¡Descarga Introducción a las consultas en Access: extraer y analizar datos de varias tablas y más Apuntes en PDF de Derecho solo en Docsity!
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1. INTRODUCCIÓN
uando necesitamos extraer resultados de una base de datos, las tablas no son el mejor medio para hacerlo porque en ellas tenemos mucha más información de la que seguramente necesitamos.
Si utilizas una consulta , puedes filtrar estos datos, de forma que solo tendrás en cuenta determinados campos o los registros que cumplan determinados criterios. También puedes utilizar consultas para realizar cálculos con los datos y resumirlos.
En otros casos, la información que deseamos obtener no se encuentra en una única tabla, sino que proviene de la combinación de varias. Aquí también podemos utilizar (^) consultas , con objeto de resumir o juntar los datos de varias tablas.
Una consulta es una " pregunta " que se hace a la base de datos para obtener una determinada información, que puede provenir de una o más tablas.
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Mediante las consultas podrás ver datos procedentes de una o de más tablas, analizar dichos datos e incluso realizar cambios en ellos.
Por ejemplo, en nuestra base de datos podríamos preguntar: ¿qué libros se han vendido más?, ¿cuántos libros quedan de un título dado?, ¿qué libros hay de un determinado tema?, etc.
El resultado obtenido tras ejecutar una consulta aparece en lo que se conoce como una hoja de respuestas dinámica , mostrándose los datos de acuerdo con lo que se ha especificado en la consulta. Esta hoja equivale a la ventana Hoja de datos de una tabla.
Hay varios tipos de consultas, pero por ahora solo vamos a ver las de un determinado tipo: las consultas de selección.
El resultado de una consulta de selección es un conjunto de datos provenientes de una o más tablas y en formato de hoja de datos. El objetivo de este tipo de consultas es extraer resultados, no modificar la base de datos.
La información extraída a partir de una consulta de selección está en función de los criterios que apliquemos, como ahora veremos.
En el grupo de comandos Consultas de la pestaña Crear de la
Cinta de opciones están los botones y , que
permiten crear una nueva consulta en blanco en su vista (^) Diseño y crear una nueva consulta utilizando un asistente, respectivamente.
Las consultas creadas aparecerán en el (^) Panel de navegación , ya que son un objeto más de la base de datos Access.
2. CREAR CONSULTAS
a hemos dicho que podemos elegir entre diseñar manualmente una nueva consulta en el modo Vista Diseño o utilizar uno de los asistentes de consultas disponibles. Veamos cómo crearla desde cero, trabajando en la vista Diseño.
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También puedes utilizar una consulta para propor- cionar datos a un formulario o informe: en muchas ocasio- nes, los datos que quieres mostrar en un formulario o informe no deben ser la totalidad de los existentes o provienen de varias tablas, de forma que con las con- sultas reunirás los datos que realmente de- ben aparecer.
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Ten en cuenta que el asterisco significa " todos los campos ". Si más tarde añades campos o eliminas alguno de la tabla, el diseño de la consulta seguirá siendo válido ya que se actualizará al diseño de ese momento de la tabla; sin embargo, si arrastras los campos, el diseño de la consulta seguirá haciendo referencia exclusivamente a dichos campos, sin tener en cuenta los posibles cambios que se hayan efectuado.
Otra diferencia que podemos encontrar al incluir todos los campos de una tabla de una forma u otra es que cuando se seleccionan mediante el asterisco, no se pueden utilizar los campos para ordenar los registros. Por eso, normalmente suele ser mejor arrastrar, uno a uno, todos los campos.
Una vez se han añadido los campos a la consulta, puedes reorganizar, insertar y eliminar campos para que presente el aspecto deseado.
Para seleccionar una columna de la tabla de consultas, debes realizar un clic sobre el selector de columna situado sobre el nombre del campo (el cursor del ratón cambiará para indicarte cuándo puedes pulsar ). Tras seleccionar la columna de esta manera, puedes arrastrarla hacia la izquierda o hacia la derecha para situarla en otra posición.
Para eliminar un campo de la consulta, solo tienes que seleccionarlo y pulsar la tecla o utilizar el botón de la pestaña Diseño de la Cinta de opciones.
Fíjate que todo esto no afecta en nada a las tablas que estés utilizando en la consulta. Solo es el diseño de dicha consulta.
Finalmente, recuerda que debes guardar los cambios efectuados en la consulta, ya que es un objeto más de la base de datos.
Al igual que con el diseño de las tablas, para cambiar el ancho de las columnas de una con- sulta, pulsa y arrastra la línea que divide una columna de otra.
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Para acceder al resultado de una consulta, utiliza el botón (^) Vista Hoja de datos (que está entre los botones de vista de la parte inferior derecha de la ventana) o el botón
de la Cinta de opciones.
3. ASISTENTE DE CONSULTAS
tra manera de crear una consulta es utilizando uno de los asistentes de consultas , de forma que nos facilite la tarea.
Para esto, pulsa el botón de la pestaña Crear.
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Realmente, el utilizar un asistente para consultas produce exactamente el mismo resultado que si la creamos desde cero desde la vista Diseño. Lo que ocurre es que el asistente facilita la creación de determinadas consultas solicitando un poco de información, pero lo importante es saber trabajar en la vista (^) Diseño.
4. ORDENACIÓN Y CRITERIOS
asta ahora, las consultas que hemos visto simplemente listan todos los registros de una tabla, combinando la información con los registros de otra tabla.
Sin embargo, la potencia de las consultas radica justamente en poder elegir o seleccionar el resultado aplicando determinados criterios y mostrando la información, por ejemplo, con un determinado orden que permita estudiar más cómodamente el resultado.
Para empezar, veremos cómo podemos indicar el orden en que se deben mostrar los datos. Por ejemplo, en la consulta en la que aparecen los libros y temas con los que han sido catalogados, podemos indicar que se muestren ordenados alfabéticamente por el título.
Para establecer el orden, sitúa el cursor en la fila Orden del campo por el que quieras ordenar y elige entre las posibilidades Ascendente , Descendente y^ (Sin ordenar).
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Es decir, que no es obliga- torio que en el resultado de la consulta aparezcan to- dos los campos que han inter- venido en ella. Por ejemplo, en muchos casos no tiene sentido mostrar un determinado campo en el resultado y, sin embargo, es fundamental para diseñar la consulta.
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Puedes establecer uno o varios campos para el orden, en cuyo caso se ordenará según todos estos campos.
Otra posibilidad es incorporar criterios de selección a una consulta, de forma que en el resultado de la misma aparezcan solo los registros que realmente nos interesan.
Para incluir un criterio, debes escribir una expresión en la fila Criterios de un campo de la consulta. La expresión será la que delimite los registros que formarán parte del resultado.
La expresión del criterio podemos escribirla directamente en la fila Criterios del campo de que se trate o utilizar el^ generador de expresiones , al que puedes acceder con el botón de la Cinta de opciones. Si la expresión es sencilla, normalmente no hará falta utilizar el generador.
Así, en nuestro ejemplo, vemos que hemos establecido el criterio > en el campo Precio y el texto Cuentos en el campo NombreTema. Por lo tanto, en el resultado de la consulta, solo aparecerán aquellos registros en que se cumplan ambas condiciones; es decir, aquellos libros cuyo precio es mayor de 20 unidades monetarias y que su tema es Cuentos.
Si hay varios campos por los que se ordena una consulta, el orden se aplica de izquierda a derecha: primero se ordena según el campo de la izquierda, luego por el siguiente, y así sucesivamente.
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También puedes elegir un determinado (^) Formato para el campo. Este formato solo se utilizará para presentar los datos en la consulta y no afecta al valor real de la tabla. Si deseas presentar un título de campo diferente del utilizado en las tablas, puedes modificar la propiedad Título.
Por otra parte, también puedes establecer una serie de propiedades generales de la consulta y no específicas de un determinado campo. Para ello, primero asegúrate de no tener seleccionado ningún campo en la definición de la consulta, antes de acceder al panel de Hoja de propiedades.
En este caso, desde el panel podrás especificar las propiedades globales de la consulta, como su Descripción , Vista predeterminada , etc.
Por ejemplo, la propiedad Mostrar todos los campos tiene inicialmente el valor No , lo que quiere decir que solo aparecerán en el resultado de la consulta aquellos campos que tengan activada la casilla Mostrar en la definición de la consulta.
La propiedad (^) Valores superiores establece cuántos valores de los que cumplen los criterios deben mostrarse en la hoja de resultados.
La propiedad Valores únicos especifica si se deben mostrar solo campos únicos, es decir, que no tienen duplicados.
Registros únicos indica si se deben mostrar solo registros únicos en la consulta. Ten en cuenta que en el resultado de una consulta se podría dar el caso de obtener filas iguales, ya que no se trata del contenido de una tabla donde esto no puede pasar al definir su clave principal.
Entre otras características, también existen propiedades que se tienen en cuenta al importar datos de otras aplicaciones, si se trabaja en entornos multiusuario o se accede a bases de datos remotas.
También pue- des establecer la propiedad Valores superiores desde la lista de la pestaña contextual Diseño de la Cinta de opciones.
