Download ProjectLibre User Guide: Mastering Project Management and more Cheat Sheet Design in PDF only on Docsity!
Guía del Usuario ProjectLibre para Gestión de
Proyectos
User Guide – ProjectLibre for Project Management Versión 0.3 – 29 de mayo de 2013
Version 0.3 – May 29, 2013
Introducción a ProjectLibre y a la Gestión de Proyectos
Introduction to ProjectLibre and Project Management Visión General de ProjectLibre Overview of ProjectLibre
ProjectLibre es el nombre de un proyecto recientemente revitalizado, de código fuente abierto, destinado a actualizar y reforzar una herramienta de software que pretende ser una alternativa al software comercial, como es el caso del Microsoft Project. Es un software libre, tal y como lo sugiere su nombre, con la ventaja de ser compatible a cualquier otro software de gestión de proyectos que pueda leer y escribir documentos en formato XML. Obviamente, se incluye el Microsoft Project, entre otros programas de este tipo. ProjectLibre is a recently reinvigorated open source project intended to update and revitalize a software tool intended as an alternative to commercial software like Microsoft Project. It is free software, just as the name implies, but it is also compatible with any other project management software that can read and write .xml formatted documents. Obviously, that includes MS Project, as well as several other such software.
La versión actual de ProjectLibre (ver. 1.5.5), así como sus predecesoras, se basan en el OpenProject, su natural referencia como software de código fuente abierto. Entre las principales funcionalidades del ProjectLibre se incluyen: la gestión de tareas, la creación de la estructura de desglose del trabajo (WBS), tanto en forma tabular como gráfica, la definición y asignación de recursos y los clásicos diagramas de Gantt que proporcionan una visión clara de las actividades del camino crítico del cronograma. Obviamente, estas funcionalidades no constituyen elementos exclusivos del ProjectLibre, ni pretenden serlo. De hecho, es conveniente definir cuidadosamente algunos de los términos más utilizados en la gestión de proyectos, antes de profundizar más en las capacidades de ProjectLibre, ya que el uso de estos términos no es completamente uniforme ni en los programas de gestión de proyectos ni en las propias organizaciones. Current and past versions of ProjectLibre (ver. 1.5.5) can be rooted to Open Project, its open source software predecessor. Main features of ProjectLibre include: task management, work breakdown structure generation (a list and a graphical representation), resource allocation and tracking, and Gantt charts that provide a clear view of the critical path elements of the schedule. Obviously, this list of features is not intended to be comprehensive and there is nothing remarkably unique about this list. Indeed it is appropriate to carefully define some of the
terminology frequently used in project management before further elaborating on the capabilities of ProjectLibre, since the use of these terms is not completely uniform, either in project management software nor in organizational usage.
Introducción a la terminología de Gestión de Proyectos: Introduction to Project Management terminology
Las siguientes definiciones describen cómo se emplean estos términos en el ProjectLibre. Es probable que su organización los pueda utilizar en forma diferente, pero al menos estas definiciones proporcionarán un glosario común para la comprensión inequívoca de cómo funciona este software. Una lista más completa de conceptos y definiciones está disponible para aquellos que las necesiten. The following definitions describe how these terms are used in ProjectLibre; your organization may use the terms differently, but at least these definitions provide an unambiguous glossary for usage understanding how this software works. A more complete list of definitions is available for those who need more definitions.
Cuenta: una Cuenta se utiliza en la Estructura de Desglose de Costos (CBS, por sus siglas en inglés) para representar un lugar donde se puedan agregar los costos de las tareas y de sus recursos. Account: An account is used in a Cost Breakdown Structure (CBS) to represent a place where cost from tasks or resources can be aggregated.
Distribución: Las tareas se asignan a los recursos durante la fase de planificación del proyecto. Las asignaciones reales son parte del proceso de programación. Un punto importante es que tales asignaciones no garantiza que los recursos necesarios estarán disponibles.. Allocation: Tasks are allocated to resources during the planning stage of the project. Actual assignments are part of the scheduling process. One important point is that simply making such assignments does not guarantee the needed resource will be available.
Asignación: los recursos se asignan para completar las tareas de acuerdo con la mejor estimación de los planificadores del proyecto. La Asignación es una parte importante del proceso de planificación. Assignment: Resources are assigned to complete tasks according to the best estimate of the planners of the project. Assignment is an important part of the scheduling process.
ACWP (Actual Cost of Work Performed): Es el costo real (AC Actual Cost) del trabajo realizado y se calcula como la suma de todos los costos incurridos para completar el trabajo del proyecto. ACWP or Actual Cost (AC): Actual Cost of Work Performed (ACWP) is the aggregation of all costs incurred (spent) to complete the work for the project.
valores únicos, mientras que las estimaciones de esfuerzo en las tareas usando PERT se calculan ponderando las estimaciones optimista, más probable y pesimista [(O + 4 * M + P) / 6]. PERT: The Program Evaluation and Review Technique (PERT) is an enhancement to the Critical Path Method (CPM). Task effort estimates in CPM are point estimates, while task effort estimates in PERT are computed by weighting the Optimistic, Most Likely, and Pessimistic estimates [(O + 4*M + P)/6].
La Distribución PERT: Es una forma simplificada para calcular una estimación esperada, tomada de las estimaciones optimista, más probable, y pesimista. PERT Distribution: This distribution is a simplified way to calculate an Expected estimate from the Optimistic , Most Likely , and Pessimistic estimates.
Recursos: Un recurso puede ser de tres tipos: trabajo, material o equipo. Todos los recursos deben pertenecer a un Grupo de recursos.
Resource: A resource can be one of three types: Work, Material, or Team. All resources must belong to a Resource Group.
Grupo de recursos: Es una agrupación de recursos similares. Resource Group: A resource group is a collection of similar resources.
Equipo de recursos: Consiste en un número de recursos trabajando conjuntamente en un propósito común. Resource Team: A resource team consists of a number of resources working together for a common purpose. RBS (Resource Breakdown Structure): La Estructura de Desglose de Recursos (RBS, por sus siglas en inglés) organiza los recursos en categorías de recursos.
RBS: The Resource Breakdown Structure (RBS) organizes resources into resource groups.
SPI (Schedule Performance Index): El Índice de Rendimiento del Cronograma (SPI, por sus siglas en inglés) se calcula como BCWP/BCWS ó EV/PV. Cuando este índice es menor a 1, significa que el proyecto está atrasado, mientras que si es mayor a 1, el proyecto está adelantado en el cronograma. SPI: The Schedule Performance Index (SPI) is equal to the BCWP/BCWS. When this index is less than 1, it means the project is behind schedule. If the SPI > 1 it means the project is ahead of schedule.
Tarea Resumen: Una tarea resumen tiene tareas subordinadas (sub tareas) y recoge la información de esas sub tareas. Summary Task: A summary task has subordinate tasks (sub tasks) and rolls up information based on these sub tasks.
Tarea: Una tarea es una unidad de trabajo; los recursos se asignan usualmente a nivel de tarea. Las tareas pueden ser de tres tipos: de duración fija, de unidades fijas o de trabajo fijo. Task: A task is a unit of work; resources are usually allocated at the task level.
WBS (Work Breakdown Structure): La estructura de desglose del trabajo (WBS) se usa para descomponer los proyectos en partes más manejables, y así facilitar la planificación y la gestión de los mismos. WBS: Work Breakdown Structure (WBS) is used to decompose projects down into manageable chunks to ease planning and management.
Tareas, Recursos y Costos Tres de los términos más importantes listados anteriormente son las tareas, los recursos y los costos; son los elementos principales para ser modificados y organizados en la gestión de proyectos. En apartados posteriores describiremos los conceptos para trabajar con cada uno de ellos en ProjectLibre, aunque en esta sección introductoria los párrafos siguientes están destinados a fijar estos conceptos firmemente en la mente del usuario. Tasks, Resources, and Costs Three of the more important terms in the list above are tasks, resources, and costs; they are the core elements to be manipulated and organized in project management. We will elaborate in later sections on each of these concepts and how to work with them in ProjectLibre but for this introductory section the following paragraphs are meant to fix these concepts firmly in the user's mind. Las tareas son los elementos fundacionales sobre los que se realiza la planificación de los proyectos. La definición descrita en la sección anterior aunque breve es muy significativa cada tarea representa una unidad de trabajo, un paso hacia la conclusión de un proyecto. Como es de esperarse, las tareas también suelen conformar una estructura jerárquica que ayuda a la descomposición de un proyecto complejo en partes más manejables y comprensibles. Es exactamente la forma en que define la WBS: como un árbol de tareas, vinculadas jerárquicamente. La estructura de organización representada por la WBS está destinado a hacer más comprensible cómo los diversos elementos de una tarea compleja encajan entre sí, y ProjectLibre es una gran herramienta para representar esa estructura de tareas y sus interacciones. Tasks are the fundamental building blocks for a project schedule. The definition in the previous section was very terse, but meaningful – each task represents a unit of work, a step toward completing a project. As is likely obvious, tasks often need to take a hierarchical form to help in decomposing a complex project down into manageable and understandable chunks. That is exactly what the definition of a WBS states; therefore, the WBS is made up of a hierarchical tree of decomposed tasks. The organizational structure depicted by the WBS is meant to make it easier to understand how the various elements of a complex task fit together and ProjectLibre is a great tool for depicting that structure of tasks and how they interact.
Los recursos son entidades compartidas; todas las personas y materiales propiedad de su organización son compartidos por todos los proyectos de su organización. El recurso
Windows (la versión más reciente es projectlibre 1.5.5.msi de unos 11.5 Mb). Cuando la descarga se haya completado, haga doble clic en el archivo para abrirlo y siga las instrucciones del instalador que se muestran desde el asistente de instalación en la Figura 2. Luego, basta con completar la instalación siguiendo las instrucciones de la pantalla. Installing ProjectLibre on a single computer is quite straightforward. For example, Windows users must go to http://sourceforge.net/projects/projectlibre/ and download the Windows .msi file (currently projectlibre 1.5.5.msi, and about 11.5 Mb in size). When the download is complete, double click on the file to open it, and follow the instructions from the installer that are initiated from the installation wizard shown in Figure 2. Then, simply complete the installation following the directions on the screen.
Figura 2. Cuadro de diálogo del instalador para la configuración del asistente Figure 2. Installer opening dialog box for setup wizard
En caso de que usted sea un usuario de Linux, vaya al siguiente URL http://sourceforge.net/projects/projectlibre/ y descargue el archivo .tar.gz. Este archivo es un archivo comprimido que contiene los recursos utilizables que deben ser extraídos en una carpeta convenientemente ubicada en su máquina. El archivo de notas en el documento, "readme.html" contiene las instrucciones de instalación tanto en Windows como en Linux: In case you are a Linux users, you must go to http://sourceforge.net/projects/projectlibre/ and download the .tar.gz file. This file is a compressed file containing the usable files that must be extracted into a convenient folder on your machine. The notes file in this archive, “readme.html” contains the instructions for installing on both Windows and on Linux:
Ejecutando ProjectLibre 1.5. Running ProjectLibre 1.5.
Requisitos: Requirements:
ProjectLibre usa Java versión 6 o posterior. ProjectLibre uses Java version 6 or later. Para ver qué versión tiene, chequee esta página: To see what version you have, check out this page: http://www.java.com/en/download/help/testvm.xml Puede descargar Java desde aquí: http://www.java.com/en/download/index.jsp You can download java here: http://www.java.com/en/download/index.jsp
Instalación: Installation:
Descomprima los archivos en la carpeta de su elección. Unzip the files to the folder of your choice.
Windows: El instalador crea accesos directos para usted. También puede hacer clic en projectlibre.jar (o projectlibre.bat) Windows: The installer creates shortcuts for you. Alternatively, click on projectlibre.jar (or projectlibre.bat) Mac: Haga click en projectlibre.jar Mac: Click on projectlibre.jar Linux:. Abra la terminal, vaya a la carpeta y ejecute projectlibre / projectlibre.sh (claro, suponiendo que haya descargado el archivo tar.gz). Si usted recibe un mensaje de permiso denegado, haga "chmod + x projectlibre.sh" Esto le permitirá ejecutar el script desde la línea de comandos. También puede ejecutar con el comando "projectlibre.sh sh" Linux: Open a terminal, go to the projectlibre folder and run ./projectlibre.sh (assuming you downloaded the tar.gz archive). If you get a permission denied message, do "chmod +x projectlibre.sh" This will let you run the shell script. You can also run with the command "sh projectlibre.sh" projectlibre.sh notificará un error si no encuentra una instalación válida de Java en su sistema. projectlibre.sh will report an error if it doesn't find a valid Java installation on your system. En algunas distribuciones de Java Runtime Environment (JRE) no está instalado por defecto, pero a menudo se ofrece como un paquete opcional. On some distributions Java Runtime Environment (JRE) isn't installed by default, but it's often provided as an optional package. Esta secuencia de comandos podría tener este aspecto: (You do not need to be root.) This sequence of commands might look like this: (You do not need to be root.)
Figura 3. Ejecución de ProjectLibre en Linux Figure 3. Running ProjectLibre in Linux
Iniciando y guardando proyectos Starting and Saving Projects
Para abrir un archivo existente .pod o .xml o crear uno nuevo, use los comandos en la parte superior izquierda de la página ProjectLibre rediseñado (con un círculo magenta abajo). Haga clic en cualquiera de los comandos "Abrir" o "Nuevo" para iniciar este proceso. To open an existing .pod or .xml file or create a new one, use the commands on the top left of the redesigned ProjectLibre page (circled in magenta below). Left click on either “Open” or “New” to start this process.
Figura 4. Primer paso para abrir o crear un archivo de gestión de proyectos Figure 4. First step in opening or creating a project management file
Seleccionando "nuevo" en el cuadro de diálogo aparece otro cuadro de diálogo (Figura 5), y su objetivo principal es el nombre del nuevo proyecto. La única entrada que debe ser llenada es el nombre, si usted no puede nombrar el nuevo proyecto, un cuadro de diálogo aparece (también se muestra en la Figura 5). También tal vez quiera escribir el nombre del administrador,
Figure 7. Use of “Save as” under the “File” button Como alternativa, clicando en “Guardar como” permite guardar el archivo en formato .xml de Microsoft Project, después de que aparezca en el menú emergente como se muestra en la Figura 7. Por supuesto, puedes también cambiar el nombre del archivo escribiendo en la casilla “Nombre de archivo”. Si dejas la extensión .pod como parte del nombre, ProjectLibre añade el sufijo .xml al nuevo nombre. Por ejemplo, seleccionando “Guardar” en la Figura 7, se crea un nuevo archivo llamado AFE61_DTW_mini_PRA_subtask_Rev 1.pod.xml. Alternatively, clicking on “Save as” allows you to save your work in the alternative Microsoft Project .xml format, after popping up a dialog box like the one shown in Figure 7. Of course, you a can also change the name of the file by typing in your choice of names in the “File Name” box. If you leave the .pod extension as part of the name, ProjectLibre appends the .xml suffix to the name typed. For example, selecting “Save” in Figure 7, creates a new file named AFE61_DTW_mini_PRA_subtask_Rev 1.pod.xml.
Finalmente, “Cerrar” es la última de las opciones bajo este bloque de la izquierda de las funciones. Seleccionar “Cerrar” sólo hace lo que su nombre implica. El archivo que está abierto es cerrado, manteniendo el nombre que está actualmente llevando. Si el archivo no ha sido guardado con un nombre de archivo antes de este cierre, una ventana se abrirá para recordar al usuario dar un nombre al archivo (Figura 8). Si “No” es seleccionado, el archivo se cierra con el nombre asignado cuando fue abierto, descartando las modificaciones hechas después de que el archivo fue guardado por última vez. Escogiendo “Cancelar” simplemente regresa al modo de editar y cierra el cuadro de diálogo. Finally, “Close” is the last of the choices under this left hand block of functions. Selecting “Close” does just what the name implies. The file that is open is closed, retaining the name which it is currently carrying. If the file has not been saved with a file name before this closure, a window pops up to remind the user to name the file (Figure 8). If “No” is selected here, the file closes with the name assigned when it was opened, discarding any modifications made after the file was last saved. Choosing “Cancel” simply puts you back into the editing mode and closes the dialog box.
Figura 8. Advertencia respecto a guardar los cambios realizados en el archivo Figure 8. Warning regarding saving changes made to a file
En general, estas funciones de abrir y guardar “Archivo” bajo el botón primario Archivo en la barra de comandos arriba son muy intuitivos de usar; No hay sorpresas. All in all, these “File” opening and saving functions under the primary File button on the upper command bar are quite intuitive to use; there are no surprises.
Navegación con los Controles Primarios (Línea Superior) Navigation with the Primary Controls (Top Line)
La principal navegación a través archivos y uso de las capacidades del programa
ProjectLibre, empieza en el menú principal (Figura 4). Las principales selecciones para navegación están ubicadas a la derecha de las opciones “Abrir”, “Nuevo”, “Guardar como”, y “Cerrar” (en la segunda fila de estas barras de comando) descritas en la sección anterior. Se examinará cada sección a la derecha de estos botones, empezando con la fila superior de opciones primarias (Figura 9). Estos cuatro primeros controles (“Archivo”, “Tarea”, “Recurso”, y “Vista”) son los temas de los siguientes cuatro párrafos. The primary navigation through ProjectLibre files and use of program capabilities starts on the main menu (Figure 4). Primary selections for navigation are located just to the right of the “Open”, “New”, “Save as”, and “Close” selections (on the second line of these command bars) described in the preceding section. We will examine each section to the right of these buttons, starting with the upper row of primary choices (Figure 9). These top four controls (“File”, “Task”, “Resource”, and “View”) are the subjects of the next four paragraphs.
Figura 9. Controles de navegación opciones primarias y funciones Archivo. Figure 9. Navigational controls – primary choices and File functions
Primero, la selección Archivo provee una forma de examinar y cargar diferentes archivos y controla todas las funciones enumeradas – imprimir y previsualizar y después sólo a la derecha, otro grupo de opciones que permiten al analista configurar la planificación del proyecto para ajustarse a propósitos específicos y actualizar después los analistas. Note que el botón “Archivo” en la fila superior permanece azul, indicando un conjunto específico de controles disponibles para uso. Más adelante se volverá a repasar cada una de esta subfunciones que permiten en de manipulación de archivos de ProjectLibre de interés. First, the File selection provides a way to examine and load different files and it controls all the functions listed below them – printing and previewing and then just to the right, another group of selections that allow the analyst to configure the project schedule to suit specific purposes and to update after analysts. Notice that the “File” button in the top row remains light blue, indicating a specific set of controls are available for use. We will come back later to go over what each of these subfunctions allows in terms of manipulating the ProjectLibre file of interest.
Figura 10. Controles primarios – funciones “Tareas” Figure 10. Primary controls – “Task” functions Figura 11. Seleccionar el diagrama de Gantt con un botón secundario. Figure 11. Selecting the Gantt chart with a secondary button
El control “Tarea” aparece un conjunto diferente de subfunciones (Figura 10). Este conjunto particular de controles secundarios es principalmente para el uso del diagrama de Gantt, como el ícono más a la izquierda sugiere. Seleccionando este ícono “Gantt” cambia la presentación en la ventana principal de ProjectLibre entonces muestra el calendario como ha sido introducido hasta ahora por el analista de la panificación (Figura 11). Este diagrama de Gantt es la visualización por defecto si se abre un archivo que fue guardado en esta forma, pero si se estaba trabajando en algunos otros aspectos del proyecto (asignando recursos, por
Como último paso a nuestro viaje inicial a través the los controles primarios de navegación, se seleccionará el cuadro de control “Vista” (Figura 14), presentando un conjunto de controles secundarios que proporcionan un fácil acceso a vistas relacionadas a los distintos tipos de etapas del proyecto. Ahora las distintas vistas y subvistas tienen el nombre en el fondo de la sección de las barras secundarias de control (marcadas con una flecha amarilla en la Figura 14). En algunos formas, los grupos “Vista de Tareas” y “Vista de Recursos” son repetitivos a las opciones de control primarias en la parte superior de la barra, pero el grupo “Vista” presentan un mejor e inmediato acceso a “Subvista” y otras herramientas. Otra vez, la meta en este párrafo no es describir cada función a detalle, pero presentar una visión general de cómo navegar a través de los menús eficientemente. Sin embargo, vale hacer la observación en este punto, que la pantalla principal ahora ha sido alterada mostrando cuatro paneles, en lugar de dos que aparecieron cuando seleccionamos sólo el diagrama de Gantt anteriormente. Esta vista específica se obtuvo seleccionando la sub vista “Histograma” (flecha verde) con el diagrama de Gantt visualizado por sí mismo. También se puede retornar a los paneles del diagrama de Gantt haciendo click en la opción “No sub ventana” (flecha azul). As the final step in our initial trip through the primary navigation controls, we select the “View” control box (Figure 14), bringing up a set of secondary controls that gives easy access to views germane to various stages of project work. Now the various views and subviews are named in the bottom section of the secondary control bars (marked with a yellow arrow in Figure 14). In some ways, the “Task views” and “Resource views” groupings are repetitive to the primary control selections in the top bar, but the “View” grouping gives better and immediate access to “Sub views” and other tools. Again, the goal in this paragraph is not to describe each function in detail, but to overview how to navigate through the menus efficiently. It is however, worth observing at this point, that the main display has now been altered to show four panes, rather than the two that came up when we selected Gantt chart alone earlier. This specific view was obtained by selecting the “Histogram” sub view (green arrow) with the Gantt chart displayed by itself. You can also return to the Gantt chart panes by clicking on the “No sub window” selection (blue arrow). Finalmente, también hay otras formas gráficas para navegar con diferentes vistas, como se muestra en la fila superior, lado derecho de las barras de control primario. Ahí (Figura 14), una serie de íconos (elipse verde) se encuentran y pueden ser usados para seleccionar varias sub vistas. Si se pasa el cursor sobre cada ícono, se hace evidente que este conjunto de cinco controles está asociado con las cinco sub vistas denominadas en la parte de sub vista de los controles secundarios y discutidos anteriormente. Un sexto ícono, un círculo azul alrededor de un signo de interrogación, permite al analista pedir ayuda en tres formas diferentes como se sugiere en la Figura 15. Las tres etiquetas (pestañas) son auto explicativas. Finally, there are also other graphical ways to navigate to various views, as is shown in the upper row, right hand side of the primary control bars. There (Figure 14), a series of icons (green ellipse) reside and they can be used to select various sub views. If you hover the cursor over each of the icons, it becomes clear that this set of five controls is associated with the five sub views named in the sub view portion of the secondary controls and discussed earlier. A sixth icon, a blue circle surrounding a question mark, allows the analyst go bring up help in three
different forms as suggested by Figure 15. The three labels are self explanatory.
Figura 15. Ayuda emergente Figure 15. Help pop up
Crear un Proyecto Ejemplo Create an Example Project
Este resumen inicial de como crear un nuevo proyecto en ProjectLibre está basado en un artículo de OpenProj publicado en el 2010 en http://www.infobarrel.com por jayrsmith. Se seguirá el mismo esquema y sólo se actualizará aquellas partes que sean afectadas por la nueva interfaz de ProjectLibre. Como Smith coloca: “La mejor manera de entender como un plan de un proyecto puede ser creado usando OpenProj → ProjectLibre es estudiando un ejemplo realista como el siguiente. Este ejemplo, si bien simple, indica paso a paso la descripción de las acciones típicas que un gerente de proyecto puede usar para establecer un plan de proyecto viable usando (ProjectLibre).” Probablemente este ejemplo no se ajustará perfectamente a su proyecto, así que es posible que quiera o modificar este ejemplo o iniciar su propio proyecto ajustado a sus necesidades. Sin embargo, los pasos básicos aún se pueden aplicar. This initial overview of how to create a new project in ProjectLibre is largely based on an OpenProj article in 2010 published at http://www.infobarrel.com by jayrsmith. We will follow that outline and simply update those parts that are affected by the new interface for ProjectLibre. As Smith puts it: “The best way to understand how a project plan may be created using OpenProj → ProjectLibre is to study a realistic example such as the one that follows. This example, while simple, provides a step by step description of typical actions that a project manager might use to establish a viable project plan using (ProjectLibre).” This example likely will not fit your project perfectly, so you may want to either modify this example or initiate your own to fit your needs more specifically. However, the basic steps are still likely to apply.
Un conjunto relativamente pequeño de suposiciones se darán para el proyecto ejemplo a realizarse. Estas son:
- ProjectLibre ha sido instalado y configurado como se describió anteriormente y está conectado una impresora en uso (o al menos una pseudo impresora como un creador de pdf)
- El proyecto ejemplo, llamado “News Shower” es un esfuerzo de marketing que dura 6 meses.
- Tres recursos de personas a tiempo completo, incluyendo el gerente del proyecto son asignados a News Shower.
- No hay restricciones en el presupuesto asignado para News Showers; la organización está completamente detrás del esfuerzo pero el calendario es muy importante. Se debe completar dentro de los seis meses.
- La fecha de terminación requerida (mandatoria) no es más de seis meses desde la fecha de inicio.
like developing, refining, and validating requirements for a system. The notes on the dialog box used to name the project are a good place to start documenting some of these constraints and assumptions. Figure 16. Starting the example project Once OK is clicked, a blank Gantt chart like the one shown in Figure 6, but with a new project name inserted, is opened.
Step 2: Identify the project resources Figure 17. Resource spread sheet for information about people resources The next step is to identify and name the available resources. For News Sources all the resources are people resources and we can enter all the necessary information by navigating to the resources spreadsheet in one of the ways we described under the paragraph on navigation within ProjectLibre. The best way to navigate to this spreadsheet is to select Resource in the top line and click on the Resources icon on the left side of the second line. These two actions bring up the spreadsheet shown in Figure 17. Figure 18. More categories of information in the Resource spreadsheet The left portion of the resource spread sheet (Figure 17) is only part of the information that can be stored there. One other way to see more of the possible information that can be maintained here is to simply scroll to the right using the bottom bar in this window, as suggested in Figure 18. This right side of the spreadsheet can hold information like pay rate and calendar as suggested in the titles of the columns. Figure 19. Assigning resources from the Resource spreadsheet Values entered in the cells of this spreadsheet must be of a specified format or else an error message of the type shown in Figure 19 warns of inconsistent entries. So this spreadsheet becomes the central source of information about the available resources – both human and material – available for the project. Figure 20. Alternate means of entering Resource information Incidentally, you can also reach the Resource spreadsheet by choosing View from the top line of the control bar and clicking on the Resources icon in the second line in the “Resource views” block just on block to the right of the Task views block (containing the Gantt icon). Additionally, the analyst can also input specific resource characteristics – sometimes more conveniently – by left clicking on a resource name in the Resources spreadsheet and making entries in the dialog box (Figure 20) for that named resource. This entry method may be more efficient and easier to organize than making them directly in the spreadsheet. Clearly, each of these tabs and the large space for notes allow a variety of ways tailor the resource inputs to your project. We need to examine each of the tabs at the top of this dialogue box to elaborate on why this alternative entry method may be useful for your project. Figure 21. General tab for alternate dialogue box First, we look carefully at the General tab (Figure 21) and note that many details can be added about each resource that is part of the project resource data base. You can specify
specific work groups, contact information, material descriptions, and even personalized work calendars (think flex time, if you need to do so) and the usual identifiers like RBS identifier. Figure 22. Costs tab for alternate dialogue box The Costs tab allows the analyst spell out individual labor rates for any given resource on any effective date. In fact the five subtabs (A E) even allow the analyst to set five different cost rates for a given person resource. Also, it is possible to give the resource a “raise” by simply stepping up the rate at an appropriate “Effective Date” in the left column of a given tab. Figure 23. Resource Availability tab for alternate dialogue box The Resource Availability tab (Figure 23) gives other options for elaborating on the Resource data base. The tab also includes an entry set the upper limit on the use of this resource. This limit is usually set in terms of the maximum percentage of time this resource can be used. The Tasks subtab (Figure 24) presents a list of all the commitments or assignments made for each person in the Resources data base. The columns give details about each of these assignments (start and end dates, for example) regarding each of task on each page of the tab for each resource. Lastly, the Notes subtab is shown in Figure 25. As is obvious, its primary function is to give space for describing any characteristic of the resource that needs to be document – hence, there is plenty of white space for a narrative description or any other notation. Figure 24. Tasks tab for alternate dialogue box Figure 25. Notes tab for alternate dialogue box
Step 3: Identify the project's high level tasks Figure 26. High level tasks for the News Showers example The News Showers example project is assume to be similar to an earlier one successfully completed by the organization. The project, like almost all projects, can be described with five generic tasks: initiation, research, contracting, development, and launch. These generic tags are not as unambiguously descriptive as one might like to see, but they do outline a general way to categorize upper level tasks. So the analyst enters more descriptive task titles, but you will recognize that these tasks fit this generic description (Figure 26). Observe that all task bars used so far are red. This coloring means that all tasks are part of the critical task, which has no meaning at this point in the analysis. When we finish the critical path will be in red and all non critical task bars will be blue, But it is way too early to identify a critical path at this stage of developing the project plan.
Step 4: Identify task dependencies Some tasks cannot start until other tasks have completed; that is, the second task is dependent on another task being completed before the second one can be started. In our News Showers example, it is obvious that the application cannot be marketed worldwide until after the beta testing has been completed and the beta testing cannot begin until the application is developed. Finally, of course, the starting approval (implied by the kickoff meeting having occurred) must occur before any of the other tasks can start. These dependencies show up in
facilities) into the scheduling picture in almost every case. Four such task decompositions are shown for our News Showers example in Figure 30 (green rectangle). For more complicated projects, many more decompositions are likely to be used, but these simple ones suffice to illustrate use of the program. Notice that ProjectLibre uses indentation to indicate the hierarchy for subtasks; this feature also feeds development of the Work Breakdown Structure, as we will see later on in the Manual, when we reexamine how tasks are used.
Step 7: Evaluate the project plan With a representative set of the tasks entered, and a few sub tasks spelled out, the project plan is well underway. The critical path is perhaps the most significant piece of information in this rudimentary. This knowledge is quite important to the project manager. Analysis and leveling of work loads can be carried out based on the resource information in the ProjectLibre spreadsheets after those entries are completed. In the example, this information is minimal, just enough to show how this effort can be completed. For most projects laying out the needed resources is one of the most important (and most tedious) tasks. Task and subtask reports can be printed at any snapshot in time. Later on, if completion percentages are entered and kept current for each task, status reports can be generated that show progress and permit evaluation of schedule completion. The best way to use ProjectLibre is as a tool to continuously evaluate progress toward project goals.
Tasks Now we turn attention to a detailed discussion of tasks and how they are handled in ProjectLibre. We set the foundations for this elaboration with the paragraphs surrounding Figures 10 and 11 and also Figures 24, 26, and 27. Tasks are still the primary element for laying out a project plan, so we need to dig a bit deeper and learn a bit more about the Gantt chart and its listing of tasks interacts with the rest of the program to produce the complete Work Breakdown Structure (WBS) and other useful decompositions that describe the project and allow management to readily evaluate progress, reallocate resources, and identify problem areas. The task descriptions are fundamental to all these operations. So, let's reexamine the Gantt chart first, this time looking at each of the functions available with the Tasks tab selected in the top row of the command ribbon. The second row, with its three sections (Views, Clipboard, and Task – third line) and 24 different possible selections in the second row (highlighted with a large yellow rectangle in Figure 30). Views: Gantt selection Starting at the left side of this row of functions, in the Views section, the Gantt chart button is already somewhat familiar, having introduced it earlier. Left clicking on this button brings up the default spreadsheet that is prelabeled with convenient labels for project management purposes “Name”, “Duration”, “Start”, “Finish”, and the like. There are some unique features associated with this tailored spreadsheet on the lower left side of the Gantt page of ProjectLibre.
The first column is simply a sequential numbering scheme for each task and subtask, starting at 1 and in creasing one number at at time with each additional row. So, this column is the row number for the Task spreadsheet. The second column provides some flexibility in tailoring the spreadsheet to your own needs. It has a circle with an “i” in it (magenta ellipse in Figure 30), perhaps to imply that this icon allows insertion of new columns. If you left click on the icon, the entire column is highlighted in black and you can change all rows suit your needs. (Similarly, left clicking in the first or title row also highlights that row for multiple row insertions.) If you right click on the icon, a dialogue box appears that offers three choices: (1) Insert column, (2) Hide column, and (3) Find. Selecting any one of these choices pops up a dialogue box for insertion of more information. The dialogue box for the first of these selections is below (Figure 31). The are a number of choices for the field variable (see definitions at the beginning of the Manual) and making a selection results in insertion of an additional column (Figure 32) labeled with the Field selection. In our example, the new column is labeled “Baseline1 Start”. This feature allows the analyst to very flexibly tailor the Gantt chart contents for tracking the project,. Figure 31. Dialog box for Gantt spreadsheet Insert Column function Figure 32. New Gantt chart column with label “Baseline1 Start” The “Hide Column” selection for this dialogue box allows the user to remove this new column (or any other of the other visible columns) by selecting that choice. Finally, the “Find” selection brings up a dialog box (shown in Figure 33) that permits a search for a field name. [I do not understand how this search function works. Can someone explain it to me? DTW] Figure 33. “Find” selection Network or flow diagram view: Figure 34. Network view of task flow Figure 34 shows each of the tasks in our example project plan for News Showers in summary form. In one sense, this network view is very similar to the right side of the Gantt chart (Figure 30); the information is the same. The network view simply puts that information in a flow diagram form and relocates the information in each task row within the appropriate block. The analyst can also move the task blocks in the diagram to change the graphical presentation by hovering the cursor over the outline of the block to be moved and waiting until a hand icon appears. Left click and hold the left mouse button down and reposition the selected block to any desired position on the white space. Similarly, if you hover the cursor over a location in the interior of a block and then left click, you can insert additional text or corrected text with keypad inputs. The linkages between tasks is retained and the critical path is also marked with a red outline for those blocks. Linkages can also be added, removed, or modified in this view. If you hover the cursor over a task dependency connection line, a plus sign appears. Then a left mouse click pops up a dialog box (Figure 35) which allows you to alter the connection as desired. This dialog box lays out the From To dependency sequence, providing both labels for clear identification. Then it offers four possible dependency connection types: FS (the default option), FF, SF, and SS. FS stands for Finish to Start (of the From task to the To task), FF implies Finish to Finish, SF indicates Start to Finish, and SS means Start to Start. The choice of connection types obviously alters the flow of the work between tasks. The default choice is
