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ERP, ALMACÉN E INVENTARIOS
El gran desarrollo que ha experimentado la logística ha propiciado la aparición de diversos sistemas de gestión global de empresa. Hablamos, por ejemplo, de los ERP (Enterprise Resource Planning) los cuales tienen la facultad de gestionar todos los procesos del tejido empresarial, conectando todos los departamentos y sincronizando en tiempo real la información de todos ellos para que sean accesibles a cualquier tarea que se precie.
Son muy conocidos los sistemas basados en SAP que incluyen multitud de módulos en función a su especialización.
Tenemos, por ejemplo:
- SAP FI (Modulo de Finanzas)
- SAP MM (Material Management)
- SAP SD (Comercial)
- SAP PP (Planificación y producción)
- SAP HR (Recursos humanos)
- …
Todos ellos están especializados en su campo y complementan a otras aplicaciones como Excel, Acces o Powerpoint (Microsoft Office) aportando una mayor robustez de datos. Asimismo estos ERP pueden enlazarse con proveedores, clientes, minoristas por lo que su capacidad de análisis y potencia es súper eficiente.
Un sistema informático Logístico tendrá como principales funciones las de recoger los datos básicos en el lugar y momento en el que se producen, transformarlos en datos útiles sobre los cuales tomar decisiones, guardarlos y recuperarlos con rapidez cuando sean requeridos y transportarlos a cualquier punto de la cadena de producción cuando se necesiten.
Otros ERP comunes son: Navision, AS400, Oracle, Abas, Syspro…
Las herramientas informáticas más usadas en el campo logístico son las que están relacionadas con:
La Planificación de compras y aprovisionamiento. La Gestión de Almacén o Control de recepción o Control de ubicación o Control de extracciones o Control de preparación de pedidos La Gestión de expediciones o Planificación de rutas de reparto. o Agrupación de mercancía por rutas o Gestión de los vehículos de reparto
Estas herramientas nos pueden resultar especialmente útiles a la hora de realizar los recuentos de stock o las auditorias tanto externas como internas. Estas auditorías consisten en hacer un seguimiento exacto y pormenorizado de la calidad de un sistema o procedimiento concreto a través de una serie de valores cuantificables y otros no medibles pero que pueden ser valorados con un rango de desviación bastante pequeño. Las auditorías externas son de carácter obligatorio y suelen realizarse normalmente a la finalización del año natural. Las internas son bastante recomendables ya que aunque no aseguran al 100% el paso de una auditoría externa, sí que nos permite tener un control más exhaustivo sobre lo que vamos a medir a lo largo de un medio-corto plazo.
Las unidades de un inventario pueden obtenerse a través de diversos medios como el informático, el conteo manual, fichas (en desuso), etc…
El Inventario puede ser:
Inventario físico total
Se realiza el inventario físico con el fin de compararlo con los datos del sistema de control de stock. Si las diferencias son aceptables ya sea un valor positivo o negativo, se suele dar el inventario por bueno y alterar posteriormente las cantidades en los documentos de control permanente, revisando únicamente los productos con diferencias más acentuadas.
Inventario sin recuento físico
Para aceptar este tipo de recuento ha de existir un calendario o un programa de inventarios rotativos los cuales han de aportar unas diferencias aceptables. Si este programa se realiza con frecuencia podría incluso suprimirse el inventario físico general en una fecha concreta dando por bueno los resultados de los inventarios realizados hasta la fecha.
Mezcla de inventario físico y documentación
Es la más utilizada y consiste en asegurar de una vez la fiabilidad de los datos procedentes de los documentos de control sin inventario físico en la fecha de balance, así como la correcta realización de los inventarios físicos en todos los puntos sin control temporal.
En cualquier caso las comprobaciones consisten en lo siguiente:
Conocer las últimas entradas del proveedor, producción etc… según sea el caso y las primeras entradas del nuevo periodo comprobando en cada caso que están correctamente aplicadas dentro de su ejercicio correspondiente. Realizar la misma operación con las salidas de producción, clientes, etc… según cada caso.
Los inventarios pueden ser erróneos debidos a diversos factores, incluyendo la mayor parte de incongruencias en los procesos intermedios del proceso logístico, siendo los errores más comunes incongruencias de cálculo, retraso en la puesta al día de los datos, criterios poco claros en conceptos complementarios como mermas, y valoración de precios actuales aplicados a productos caducados o claramente obsoletos.
Retrasos en los pedidos
Este aspecto sólo es analizado cuando se realizan auditorías internas ya que normalmente es escasamente ilustrativo y difícil de aprovechar si no va ligado a un seguimiento permanente de esta información y unas medidas concretas y paulatinas con el objetivo de mejorar gradualmente la eficacia de la empresa en este campo.
Sin embargo si lo que queremos estudiar es el coste del producto, de entrada debemos valorar como medida más practica el coste por kg expedido aunque el pago se haya efectuado bajo otros conceptos. También es importante desarrollar un cuadro comparativo basándonos en diferentes aspectos como el desglose por tipo de transporte (propio o no), por zonas, incluyendo siempre costes parciales y fechas anuales.
Según el tipo de empresa, del producto o de tipo de cliente se pueden dar argumentos suficientes y con las máximas probabilidades de éxito para pasar del sistema de distribución por medio de agencias intermediarias a distribuidores regionales con albaranes propios, con un precio ya concertado de antemano y con unas condiciones de contratación respecto a los plazos de entrega también especificados.
Almacenaje del Stock
Las nuevas leyes de seguridad y sanidad obligan actualmente a toda empresa que comercie con productos alimenticios que exista un proceso por el cual queden registrado de forma inequívoca todos los pasos desde el inicio de la materia prima hasta su conversión en un producto manufacturado, incluyendo todos los procesos relacionados con el transporte, expedición y servicio al cliente final. Esto es lo que denominamos trazabilidad.
Trazabilidad
El significado original viene determinado por el Comité de la Seguridad Alimentaria de AECOC: “ Se entiende trazabilidad como el conjunto de aquellos procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas .”
O dicho de una forma más sencilla y extrapolable: Trazabilidad: Conjunto de información registrada normalmente a través de etiqueta identificativa, lote y/o código de barras que incluye todos y cada uno de los procesos a los que se ha sometido un producto de forma que cualquier incidencia futura en alguno de estos puntos puede provocar un retroceso en la información y la recuperación del estado original del producto con el fin de obtener una respuesta a la incidencia y una solución al problema.
Como ya hemos apuntado la trazabilidad es un factor imprescindible en el sector alimentario aunque su utilidad y necesidad va más allá y abarca todo tipo de géneros y sectores donde el servicio post-venta es determinante para la rentabilidad de la empresa. De hecho, esta característica es uno de los factores mejor valorados por el cliente hoy en día: Servicio, calidad y atención post- venta.
En estos casos la trazabilidad nos ayudará a encontrar las desviaciones en materia de calidad y mermas del producto gestionado de forma que podamos determinar e identificar los fallos y tomar las medidas necesarias para solucionarlos.
Estas soluciones no sólo abarcan la cobertura del cliente final sino los mismos procesos productivos de la empresa ya que pueden ayudar a la mejora de los servicios y los acabados del producto comercializado.
Tipos de trazabilidad
Externa: Es aquella que toma la trazabilidad propia de la cadena de suministro o de su rama logística y le añade algunos conceptos adicionales para completar la información que llega al cliente o a los proveedores finales. Esta información puede abarcar desde datos de
Factores a tener en cuenta
Desde el 1 de Enero de 2005, legalmente el proceso de trazabilidad es obligatorio para todas las partes de la cadena de suministro, desde la fábrica hasta los proveedores y como no, las minoristas que ofrecen el producto al cliente y para cualquier sector de la empresa, teniendo especial relevancia la industria alimentaria. Tener implantada una correcta trazabilidad implica un control más exhaustivo del producto clasificado en lotes, mejorando su gestión de stocks y aprovisionamiento así como una mejora en los procesos de identificación de mermas o defectos de forma que es posible retirarlos incluso antes de alcanzar la fase final de suministro (distribución), con lo que ahorramos en costes adicionales como transporte, almacenaje, devoluciones, etc… La trazabilidad tiene normativas que afectan tanto a todos los productos alimenticios (normativa de disposición horizontal) como a los que abarcan a determinados tipos de productos (disposición vertical). Dentro de la normativa de disposición vertical incluimos alimentos como la leche, la carne, los huevos o el pescado que deben incluir no sólo esta normativa sino además la horizontal, es decir, la genérica para todo tipo de productos. Para cumplir con la legislación la empresa ha de poner los medios necesarios para registrar la información a través de sistemas informáticos preparados para ello (cualquier SGA/ERP hoy en día lo permite ya que clasifica por fechas, lotes y referencias de productos). Estas mismas empresas deben tener medio para poder codificar cada stock y cada unidad de referencia de forma exacta a través de código de barras con codificación EAN-13, que la identifique unitariamente. Por último la empresa ha de cumplir con la comunicación de la parte de trazabilidad que le corresponde al siguiente nodo de la cadena de suministro, incluyendo datos acerca del tipo de producto que se ha manipulado o procesado, quien ha proporcionado dicho producto o a quien se ha expedido, la fecha tanto de recepción como de expedición si procede y por último pero no menos importante, incluir un dato de trazabilidad consistente en una fecha estimada que permita acotar el riesgo de defecto en el producto.
La empresa tiene la obligación de disponer los medios ajustados a sus necesidades económicas o productivas de forma la precisión de la trazabilidad sea la más exacta a la realidad posible. La empresa debe garantizar el mantenimiento y almacenamiento de la información de trazabilidad un tiempo lo suficientemente amplio como para evitar posibles descuadres a la hora de una revisión de los datos. Aunque no existe una legislación que acote este tiempo de almacenamiento las empresas suelen conservar los datos el tiempo máximo previsto desde la fabricación hasta el consumo final del producto por parte del cliente + 1 margen de 3 meses adicional. Aunque esto es orientativo y dependerá de las fechas de caducidades o de disminución de la calidad del producto, así como de la obsolescencia del mismo.
Principales errores cometidos durante una trazabilidad
Aunque el sistema informático usado para este fin suele ser exacto y coherente con los datos, no podemos olvidar que siempre existe un componente humano que puede dar lugar a errores que pudieran derivar tanto en un riesgo para el consumidor como en la corrupción de los datos introducidos en el sistema.
Los principales errores con los que nos encontramos y que debemos evitar en la medida de lo posible son:
Mezcla de lotes en las unidades de transporte (ya sea en palets o contenedores u otros medios de contención). Lotes de producto a granel. Puede haber discrepancias tanto en cantidad, como en otros datos como peso, etiquetas mal ubicadas… Control erróneo de los lotes durante devoluciones o reclamaciones. Errores en la introducción manual de datos en el sistema. Errores durante los traspasos de producto entre diferentes sucursales, almacenes o minoristas que pueden derivar en gastos adicionales de reexpedición o devolución.
METODOLOGÍA DE ALMACENAJE
Aunque depende del tipo de empresa y principalmente del tipo de producto (no es lo mismo si se trata de un producto perecedero o no perecedero), podemos clasificar la forma de almacenar el stock en un almacén de las siguientes formas:
FIFO (First In First Out): o Es decir, lo primero que entra, es lo primero que sale. De esta forma nunca nos quedaremos con productos caducados. Para desarrollar este tipo de almacenaje debemos dejar claro la distinción entre las diferentes referencias que podemos tener en el almacén ya que siempre se debe aplicar sobre el mismo tipo de producto.
LIFO (Last In First Out): “Lo último que entra es lo primero que sale”
Precio Medio Ponderado : El coste del stock es variable y se pondera en función a los movimientos efectuados sobre éste.
Rotación del Stock
Empresarialmente hablando, una buena rotación de stock redunda en una buena facturación y rentabilidad del producto. No es lo mismo tener un stock en almacén que no se mueve, porque realmente sólo nos proporciona un gasto por almacenamiento, no una rentabilidad por venta que un producto con una alta rotación porque es muy agradable a los pedidos de los clientes. Veremos posteriormente que esta alta rotación también supone un gran riesgo para el almacén ya que el aprovisionamiento debe ser continuo pero ajustado a una buena relación coste-unidades de forma que no nos quedemos sin stock y al mismo tiempo no nos quedemos sin espacio en el almacén por un exceso de aprovisionamiento.
Podremos medir la rotación del stock comparando el stock de todos los meses (o incluso realizando comparaciones trimestrales o semestrales) y así podremos anteponernos a las necesidades del cliente realizando un óptimo proceso de aprovisionamiento. Estas comparaciones son especialmente útiles cuando estamos hablando de producto estacional, aquel que se vende en un periodo concreto del año como pueden ser periodos navideños o veraniegos que requieren de una previsión y una buena evaluación de cantidades de producto.
Un buen análisis de esta rotación es establecer cuadros mensuales de stocks iniciales, entradas, salidas y stock final como mínimo de 1 año; con estos datos podremos calcular el TAM (tendencia anual móvil) de las salidas y dividiendo por el stock mensual podremos obtener el promedio de la rotación anual.
