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Che cos’è word Microsoft Word è un programma applicativo appartenente alla categoria dei Word processor, cioè degli elaboratori di testi. Un Word processor è l’applicazione più diffusa per il computer, dato che la scrittura di testi, documenti, relazioni, è una delle operazioni che chiunque deve fare nella vita lavorativa e non: tutti, prima o poi, hanno la necessità di scrivere qualcosa. I Word processor sono quindi l’evoluzione naturale, per il computer, della macchina da scrivere: vedremo che ci sono molti agganci e richiami a questo strumento, ormai desueto. La maggior parte dei documenti, infatti, oggi sono prodotti mediante programmi computerizzati. Uno dei word processor più diffusi è Microsoft Word. In questo manuale presenteremo come si usa Word 2007. Altri word processor sono Corel WordPerfect, Lotus Word Pro, l’elaboratore di testi della suite di Open Office. Di Microsoft Word esiste anche una versione per il sistema operativo Mac OS, che permette di utilizzare il programma con i computer Macintosh. Microsoft Office Word è il programma di elaborazione testi proposto da Microsoft all’interno del pacchetto Office, che contiene le applicazioni più usate in ufficio come Excel, Access, PowerPoint. Dal 1983, anno a cui risale la prima versione, ad oggi Word ha avuto enorme diffusione, tanto da diventare il programma di elaborazione testi più diffuso ed utilizzato al mondo, anche grazie all’interfaccia semplice, che ha consentito ad utenti di qualunque livello di approcciarsi facilmente ad esso. Nel corso degli anni i word processor si sono arricchiti di funzioni e strumenti che permettono di realizzare in modo sempre più agevole documenti articolati nei contenuti e sofisticati nell'impaginazione.
Alcune di queste nuove caratteristiche sono:
- Creazione di documenti per il Web: non è necessario conoscere il linguaggio HTML per scrivere pagine Web.
- Creazione di messaggi di posta elettronica: è possibile usare Word come editor e-mail
- Supporto internazionale: Word è in grado di riconoscere automaticamente in che lingua sta venendo scritto il documento, e adatta automaticamente il correttore ortografico e manuale.
- Aggiunta di elementi preformattati in pochi passaggi.
- Possibilità di composizione collaborativa dei testi.
Come si presenta la pagina iniziale Quando si apre il programma, Word visualizza immediatamente un nuovo documento vuoto, simile a quello in figura, sul quale è possibile iniziare il proprio lavoro. Vediamo gli elementi principali della finestra. Barra di accesso rapido : consente di accedere direttamente, in qualsiasi momento, alle funzioni che si usano con maggiore frequenza. In questa barra sono presenti i pulsanti comuni a tutti i programmi office: Salva, Annulla e Ripristina. Il pulsante con la freccia permette di aggiungere altri pulsanti a questa barra. Barra del titolo : in questa barra appare, sulla sinistra, il nome del documento (nella figura Documento1) sul quale si sta lavorando e il nome del programma (Microsoft Word). Sulla destra sono presenti i pulsanti di riduzione a icona (_), cioè come pulsante nella barra delle applicazioni, ingrandimento/riduzione in basso, chiusura (X). Barra multifunzione : questa barra è suddivisa in varie schede (Home, Inserisci, Layout di pagina, ecc.). Con un clic sulla scheda appaiono le rispettive icone che permettono di attivare, in modo più rapido rispetto ai menu della versione precedente, con il mouse le operazioni tipiche dell’elaborazione del testo: cambiare la dimensione e lo stile dei caratteri (testo più grande, più piccolo, di tipo diverso, in grassetto, in corsivo, ecc.), modificare l’impaginazione di un paragrafo, o aggiungere un elenco numerato, inserire una tabella, effettuare il controllo ortografico, ecc. I diversi comandi sono suddivisi in gruppi. Ad esempio la scheda Home ha il gruppo Appunti, Carattere, Paragrafo, ecc.
Alla destra del nome del gruppo c’è una piccola freccetta. Con due clic sulla freccetta si accede alla finestra del gruppo. Per sapere quale operazione esegue uno specifico pulsante, basta posizionare il puntatore del mouse sopra il pulsante e aspettare (senza fare clic) qualche secondo fino a quando appare la descrizione. Tutti questi comandi verranno trattati nei capitoli successivi. Se vuoi nascondere la barra multifunzione basta fare doppio clic sul nome della scheda attiva. Per ripristinarla, fare nuovamente doppio clic su una scheda. In alternativa nell'elenco del pulsante Personalizza barra di accesso rapido fai clic su Riduci a icona barra multifunzione. Righello : il righello indica la lunghezza della riga di testo. Normalmente, per un foglio formato A4 (di lunghezza 21 cm), sono impostati 2 cm di margine sinistro e di margine destro: quindi una riga di testo è lunga 17 cm. I rientri sinistro e destro del righello indicano quindi dove inizia (0 cm) e dove finisce (17 cm) la riga di testo. Il comando per visualizzare il righello è nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Visualizza. Le impostazioni dei margini sono specificate nel menu Margini nella scheda Layout di pagina.
Impostare la pagina iniziale L'aspetto della finestra descritta in precedenza non è sempre uguale ma dipende da alcune impostazioni. Infatti con Word è possibile definire, a seconda dei propri scopi, come si vuole vedere la pagina dove si scrive. Innanzitutto le diverse visualizzazioni della pagina. Queste influiscono sul modo di vedere le pagine sullo schermo, non sulla stampa. Per cambiare la visualizzazione basta fare un clic sui cinque pulsanti che si trovano in basso a destra, vicino alla barra di scorrimento orizzontale. In alternativa gli stessi comandi si trovano nella scheda Visualizza. Le possibili visualizzazioni sono le seguenti. Visualizzazione Bozza : la visualizzazione normale è quella più adatta nella maggior parte dei casi di (semplice) videoscrittura. Permette avere la pagina dove si scrive su tutta la larghezza dello schermo, non visualizzando i margini del foglio. Inoltre il cambio di pagina è rappresentato da una sottile riga punteggiata. In questo modo il testo della pagina precedente e della pagina attuale appare “in continuo”. Questa visualizzazione serve quindi per scrivere, non permette di lavorare con le immagini (in generale con gli oggetti) e se il testo è diviso in colonne è visibile una alla volta. Quando si richiamano alcuni comandi il programma passa automaticamente alla visualizzazione layout di stampa. Visualizzazione layout di stampa : con questa visualizzazione il foglio viene mostrato con i suoi margini. Questa visualizzazione permette di lavorare con le immagini (e con gli oggetti in generale), mostra il testo su più colonne e la barra di scorrimento verticale. Inoltre il passaggio da una pagina all’altra del documento avviene con un “salto” tra le pagine: a un certo punto si vedrà terminare il foglio, cominciare lo sfondo grigio e il passaggio alla pagina bianca successiva. Visualizzazione Struttura : la visualizzazione Struttura offre dei comandi per organizzare il testo in titoli e in paragrafi di diverso livello. Fornisce quindi le funzionalità per “strutturare” il documento. Visualizzazione Layout Web : è una visualizzazione che mostra il documento come verrebbe visualizzato in una pagina Web. Questa visualizzazione è utile per chi vuole creare delle pagine internet con il programma Word. Visualizzazione Schermo intero : questa visualizzazione mostra il documento a tutto schermo, senza gli elementi di interfaccia di Word. Per ritornare alla visualizzazione precedente puoi fare clic sul pulsante Chiudi che appare in alto a destra o premere il tasto ESC della tastiera.
Le visualizzazioni più usate sono Bozza e Layout di stampa. Gli stessi comandi si trovano nel gruppo Visualizzazioni documento della scheda Visualizza. Ci sono poi altri due comandi per cambiare la visione della pagina. Il pulsante Mostra/nascondi ¶ (¶), nel gruppo Paragrafo della scheda Home , permette di visualizzare gli elementi “nascosti”, come ad esempio gli spazi esistenti tra un paragrafo e l’altro. Questo comando sarà descritto più in dettaglio nel capitolo relativo ai caratteri. Zoom : il comando Zoom permette di ingrandire e rimpicciolire le pagine sullo schermo (non sulla stampa). Lo Zoom si può impostare trascinando la barretta illustrata nella figura precedente. I pulsanti agli estremi della barretta (con i segni «meno» e «più») consentono di ridurre o aumentare del 10% l’ingrandimento. In alternativa, nella scheda Visualizza , c’è il gruppo Zoom con tutti i comandi per impostare questa funzione. Con il pulsante Zoom puoi scegliere una delle percentuali proposte oppure specificare una qualsiasi percentuale di zoom (da 10% a 500%) scrivendo il valore nella casella Percentuale. La voce Larghezza pagina imposta la visualizzazione del documento in modo che sia visibile nella finestra di Word. Larghezza testo visualizza solo il testo nella finestra e non i margini del documento. Pagina intera permette di visualizzare l’intera pagina nello schermo. L’opzione Più pagine permette di scegliere quante pagine visualizzare contemporaneamente. Nel gruppo Zoom, con l’icona 100% si ritorna alla dimensione standard della cartella (zoom 100%). Inoltre ci sono le icone per visualizzare su Una pagina, Due pagine (due pagine affiancate) o Larghezza pagina.
È possibile inoltre impostare il margine di Rilegatura , cioè uno spazio aggiuntivo, sul lato interno (nella casella Posizione rilegatura scegliere la voce Sinistro ) o superiore (nella casella Posizione rilegatura scegliere la voce Superiore ) del foglio, per la rilegatura dei fogli stampati. La rilegatura viene segnalata con un "bordo quadrettato" nell'anteprima. Nella sezione Orientamento sono presenti due pulsanti per stabilire l'orientamento del foglio. Attraverso i pulsanti di selezione è possibile stabilire se esso dovrà essere posizionato in senso Verticale o Orizzontale. L’orientamento lo puoi impostare anche con il pulsante Orientamento. Nel caso di più pagine, con il menu Più pagine puoi specificare le seguenti opzioni: Normale : è l’opzione tipica nel caso di stampa dei fogli non in fonte-retro, cioè con la parte dietro del foglio vuota. Margini simmetrici : con questa opzione si possono stampare il documento in modalità fronte-retro. I margini delle pagine di sinistra saranno simmetrici rispetto ai margini delle pagine di destra. 2 pagine per foglio : questa opzione permette di far stare due pagine sullo stesso foglio: si utilizza, ad esempio, per creare dei depliant che devono essere piegati in due dopo essere stati stampati. Formato libro : con questa opzione il documento viene impaginato come un libro: verranno stampate due pagine su un unico lato del foglio. L’orientamento diventa orizzontale e la larghezza del testo si riduce a circa 10 cm. Come nel caso delle pagine affiancate il margine sinistro e destro diventano margine interno ed esterno e la stampa avviene fronte-retro.
Appare la casella Fogli per opuscolo per selezionare il numero di pagine da inserire in un singolo opuscolo. Se il numero delle pagine nel documento supera il numero delle pagine selezionate per un opuscolo, il documento verrà stampato in forma di più opuscoli. Nella sezione Anteprima con il menu a discesa Applica a si può scegliere se applicare le scelte di impaginazione all' Intero documento o soltanto dal punto in cui ci si trova in poi. Se in precedenza è stata selezionata una parte di testo compare anche l'opzione Testo selezionato. L’immagine con dei fogli bianchi mostra il risultato dei comandi utilizzati nel resto della finestra. Ogni volta che si utilizza un comando si controlla sull'anteprima per vedere il risultato. Il pulsante Predefinito cambia i valori di partenza sostituendoli con i nuovi valori inseriti per il documento corrente e per ogni nuovo documento. In pratica significa che aprendo un nuovo file, invece di trovare il foglio con le dimensioni e i margini normali, si trova il foglio con le impostazioni scelte dall'utente e con i margini modificati. Di norma è meglio non utilizzarlo.
Capitolo 2
Scrivere con word Vediamo ora gli elementi fondamentali per scrivere un testo con Word. Nella finestra di Word appare una parte bianca, che vuole rappresentare un foglio di carta. Una barra lampeggiante (|) indica il punto dove scrivere il testo. Nella visualizzazione Bozza appare nella pagina la linea di base, che indica la riga dove si è arrivati a scrivere. Questa linea non appare con la visualizzazione Layout di stampa. Infatti, con questa visualizzazione è possibile iniziare a scrivere dove si vuole: basta fare doppio clic nella zona del foglio che si preferisce. In quel punto apparirà la barra lampeggiante.
I caratteri di word Con Word è possibile scrivere tutti i caratteri delle normali macchine da scrivere, assieme a molti altri che si possono ottenere utilizzando particolari combinazioni di tasti. Infatti, una tastiera per personal computer presenta, oltre ai tasti associati alle lettere ed ai numeri, altri tasti particolari. Vediamo ora le funzionalità dei vari tasti. Tasti di digitazione (alfanumerici). Questi tasti comprendono gli stessi tasti per lettere, numeri, punteggiatura e simboli presenti su una macchina da scrivere tradizionale. Tasti funzione. I tasti funzione vengono utilizzati per eseguire operazioni specifiche. Corrispondono ai tasti F1, F2, F3 e così via fino a F12. La funzionalità di questi tasti varia da un programma all'altro. Ad esempio, F1 richiama la Guida di Word. Tasti di spostamento. Questi tasti vengono utilizzati per spostarsi all'interno di documenti o pagine Web e per modificare il testo. Comprendono i tasti di direzione (le freccette), HOME, FINE (END), PGSU (Page Up), PGGIÙ (Page Down), CANC (Delete), Backspace e INS. In particolare il tasto INS attiva la modalità di sovrascrittura: quando si digita, un testo all’interno di una frase, le parole successive vengono man mano sostituite da quella di nuova immissione, senza che il testo slitti verso destra facendo spazio alla nuova parola. Shift e Shift lock : chiamati anche tasto maiuscole e maiuscole fisse. Il tasto shift, se tenuto premuto, permette di scrivere i caratteri in maiuscolo e di scrivere il secondo carattere dei tasti “doppi” e “tripli”: ad esempio il carattere % (sopra il 5), il carattere | (sopra la barra ), il carattere * (sopra il +). Il tasto shift lock, se attivato, permette di scrivere i caratteri in maiuscolo, ma non il secondo carattere.
Ctrl : il tasto ctrl (control) si utilizza in combinazione con altri tasti. Ad esempio ctrl+c corrisponde al comando Copia, ctrl+v corrisponde al comando Incolla, ctrl+x corrisponde al comando Taglia... In Word è possibile scrivere i caratteri non presenti sulla tastiera, senza utilizzare i tasti alt, alt gr, ctrl utilizzando il comando Simbolo nel gruppo Simboli della scheda Inserisci. Nel menu sono proposti i simboli più comuni. Se il simbolo che vuoi inserire non è visualizzato nell'elenco, fai clic su Altri simboli. In questa finestra ci sono tutti i simboli utilizzabili con Word. Per inserire un simbolo basta fare un clic su esso e premere il pulsante Inserisci. Si può cambiare il gruppo di simboli cambiando il font nella casella Tipo di carattere. Nella figura precedente appaiono i simboli relativi al testo normale.
In particolare alcuni simboli sono automaticamente riprodotti da Word con particolari sequenze di caratteri. Ad esempio, il simbolo del Copyright. Se scrivi la sequenza (r) appare sul foglio ®. (3.2.2.8) Se vuoi rivedere la sequenza (r) premi subito Annulla nella barra di accesso rapido. Lo stesso discorso vale per la sequenza (c): appare ©. Sono le Opzioni di correzione automatica di Word. Per visualizzarle dal pulsante Office scegli Opzioni di Word , Strumenti di correzione , Opzioni correzione automatica. Scrivere del testo Quando si apre Word appare un foglio bianco, che vuole rappresentare un foglio di carta, e il programma si presenta in modalità di inserimento, con il cursore a sinistra della prima riga di testo. Per inserire del nuovo testo basta scriverlo usando i tasti alfanumerici. Word riporta quello che viene digitato e va a capo in modo automatico quando si arriva al margine destro del testo.
In questo caso puoi usare il pulsante Annulla , illustrato in una figura precedente. Questo comando permette di annullare operazioni andando a ritroso: con un clic sulla freccetta a fianco del pulsante si apre un menu a discesa per annullare le diverse azioni precedenti. Il pulsante Ripristina permette invece di recuperare le azioni annullate. Quando il testo che hai scritto supera la lunghezza della pagina, quindi per un foglio A4 circa 25 centimetri, Word aggiunge automaticamente un altro foglio di seguito al primo. Nella barra di stato appare l’indicazione che ti trovi nel secondo foglio. Se vuoi cambiare pagina prima che il foglio termini, ad esempio perché hai concluso un argomento, basta che, nella scheda Inserisci , fai clic sul pulsante Interruzione di pagina. In questo modo inizia una pagina successiva. Nella visualizzazione Layout di stampa è visibile un “salto” tra le due pagine. Questo spazio può essere ridotto a una riga spessa con due clic sul confine tra le due pagine.
In visualizzazione Bozza l’interruzione di pagina appare come una riga tratteggiata. In ogni caso si può togliere cancellandola con il tasto CANC o BACKSPACE. Nota. Quando si preme il tasto INVIO inizia un nuovo paragrafo. Sul testo non viene visualizzato alcun carattere particolare, nonostante si sia premuto un tasto. C’è semplicemente un salto di riga. In realtà Word “scrive” qualcosa, in particolare il simbolo di fine paragrafo. Come abbiamo già detto, per visualizzare questo simbolo basta fare un clic sul pulsante Mostra tutto (¶) della scheda Home. In questo modo sono visibili i segni di paragrafo e gli altri simboli di formattazione nascosti come lo spazio (visualizzato con un puntino), la tabulazione (visualizzata con una freccia).
