Alimentar base de datos | Apuntes de Ciencias Aplicadas a la Actividad Profesiona

PROCESO DIRECCIÓN PROFESIONAL

INTEGRAL FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Técnico en Asistencia en Organización de Archivos

Código del Programa de Formación: 134400

Nombre del Proyecto: Prestación de servicios archivísticos para el municipio de San

José de Cúcuta y su área metropolitana del Norte de Santander.

Fase del Proyecto: Ejecución

Actividad del Proyecto: Realizar prácticas en las empresas públicas o privadas del

sector que requieran de la organización de sus archivos.

Competencia: 210602033 - Alimentar base de datos de acuerdo con

procedimientos técnicos. (Actualizar bases de datos).

Resultados de aprendizaje a alcanzar:

*01 Disponer de la información para alimentar la base de datos del sistema de

información contenido/documental teniendo en cuenta la parametrización de la

base de datos, normativa y políticas institucionales.

*02 recuperar información contenida en la base de datos, según requerimientos.

*03 recuperar información contenida en la base de datos, según requerimientos

*04 Verificar la información registrada en las bases de datos a partir de la

generación de reportes teniendo en cuenta los soportes documentales y la política

de la empresa

*05 Depurar la información inconsistente almacenada en la base de datos, de

acuerdo con soportes, estructura de bases de datos, tecnología disponible y

políticas de la empresa.

Duración de la Guía: 50 horas

2. PRESENTACIÓN

BASE DE DATOS

Hoy en día podemos reducir que las bases de datos en una empresa son herramientas de

apoyo por que les permite agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único

lugar permitiendo además compartir con facilidad sus datos entre los diferentes

miembros de la empresa generando soluciones rápidas a sus consultas y procedimientos.

En esta competencia vamos a enfocarnos en las bases de datos relacionadas con la

Gestión Documental, su utilidad y beneficio en los procesos de la empresa, permitiendo

con ello el mejoramiento continuo de las empresas y garantizar la calidad de sus procesos.

Es por ello que trabajaremos en la simulación y análisis de base de datos que hoy en día se

encuentran en el mercado electrónico como herramientas de la Gestión Documental y se

pretende como requerimiento la apropiación de su aprendizaje, ya que usted debe

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INTEGRAL FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

 Programa de Formación: Técnico en Asistencia en Organización de Archivos  Código del Programa de Formación: 134400  Nombre del Proyecto: Prestación de servicios archivísticos para el municipio de San José de Cúcuta y su área metropolitana del Norte de Santander.  Fase del Proyecto: Ejecución  Actividad del Proyecto: Realizar prácticas en las empresas públicas o privadas del sector que requieran de la organización de sus archivos.  Competencia: 210602033 - Alimentar base de datos de acuerdo con procedimientos técnicos. (Actualizar bases de datos).  Resultados de aprendizaje a alcanzar: *01 Disponer de la información para alimentar la base de datos del sistema de información contenido/documental teniendo en cuenta la parametrización de la base de datos, normativa y políticas institucionales. *02 recuperar información contenida en la base de datos, según requerimientos. *03 recuperar información contenida en la base de datos, según requerimientos *04 Verificar la información registrada en las bases de datos a partir de la generación de reportes teniendo en cuenta los soportes documentales y la política de la empresa *05 Depurar la información inconsistente almacenada en la base de datos, de acuerdo con soportes, estructura de bases de datos, tecnología disponible y políticas de la empresa.  Duración de la Guía: 50 horas

2. PRESENTACIÓN BASE DE DATOS Hoy en día podemos reducir que las bases de datos en una empresa son herramientas de apoyo por que les permite agrupar y almacenar todos los datos de la empresa en un único lugar permitiendo además compartir con facilidad sus datos entre los diferentes miembros de la empresa generando soluciones rápidas a sus consultas y procedimientos. En esta competencia vamos a enfocarnos en las bases de datos relacionadas con la Gestión Documental, su utilidad y beneficio en los procesos de la empresa, permitiendo con ello el mejoramiento continuo de las empresas y garantizar la calidad de sus procesos. Es por ello que trabajaremos en la simulación y análisis de base de datos que hoy en día se encuentran en el mercado electrónico como herramientas de la Gestión Documental y se pretende como requerimiento la apropiación de su aprendizaje, ya que usted debe

ingresar de manera responsable a cada sesión virtual programada y evidencie su desempeño con la entrega de sus actividades en la plataforma previamente destinada.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 3.1 Actividad de reflexión inicial Considerando que usted fue contratado mediante la modalidad de contrato de aprendizaje por una empresa a la cual llamaremos Pasabocas El Sol que no tiene ningún procedimiento archivístico aplicado y su jefe inmediato le solicita que le entregue in informe donde especifique como implementar la Gestión Documental en la empresa teniendo en cuenta la compra de un software de Gestión Documental como apoyo a las actividades y cumplir con la política cero papel, pero usted sabe que la Gestión Electrónica no es competencia de un técnico por lo cual usted debe documentarse de la siguiente manera para entregar el informe. Teniendo en cuenta la anterior información propuesta piense que vamos a investigar para realizar el informe. VAMOS A INVESTIGAR 1. ¿Qué es un software y qué tipos de software hay en Colombia? 2. ¿Cuáles son software de Gestión Documental? 3. ¿Qué características debe tener el software de Gestión Documental a seleccionar? 4. ¿Cómo debe cotizar o aplicar un estudio de mercado para realizar su análisis? 5. Entregue el informe con la elaboración de un cronograma de actividades a realizar en los 6 meses de su contrato de acuerdo a su conocimiento en Gestión Documental Para ello subiremos esta actividad en la plataforma predispuesta 3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje, para la cual se requiere saber qué conocimiento posee el aprendiz con respecto a su aprendizaje para cual vamos a dar respuesta a las siguientes preguntas y participo en el foro en la plataforma Territorium. 1. ¿Qué es una base de datos? 2. ¿Por qué son importantes las bases de datos o software en las empresas? 3. ¿Consideras que aplicar una política de cero papel en la parte de Gestión Documental es apropiado para una empresa? Justifique su respuesta 3.3 Contextualización de conocimiento para garantizar el resultado de su aprendizaje en la misma

Computadores, teléfono inteligente Materiales Consumibles Guías de Aprendizaje Plan de trabajo concentrado 4 ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de Evaluación Evidencias de conocimiento: Mapa conceptual Evidencias de Desempeño: Diseñar base de datos con los datos con variables de consulta Evidencias de Productos: Combinación de correspondencia Reconoce los campos en el formulario de ingreso de información de la base de datos teniendo en cuenta los propósitos de la Gestión de información. Define los metadatos según requerimientos de Gestión Documental. -Almacena los datos según criterios y requerimientos establecidos. -Presenta la información extraída de la base de dato, según requerimientos. -Reconoce el procedimiento de recuperación de información, teniendo en cuenta el proceso de la información de la base de datos.

Extrae la información contenida en la base de datos, según requerimientos y procedimientos. Utiliza los archivos de

TECNICA:

Preguntas cerradas INSTRUMENTO: Cuestionario 01 TECNICA: Ejercicios prácticos INSTRUMENTO: Lista de Chequeo Desempeño 02

registro en la base de datos teniendo en cuenta los requerimientos de sistemas y los usuarios. Reconoce los campos claves para extraer información de la base de datos, de acuerdo con el proceso y objetivos de la base de datos. Lista de Chequeo de Producto 03 5 GLOSARIO DE TERMINOS:

1. Tablas: una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en fila y columnas. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos. 2. Consultas: Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de tablas. Los que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para “filtrar” los datos hasta obtener solo los registros que desee.

Informes: Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica, como: “¿Cuánto se ha facturado por cliente este año?” o “¿En qué ciudades están nuestros clientes?”. Cada informe se puede diseñar para presentar la información de la mejor manera posible.
Formularios: Los formularios se conocen a veces como “pantallas de entrada de datos”. Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de base de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.
Archivo: Un archivo es un elemento que contiene información y que a su vez se identifica por un nombre y su extensión. Esta última comienza por un punto y determina el tipo de aplicación a la que está asociado el archivo.

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