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Antología de proyectos, antología de admon de proyectos
Tipo: Apuntes
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INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE SAN ANDRES TUXTLA
7.- Durante la segunda guerra mundial (1939-1945) se perfecciono la administración de proyectos. La fabricación y las cadenas de producción fueron optimizadas para producir materiales de guerra más rápido y mejor. 8.- La institución de ingenieros civiles de Gran Bretaña reconoció la necesidad (en 1944) de un acercamiento sistemático para la planificación de proyectos de trabajos públicos. 10.- Durante 1960 las organizaciones comenzaron a ver la ventaja de organizar el trabajo a través de proyectos y de hacer uso de estas técnicas para poder crecer y afrontar los cambios. 9.- En 1958 el departamento de defensa de los estados unidos desarrollo el PERT (Program Evaluation and Review Technique) para dar soporte al proyecto Polaris. El uso del PERT se intensifico teniendo en cuenta que el pentágono, la nasa y otras funciones gubernamentales en los E.E.U.U. comenzaron a requerir el uso de la planificación de red en sus contratos con subcontratistas. 11.- A mediados de los años 80 el PMI (Project Management Institute fundado en 1969 con base en Filadelfica) y luego el APM (Association For Project Management fundado en 1972 con base en Inglaterra) generaron programas para probar si la gente cumplía con los estándares que la administración profesional de proyectos requería. 12.- Durante la década de 1980 la de 1990 muchas compañías de software ofrecieron herramientas cada vez más poderosas y fáciles para planificar y controlar los costos y tiempos del proyecto. 13.- En los años de 1990, el interés en la administración de proyectos se elevó debido a una convergencia de varios factores. Entre ellos se destaca el desarrollo de software que facilitó el uso de las técnicas administrativas.
Un proyecto es una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear, analizar en forma sistemática un conjunto de datos y antecedentes, para la obtención de resultados esperados. Es de gran importancia porque permite organizar el entorno de trabajo. Surge como respuesta a lo concepción de una “idea” que busca la solución de un problema o a la forma de aprovechar una oportunidad de negocio. Un proyecto es una ruta para el logro de conocimiento específico en una determinada área o situación en particular a través de la recolección y el análisis de datos. Proyecto: Es una secuencia de tareas con un principio y un final limitado por el tiempo, por los recursos y los resultados deseados (tiene un resultado deseado, fecha límite y un presupuesto, personal, suministros y dinero). Ejemplos de proyectos El desarrollo de un nuevo producto o servicio. Efectuar un cambio en la estructura, la dotación. De personal, o el estilo de una organización. El diseño de un nuevo vehículo de transporte. Desarrollar o adquirir una nueva o modificar el sistema de información. La construcción de un edificio o instalación. La construcción de un sistema de abastecimiento de agua para una comunidad en un país en desarrollo. La ejecución de una campaña para cargar políticos. La aplicación de un nuevo negoción procedimiento o proceso.
Para alcanzar el éxito en la administración de proyectos se requiere la coordinación de tareas, personas, organizaciones y otros recursos con la finalidad de alcanzar una meta. Tres elementos de importancia primordial son: el gerente del proyecto, el equipo del proyecto y el sistema de administración del proyecto. La administración de proyectos implica una gran importancia por lo que es usada en una gran diversidad de campos, desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroquímica, en telecomunicaciones, en defensa nacional, etc. Los cambios tecnológicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organización, provocando con los métodos administrativos convencionales sean inadecuados, por esta razón la administración de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organización.
En la figura se muestra las 4 fases del ciclo de vida de un proyecto, así como el tiempo y el esfuerzo que se dedican a cada una. A medida que el proyecto pasa por él, las organizaciones, los individuos y los recursos desempeñan funciones muy importantes.
Fase 1: Inicio Consiste en descubrir una necesidad, un problema o una oportunidad, pudiendo suceder que el cliente pida propuestas a individuos, a un equipo de proyecto o a empresas (contratistas) para que atiendan la necesidad o resuelvan el problema. El cliente suele anotar la necesidad y los requisitos en un documento llamado solicitud de propuesta. Con el que pide a individuos o contratistas que presenten propuestas sobre como resolverán ellos el problema, junto con el costo y el programa correspondiente. Fase 2: Planeación Consiste en encontrar una solución a la necesidad o al problema. Al cliente se le presenta una propuesta uno o más individuos o empresas que requieren que les pague por implementaría, para ello se requiere el tiempo necesario para estripar los tipos y la cantidad de recursos necesarios, así como el tiempo que tardan en diseñar y realizar la solución propuesta. Fase 3: Ejecución Consiste en implementar o poner en práctica la solución propuesta. Se planea detalladamente el proyecto y luego se implementa para conseguir su objetivo. En esta fase se cumple el objetivo del proyecto, quedando el cliente satisfecho porque la obra se terminó en su totalidad con la calidad deseada, sin rebasar el presupuesto y el tiempo. Fase 4: Control Aquí se efectúan una serie de actividades de cierre como confirmar que se haya realizado todo lo solicitado, evaluando la ejecución del proyecto a fin de averiguar que podría mejorarse si otro similar se llevara a cabo en el futuro. Habría que obtener retroalimentación del cliente para determinare su grado de satisfacción y si el proyecto correspondió o no a sus expectativas. Además habría que pedirle al equipo de proyecto
La consecución exitosa del objetivo del proyecto suele verse limitada por cuatro factores: alcance, costo, programa y satisfacción del cliente. Alcance de un proyecto Es el trabajo que debe hacerse para que el cliente se convenza de que las estrategias (las cosas por hacer), es decir los productos u objetos tangibles que han suministrarse cumplan con los requisitos o criterios de aceptación acordados al comenzar el proyecto. El cliente espera que el alcance se lleve a cabo con la calidad deseada. Costo Es la cantidad que el cliente se compromete a pagar por la terminación aceptable del proyecto. El costo basa en el presupuesto que abarca una estimación de los costos relacionados con varios recursos que servirán para llevar a cabo el proyecto. Puede incluir los sueldos de los que trabajan en él, los materiales y suministros, el arrendamiento de equipo o de instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que se encargan de algunas actividades. Programa Es el cronograma que específica cuando empezaran y terminaran las actividades. El objetivo de un proyecto generalmente establece el tiempo en que su alcance debe terminarse en una fecha convencida por el cliente y la persona o empresa que se encargaran de realizarlo. El objetivo de un proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto, en determinar fecha y con entera satisfacción del cliente. Para facilitar su consecución, es importante elaborar un plan antes de iniciar el proyecto; en él se incluirán todas las actividades, los costos conexos y las estimaciones del tiempo necesario para incluirlos. Cuando no se elabore, crece el riesgo de no terminar totalmente el proyecto dentro de los
Este esfuerzo de planeación incluye los siguientes pasos: 1.- Definir con claridad el objeto del proyecto: La definición tiene que ser aceptada por el cliente y la persona o la organización que realizara el proyecto. 2.- Dividir y subdividir el alcance en “piezas” importantes o paquetes de trabajo: Aunque los proyectos trascendentes quizá parezcan abrumadores cuando se contemplan como un conjunto, una forma de resolverlos es dividirlos en partes. Una estructura de división del trabajo es un árbol jerárquico de elementos o partidas de trabajo, logradas o producidas por el equipo de proyecto durante el proyecto. Por lo general, la estructura de división del trabajo identifica la organización o a la persona que tiene la responsabilidad de cada paquete de trabajo. 3.- Definir las actividades específicas que es necesario realizar para cada paquete de trabajo con el fin de lograr el objetivo del proyecto. Las especificaciones incluyen todos los requisitos de importancia para cumplir con la medida de la calidad del proyecto, los materiales que se van emplear, el estándar que hay que alcanzar,. Los ensayos que se harán, etc. 4.- Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red. Este diagrama muestra el orden necesario y las interdependencias de las actividades para lograr el objetivo del proyecto. 5.- Hacer un estimado de tiempo de la duración que tendrá que completar cada actividad. También es necesario determinar qué tipo de recursos y cuánto de cada recurso se necesita para terminar cada actividad dentro de la duración estimada. 6.- Hacer un estimado de costos para cada actividad El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad.
4.- Estimación paramétrica: Utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables para calcular una estimación de costos para un recurso de la actividad del cronograma. 5.- Software de gestión de proyectos: Es ampliamente para asistir en el proceso de estimación de costo a través de las herramientas de simulación y estadísticas. 6.- Análisis de propuestas para licitaciones: Se incluye el análisis de propuestas para
Estimación de tiempos La estimación del tiempo forma parte de gestión del tiempo de la administración de proyectos. Ejemplos de técnicas de estimación: Análisis de puntos de función Técnicas de descomposición Modelos empíricos de estimación Herramientas automáticas de estimación Factores que restringen el éxito del proceso
Estructura de división del trabajo Agrupación de elementos de proyectos orientada a entregas que organiza y define el ámbito total de trabajo del proyecto. Cada uno de los niveles descendientes representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. La estructura de división de trabajo (edt) también debería identificar las relaciones de los elementos entre si y las relaciones de estos con el producto final. Definición de las relaciones jerárquicas entre tareas puntuales de un proyecto. Ofrece una división lógica del proyecto en niveles sucesivos con aumento del detalle de información. Una edt se compone de tareas organizadas de tal manera que cada tarea se asocia solamente a un mayor nivel (evitando superposición de objetivos y esfuerzos). Las tareas pueden ser resumidas progresivamente con el fin de presentar información de tiempo, costo y recursos en diferentes niveles e incluso a nivel del proyecto. La edt se puede asociar a una edo-estructura de división de la organización para definir quién será responsable de cada tarea. Las organizaciones funcionales proporcionan el fundamento básico a partir del cual se llevan a cabo las actividades orientadas hacia el proyecto; el proyecto integra los esfuerzos del equipo para lograr los objetivos del proyecto. El gerente de proyectos, que sirve como el punto focal para las actividades del proyecto, determina el “cuando” y el “que” del trabajo; los gerentes funcionales, al apoyar todos los proyectos, determinan el “como” se hará el trabajo. El equipo asignado al proyecto Bajo el concepto de la administración de proyectos se asignan representantes de cada uno de los departamentos funcionales de las divisiones del equipo asignado al proyecto. Cada miembro del equipo deriva una guía funcional experta y el control administrativo del gerente de departamento. El equipo incluye al siguiente personal clave:
responsables de la ejecución, cuales actividades deben hacerse al terminar cada una de las que aparecen en la lista de actividades. Para este efecto se debe presentar la matriz de secuencias iniciada con la actividad cero que servirá para indicar solamente el punto de partida de las demás. Ejemplo1.- Planta de energía Símbolo Lista de actividades Precedencia Secuencia A Diseño de la planta --- B,c,d B Selección de lugar A E C Selección de proveedores A F,g D Selección del personal A I E Preparación del lugar B H F Fabricación del generador C H,i G Preparación de un manual de operaciones
H Instalar el generador E,f J I Entrenar a los operarios D,f J J Obtención de la licencia H,i --- 2.-Matriz de secuencia Actividad Secuencia T 0 6, 0 1 5 2 2 1,4 3 3 -- 4 4 2 5 5 4,2 2 6 1,3,5 5
Ejemplo 3 Símbolo Lista de actividades Precedencia Secuencia A Revele y coloque la caja --- B,c,d B Inserte la botella de agua A E C Inserte los cristales A E D Inserte la cuña A E E Inserte el divider (s) B,c,d F,g,h F Doble del vestido de preparación y relleno en cajas
G Inserte los tejidos finos E I H Inserte los yesos E I I Coloque la tapa F,g,h J J Caja I --- 4.- Matriz de secuencia Actividad Secuencia T(min) 0 1 3. 1 2 2. 2 3 1. 3 4 3. 4 5 1. 5 6 5. 6 7 6. 7 8 8. 8 9 4. 9 --- 3.
