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RISPOSTE APERTE PROGRAMMAZIONE E CONTROLLO
Tipologia: Prove d'esame
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Lez 1
-la modalità di gestione del controllo. “Ruolo intimamente assegnato” significa “il ruolo reale”, che potrebbe risultare anche diverso da quello dichiarato nei documenti formali. Infatti spesso il ricorso agli strumenti di controllo viene enunciato per questioni di legittimazione da parte dei portatori di interesse oppure per rispondere ad obblighi di legge. Il controllo è quindi un mezzo con cui le aziende si adeguano al quadro istituzionale esistente, al fine di poter legittimamente farne parte. Questa teoria prende il nome di isomorfismo. (quindi questa teoria dell’isomorfismo esprime 2 concetti: alcuni aspetti del controllo sono formalizzati in un certo modo perché quello è il modo che consente all’azienda l’accettazione da parte degli operatori che interagiscono con essa, quindi per poter legittimamente far parte di quel quadro istituzionale nel quale l’azienda è collocata. Ma potrebbe essere solo un aspetto di facciata, che le consente di omologarsi alle altre aziende per essere da loro accettata, legittimata. Cosi il top management assegna un ruolo reale che può essere da questo differente. Per quanto riguarda la modalità di gestione del controllo, s’intende appunto come viene gestito il controllo e quindi una serie di cose come: -il grado di autonomia assegnato al singolo manager -l’ammontare delle risorse umane e finanziarie impiegate e la qualità -l’organizzazione delle funzioni di controllo -gestione del dissenso -ecc Per quanto riguarda la relazione tra le dimensioni materiale e immateriale:
controllo avente quale principale oggetto di osservazione le azioni; al contrario, qualora le azioni siano difficilmente osservabili si propenderà per un sistema di controllo fortemente basato sull’osservazione e sulla misurazione dei risultati.
2. comprensione delle cause e degli effetti; concettualmente equivale al «grado di conoscenza del processo di trasformazione degli input in output». In effetti, anche quando fosse possibile monitorare i processi, un manager potrebbe non avere un’adeguata conoscenza delle azioni che conducono ai risultati desiderati. Potrebbe, cioè, non essere sufficientemente chiaro il rapporto causa-effetto tra azioni e risultati desiderati. Pertanto raccogliere informazioni per tentare di monitorare un processo risulta uno sforzo inutile se non è chiaro il nesso causale tra input e output del processo stesso. In questo caso, dunque, non è auspicabile la definizione di un sistema di controllo principalmente basato sul controllo delle azioni. 3. costi del controllo; tale criterio diviene fondamentale quando non ci sono particolari limitazioni all’utilizzo dell’una o dell’altra tipologia di controllo, ovvero quando sia l’osservazione diretta dei processi che la misurazione dei risultati sono tecnicamente possibili (primo criterio) e, inoltre, sussiste una chiara conoscenza dei nessi di causalità tra le azioni poste in essere e i risultati derivanti dalle stesse (secondo criterio). In questo caso, dunque il controllo dei risultati e il controllo delle azioni sono egualmente applicabili ed efficaci. I manager effettueranno una scelta in base al costo di produzione ed elaborazione delle informazioni nelle diverse tipologie di controllo. 4. livello desiderato di innovazione; considerare tale livello significa considerare che i processi di controllo possono incentivare o inibire la creatività degli individui e quindi l’innovazione. Nel caso del controllo delle azioni, affinché le azioni vengano osservate, monitorate e valutate, è necessario che ex-ante, siano precisamente definite e comunicate ai dipendenti le azioni da intraprendere per lo svolgimento di un determinato compito, attraverso codici di condotta, mansionari, manuali operativi, ecc. Tutto ciò ovviamente influisce negativamente sulla capacità creativa dei dipendenti, inibendo qualsiasi forma di innovazione. Per determinate operazioni tutto ciò non è negativo, ma anzi auspicabile, in quanto risponde ad esigenze di standardizzazione, di rispetto di determinati parametri di qualità, di sicurezza, di efficienza. Pertanto, quando i manager desiderano limitare l’innovazione, sceglieranno di controllare attentamente i processi, standardizzando le procedure di lavoro.
Come si evince dall’analisi dei quadranti: in presenza di un elevato grado di conoscenza del processo di trasformazione e di un elevato grado di misurabilità dei risultati, si può implementare in modo efficace sia il controllo delle azioni che dei risultati (primo quadrante); in presenza di un ridotto grado di conoscenza del processo di trasformazione e di un elevato grado di misurabilità dei risultati, si può implementare in modo efficace solo un controllo sui risultati (secondo quadrante); in presenza di un ridotto grado di conoscenza del processo di trasformazione e di un ridotto grado di misurabilità dei risultati, si può implementare in modo efficace il controllo del personale e della cultura interna (terzo quadrante); in presenza di un elevato grado di conoscenza del processo di trasformazione e di un ridotto grado di misurabilità dei risultati, si può implementare in modo efficace solo un controllo sulle azioni (quarto quadrante, speculare al secondo) LEZ 7
-Distorsioni comportamentali; riguardano innanzitutto l’atteggiamento passivo, abitudinario, poco flessibile e resistente ai cambiamenti che viene spesso indotto nei dipendenti. Altre distorsioni comportamentali possono essere causate dall’assegnazione di responsabilità per le azioni svolte. I dipendenti infatti potrebbero pericolosamente orientare il proprio comportamento esclusivamente sul rispetto delle azioni indicate come desiderabili, perdendo di vista il fine ultimo per cui gli stessi controlli sono implementati, ovvero il raggiungimento degli obiettivi aziendali -Trucchetti manageriali; iniziative poste in essere dai dipendenti e volte a falsare i risultati raggiunti. Sebbene tale costo indiretto sia tipico del controllo dei risultati, esso può generarsi anche quando vengono utilizzate forme di controllo basate sull’assegnazione di responsabilità per le azioni svolte. Tanto più la rilevazione delle azioni sarà precisa, tempestiva e completa, tanto più difficile sarà per i dipendenti utilizzare «trucchetti» di questa sorta -Ritardi operativi; sono tipicamente connessi ai controlli delle azioni, in particolare alle verifiche preventive, ad alcune forme di restrizione comportamentali e alla ridondanza nell’assegnazione dei compiti. E’ inevitabile che tali misure incidano negativamente sulla tempestività dei processi decisionali e operativi. In alcuni casi garantire la sicurezza di un determinato processo è più importante della tempestività con cui il processo viene portato a termine. In questo casi, i ritardi operativi connessi ai controlli delle azioni sono dei costi accettabili. Al contrario, quando il tempo è una variabile critica di un’operazione, i ritardi operativi rappresentano un costo troppo gravoso che non può essere sostenuto -Atteggiamenti negativi; i controlli delle azioni possono portare ad atteggiamenti negativi come scarsa collaborazione, tensione, frustrazione e resistenze. Tali atteggiamenti vanno considerati con la dovuta attenzione in quanto spesso costituiscono il campanello di allarme del verificarsi di ulteriori situazioni e eventi che potrebbero causare danni assai rilevanti per l’azienda. Gli atteggiamenti negativi possono essere evitati o ridimensionati attraverso un’attenta e accurata politica di informazione svolta nei loro confronti. Se la leadership aziendale si impegna a comunicare ai dipendenti l’effettiva utilità dei meccanismi di controllo attivati, i dipendenti risulteranno più motivati e disponibili ad accettare i controlli stessi.
Il controllo dei risultati, si fonda nella costante attuazione di un continuo processo che impiega un «circuito di feed-back», ovvero nella incessante opera di raffronto fra risultati conseguiti e obiettivi programmati. Da questo raffronto, ovvero dall’analisi degli scostamenti fra i due valori, è possibile ricavare preziose informazioni di ritorno (feedback) sulla cui base poter pianificare eventuali provvedimenti correttivi.
- Comunicazione; il controllo dei risultati è prezioso da un pdv comunicazionale perché rendendo note quali sono le aree di risultato veramente importanti, indica ai dipendenti cosa ci si aspetta da loro. E quindi nell’attribuire gli obiettivi, e nell’individuare per ciascuno la sottoarea di competenza , gli si sta comunicando anche che quell’area è importante non solo per il risultato del manager ma per l’azienda in generale. - Motivazione; quando si definiscono gli obiettivi a ciascuno dei manager, dei responsabili, dei team di lavoro, si sta anche incentivando a definire le linee di azione per perseguire i risultati. Così ciascuno potrà avvalersi delle risorse, della propria intelligenza e capacità, per trovare la soluzione migliore per perseguire i risultati che l’azienda ha deciso di premiare (natura preventiva del controllo dei risultati). - Influenza sui comportamenti; il controllo dei risultati influenza i comportamenti soprattutto se vi sono sistemi di premi/incentivazioni. Anche senza supervisione quindi, i comportamenti possono essere influenzati e i dipendenti indotti a massimizzare i risultati desiderati dall’azienda. - Innovazione; il controllo dei risultati fissa il punto d’arrivo, ma la strada da seguire per arrivare al valore target, all’obiettivo, sta alla capacità del manager e alla creatività per individuare soluzioni idonee al raggiungimento degli obiettivi. Incoraggia così i vari responsabili ad affrontare le loro limitazioni per ottenere premi basati sul rendimento. L’innovazione sappiamo che è collegata alla motivazione e all’influenza sui comportamenti che attengono in particolare alla sfera emozionale.
Nell’analisi costi/benefici dell’implementazione di un sistema di controllo, dunque, essi devono poter essere sommati ai costi diretti (costi connessi ai premi in denaro, alle iniziative volte a rendere esplicito il merito dei dipendenti ritenuti migliori, allo staff di revisori interni, al tempo dedicato alle attività di pianificazione e controllo, eccetera). Lez 13
Sono forme di incentivi materiali non monetari. Sono infatti costituiti da beni o servizi, erogati a particolari categorie di dipendenti, in aggiunta alla retribuzione principale (auto aziendale, cellulare aziendale, viaggi premio, borse di studio ecc.)
Riferimento all’esercizio annuale futuro, il riferimento del budget è l’anno futuro, dato che è di questo che il budget fornisce i dati preventivi; Articolazione per intervalli di tempo infrannuali, consiste nella scomposizione degli obiettivi annuali in obiettivi a più breve termine, sia per una questione di monitoraggio, sia per intervenire tempestivamente con azioni correttive Traduzione degli obiettivi, laddove possibile, in termini economico-finanziari, cioè monetizzare gli obiettivi espressi
L’accettabilità indica che l’utente capisca l’utilità del sistema informativo e delle nuove modalità di lavoro. In questo senso la leadership deve intervenire per evitare problemi di ostruzionismo resistenze.
In tutte le fasi del processo di controllo si impiegano dati quantitativi e monetari per la produzione di diversi report gestionali (tra cui il budget). Pertanto, il reporting deve essere articolato in maniera tale da poter «accompagnare» il processo di controllo lungo ogni sua fase. Inoltre, se l’azienda utilizza meccanismi di controllo di tipo feed-back, allora dovrà essere dotata di un buon sistema di budget e di adeguati strumenti di rilevazione degli scostamenti. Se invece l’azienda utilizza meccanismi di controllo di tipo feed-forward, allora dovrà essere dotata di strumenti di contabilità gestionale in grado di elaborare statistiche e previsioni e di un sistema di reporting impostato su cadenze infrannuali. Lez 23
I centri di costo e di spesa sono centri di responsabilità in cui i manager vengono ritenuti responsabili di alcuni elementi di costo. I costi sono misure del valore finanziario dei fattori della produzione e delle risorse utilizzate dai centri di responsabilità. I centri di costo si distinguono in centri di costo standard e centri di costo discrezionali (o centri di spesa). Esempi: Produzione (centro di costo standard), Risorse Umane (centro di costo discrezionale), Ricerca e sviluppo (centro di costo discrezionale), Amministrazione e controllo (centro di costo discrezionale).