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Che cos’è Excel In questo volume vedremo come utilizzare uno tra i programmi più diffusi, assieme all’elaboratore di testi, in ambito di lavoro d’ufficio o personale: il foglio di calcolo o foglio elettronico (in inglese chiamato Spreadsheet ). Cos’è un foglio elettronico Cos'è un foglio di calcolo? In pratica è un foglio diviso in tante caselle, nelle quali mettere soprattutto numeri e formule ed effettuare calcoli automaticamente fra i numeri contenuti nelle caselle. Il primo foglio elettronico è nato nel 1979 e si chiamava VisiCalc. Successivamente, sulla base di VisiCalc nasceranno Supercalc, Lotus 1, Lotus 2, Lotus 3, Quattro (Basato sempre su Lotus), Multiplan e, appunto, Excel. Il motivo per cui Excel si è imposto è da ricercare nella sua potenza, ma anche nella sua perfetta integrazione con gli altri programmi Microsoft (Word, Power Point, Access) e con il mondo di Internet. Un foglio di calcolo permette di creare le tabelle in modo automatico e semplice: non si deve disegnare la tabella, ma è già pronta sullo schermo. La tabella è suddivisa in righe e colonne, l’incrocio tra una riga e una colonna forma una cella (una casella della tabella). Nelle celle si possono inserire varie informazioni: numeri, testo, date, percentuali, ecc. Un foglio di calcolo non si limita soltanto all’inserimento di dati in modo ordinato, altrimenti sarebbe sufficiente utilizzare un programma per la videoscrittura, ma riguarda soprattutto la possibilità di creare tabelle dinamiche, in cui compiere operazioni e istituire relazioni tra i dati.
I dati numerici possono essere elaborati utilizzando diverse operazioni (somma, differenza, ecc.) e funzioni (media, massimo, ecc.) al fine di ottenere dei risultati, trasformarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per formulare ipotesi di sviluppo e costruire modelli previsionali. Questa è la caratteristica per cui si utilizza un foglio di calcolo anziché un programma per videoscrittura, cioè fare operazioni e ottenere dei risultati. Per esempio, un foglio di calcolo può essere utilizzato per gestire le spese mensili. Le celle della tabella non servono solo a presentare i dati ma a contenere formule che li mettono in relazione. È possibile creare una cella dove si sommano tutti i valori di spesa e ottenere il budget complessivo, un'altra cella invece può servire a mettere in relazione tutte le spese per l'auto in modo da ricavare il valore della spesa media mensile destinata ai trasporti. Qualora si modifichi uno solo dei valori all'interno del foglio non è necessario effettuare di nuovo tutti i calcoli, perché il programma provvede automaticamente ad aggiornare tutti i valori in base alle formule impostate dall'utente.
Questa finestra ha degli elementi comuni a ogni programma Office e delle caratteristiche sue proprie. Gli elementi comuni sono: Barra del titolo : vedi ecdl-modulo3-word-processing Capitolo 1 Barra multifunzione : vedi ecdl-modulo3-word-processing Capitolo 1 Con due clic si nasconde e si scopre la barra multifunzione. Barre di scorrimento : vedi ecdl-modulo3-word-processing Capitolo 1 Barra di stato : la barra di stato fornisce informazioni sul documento attivo. Visualizza quindi alcune informazioni utili durante delle operazioni sulle celle, ad esempio mentre si trascina una cella. Barra della formula visualizza il contenuto della cella, che può essere un valore, un testo o appunto una formula. L’utilizzo di questa barra verrà esaminato in dettaglio nei prossimi capitoli. Vediamo ora gli elementi specifici di un foglio di lavoro di Excel, in particolare i significati di cella, colonna, riga, foglio e cartella. La cella è l’elemento base dal programma Excel. Come vedremo più in dettaglio, può contenere del testo, un numero, un oggetto multimediale o una formula. In un foglio Excel c’è sempre almeno una cella selezionata (si riconosce dall’aspetto “bordato”) che prende il nome di cella attiva. Le celle sono organizzate in una serie di colonne (sequenze verticale di celle) e di righe (sequenze orizzontali di celle). Un foglio di calcolo è la matrice formata da 16384 colonne e 1048576 righe. Le colonne vengono identificate con una o più lettere (A, B, C, …). Dopo la colonna Z le lettere diventano due (AA, AB, e poi AAA, ecc). L’ultima colonna ha come etichetta XFD. Le righe sono identificate da un numero.
Perché tante celle? Bisogna pensare allo scopo per cui è stato creato il programma Excel: in origine doveva (anche) servire per gestire il magazzino delle merci di una azienda. Quindi nella prima colonna si inseriva la singola merce (chiodo, cacciavite, pinza, ecc.) e nelle colonne successive le loro caratteristiche come in figura. Con un numero tale di righe e colonne (in realtà nelle versioni precedenti erano “solo” 256 colonne e 65536 righe) si poteva gestire il magazzino senza rischi di mancanza di celle. Per i comuni scopi, questa tabella può venir considerata infinita. Le celle, come in una battaglia navale, prendono il nome della colonna e della riga di appartenenza. All’apertura di un foglio Excel la cella selezionata è la cella A1 ed è la cella attiva. Le coordinate della cella attiva (o delle celle attive) appaiono nella Casella Nome della cella. Possiamo anche selezionare gruppi di celle. Ad esempio, con il cursore a forma di croce bianca, vai sulla cella A1, teniamo premuto il pulsante sinistro del mouse e fai alla cella C3. In questo modo hai selezionato 9 celle. Notiamo che, mentre si trascina il mouse, la casella Nome mostra quante righe e colonne stai evidenziando. Se hai evidenziato più celle, queste appaiono di colore azzurro chiaro a parte quella da dove sei partito che è bianca ma bordata. Le coordinate di questa cella appaiono nella casella Nome. Excel in questo modo vuole indicare qual è stata la prima cella evidenziata. Puoi evidenziare celle non contigue tenendo premuto il tasto CTRL.
Nella finestra delle Opzioni di Excel, scheda Impostazioni generali , nella sezione relativa alla creazione di nuove cartelle di lavoro puoi impostare il numero di fogli da includere. Nota. Nelle Impostazioni generali delle Opzioni di Excel puoi specificare il nome dell’utente. In Salvataggio le cartelle predefinite per aprire e salvare i file.
I fogli di lavoro possono avere una linguetta personalizzata, per chiarire il suo contenuto o per evidenziarlo rispetto alle altre. Per cambiare il nome ad una linguetta basta fare un clic con il tasto destro e scegliere la voce Rinomina. Il nome attuale appare selezionato e puoi digitare il nuovo nome. Ricorda che il numero massimo di caratteri che puoi utilizzare è 31. In alternativa, è possibile modificare il nome di un foglio in questo modo:
- Fai due clic sull’etichetta del foglio di lavoro.
- Il nome appare selezionato. Scrivi il nome desiderato.
- Fai un clic su una qualsiasi cella del foglio per confermare il nome. Per eliminare un foglio di lavoro fai clic con tasto destro del mouse e seleziona la voce Elimina dal menu a tendina che compare. Il comando di eliminazione di un foglio non può essere annullato. Si può modificare l’ordine dei fogli di lavoro trascinando la rispettiva linguetta (appare il simbolo del foglio ) all’interno della barra dei fogli. Se si trascina premendo il tasto CTRL il foglio di lavoro, e si rilascia prima il tasto sinistro del mouse e poi il tasto CTRL, il foglio viene duplicato. Il nome del nuovo foglio diventa quello del foglio copiato con il numero progressivo tra parentesi: ad esempio foglio1 (2). In alternativa puoi usare il comando Sposta o copia nel menu contestuale che appare con un clic del tasto destro del mouse sulla linguetta.
I comandi descritti sono anche presenti nel gruppo Celle della scheda Home. In particolare:
- Puoi inserire un nuovo foglio con il comando Inserisci foglio presente nel menu del pulsante Inserisci : in questo menu ci sono anche i comandi per inserire righe e colonne prima di quella selezionata ( Inserisci righe foglio , Inserisci colonne foglio ).
- Puoi eliminare il foglio di lavoro corrente con il comando Elimina foglio presente nel menu del pulsante Elimina : in questo menu ci sono anche i comandi per eliminare le righe e le colonne selezionate ( Elimina righe foglio , Elimina colonne foglio ), come vedremo nel prossimo capitolo.
- Puoi rinominare un foglio, spostarlo o copiarlo, cambiare il colore della linguetta con i rispettivi comandi presenti nel menu del pulsante Formato ( Rinomina foglio , Sposta o copia foglio , Colore linguetta scheda ). il procedimento è identico a quello descritto in precedenza. Note Copiare un foglio di lavoro permette di ottenere una duplicazione del foglio di lavoro con tutto il suo contenuto, comprese le formule: è molto utile, ad esempio se si ha bisogno di utilizzare le stesse formule su dati diversi. Se hai dei dubbi su qualche funzionalità, Excel, come tutti i programmi del pacchetto Office, ha una Guida in linea, un documento ipertestuale che contiene informazioni relative a ogni elemento del programma. Per visualizzare a guida in linea fai clic sul pulsante “?” nella barra multifunzione.
Capitolo 2
Inserire e stampare dati Inserire i dati in una cella Come si è visto nel capitolo precedente, l'elemento base di Excel è la cella: nelle celle si scrivono i dati, le formule... Scrivere in Excel ha delle modalità diverse rispetto a un programma come Word, perché le finalità di un foglio elettronico sono diverse dalla videoscrittura. Per scrivere in una cella si deve selezionarla: basta fare un clic su essa con il cursore del mouse (che ha l'aspetto di una croce bianca). La cella selezionata appare contornata da un bordo e diventa attiva. Come si è detto nel capitolo precedente, in ogni foglio Excel c'è sempre almeno una cella attiva: inizialmente è la cella A1. Mentre scrivi il testo appare sia nella cella che nella barra della formula. Durante la scrittura molti pulsanti di formattazione sono disattivati (allineamento, formato numeri...): infatti il testo deve essere "confermato" prima di poter cambiare l'aspetto.
Come appare il testo nelle celle con dimensione inferiore alla lunghezza del testo Consideriamo il testo “testo sopra la cella” scritto nella cella A1. Il testo digitato sembra scritto su due celle, A1 e B1, ma è solo la cella A1 che contiene il testo. Infatti se fai clic sulla cella A1, la frase si legge sia all'interno della cella, sia nella barra della formula. Se si rende attiva la cella B1 la barra della formula è vuota, quindi la cella è vuota. La cella che contiene la frase è la cella A1, anche se il testo è visualizzato sopra più celle. Se invece inserisci un testo più lungo della larghezza della cella, e la cella successiva contiene del testo, la frase apparirà "troncata". Riassumendo quando si scrive un testo che supera la dimensione della cella accade che:
- se le celle seguenti sono vuote, il testo appare anche sulle celle seguenti;
- se le celle seguenti non sono vuote, il testo è “troncato”. Se la cella risulta troppo stretta rispetto al suo contenuto, per vedere l'intero contenuto della cella anche nel foglio di lavoro si deve modificare la dimensione delle celle, in particolare allargare la sua rispettiva colonna. Per modificare la dimensione delle celle puoi utilizzare il puntatore del mouse. Per allargare una colonna posiziona il cursore del mouse sul bordo destro dell'etichetta della colonna relativa alla cella da allargare (o da stringere). Quando il puntatore del mouse si trova in mezzo a due etichette di colonna assume l'aspetto di una doppia freccia, come in figura.
A questo punto tieni premuto il tasto sinistro del mouse e trascina orizzontalmente il cursore fino alla larghezza desiderata. In particolare non si ingrandisce solo la cella, ma l'intera colonna. Infatti non è possibile allargare o stringere una singola cella ma solo intere colonne o intere righe. Quanto detto per le colonne vale anche per le righe. Per modificare la dimensione di una riga si deve portare il puntatore del mouse tra le etichette di riga, fino a quando assume la forma di una doppia freccia. Poi basta tenere premuto il tasto sinistro del mouse e muovere verso l'alto o verso il basso. In realtà una riga si allarga automaticamente quando si aumenta la dimensione del carattere. Quando il cursore del mouse si trova tra due etichette di colonna (o di riga) è possibile adattare la dimensione della cella al suo contenuto con un doppio clic. La colonna (o la riga) si allarga (o si stringe) adattandosi al testo più lungo (più grande) di tutte le celle della colonna (della riga). Nota. Se selezioni più colonne (adiacenti o meno), con dei clic sulla loro etichetta, stringendo una colonna, tutte quelle selezionate assumono la stessa dimensione. Nota. Può accadere che stringendo troppo una colonna le etichette si sovrappongano: in questo modo le etichette sovrapposte scompaiono e le colonne risultano “nascoste”. Quando le colonne sono nascoste il divisore appare più spesso. Per visualizzare le colonne nascoste, posiziona il mouse vicino al divisore in modo che assuma l’aspetto in figura (si deve muovere la freccia con accuratezza). A questo punto tieni premuto il tasto sinistro del mouse e trascina orizzontalmente il cursore fino a quando non appare la prima cella nascosta. Ripeti il procedimento per le altre celle. In alternativa puoi visualizzare le colonne nascoste, selezionando la colonna precedente e successiva alle colonne da visualizzare. Nel gruppo Celle della scheda Home fai clic su Formato. Seleziona Nascondi e scopri e quindi scegli Scopri colonne
Nel menu sono presenti le voci Adatta larghezza colonne e Adatta altezza righe che corrispondono al doppio clic quando il cursore si trova tra due etichette di colonna o di riga: la colonna (o la riga) si adatta al testo più lungo (o più grande) della colonna (riga). Il comando Larghezza predefinita permette di impostare la larghezza standard delle colonne. Selezionare e cancellare Il contenuto della cella attiva può essere cancellato con il tasto CANC della tastiera. In particolare con il tasto CANC non si elimina il testo della cella lettera per lettera ma tutto il contenuto della cella. Se vuoi eliminare una parte del testo (ad esempio per correggere delle lettere sbagliate), fai doppio clic con il mouse sopra la cella. Il cursore diventa una barra lampeggiante di inserimento testo (come in Word). Si può spostare la barra lungo il testo utilizzando le frecce direzionali sulla tastiera fino ai caratteri desiderati. Il testo può essere cancellato con due tasti:
- il tasto CANC che cancella un carattere alla volta a destra del cursore;
- il tasto BACK SPACE , cioè il tasto posto sopra del tasto Invio con il simbolo di una freccia verso sinistra, che cancella un carattere alla volta a sinistra del cursore. Alla fine si deve confermare l'operazione premendo INVIO. Il tasto CANC (come il tasto BACK SPACE) cancella solo il testo contenuto nella cella, non la sua formattazione. Per chiarire questo concetto scriviamo in una cella la parola Excel. Confermiamo il testo scritto con INVIO e formattiamo la cella in grassetto (pulsante G nella scheda Home della Barra multifunzione), corsivo (pulsante C ) e sottolineato (pulsante S). Il testo assume questo aspetto: Excel.
Cancella il contenuto della cella con il tasto CANC. Il testo scompare e la cella appare vuota. Ma se adesso scrivi un qualunque testo in questa cella appare in grassetto, corsivo e sottolineato. Quindi il tasto CANC (o BACK SPACE) non cancella la formattazione delle celle. Questo concetto è importante perché, come vedremo nei capitoli successivi, Excel possiede dei particolari formati per i numeri, le date, gli orari, ecc. Se cancello, con il tasto CANC, una cella che contiene una data e poi in questa cella scrivo un numero, questo diventa una data. Per cancellare completamente il contenuto di una cella (testo e formato), si deve renderla attiva e dal menu del pulsante Cancella nella scheda Home scegliere la voce Cancella tutto. Il menu possiede quattro possibili opzioni:
- Cancella tutto : rimuove sia il testo che il formato delle celle selezionate.
- Cancella formati : rimuove solo il formato delle celle selezionate.
- Cancella contenuto : rimuove solo il testo contenuto nelle celle selezionate (corrisponde al tasto CANC)
- Cancella commenti : rimuove solo commenti alle celle (i commenti sono delle note che si possono associare alle celle con il comando Nuovo commento nella scheda Revisione ) Con le stesse modalità si può cancellare il contenuto di più celle, di una intera colonna (o riga), di un intero foglio di lavoro. La cosa fondamentale è effettuare la selezione dell’area su cui operare. Ad esempio, se vuoi “ripulire” completamente del testo e dei formati un foglio di lavoro, basta fare un clic sul pulsante sopra l’etichetta 1 e a sinistra dell’etichetta A, per selezionare l’intero foglio di lavoro, e scegliere la voce Cancella tutto dal menu del pulsante Cancella.
Una prima tabella Proviamo a scrivere una tabella di esempio, che descrive la misura in metri quadri di alcune stanze: non preoccuparti della grandezza o del tipo di carattere. Apri una nuova cartella di Excel. La cella A1 dovrebbe essere già selezionata: se così non fosse porta il cursore del mouse sopra questa cella. Se il cursore ha l’aspetto di una croce bianca fai un solo clic; la cella appare bordata e l’etichetta della colonna A e della riga 1 sono di colore arancione. Scrivi nella cella la parola Stanze e premi il tasto INVIO per confermare ed evidenziare la cella sottostante. Adesso è evidenziata la cella A2: scrivi la parola Soggiorno e premete il tasto INVIO per confermare ed evidenziare la cella sottostante (nota che, appena premi la S, Excel suggerisce la parola Stanze. Devi continuare a digitare). Adesso è evidenziata la cella A3: scrivi la parola Cucina e premi il tasto INVIO per confermare ed evidenziare la cella sottostante. Adesso è evidenziata la cella A4: scrivi la parola Camera ma stavolta porta il cursore del mouse sulla cella B1 e fai un clic. Il testo Camera è stato confermato e la cella B è evidenziata. Scrivi nella cella B1 la parola Misura e premi il tasto INVIO per confermare ed evidenziare la cella sottostante. Adesso è evidenziata la cella B2: scrivi nella cella il numero 22 e premete il tasto INVIO per confermare (nota che il numero si sposta automaticamente a destra) ed evidenziare la cella sottostante. Adesso è evidenziata la cella B3: scrivi nella cella il numero 16 e premi il tasto INVIO per confermare ed evidenziare la cella sottostante. Adesso è evidenziata la cella B4: scrivi nella cella il numero 20 e premi il tasto INVIO per confermare ed evidenziare la cella sottostante. L’inserimento dei dati nella tabella è così terminato. È buona norma evitare righe e colonne vuote in un elenco, per facilitare la selezione delle celle con i dati. Inoltre un elenco, sempre per agevolare la selezione, dovrebbe essere circondato da celle vuote. Terminata la scrittura dei dati, decidiamo di terminare il nostro lavoro e di chiudere il programma Excel. Vediamo come.
Chiudere Excel e salvare il documento Per chiudere Excel si deve premere il pulsante di chiusura ( X ) in alto a destra. Sono presenti due pulsanti di chiusura:
- il pulsante più in basso chiude il documento sul quale stiamo lavorando ma lascia aperto il programma Excel. Corrisponde alla voce Chiudi presente nel menu del pulsante Office.
- Il pulsante più in alto, chiude il programma Excel e quindi anche il documento corrente. Corrisponde alla voce Esci da Excel presente nel menu del pulsante Office. Prima di chiudere si deve salvare il testo presente nel documento , altrimenti viene irrimediabilmente “perso” come se non fosse mai stato scritto. Vedere il Capitolo 15 del Modulo 1 Salvare il file (Wordpad)
