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El análisis DOFA (Organizacional, Funcional, Ambiental y Tecnológico) realizado por un equipo de estudiantes en una especialización de auditoría en salud virtual de la Fundación Universitaria del Área Andina. El documento identifica las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la unidad de atención externa de un hospital universitario de Bucaramanga. Las habilidades gerenciales se utilizan para mejorar el desempeño de la organización, incluyendo habilidades conceptuales, técnicas y profesionales, y interpersonales.
Tipo: Apuntes
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Integrantes: Ditzy Dayana Dager Figueroa Laura Daniela Aguilar Obregón Mónica Lizeth Pinto Quintero Yilibeth Paola Tobón Buelva Tutor Deisy Lisette Rodríguez Araujo Fundación Universitaria del Área Andina Especialización de Auditoría en Salud- Virtual Módulo de Gerencia Organizacional 2021 CONTENIDO
General
Aplicar las habilidades gerenciales y técnicas de pensamiento aprendidas al área de Consulta Externa de Los Comuneros Hospital Universitario de Bucaramanga. Lo cual a su vez se da a través de la aplicación de principios básicos de actuación, que se traducen en el adecuado direccionamiento de un equipo de trabajo y su capacidad para convertirlo en un equipo de alto rendimiento, trabajando las áreas de comunicación, delegación, motivación, toma de decisiones y resolución de conflictos. Específicos ● Realizar el Diagnóstico Interno del área de Consulta Externa. ● Identificar las habilidades gerenciales con las que cuenta la coordinadora del área de consulta externa del Hospital Universitario de Bucaramanga. ● Conocer las habilidades y actitudes necesarias para liderar equipos de trabajo. Matizar la importancia de implementar diversas técnicas de pensamiento creativo y herramientas gerenciales para la resolución de conflictos internos de la organización. ● promover sentimientos de competencia dentro de los equipos de trabajo. ● Mostrar la comunicación dentro del equipo como instrumento de motivación y transformación de las relaciones. ● Conocer la importancia de la delegación como herramienta de desarrollo del equipo y la organización. ● Efectuar conceptos teóricos basados en una técnica de pensamiento creativo. ● Aprender el estilo más efectivo de la toma de la toma de decisión en el equipo de trabajo. DESARROLLO
dentro del mercado por su confiabilidad y enfoque competitivo y diferenciada por su amplio portafolio, moderna tecnología y atención cálida, oportuna y segura”. Macro-procesos Todos los colaboradores que tienen un cargo hacen parte de un proceso y éste pertenece a un macro-proceso. Los macro-procesos se dividen en tres procesos: Estratégicos: Se encargan de generar las directrices para el funcionamiento de la Institución. Misionales: Intervienen directamente en el proceso de atención en salud al usuario. Apoyo operacional: Son los encargados de brindar las herramientas necesarias para que todos en el Hospital podamos desempeñar nuestras respectivas funciones.
2. Breve descripción del área de la organización, realizando un Diagnóstico de esta. El área de consulta externa del Hospital Universitario de Bucaramanga es una dependencia donde se realiza la prestación de servicios ambulatorios, está enfocada en la calidad y la calidez del servicio en atención, se compone de aproximadamente 30 especialidades para población adulta, además este servicio contiene la prestación del primer nivel de atención de una EPS. Entre algunas de los servicios y especialidades se encuentran:
empresa en donde podemos potencializarnos en las oportunidades que encontramos en nuestros alrededor y reconocer las amenazas que puedan obstruir nuestro proceso. Por medio de lo antes mencionado por medio de esta herramienta podemos crear la DOFA de la institución Figura 1. Análisis DOFA del Área de Consulta Externa Fuente: Elaboración Propia FORTALEZAS Sensibilidad en el trato enfermera-paciente en algunos miembros del personal de enfermería. La jefe de enfermeras del servicio es buen líder y lleva una coordinación excelente del servicio y de su personal. La mayor parte del personal de enfermería del servicio cumple con sus funciones dentro del mismo DEBILIDADES
Para realizar los cruces estratégicos tenemos que tener en claro que: FA: (Fortaleza-Amenaza) ¿Me permite esta Fortaleza atenuar o resistir esta Amenaza? Enfoque de reacción. FO: (Fortaleza-Oportunidad) ¿Me permite esta Fortaleza aprovechar esta Oportunidad? Enfo- que de éxito. DO:(Debilidad-Oportunidad) ¿Me impide esta Debilidad aprovechar esta Oportunidad? Enfo- que de adaptación. DA:(Debilidad-Amenaza) ¿Me impide esta debilidad resistir o atenuar esta Amenaza? Enfoque de supervivencia. Figura 2. Elaboración propia MATRIZ DOFA Fortalezas Debilidades Oportunidades Mejorar la atención en calidad del servicio prestado aprovechando los cursos sugeridos por la secretaria de salud para tener un talento humano más preparado en pro de la humanización de los servicios de salud Utilizar los cursos impartidos por la institución hacia el personal de enfermería acerca de los procesos y cuidados de enfermería, mejorando así la debilidad de la percepción del poco conocimiento que pueda tener enfermería acerca de los procesos o el desconocimiento del marco legal
3. Identificación de las habilidades gerenciales con las que cuenta la persona encargada del área. Hacer una descripción de estas y de las características de la persona encargada. Desde el punto de vista de Madriz (2016) citado por Delgado (2001, p.6), es importante destacar que la actividad económica de una empresa es una acción dinámica, que se genera en pro del cambio, por ende, forma parte de la necesidad de mejora continua, de allí la importancia de identificar las habilidades gerenciales por parte de la Coordinadora del Área de Consulta de Externa del Hospital de Bucaramanga. Desde el punto de vista de Madriz (2016) citado por Delgado (2001, p.6), es importante destacar que la actividad económica de una empresa es una acción dinámica, que se genera en pro del cambio, por ende, forma parte de la necesidad de mejora continua, de allí la importancia de identificar las habilidades gerenciales por parte de la Coordinadora del Área de Consulta de Externa del Hospital de Bucaramanga. La Coordinadora es Médico general egresada de la Universidad Industrial de Santander, Especialista en Auditoria de Calidad, Gerencia de la Seguridad Social, Especialista en finanzas, ha prestado sus servicios en EPS desarrollando actividades de dirección regional, actualmente coordina desde hace 5 años el área de consulta externa donde tiene a su cargo, el manejo de costos, presupuestos, diseño e implementación de planes de mejora, y manejo de colaboradores. Entre las habilidades que encontramos en la coordinadora de consulta externa podemos mencionar la habilidades humanas, técnicas y conceptuales, recordemos que habilidad se define para (Madrigal, 2002) “la capacidad del individuo, adquirida por el aprendizaje, capaz de producir resultados previstos con el máximo de certeza, con el mínimo de distendió de tiempo y economía y con el máximo de seguridad”. Es importante mencionar que las
habilidades se utilizan para la dicha organización o área de trabajo mejore su desempeño, dentro del desarrollo de habilidades encontramos las habilidades conceptuales las cuales incluyen ciertamente todas las destrezas para coordinar, evaluar, interpretar ideas, y estas habilidades se ven reflejadas en la coordinadora del área de consulta externa ya que ella es la encargada de crear, establecer, analizar y coordinar ideas que nos ayuden al mantenimiento del dicha área encargada, además encontramos habilidades técnicas y profesionales en cuanto a esto nuestra coordinadora de consulta externa se ha encargado de tener el personal idóneo y capacitado que brinde una atención idónea a nuestro usuarios, y la habilidades interpersonales o humanas siendo está caracterizada por la motivación que nos brinda la coordinadora a toda el área encargada, además del liderazgo que ella mantiene el cual basándonos en (Madrigal,2002) “el liderazgo es la actividad de influir en la gente para que se empeñe de buena gana en los objetivos del grupo” y según su clasificación podemos indicar que es un liderazgo democrático ya que se caracteriza por ser un líder participativo que incluye a todos el personal de talento humano para que también pueda expresar su punto de vista y así alcanzar nuestros objetivos de forma satisfactoria. Y dentro de las características que más se resaltan dentro de nuestra coordinadora sabe coordinar el equipo, creativa, respetuosa, motivadora y además sabe delegar y confiar en todas las capacidades del talento humano que se encuentra a su cargo, y el manejo de conflictos como parte fundamental entre sus características.
Dicha técnica antes mencionada fue creada por Tony Buzan al cual el describe como “un método de análisis que permite organizar con facilidad los pensamientos y utilizar el máximo las capacidades mentales” (Tony Buzan, 2002) de esta manera podemos indicar que el mapa mental es una herramienta donde podemos gestionar un flujo de información y organizarla de tal manera que facilita la planificación. Basándonos en la teoría de Tony Buzan acerca de las técnicas para el desarrollo de la creatividad los mapas mentales tiene tres características fundamentales las cuales son: como primera medida una imagen central siendo este el tema abordar o el tema que tendremos en estudio, como segunda característica encontramos las ramas gruesas que irradian la imagen central en esta características se encuentran incluidos temas importantes que se relacionen con el tema principal y aparte de esto también se incluyen ramitas que aborda aquellos temas complementarios que tienen relación con el tema principal a abordar, como ultima y tercera característica sobre cada rama se coloca una sola imagen o palabra clave. Además, en esta misma teoría nos indican que existen unos ingredientes claves que hacen que el mapeo mental sea una gran herramienta de pensamiento los cuales son: el pensamiento radiante, el flujo orgánico no lineal, el color, las imágenes y las palabras, todos estos antes mencionados cuando se implica en un mapa mental lo que conseguimos es que este se convierta en una gran herramienta de pensamiento.
5. Aplicación de técnica de contexto identificado o en la habilidad de gerencia a intervenir. Explicar el paso a paso. A partir del Diagnóstico interno de la matriz DOFA del Hospital Universitario en el Área de Consulta Externa pudimos identificar un problema, en el cual la falta de compromiso por parte del personal de enfermería y el desconocimiento de normativas que rigen y protegen al personal de la salud, está generando inconvenientes a la hora de la prestación de los servicios dentro del hospital , en vista de la problemática nos reunimos en un grupo de 4 personas para buscar posibles soluciones, utilizando la técnica de pensamiento de Mapas Mentales. Para iniciar, en el centro de una hoja de forma individual se coloca el problema el cual se formuló a partir de la pregunta ¿Cómo capacitar al personal de enfermería reforzando las competencias y habilidades profesionales para la prestación de servicios de calidad?, incluyéndose las preguntas ¿Por Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Qué?, ¿Dónde? y ¿Quién?, se dio un tiempo de 10 minutos para responder, tiempo en el cual cada persona debía dar sus ideas sin tener en cuenta su pertinencia o no con el problema o cualquier tipo de censura (Figura 3).
Figura 4. Mapa Mental con todas las ideas recopiladas. Fuente: elaboración propia A partir del mapa mental con las ideas de todos los miembros se revisaron en conjunto y se complementó con nuevas ideas igualmente se retiraron otras que no eran pertinentes para el problema en cuestión (Figura 4).
Figura 5. Segundo Mapa Mental con ideas más pertinentes Fuente: Elaboración propia Revisando nuevamente el segundo Mapa Mental, se realiza uno definitivo con las decisiones Estratégicas a tomar, donde podemos establecer que capacitar al personal de enfermería para la prestación de servicios de calidad es nuestra problemática a resolver y que mediante la creación del mapa mental podemos crear estrategias para mejorar la problemática actual. Figura 6. Mapa Mental Final de Decisiones Estratégicas
