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7.1 CONFIGURAR COMBINACIONES DE CORRESPONDENCIA
PREPARAR EL ORIGEN DE DATOS
Para crear una lista de destinatarios introduciendo directamente la información debes hacerlo siguiente : Ficha Correspondencia> grupo Iniciar combinación de correspondencia >botón Seleccionar destinatarios > clic en Escribir nueva lista y en el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones (véase Ilustración 1) > escribe los datos del primer destinatario. Para seguir añadiendo más destinatario, haz clic en el botón Nueva entrada. Una vez terminado este proceso, haz clic en Aceptar.
Para seleccionar destinatarios de un archivo existente debes hacer: Correspondencia> Iniciar combinación de correspondencia> Seleccionar destinatarios >Usar lista existente>en el cuadro de dialogo Seleccionar archivo de origen de datos busca y selecciona el archivo que contienen la lista de destinatarios y haz clic en Abrir.
Para seleccionar destinatarios de una lista Outlook: Inicie Outlook>Correspondencia>Iniciar combinación de correspondencia> Seleccionar destinatarios >Seleccionar de los contactos Outlook i haz clic en la lista que desees utilizar> Aceptar
Para utilizar sólo un grupo de contactos y no todos, realiza una de estas acciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia:
- Quita la marca de las casillas situadas entre Origen de datos y Apellido para borrar así seleccionar los destinatarios que desees incluir.
- Quita las marcas que no quieras incluir.
Ilustración 1 Destinatarios de diálogo de combinar
PREPARAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL
Para insertar un campo de combinación sencillo debes hacer lo siguiente:
Ficha Correspondencia>Escribir e insertar campos>Insertar campo combinado y haz clic en los campos que desees incluir> Insertar>Cerrar
Para insertar un bloque de direcciones, debes hacer lo siguiente: Ficha Correspondencia>Grupo Escribir e insertar campos> Botón Bloque de direcciones >Insertar bloque de direcciones especifica los elementos que desees incluir> Aceptar
Para insertar una línea de saludo, debes hacer lo siguiente: Ficha Correspondencia>Grupo Escribir e insertar campo>Botón Línea de saludo > Insertar línea de saludo selecciona el formato que desees utilizar> Aceptar.
COMBINAR DOCUMENTOS DE ORIGEN
Con Word, tienes dos formas de combinar un documento principal con un documento de origen: manualmente o con el asistente de combinación de correspondencia.
Configurar una combinación de correspondencia manual de correspondencia para cartas: Abrir documento en blanco>Correspondencia>Iniciar combinación de correspondencia>Cartas>Seleccionar destinatarios>Usar lista existente> selecciona o crea el origen de datos>Introduce el texto común que desees que aparezca>pon el cursor donde aparecerá información variable y haz clic Escribir e insertar campos.
Configurar una combinación de correspondencia manual de correspondencia para mensajes de correo electrónico: Abrir documento en blanco>Correspondencia>Iniciar combinación de correspondencia>Mensaje de correo electrónico>Seleccionar destinatarios>Usar lista existente> selecciona o crea el origen de datos>Introduce el texto común que desees que aparezca.
Configurar una operación de combinación manual de correspondencia para un sobre basado en una dirección de un documento: Selecciona las líneas correspondientes a la dirección>Crear el Sobres y etiquetas modifique, si es necesario, la dirección en el campo Dirección e introduce una dirección de remite en el campo Remite> Opciones puedes escoger el tamaño del sobre, tipo de fuente…
en el cuadro Sobre y etiquetas puedes imprimir el sobre> para insertar la dirección en el sobre haz clic en Agregar al documento.
CONFIGURAR UNA OPERACIÓN DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
UTILIZANDO EL ASISTENTE
Para configurar una operación de combinación de correspondencia para cartas utilizando el asistente debes: crear un documento con el texto de carta> Correspondencia>Iniciar combinación de correspondencia, Iniciar combinación de correspondencia >Paso a paso por el Asistente para cambiar correspondencia. A continuación haz clic en Siguiente: Inicie el documento, lo encontraras en Combinar correspondencia>Cartas.
Con la opción Utilizar una lista de existente> clic en Examinar>en el cuadro Seleccionar archivos de origen de datos>clic en Abrir Si es necesario, en el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haz clic en la tabla que desees utilizar como origen de datos y haz clic en Aceptar.
Abajo del todo del panel de tareas Combinar correspondencia, ordena o filtra los datos como necesites y haz clic en Aceptar.
Para configurar una operación de combinación de correspondencia para mensajes de correo electrónico utilizando el asistente: crea un documento con el texto del mensaje de correo electrónico> Ficha Correspondencia, Grupo Iniciar combinación de correspondencia, botón Iniciar combinación de correspondencia> Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia>Panel tareas Combinar correspondencia seleccione casilla Mensajes de correo electrónico>Siguiente: Inicie el documento> Utilizar el documento actual>Siguiente: Selecciones los destinatarios>Marca la casilla Seleccionar de los contactos de Outlook> Elegir carpeta de contactos>del cuadro de diálogo Elegir perfil selecciona el perfil Outlook> Aceptar > cuadro de diálogo Seleccionar contactos busca el origen de datos> Aceptar > cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia filtra los datos como necesites> Aceptar.
Panel de tareas Combinar correspondencia>Siguiente: Escriba el mensaje e inserta los campos de combinación que necesites> previsualiza los mensajes y haz clic Siguiente:Complete la combinación> Correo electrónico>Cuadro de diálogo Combinar en correo electrónico, haz lo siguiente:
- Comprueba que en el campo Para se encuentra seleccionada la opción Dirección_de_correo_electrónico.
- Escribe un tema de referencia para el mensaje en el campo Asunto.
- Selecciona el formato que desees utilizar en el campo Formato de correo.
Con la opción Todos selecciona en la sección Enviar registros, haz clic en Aceptar.
Para Configurar una operación de combinación de correspondencia para sobres utilizando el asistente:
Abre un nuevo documento en blanco e inserta varios saltos de párrafo> Ficha Correspondencia>Grupo Iniciar combinación de correspondencia >botón Iniciar combinación de correspondencia> Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia>Ficha Selecciones el tipo de documento>Panel de Combinar correspondencia>marca la casilla Sobres>Siguiente: Inicie el documento> Ficha Selecciones el documento Inicial> Cambiar el diseño del documento>Opciones de sobre>cuadro de diálogo Opciones de sobre elije tamaño>Opciones de impresión comprueba que la impresora es la correcta> abajo panel de tareas Combinar correspondencia> Siguiente: Seleccione los destinatarios>Ficha Selecciones los destinatarios seleccione el tipo de origen de datos> abajo panel de tareas de Combinar correspondencia> Siguiente: Diseñe el sobre> en el documento formateado por Word, coloca cursor en la marca de párrafo superior izquierda y escribe la dirección de remite como quieres que aparezca en el sobre> Ficha Diseñe el sobre del panel>Combinar correspondencia> Bloque de direcciones>Bloque de diálogo Insertar bloque de direcciones especifica elementos que quieres incluir> Aceptar
COMPROBAR ERRORES
Word permite comprobar si un documento principal y un origen de datos se van a combinar correctamente con la función de autocomprobación de errores.
Puedes validar la operación de combinación de correspondencia antes de combinar los documentos: Preparara el documento principal y el origen de datos y configura la combinación de correspondencia para el tipo de salida que desees Vista previa de resultados >Comprobación automática de errores> Revisar e informar de errores>Simular la combinación e informar de los errores en un documento nuevo> Aceptar >Elimina los errores o elije el campo que consideres adecuado de la lista.
Para validar la operación de combinación de correspondencia durante la operación de combinación de los documentos, debes hacer los siguientes pasos:
Prepara el documento principal y el origen de datos y configura la combinación de correspondencia para el tipo de salida que desees>Correspondencia>Vi sta previa de resultado >Comprobación automática de errores>Revisar e informar de errores
Ahora puedes hacer:
- Completar la combinación deteniéndose para informar de los errores>Aceptar
- Completar la combinación sin detenerse>Informar de los errores en un documento nuevo>Aceptar
