Studirajte zahvaljujući brojnim resursima koji su dostupni na Docsity-u
Zaradite bodove pomažući drugim studentima ili ih kupite uz Premium plan
Pripremite ispite
Studirajte zahvaljujući brojnim resursima koji su dostupni na Docsity-u
Nabavite poene za preuzimanje
Zaradite bodove pomažući drugim studentima ili ih kupite uz Premium plan
prirucnik za event managenent
Tipologija: Rezime
1 / 137
Ova stranica nije vidljiva u pregledu
Ne propustite važne delove!
HRVATSKA GOSPODARSKA KOMORA
S e k t o r z a t u r i z a m 10002 Zagreb, Rooseveltov trg 2, p.p. 630,
Tel: 01/45 61 570, 01/45 61 660, Fax: 01/ 48 28 99 e-mail: [email protected], web site: www.hgk.hr
Dobrodošli na seminar o najboljim praksama pri organizaciji manifestacija. Svrha ovog seminara jest upoznati vas s konceptualnim okvirom organizacije manifestacija te vam prikazati neke primjere najboljih svjetskih praksi pri vođenju organizacija za upravljanje skupovima, stručnim sajmovima, kongresima, sajmovima, festivalima i manifestacijama.
Možda vam se čini da izraz „najbolje prakse” znači da postoji samo jedan pravilan način. Ali to nije istina. Složenost i raznolikost manifestacija, skupova, sajmova, javnih priredbi te kongresa zahtijevaju temeljne sposobnosti, ali dopuštaju razne načine i stilove provedbe.
Priručnik će vam pokušati dati osnovne smjernice za najbolje prakse koje se mogu iskoristiti pri organizaciji svake vrste manifestacija. Vijeće kongresne industrije (Convention Industry Council – CIC) skup definira kao „okupljanje određenog broja ljudi na jednom mjestu u svrhu raspravljanja o nekoj aktivnosti ili provedbe neke aktivnosti.” To je krovna definicija za različite definicije manifestacija, skupova i izložbi.
Stoga ćemo pojmove „manifestacija” i „skup” u ovom priručniku koristiti naizmjenično, a „najbolje prakse” primijenit ćemo na primjere iz svih područja koja se mogu svrstati pod te pojmove. Za načela najboljih praksi koristili smo sljedeće izvore:
Profesionalno organiziranje sastanaka (Professional Meeting Management), 4. izdanje
Priručnik Vijeća kongresne industrije (The Convention Industry Council Manual), 7. izdanje
Posebne prigode (Special Events), 3. izdanje
Svako od navedenih izdanja sadrži izvrsna načela za organiziranje manifestacija i skupova. Što je najvažnije, najbolje prakse, podrazumijevaju suradnju s kolegama. U ugostiteljstvu postoji cijeli niz osobnih izvora: stručnjaci za organizaciju manifestacija i skupova s opsežnim iskustvom koji će najčešće vrlo rado s vama podijeliti svoja saznanja, iskustva i mišljenja, ako ih zamolite. Ne oklijevajte.
upravljanje destinacijom) − Center for Exhibition Industry Research - CEIR (Centar za istraživanje industrije sajmova) − Council of Engineering and Scientific Society Executives - CESSE (Vijeće direktora tehničkih i znanstvenih društava) − Exhibit Designers and Producers Association - EDPA (Udruga dizajnera i proizvođača izložbenih prostora) − Exhibition Services & Contractors Association – ESCA (Udruga pružatelja usluga za sajmove) − Healthcare Convention and Exhibitors Association - HCEA (Udruga organizatora izložbi i kongresa u zdravstvu) − Hospitality Sales and Marketing Association International – HSMAI (Međunarodna udruga marketinga i prodaje u ugostiteljstvu) − Insurance Conference Planners Association – ICPA (Udruga planera konferencija osiguravajućih tvrtki) − International Association of Assembly Managers - IAAM (Međunarodna udruga organizatora skupština) − International Association of Association Management Companies - IAAMC (Međunarodna udruga tvrtki za upravljanje udrugama) − International Association of Conference Centers - IACC (Međunarodna udruga kongresnih centara) − International Association of Convention and Visitor Bureaus - IACVB (Međunarodna udruga kongresnih ureda) − International Association for Exhibition Management - IAEM (Međunarodna udruga za upravljanje sajmovima) − International Association of Speakers Bureaus - IASB (Međunarodna udruga ureda govornika) − International Congress and Convention Association - ICCA (Međunarodna udruga za kongrese) − International Special Events Society - ISES (Međunarodno društvo za posebne prigode) − Meeting Professionals International - MPI (Međunarodna udruga stručnjaka za organizaciju skupova) − National Association of Catering Executives - NACE (Nacionalna udruga direktora za catering) − National Coalition of Black Meeting Planners - NCBMP (Nacionalni savez crnaca planera skupova) − National Speakers Association - NSA (Nacionalna udruga govornika) − Professional Convention Management Association - PCMA (Udruga profesionalnih organizatora kongresa) − Religious Conference Management Association - RCMA (Udruga organizatora vjerskih konferencija) − Society of Corporate Meeting Professionals - SCMP (Društvo profesionalnih organizatora poslovnih skupova) − Society of Government Meeting Professionals - SGMP (Društvo profesionalnih organizatora skupova državne uprave) − Society of Incentive & Travel Executives - SITE (Društvo direktora za insentiv i putovanja) − Trade Show Exhibitors Association - TSEA (Udruga izlagača na stručnim sajmovima)
SEGMENTI INDUSTRIJE
Skupovi, izložbe, stručni sajmovi, konferencije, edukacije, svečanosti, večere i druge manifestacije pokreću svjetsko gospodarstvo:
Ujedinjeni narodi sastaju se za stolom uz opremu za simultani prijevod, osiguranje, nekoliko menija te bezgraničan broj protokola.
Oktoberfest u Münchenu prerastao je iz kraljevskoga vjenčanja 1810. (bavarski prijestolonasljednik, princ Ludwig, oženio se princezom Terezom iz Saschsen- Hildburghausena) do najvećeg javnog festivala na svijetu.
Industrija skupova i manifestacija uključuje golemu raznolikost vještina i usluga. Od planiranja do usluživanja i praćenja manifestacija, za sve postoji tijelo za certifikaciju i udruga koja prati, promiče i postavlja etičke smjernice za gotovo svaki zadatak u ovoj uzbudljivoj industriji.
Faza istraživanja može se usporediti s objavom za medije. Kad pišete objavu za medije znate odgovor na pet glavnih pitanja: tko, što, zašto, kad, gdje. Urednik ili novinar mora imati osnovne informacije prije nego što se odluči razgovarati o vašoj priči.
Slično tomu, prije nego što počnete planirati neku manifestaciju postavite si pet osnovnih pitanja koja će voditi svaki sljedeći korak u krugu modela organizacije manifestacija. Ovaj model može koristiti i organizator manifestacija koji vodi samostalan posao ili organizator manifestacija unutar neke tvrtke dok ispunjava zahtjev drugog odjela.
Zašto se održava manifestacija? Postoje li različiti načini za postizanje cilja i prenošenje potrebne informacije? Postoje li unutar organizacije ili u geografskom području (lokalni, županijski ili državni) politički čimbenici koje treba uzeti u obzir?
Tko su strane zainteresirane za ovu manifestaciju (vanjske i interne)? Tko će prisustvovati? Tko će biti podrška za manifestaciju? Koje su demografske i psihografske značajke vjerojatnih sudionika? Razmislite o angažiranju marketinške tvrtke kako biste osigurali da ste potpuno istražili tržište. Za podrobniji pregled sudionika i drugih zainteresiranih strana pogledajte poglavlje o sudionicima.
Kad se održava manifestacija? Vrijeme i datum često će određivati i lokaciju koja je dostupna ili najprikladnija za održavanje manifestacije. To uključuje i istraživanje manifestacija koje se možda odvijaju u isto vrijeme. A uzmite u obzir i Murphyjev zakon (sve što može poći po krivom, poći će po krivom). Treba li razmisliti o alternativnim mogućnostima?
Gdje se održava manifestacija? Kako će lokacija odrediti ishod manifestacije? Mjesto jako utječe na ishod manifestacije koju organizirate. O tome će više riječi biti kasnije.
Što organizirate? Što možete očekivati od manifestacije koju organizirate? Što trebate za organizaciju?
Klijent bi, uz vašu pomoć, trebao znati odgovore na ta pitanja.
KRAJNJI I KRATKOROČNI CILJEVI MANIFESTACIJE
Čim prikupite komentare i rezultate istraživanja iz Modela pet koraka organizacije manifestacija, prvi sljedeći korak bit će odrediti krajnje i kratkoročne ciljeve manifestacije. Ako ne znate razlog zašto okupljate ljude, ne znate ni kako mjeriti
uspješnost. Ako ne odredite lokaciju svojeg željenog cilja, ne možete odrediti put kojim treba poći.
Određivanje krajnjih i kratkoročnih ciljeva ključno je pri razvoju manifestacije. Kao i tijekom faze istraživanja/osmišljavanja u Modelu pet koraka, odredite kamo želite ići te prikupite mišljenja i komentare svih sudionika. Ako se sastanete s klijentom i zainteresiranim stranama, postignete konsenzus o tome što tko točno želi postići manifestacijom (krajnji cilj), kratkoročni ciljevi bit će jasniji.
Da biste razumjeli razliku između krajnjeg i kratkoročnog cilja, najbolje je koristiti primjere.
Krajnji cilj je rezultat, kraj utrke. Na primjer:
Krajnji ciljevi manifestacija mogu biti sljedeći:
To su krajnji ciljevi sponzorske organizacije ili klijenta, a odražavaju ono što treba postići te što će se, uz pomoć kratkoročnih ciljeva, ostvariti.
Na primjer: ako manifestaciju zamislite kao kartu Hrvatske, krajnji je cilj doći do Splita.
Kratkoročni cilj pomaže postizanje krajnjega cilja. Drugim riječima, krajnji je cilj meta koju gađamo, a kratkoročni je ono što realno omogućava postizanje krajnjeg cilja. Kratkoročni ciljevi nalaze se na putu ka krajnjem cilju i čine ga mogućim, realnim.
Ako se vratimo prijašnjoj metafori i zamislimo manifestaciju kao zemljovid, krajnji je cilj onaj grad u koji putujete (Split), a kratkoročne ciljeve predstavlja put kojim se krećete da biste stigli u Split. Možete voziti autocestom, ili ići sporednim cestama. I jedni i drugi kratkoročni ciljevi ili putovi vode u Split (isti krajnji cilj), ali kratkoročni ciljevi koji vas do njega vode bitno se razlikuju.
Krajnji ciljevi jednaki su konačnome rezultatu, mjestu gdje želite završiti. A kako bi krajnji cilj bio realan, tu su kratkoročni ciljevi koji predstavljaju korake koje poduzimate kako biste stigli do svoga krajnjeg cilja.
Ti kratkoročni ciljevi moraju imati okvir za razvoj. Kroz oblikovanje SMART ciljeva, znat ćete ima li manifestacija koju organizirate realne krajnje ciljeve ili vam je suđen neuspjeh.
Prinos od ulaganja (ROI)
ROI (prinos od ulaganja) kratica je koja se u poslovnome svijetu najčešće koristi u značenju financijskog prinosa. U tom smislu, uključuje određene primitke koji se vraćaju organizaciji domaćinu, sudioniku ili sponzoru, u zamjenu za sudjelovanje.
ROI se posljednjih godina koristi i za poticajne programe. Na primjer, trošak poticajne prodaje odbio se od dobiti ostvarene od poticajnog programa.
Ali ROI se i dalje razvija, a ljudi iz naše djelatnosti shvaćaju ga kao nešto više od mjernog instrumenta temeljenog na prihodima. ROI određuje strateški učinak koji će manifestacija imati na ukupnu misiju organizacijskoga sponzora.^4 ROI postavlja sljedeća pitanja:
ROI može mjeriti krajnji i kratkoročne ciljeve koji se ne odnose isključivo na prihode.
Obrazovni ciljevi
ROI može mjeriti i krajnji cilj proširenja znanja. Obrazovni ciljevi moraju biti i SMART ciljevi; moraju mjeriti rezultate učenja kako bi pokazali izvrsnost pri razvoju sadržaja, kao i logističko programiranje kako bi se približilo krajnjem cilju organizacije.
Drugim riječima, ako je krajnji cilj udruge povećati broj članova, obrazovni ciljevi u sljedećoj rečenici, koji pomažu ostvarenje tog krajnjeg cilja, mogu uključivati:
"Tijekom proljetnoga kongresa omogućit ćemo novi edukacijski program po nižoj cijeni, namijenjen potencijalnim članovima, a vodit će ga sadašnji članovi odbora i bit će interaktivan. Rezultati učenja (ili obrazovni ciljevi):
Možete li uz ove obrazovne ciljeve i rezultate učenja statistički pokazati jesu li kratkoročni ciljevi ispunjeni? Pa možete, možete sudionike nakon skupa ispitati jesu li se uistinu upoznali s dva člana odbora, možete ih pitati imaju li primjerak najboljih praksa za tu djelatnost i jesu li sudjelovali u raspravi.
Ovaj program na kraju pomaže ostvariti i krajnji cilj organizacije, a to je povećanje članstva, ako se uključi i zasebna kampanja za registraciju potencijalnih članova i ako ih uspijete pridobiti da se priključe.
(^4) The Meeting Professional, listopad 1999., ROI The Proof is in the Process, autor: Hugh Lee
http://www.mpiweb.org/news/home/maxroidocs/11.htm
Aktivnost:
Proširite horizonte izvan učionice:
A zatim, prije nego što krenete na osmišljavanje manifestacije, provedite SWOT analizu tijekom faze istraživanja. SWOT analiza koristi se u svim vrstama poslovanja kako bi se predvidjeli problemi te kako bi se zavirilo „iza ugla" u buduće mogućnosti organizacije manifestacija. SWOT analiza prilika vam je da odredite koji bi izazovi mogli prekinuti, otkazati ili zaprijetiti vašoj manifestaciji. Za SWOT analizu često se koristi kvadrat prikazan na slici.
Snage su obično već postojeći elementi koji će poboljšati ishod manifestacije. Na primjer: izdašan proračun, iskusni djelatnici, mnogo prošlih programa s kojima se budući mogu usporediti.
Slabosti su oni povijesni elementi koji mogu spriječiti uspjeh. Na primjer: nekvalificirani djelatnici ili nedovoljno djelatnika, slab marketing, lokacije koje su pod velikim utjecajem vremenskih prilika u razdoblju kad planirate manifestaciju.
Prilike su budući predvidljivi čimbenici koji mogu koristiti manifestaciji. Na primjer: godišnjica djelatnosti koja se može poklopiti s danom poslovne proslave; politička stranka koja će podupirati vašeg financijera dolazi na vlast; svečano otvorenje nove, jedinstvene lokacije može dobro utjecati na proračun – ako žele pregovarati o sponzorstvu.
Prijetnje su budući predvidljivi čimbenici koji mogu negativno utjecati na mani- festaciju. Primjeri uključuju vremenske prilike, terorizam, prijedloge zakona (mogu izazvati demonstracije ili prosvjede tijekom manifestacije), gospodarsko stanje.
SWOT analiza
Snage Slabosti
Prilike Prijetnje
Nakon što popišete potrebne elemente, morate provesti studiju izvedivosti kako biste odredili održivost manifestacije iz dva gledišta – klijentova i vašeg – budući da svi imaju tri ograničena izvora kad kreću u organizaciju manifestacije: vrijeme, novac i ljudi.
Elemente manifestacije potrebno je usporediti s postojećim izvorima kako bi se odredilo je li svaki izvor dovoljan da bi manifestacija bila uspješna. Tijekom studije izvedivosti ne smijete se pitati KAKO ćete osmisliti manifestaciju nego KOLIKO će za svaki element biti potrebno vremena, novca i ljudi.
Na primjer, u organizaciju manifestacije možda je potrebno uložiti više VREMENA nego što možete odvojiti za taj projekt. Ili želje klijenta mogu nadmašiti financijske mogućnosti; čest je slučaj da želje klijenata nadaleko premašuju mogućnosti proračuna. U tom trenutku treba početi određivati prioritete: koje osnovne elemente zadržati, one elemente koji će jamčiti uspjeh manifestacije i one koji će manifestaciji dodati senzacionalnost.
Ako SWOT analizom i studijom izvedivosti zaključite da jednostavno nema dovoljno novca, vremena ili nekog drugog resursa za organizaciju uspješne manifestacije, morate u suradnji s klijentom promijeniti očekivanja koja klijent ima od manifestacije. Međutim, ako date manifestaciji zeleno svjetloS krug se nastavlja dizajnom manifestacije.
Dizajn kao filtar – razlog zašto je faza dizajna ugurana između istraživanja i planiranja leži u prirodnoj kreativnosti koja je svojstvena svim posebnim prigodama. Pri planiranju dizajna morate se pozabaviti osnovnim ljudskim potrebama kao što su pristupačnost, sigurnost i sanitarni uvjeti. Sve ostalo vezano uz dizajn manifestacije odredit će proračun, krajnji ciljevi te kratkoročni ciljevi (vidi dio o krajnjim i kratkoročnim ciljevima).
U knjizi Posebne prigode (Special Events), dr. Joe Goldblatt, CSEP, faza istraživanja i uređenja prostora objašnjava se ovako: „Za postupak pretvaranja snova u izvedive planove potrebno je pomno istraživanje, dobro promišljen dizajn i kritična analiza. To se može nazvati „planiranje za fazu planiranja" budući da uključuje toliko složenih koraka koji su vezani uz sljedeću fazu.^6
Ako vam se prethodna faza istraživanja činila prezamornom, u sljedećoj ćete uživati.
Prva faza dizajna zapravo je zabavna jer nema nikakvih ograničenja i zahtijeva divlju kreativnost. Dizajn odgovara na pitanje „Kako ćemo provesti ovu manifestaciju?" Njime se određuje kako ćete odgovoriti na potrebe zainteresiranih strana i kako ćete na kraju riješiti moguće izazove koje ste odredili u prethodnoj fazi istraživanja i u SWOT analizi.
Preporučamo postupak koji objedinjuje sve vanjske i unutarnje zainteresirane strane (što više strana kako bi se dobilo što više ideja) te potiče jedinstvene i lude ideje koje
(^6) Special Events, 3. izdanje, Dr. Joe Goldblatt, CSEP, str. 49.
dovode do najboljih i najkreativnijih manifestacija. To se može postići aktivnostima „team buildinga" koje vodi organizator manifestacije ili netko drugi, ili pomoću mentalnih mapa.
Mentalne mape postupak su za iskorištavanje većeg dijela mozga – pomoću boja, slika, riječi i crteža – kako bi se riješili problemi ili stvorile jedinstvene mogućnosti; može se koristiti za bilo koju aktivnost za koju je potrebno učenje ili kreativnost.
Kroz proces brainstorminga i mentalnih mapa za jedinstvene mogućnosti manifestacije, zajedno s provedenim istraživanjem (5 osnovnih pitanja i SWOT analiza), odredit ćete koja je najučinkovitija vrsta manifestacije koja će odgovarati postavljenim krajnjim i kratkoročnim ciljevima.
Kako biste stvorili doista uspješnu manifestaciju, morate uključiti čimbenike koji će privlačiti svih pet osjetila: vid, sluh, miris, okus i opip.
Okružje u kojem se održava manifestacija stvara se uređenjem postojećeg prostora ili stvaranjem sasvim novog okružja uz pomoć vlastite kreativnosti.
Dekoracije, rasvjeta, zvuk i specijalni efekti, to je ono što od manifestacije stvara „kazalište", predstavu. To su elementi koje gosti ili sudionici najbolje vide. To su vizualni elementi koji će osigurati da manifestacija ostane u sjećanju.
Bit kazališta jest komunikacija kroz iluziju. To može biti nešto jednostavno, nekoliko vizualnih dodataka kao što su gobo projekcije palmi da bi se dočarala tropska tema, ili nešto sofisticirano kao rekonstrukcija zapadnog gradića uz izloge, kaktuse, kola, za zabavu na temu divljeg zapada.
Odabir lokacije uvjetuje dizajn. Ako prostor već postoji, možda ga trebate samo dotjerati svjetlima i lijepo uređenim stolovima kako biste prenijeli željenu poruku.
Ideje možete crpiti iz bilo kojih izvora koji se u konačnici pretvaraju u gotovi dizajn. Izvori za uređenje mogu biti knjige, televizija, povijest, filmovi, časopisi, glazba i dr.
Organizatori manifestacija koriste raznorazna sredstva kao izvore kreativnih ideja. Alati koji se koriste za uređenje uključuju brainstorming, mentalne mape ili slobodan tijek ideja. Kod brainstorminga je najbolje to što ne postoje loše ideje: ideje se mogu čak i pohraniti za ubuduće. Idealno, brainstorming treba održati na neutralnom terenu ili razmislite o mogućnosti korištenja jedinstvene lokacije na kojoj nitko prije nije bio. Sam odabir lokacije može stvoriti poželjnu atmosferu u timu. Svakako osigurajte velike papire, ploče i dovoljno prostora za kretanje.
Postupak vođenja sastanka za brainstorming možete naći na Internetu. Samo utipkajte „brainstorming" u omiljenu tražilicu i prikupite izvrsne upute o tome kako kreativno voditi brainstorming.
Dio procesa brainstorminga može biti nalaženje ideja za temu manifestacije. Ili temu možete potražiti u stručnim izdanjima, prijašnjim iskustvima, najdražoj boji klijenta, sportu, hobiju ili putem povezivanja s kolegama. Nadahnuće za temu može doći iz raznoraznih izvora.
predmete za uređenje prostora, od rešetkastih konstrukcija, panoa, biljaka pa čak do fasada.
Elemente uređenja prostora, kao što su rekviziti, kulise, stolni aranžmani, stolnjaci, draperija, zastave, pozadine i drugi predmeti za uređenje prostora, treba odabrati tako da služe kratkoročnim ciljevima manifestacije.
Napravite nacrte tematskog uređenja i pošaljite ih klijentu, mjerodavnim vlastima i drugim stranama koje ga moraju odobriti. Nacrt je zamisao umjetnika o tome kako će prostorija izgledati kad se postave svi predmeti za uređenje. Kad je dizajn odobren i kad počne izrada, svaka promjena može biti skupa. Ako klijent zatraži promjenu, potpišite s klijentom Ugovor o promjeni narudžbe koji će uključivati i cijenu zatraženih promjena. Ako zahtjev klijenta stavite na papir i uključite financijske posljedice, često će se zahtjevi za promjenama smanjiti ili nestati.
Ne pretpostavljajte da će postojeće kulise na lokaciji biti besplatne, čak i ako je naznačeno da „nema naknade". Već postojeće predmete za uređenje prostora, bilo da su to predmeti lokacije ili dizajnera, možda treba preinačiti prije korištenja. Posjetite lokaciju gdje su pohranjeni ti predmeti ili rekviziti i odredite koliko je preinaka potrebno i što će od toga biti besplatno.
(^7) Napomena: Sigurnost predmeta za uređenje prostora: Pitanja vezana za očuvanje okoliša, teško
zapaljive i nezapaljive materijale važna su za dizajn. Vatrogasni inspektori mogu tražiti od vas potvrdu kojom dokazujete da su korišteni materijali teškozapaljivi. Budite spremni pokazati potvrde i eventualno provesti ispitivanje zapaljivosti. Istražite tu mogućnost tijekom faze planiranja manifestacije.
Uređenje prostora zahtjeva mnogo radnika. Mnogo troškova za uređenje prostora, čak većina troškova, otpada na plaće radnicima. Pozorno odredite koliko vam radnika treba i u dogovoru s lokacijom zadovoljite njihove potrebe za najmanjim mogućim brojem radnika potrebnih da bi se uređenje prostora izvršilo u određenom vremenskom razdoblju. Pazite da imenujete osobu koja će nadzirati rad povremenih radnika da biste osigurali da produktivno troše vaše vrijeme/novac.
Organizator manifestacije mora biti upoznat s teretnim ulazom i mora s lokacijom unaprijed dogovoriti vrijeme za utovar i istovar predmeta. Kad provjeravate teretni ulaz, odredite mogu li vaši kamioni materijale istovariti izravno na rampu ili ih je potrebno podići ili spustiti iz kamiona ili drugog vozila. Nepotrebni pokreti produžuju trajanje, a produženo trajanje povećava troškove.
Jeste li ikad ušli u trgovinu s glazbom, a da vam je glazba probijala bubnjiće jer je bila preglasna? Jeste li se dugo zadržali u toj trgovini? S druge strane, možda ste ušli u trgovinu sa svijećama i utopili se u blagim mirisima mora uz zvuk valova koji su vam milovali uši. Ta je trgovina znala kako da vas „upeca“ i privuče u svoj prostor.
Ako u uređenje prostora uklopite zvuk i svjetla, vaši će gosti uživati u višeosjetilnom doživljaju i htjet će se zadržati. Rasvjeta može izoštriti vaše uređenje, dodati mu boju ili ga ublažiti. A zvuk dodaje trodimenzionalnost.
Visokokvalitetna rasvjeta i ozvučenje unaprijedit će svaku manifestaciju. Iako su se ti elementi nekad smatrali nepotrebnima, danas ih mnogi organizatori manifestacija smatraju neophodnima. Rasvjeta i ozvučenje, zapravo, mogu biti najisplativiji način stvaranja najboljeg okružja za manifestaciju.
Rasvjeta i ozvučenje vaše manifestacije moraju služiti određenoj svrsi, a temelje se na kratkoročnim ciljevima, na publici i na dostupnom proračunu. Bilo da služe za naglašavanje ukrasnih predmeta, da označe sigurnosne izlaze i ulaze ili da stvore cjelokupno ozračje, ulaganje u rasvjetu i ozvučenje mora biti u službi postizanja krajnjih i kratkoročnih ciljeva manifestacije. Zvučna kulisa je plan zvukova tijekom cijele manifestacije, a pomaže ostvarenju kratkoročnih ciljeva. Na primjer: na rođendanskoj zabavi umjetničkog ravnatelja
Upitajte stručnjake za pirotehniku, rasvjetu i druge specijalne efekte za savjet pri odabiru prikladnih izvora, sastavljanju poziva za podnošenje ponuda i razvoju kriterija za odabir. Svakako pozorno provjerite izjavu o mogućnostima svakog ponuđača da budete sigurni kako ima dovoljno resursa i iskustva da odradi vašu manifestaciju.
Da bi vaše usluge uvijek bile profesionalne, morate oprezno postupati sa specijalnim efektima. Specijalni efekti mogu povećati rizik. Taj je rizik potrebno ublažiti oprezom, provjerama, pokusima, pomoćnim službama (vatrogasci) i drugim važnim mjerama.
Svi koji će biti u kontaktu sa specijalnim efektima moraju biti uključeni u planiranje i u pokuse. Ne smije biti neugodnih iznenađenja kad su u pitanju specijalni efekti.
Aktivnost
organizirana u plesnoj sali na temu safarija, izložba biologije mora tijekom dobrotvorne manifestacije za prikupljanje novca za akvarij, izložbeni prostor na konferenciji znanstvene fantastike. Napravite popis zainteresiranih strana koje treba uzeti u obzir pri organiziranju zvučne kulise i navedite razloge.
Prikaz najboljih praksi
Jedna od sto najuspješnijih tvrtki angažirala je organizatora manifestacija da im pomogne pri planiranju velikog poticajnog programa. Odmah na dolasku, pitali su ga: „Kakve imate ideje?" Organizator je svoje ideje odmah podijelio s klijentom. Međutim, kad su gosti ocjenjivali manifestaciju, od 100 mogućih bodova većina je sudionika uspješnost manifestacije ocijenila s između 80 i 85 bodova. Predsjednik tvrtke nazvao je organizatora manifestacije i rekao „Ovo nije dovoljno dobro." Zatim je rekao: „Ako gosti ne ocijene manifestaciju s 93 i više bodova, prekinut ćemo je." Uz takav poticaj, ili mandat, organizator manifestacije promijenio je svoj postupak razvoja manifestacije. Tijekom sljedećeg sastanka s priređivačima manifestacije dao im je ovlasti da postanu kreativna snaga za razvoj manifestacije. Kako bi ih potaknuo na razmišljanje, koristio je kreativne igre da ih nauči provesti brainstorming. Uskoro su se počeli nabacivati idejama kao loptama, a za nekoliko minuta činilo se da su preuzeli manifestaciju na sebe. Nakon same manifestacije ocjene su skočile na 95 i više. Kako biste uvijek organizirali kreativne i efektne manifestacije, dajte zainteresiranim stranama mogućnosti da vam pomognu pri osmišljavanju manifestacije. Rezultat kreativnog timskog pristupa bit će manifestacija koja odgovara svima, a uključuje utjecaje, potrebe i želje zainteresiranih strana.
