Diseño de procesos
Contextualizar el Diseño de un proceso
Fundación Universitaria del Área Andina
Administración de Empresas
Diseño de procesos - 202210-1A - 605
Marzo 2022
Bogotá
Diseño de procesos
Contextualizar el Diseño de un proceso
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Análisis de Procesos Empresariales: Administrativo, Ventas y Compras, Apuntes de Auditoría
Una descripción detallada y un análisis de los procesos empresariales seleccionados, incluyendo el proceso administrativo, proceso de ventas y proceso de compras. Se utiliza herramientas gráficas como diagramas de flujo y mapas de procesos para ilustrar las actividades que se desarrollan en cada etapa de cada proceso. Los objetivos son describir de forma detallada estos procesos y brindar herramientas para identificar falencias y evaluar procedimientos estandarizados en las empresas.
Tipo: Apuntes
2021/2022
1 / 15
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Diseño de procesos Contextualizar el Diseño de un proceso Fundación Universitaria del Área Andina Administración de Empresas Diseño de procesos - 202210-1A - 605 Marzo 2022 Bogotá Diseño de procesos Contextualizar el Diseño de un proceso
Maria Angelica Echeverry Quintero Karen Lizeth Lamus Gonzàlez Cristian Ferney Martinez Guerrero Jaider Eduardo Pèrez Marleyby Ramirez Torres Tutor. Heriberto Guacheta Poveda Fundación Universitaria del Área Andina Administración de Empresas Diseño de procesos - 202210-1A - 605 Marzo 2022 Bogotá TABLA DE CONTENIDO Introducción................................................................................................................................................................................................................. 3 Objetivos....................................................................................................................................................................................................................... 4 Objetivo general:..................................................................................................................................................................................................... 4 Objetivos específicos:.............................................................................................................................................................................................. 4 Procesos Empresariales................................................................................................................................................................................................ 5 Tipo de proceso: Proceso Administrativo................................................................................................................................................................ 5 Tipo de proceso: Proceso de ventas........................................................................................................................................................................ 7 Tipo de proceso: Proceso de compras..................................................................................................................................................................... 8 Tipos de procesos y análisis.......................................................................................................................................................................................... 8
Objetivos
● Objetivo general: Describir de forma detallada los procesos administrativos, proceso de compras y proceso de ventas, realizando un análisis detallado de cada uno por medio de herramientas gráficas que describen las actividades que se desarrollan en cada etapa del proceso. ● Objetivos específicos: Identificar similitudes y diferencias en los procesos mencionados anteriormente con el fin de tener claridad en cada uno de ellos. Definir cada proceso, dar a conocer las particularidades de cada uno y realizar un análisis detallado que brinde las herramientas necesarias al momento de implementar un nuevo proceso o diseñar uno innovador. Dar a conocer métodos y metodologías de procesos de negocio con el objetivo brindar herramientas que permitan identificar falencias y evaluar los procesos y procedimientos estandarizados en las empresas.
Procesos Empresariales
Empresa: Centro de especialistas Actividad principal: Recepción de pacientes atencion al cliente, realización de procesos estético dentales, acupuntura entre otras ● Tipo de proceso: Proceso Administrativo El proceso administrativo se compone de una serie de etapas que nos ayudarán a conseguir los objetivos propuestos. El proceso administrativo es continuo. No se trata de realizar cada una de las etapas y todo termina ahí. Cuando termina un ciclo, se pasa al siguiente. (lopez, 2019) sus características son: ● Debe plasmar todos los objetivos que se persiguen alcanzar con él. ● Deben ser informados del mismo todos aquellos trabajadores que vayan a formar parte del proceso. ● El objetivo que tiene es la creación de una hoja de ruta para optimizar al máximo cada una de las acciones que incluye el proceso administrativo. ● Puede ser utilizado por cualquier empresa, independientemente de las características de la misma.
. de manera se de RECEPCION FACTURACION VALIDACION^ ENTREGA Transmisión de información Digital Corrección Manual (^) Datos erroneos Rectifica
Empresa: Bimbo Actividad principal: ventas al por mayor y al por menor a establecimientos como supermercados y tiendas ● Tipo de proceso: Proceso de ventas El proceso de ventas se conforma por varias etapas, el distribuidor es quien se encarga de realizar la búsqueda del cliente, o en varias ocasiones el cliente llega al distribuidor el cual le brinda más claridad sobre qué productos son los puede vender al cliente, le especifica los detalles, como precios, fechas pronto a vencer, su proceso de pago y en caso de quedar en un acuerdo con el cliente se le habla del aprovechamiento de estante que pueda ocupar el producto, luego el cliente se encarga de realizar el pedido, el distribuidor se contacta con el proveedor para realizarle el monto de la mercancía que solicita, lugo el proveedor desde fábrica se ocupa del proceso de empaque para poder realizar el envío, la mercancía llega a la bodega establecida por el distribuidor, se cerciora que el producto llegue en buenas condiciones, llega al punto de encuentro con el cliente y se le hace el debido proceso de entrega. fuente propia. (2022). Flujograma proceso de ventas. Empresa: Acciones & Valores Comisionista de Bolsa S.A
Actividad principal: Corretaje de valores y de contratos de productos básicos ● Tipo de proceso: Proceso de compras Se identificó que el proceso de compras hace parte del macroproceso de apoyo o de soporte dentro de la organización, la gestión de compras es la responsable de tener una buena organización para realizar el objetivo de las actividades de compras además debe asegurarse de que el producto o servicio adquirido cumpla con los requisitos de compra específicos de las diferentes áreas solicitantes ya que determina la efectividad de la administración de las compras adquiridas, teniendo en cuenta que toda organización necesita de insumos, materia prima componentes para su funcionamiento Fuente: Fuente: Elaboración Propia.
Tipos de procesos y análisis
causas de raíz, proporcionando en definitiva, el camino más corto y seguro para la resolución del problema o la consecución de la mejora pretendida. El proyecto de mejora PDCA, consta de 7 etapas: equipo de trabajo, selección de proyecto, comprensión de la situación inicial, análisis, acciones correctivas, resultados, estandarización y control, y oportunidades de mejora y planes futuros (Roure et al., 1997). Los modelos son necesarios para entender el comportamiento de las mismas y diseñar los nuevos sistemas así como mejorar el funcionamiento de los existentes. Las siguientes técnicas se han desarrollado para facilitar la comunicación y la captura de información. A continuación se enumeran y explican brevemente algunas de las técnicas más significativas en el modelado de procesos de negocio. ● Diagrama de flujo Un diagrama de flujo es un diagrama que describe un proceso, sistema o algoritmo informático. Se usan ampliamente en numerosos campos para documentar, estudiar, planificar, mejorar y comunicar procesos que suelen ser complejos en diagramas claros y fáciles de comprender. Los diagramas de flujo emplean rectángulos, óvalos, diamantes y otras numerosas figuras para definir el tipo de paso, junto con flechas conectoras que establecen el flujo y la secuencia. Los diagramas de flujo a veces se denominan con nombres más especializados, como "diagrama de flujo de procesos", "mapa de procesos", "diagrama de flujo funcional", "mapa de procesos de negocios", "notación y modelado de procesos de negocio (BPMN)" o "diagrama de flujo de procesos (PFD)" (homepage, 2022) Características ● Es una herramienta sencilla de usar con un mínimo de formación / Capacitación para dibujarlos e interpretarlos ● Representa visualmente una forma esquemática de todos todos los pasos por los que atraviesa un proceso ● Se puede utilizar para dibujar un proceso complejo o dividir éste en subprocesos y dibujar un diagrama de flujo por cada uno de ellos. ● muestra el valor que se aporta en cada uno de los pasos para conseguir el objetivo final del proceso (cada paso del proceso aporta algo para conseguir el objetivo final). ● conforman una de las herramientas para conseguir la mejora continua en las organizaciones al estudiar y plantearte el cómo se desarrollan los procesos en las organizaciones. (Tool, 2009-2022 ) ● Mapa de Procesos Todas las organizaciones se componen de múltiples actividades que permiten el correcto funcionamiento de la compañía, tanto a nivel interno como externo (mapa de procesos). Es común que estas actividades estén agrupadas en bloques según sea el objetivo a alcanzar con su consecución. Es decir, en las empresas existe una serie de actividades organizadas para realizar un proceso, y éste a su vez se complementa con otros procesos para conseguir prestar los servicios/productos del negocio.
El mapa de procesos permite representar los procesos y sus interrelaciones. La tarea principal para llevarlo a cabo consiste en identificar los procesos de la empresa y relacionar unos procesos con otros según su orden de ejecución, de manera estructurada. (Solutions, 2020) ● Diagrama de flujo de datos Un diagrama de flujo de datos (DFD) traza el flujo de la información para cualquier proceso o sistema. Emplea símbolos definidos, como rectángulos, círculos y flechas, además de etiquetas de texto breves, para mostrar las entradas y salidas de datos, los puntos de almacenamiento y las rutas entre cada destino. Los diagramas de flujo de datos pueden variar desde simples panoramas de procesos incluso trazados a mano, hasta DFD muy detallados y con múltiples niveles que profundizan progresivamente en cómo se manejan los datos. Se pueden usar para analizar un sistema existente o para modelar uno nuevo. Cursos de Sistemas - Programa de Ingenieria de Sistemas Unipamplona - Diagramas de Flujo de Datos. (n.d.). Universidad de Pamplona. Retrieved March 4, 2022, from https://www.unipamplona.edu.co/unipamplona/portalIG/home_74/recursos/ administracion-bases-de-datos/21022015/t2_flujodatos.jsp ● Diagrama entidad relación Un diagrama entidad-relación, también conocido como modelo entidad relación o ERD, es un tipo de diagrama de flujo que ilustra cómo las "entidades", como personas, objetos o conceptos, se relacionan entre sí dentro de un sistema. Los diagramas ER
un enfoque reglamentado para analizar una empresa, capturar modelos de proceso "tal cual" y para modelar actividades dentro de un grupo empresarial. Aunque IDEF se desarrolló originalmente para el entorno de fabricación, ahora esta metodología de modelado de procesos se ha aplicado para usos más amplios y para el desarrollo de software en general.
Análisis comparativo de los procesos actuales y procesos innovadores.
● Proceso administrativo Se deberían tener programas más inteligentes (funcionen sin internet ) que no dejen de funcionar en cierto momento para que así no se atrasen las facturaciones y/o procesos relacionados con la administración, también se debería capacitar un poco más al personal para evitar errores en los diferentes programas o en la respectivas actividades desarrolladas y así evitar quejas externas, y por último fomentar o mostrar la eficacia o el alcance que puede llegar a tener la empresa y así retener los clientes. ● Proceso de ventas Inconformidades.. En ocasiones cuando llega el producto al momento de verificar que estén en buenas condiciones se presentan inconvenientes por llegar con fechas con 5 u 8 días próximas a vencer, para realizar la entrega final debe tener como mínimo 15 días hábiles para que sea satisfactoria. Otra inconformidad es cuando ya es entregado al cliente que al pasar 8 días luego de la entrega el producto se encuentra defectuoso, con moho, pero al momento de mirar el lote (fecha a vencer) aun tenga 7 días más para vencerse Se puede mejorar contando con una persona encargada de revisar fechas y lotes que concuerden con el día de fabricación del producto en el momento que salen desde fabrica para no tener inconvenientes al respecto ● Proceso de compra Dentro del proceso de compras si se puede identificar una inconformidad que, los proveedores tanto los que se vinculan como los que se actualizan no cumplan con los requisitos mínimos de la documentación; eso con lleva a retrasar el proceso de adquirir el producto o el servicio de la misma; al no cumplir con los tiempos de entrega se convierte en el retraso de un inicio y una finalización de un proceso solicitado. Sería muy importante e innovador, contar con una herramienta (software / licencia ) que permita escalar y aprobar los diferentes insumos o necesidades que se le realiza al área, además ayudará en la actualización de los mismos proveedores en crear alertas en los momentos de vincular, actualizar o de la desvinculación de los mismos proveedores.
Conclusiones
Teniendo en cuenta que existen numerosos modelos y metodologías para analizar y entender los procesos de negocio se puede determinar que cada tipo de proceso es diferente, de acuerdo a la actividad económica que desempeña cada organización. Por otra parte es preciso indicar que cada uno brinda herramientas que permiten un desempeño adecuado de las funciones de cada proceso y cargo. Por medio de los flujogramas, mapas de procesos y otros mecanismos utilizados es viable tener claridad de cada fase de los procesos; así mismo brindan una orientación amplia y detallada de cada actividad que se debe desarrollar hasta la terminación en su etapa final.
Bibliografía
● Conceptos y Composición de Ventas by Leticia Cerna. (n.d.). Prezi. Retrieved March 4, 2022, from https://prezi.com/s_x7xwnxz9f0/conceptos-y-composicion-de-ventas/ ● gestión por procesos. (n.d.). MOPC. Retrieved March 4, 2022, from https://www.mopc.gov.py/application/files/7915/4030/2772/GUIA_PRACTICA_GESTION_POR_PROCESOS. pdf ● Proceso administrativo - Qué es, definición y concepto. (n.d.). Economipedia. Retrieved March 4, 2022, from https://economipedia.com/definiciones/proceso-administrativo.html