito Una volta colorate le due righe utilizzando “Copia formato” sarà possibile ripetere la colorazione adottata senza dover ripetere le operazioni succitate per ogni coppia di righe: Prima e seconda riga, colorate > Copia Formato > Righe restanti (o quelle che si intende colorare) Colorare due righe per volta Copia formato ha un’altra modalità di utilizzo permette di applicare la copia in modo ripetuto (in questo caso su due righe per volta) Una volta colorate le due righe utilizzando “Copia formato” sarà possibile ripetere la colorazione adottata senza dover ripetere le operazioni succitate per ogni coppia di righe: Prima e seconda riga, colorate |Doppio> Copia Formato > Righe da colorare Questa volta la formattazione verrà ripetuta 2 righe per volta.
Figura 1- Ruota testo
formato Figura 2- Copia
23 –La formattazione efficace
Si rimuovono le formattazioni del capitolo precedente utilizzando “copia formato” su un una cella vuota e applicandolo a tutta la tabella. Si ottiene la tabella senza alcuna formattazione (sono sparite anche le unioni di celle in quanto una singola cella vuota è considerata come separata).
Shortcut per Menù Formato celle
Ctrl + 1
Apre il Box Formato Celle con tutte le opzioni di formattazione divise per tipologia di oggetto nei vari tab. In questo menù sono presenti tutte le opzioni di formattazione, più di quelle presenti nelle interfaccia utente grafica. Tab Numero si sceglie la formattazione da dare a contenuti numerici Tab Allineamento si sceglie la formattazione da applicare sulla disposizione del testo nella cella Tab Carattere si sceglie la formattazione da dare a contenuti alfanumerici Tab Bordi si sceglie la formattazione da applicare sui bordi della cella Tab Riempimento si sceglie la formattazione dell’area interna delle celle selezionate Tab Protezione permette di bloccare o nascondere delle celle
24 – Visualizzazione di stampa in anteprima
Quando si vuole stampare il risultato del proprio lavoro su excel, questo deve essere impostato dall’inizio per la stampa in modo da evitare modifiche della formattazione successive che oltre ad essere spesso più difficoltose rischiano di rendere i dati meno fruibili rispetto alle aspettative. Se si provasse a stampare la tabella formattata in precedenza, probabilmente non entrerebbe tutta nella pagina o non sarebbe centrata. Strumenti in fase di stampa Tab Visualizza|Visualizzazioni cartella lavoro [è possibile utilizzare le stesse visualizzazioni utilizzando i tre pulsanti in basso a DX
Ci sono 4 possibilità per la visualizzazione sullo schermo: Normale In questa visualizzazione si può vedere la traccia del foglio di stampa Anteprima interruzione pagina Scelta questa visualizzazione si vede un riquadro a bordi spessi, che non rappresenta il foglio di stampa. Trascinando in basso e DX l’area incorniciata di blu, comparirà un riga tratteggiata a indicare il limite del foglio di stampa; sulla qual. Layout di pagina Mostra il foglio di lavoro adattato al foglio di stampa comprensivo di area per intestazione e piè di pagina. Dà la rappresentazione più fedele al layout di stampa In questa modalità vediamo come la colonna CAP risulti non visualizzabile, con i cancelletti, perché di dimensione troppo piccola, si fa l’auto-fit.
Definizione cartella di lavoro per tutti i template
Creare una cartella in una posizione a scelta (la creerò in C:\Users\User\Documents\Documenti\Formazione\Microsoft\Excel Base - Accademia Domani\Template) Aprire un nuovo file xlsx File > Opzioni > Salvataggio |percorso predefinito modelli personali>> C:\Users\User\Documents\Documenti\Formazione\Microsoft\Excel Base - Accademia Domani\Template Ora si può uscire da excel, anche senza salvare il nuovo file. Aprire nuovamente Excel. Nella schermata iniziale, affianco al link “IN PRIMO PIANO” comparirà un nuovo link “PERSONALI”, qui vedremo tutti i template che abbiamo creato (ora infatti risulta vuota) Creazione del template Utilizziamo nuovamente il file “tabella cliente” Inserire nuovamente la formattazione o utilizzare quella effettuata in precedenza. Quando si ha la tabella formattata, cancelliamo tutti i dati (ad eccezione delle intestazioni delle colonne) Rendere una tabella un template
File > Esporta > Cambia tipo di file > Modello xltx > salva con nome (selezionare la tabella di riferimento creata sopra) Verifica
Chiudere Excel > Aprire Excel > Personali Il modello appena creato dovrebbe comparire Utilizzo del template
Se lo apriamo, viene aperto un file “Nome Template1” Inserendo qualche dato e salvando vedremo che viene avviata la procedura di salvataggio standard, slegata dalla folder template e dall’estensione xltx. Rimozione template
Cancellare il file xltx dalla folder template. Rimozione del link “PERSONALI” Andare su File > Opzioni > Salvataggio |percorso predefinito modelli personali>> |cancellare il path inserito|
26 – Esercizio - Un template per fatturare Replicare il template proposto: Un modello di fattura: Intestazione Cliente > Alto SX Intestazione fattura > Alto Centro Tabella descrizione bene > centro SX Box del totale> basso DX Inserire intestazione e Piè di pagina Tenere in considerazione l’antprima di stampa.
Ridefinizione larghezza colonne Per ottenere un risultato simile all’esempio occorre ridefinire la larghezza delle colonne: Tab Visualizza|> Griglia Selezionare una colonna DX> larghezza colonne = 3
Esercizio completato, creato template della fattura creata
