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Análisis y diseño de puestos
Los desafíos derivados del entorno y la decisión de enfrentar los retos que postula el nuevo milenio constituyen el eje de la orientación moderna de los profesionales de la administración de capital humano.
En una compañía muy pequeña, esta necesidad de tener información precisa se puede satisfacer mediante una base de datos sencilla. A medida que la organización incrementa su complejidad,la información sobre puestos,solicitudes de candidatos,evaluación de desempeño y compensaciones requiere ser manejada mediante bases de información y programas mas complejos.
Existen dos grandes tipos de software para capital humano:
Sistemas duros : Tipo de software que nace desde la nómina de personal o como un módulo más de un software "ERP" que a medida que transcurre el tiempo,incorpora la funcionalidad estratégica de Recursos Humanos.
Sistemas blandos : Tipo de software que se focaliza en la gestión estratégica de Recursos humanos donde por lo general no se incluye el módulo de nómina de personal pero si evaluaciones de identificación de habilidades y potencial,evaluaciones de 360 grados,evaluación por competencias,autogestión del empleado de su desarrollo de carrera y cuadro de sucesiones asi como módulo de nómina.
La actividad del departamento de capital humano se basa en la información que tiene de los puestos de trabajo en la organización.
Información sobre análisis de puestos
A medida que la complejidad de las actividades del capital humano crece,muchas labores,entre ellas las que se refieren al reclutamiento y la compensación,se confían al departamento de RH.
La información sobre los puestos y requisitos para llenarlos se obtienen a través de un proceso llamado análisis de puestos, en el cual los analistas de puestos recaban la información sobre diferentes trabajos de manera sistemática,la evalúan y organizan. Los analistas de puestos son especialistas del departamento de capital humano cuya labor consiste en obtener datos sobre todos los puestos de trabajo que existen en la organización,pero no de todas las personas que la componen.
Un documento que ayuda al análisis de puestos es el organigrama con el cual opera la institución. Esta herramienta permite conocer de manera gráfica la ubicación de cada puesto,su relación y las líneas jerárquicas y de comunicación.
Relevancia del análisis de puestos
La información que se obtiene del análisis de puestos determina la mayor parte de las actividades de administración de capital humano,pues varias áreas de la organización dependen de ella. Antes de realizar el análisis de puestos es necesario informar a los empleados sobre las razones que obligan a la empresa a efectuarlo. El analista debe familiarizarse con la organización en sí y con su entorno; conociendo la estrategia,su propósito,la estructura,sus insumos y los productos de organización así como los servicios que ofrece.
Antes de obtener la información,los analistas necesitan conocer cuáles son los distintos puestos que existen en la organización. El analista puede utilizar listas obtenidas de los registros de nómina,de organigramas y de discusiones con trabajadores y supervisores_._
Desarrollo de cuestionario de análisis de puestos:
Los analistas desarrollan una serie de cuestionarios que les permiten obtener información congruente y uniforme sobre su objeto de estudio.
1)Nivel: Se comienza con la identificación del puesto y en que lugar se encuentra en la organización (organigrama)
Deberes: Se establecen propósitos y objetivos del puesto asi como una descripciones de las actividades a realizarse.
Características individuales :Se deben obtener datos sobre aspectos relevantes de la persona como formación académica,experiencia y habilidades.
Niveles de desempeño: El cuestionario debe incluir información sobre los niveles de desempeño que de utilizan para evaluar si el empleado esta logrando satisfactoriamente sus objetivos.
Obtención de datos
* Entrevistas
Cuando se definen y se identifican,se aplican de forma adecuada para el trabajo.
Competencia: la capacidad efectiva de llevar a cabo con éxito una actividad laboral plenamente identificada.
La competencia se describe en relación con determinada actividad. Ésta se define como una acción o comportamiento.
Organización de la base de datos
La información sobre un puesto determinado se puede guardar en diversos formatos electrónicos. Ademas,los departamentos de RH consideran en su análisis de puestos la existencia de familias de puestos,que no es otra cosa que un grupo de empleos relacionados en términos de deberes y responsabilidades,actividades y elementos de la labor que lleva a cabo. Por ejemplo,las secretarias y asistentes de oficina.
Perspectiva general del diseño de puestos
La certeza de estar facultado para tomar decisiones cuando se requiera,dentro de un ambiente de confianza y respeto profesional,se describe como empowerment. Esto significa facultar al personal para tomar decisiones,dando delegación y autoridad para infundirles la convicción de que son dueños de su trabajo.
Elementos organizacionales
Los elementos organizacionales de un puesto se refieren a su eficiencia. El principio fue desarrollado por Frederick Taylor.
- Enfoque mecánico: Técnica mecanicista en la cual se identifican todos los movimientos y/o labores de un puesto para estructurarlos de manera que se minimice el tiempo y esfuerzos necesarios para realizarla.
- Flujo de trabajo: Los ciclos de trabajo breves permiten que el obrero adquiera considerable experiencia en corto tiempo.
- Ergonomía: Consiste en el estudio de la interacción entre el ser humano y los equipos o herramientas que opera.
- Prácticas laborales: Constituyen el conjunto de métodos y actividades que permiten llevar a cabo la actividad diaria.
Un elemento relacionado con la identificación con la labor que se realiza es el de relevancia de la tarea,que es saber que el trabajo se realiza es importante para muchas personas,dentro y fuera de la organización.
Técnicas para rediseñar puestos
*Bajo nivel de especialización
- Alto nivel de especialización
***** Rotación de puestos: técnica en la cual se permite que el empleado cambie de uno a otro puesto sin la que labor se modifique.
- Inclusión de nuevas tareas: Esta técnica permite incrementar el número de funciones que se llevan a cabo en una tarea.
Enriquecimiento del puesto: Consiste en incrementar los niveles de planeación y control.
