apunte de clases de la obra, Apuntes de Gestión de Construcción

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CUADERNO DE OBRA

Autores:

Ing. Luis Alberto Pretell Paredes

Abg. Luz Angélica Pretell Paredes

PRESENTACION

El presente documento denominado “Cuaderno de Obra”, ha sido

elaborado con la finalidad de contribuir a una mejor administración de

los proyectos y sobre todo a garantizar un eficaz y eficiente uso de los

recursos que Estado destina para hacia éstos.

El contenido está basado en la normatividad vigente que rigen los

procesos de dirección y conducción de las obras públicas, así como en

los principales hallazgos detectados durante la ejecución de los

proyectos y que comúnmente son encontrados en obra.

Uno de los documentos clave en la gestión, monitoreo y supervisión de

los proyectos es el Cuaderno de Obra, sin embargo en muchos casos es

el documento menos valorado, o su contenido no tomado en cuenta al

momento de las acciones de control, ya sea durante el proceso mismo

del proyecto como durante su evaluación ex_post.

Se dice que un correcto manejo del Cuaderno de Obra contribuye a

transparentar los actos ocurridos en la obra, y por lo tanto, permite

visibilizar los procesos de la obra, dificultades y vicios ocultos,

requerimientos de adicionales de obra, calidad de los materiales

utilizados, cantidad de personal que labora en el proyecto, calidad de la

asistencia técnica brindada por los profesionales a cargo del proyecto,

entre otros.

Siendo este una compilación de experiencias y recojo de información de

hechos ocurridos, se espera de todos/as aquellas personas que utilicen

este documento brinden sus sugerencias, comentarios y/o aportes que

permitan mejorar la intervención que el Estado lleva a cabo a nivel

nacional.

De los conceptos precedentes se desprende dos preguntas:

¿Es necesario que el cuaderno de obra sea legalizado notarialmente?

La respuesta es: Sólo en el caso de ejecución por administración directa el cuaderno de obra es obligatoria su legalización por un notario o juez de paz. La legalización por un juez de paz se efectuará siempre que no exista notario en el área de influencia del proyecto o su acceso al mismo sea oneroso en función de la distancia y los tiempos.

¿Existe entonces diferencias entre un cuaderno de obra para un proyecto por contrato y una por administración directa?

La respuesta es: Sí hay diferencias. En el primer caso el cuaderno de obra constituye un dialogo entre Residente de Obra y Supervisor a través de consultas y observaciones de carácter técnico, las que incluyen además las ocurrencias de obra más relevantes. En el segundo caso (cuaderno de obra por Administracion Directa) se anotan además de lo descrito anteriormente, el número de personal que trabajó, materiales que ingresaron y salieron a Almacén, materiales utilizados, equipo y personal que se necesitaron en la ejecución de la partida, pruebas para laboratorio realizadas, así como su avance logrado entre otros. En el caso de proyectos que incluyen partidas de capacitación, también se debe consignar esta actividad.

II. MARCO LEGAL

Ley de Contrataciones del Estado – Decreto Legislativo Nº 1017

Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado – Decreto Supremo

Nº 184-2008-EF

Resolución de Contraloría Nº 195-88-CG del 18 de julio de 1988

Manuales y/o procedimientos específicos de desarrollo, ejecución,

supervisión y control de obras de cada entidad pública.

En el supuesto entendido que estas autoridades o funcionarios por su relación directa y funcional con la obra necesiten comunicarse con el ingeniero residente o supervisor, existen otros mecanismos de comunicación entre el Supervisor y la Entidad, que por lo general están detallados en el Contrato de obra, el Contrato del Supervisor y las normas del procedimiento administrativo.

Con la finalidad de superar esta acción, como Norma de Buenas Prácticas se recomienda implementar el “CUADERNO DE VISITAS”, que puede estar a cargo del guardián o del administrador de la obra o incluso del mismo residente, donde se precisa, quienes ingresan y visitan la obra, indistintamente del cargo que desempeñan, que en muchos casos sirve para verificar si se han efectuado visitas de control o supervisión de otros agentes diferentes a los autorizados a escribir en el cuaderno de obra. Incluso este cuaderno de visitas puede servir para anotar apreciaciones, recomendaciones sugerencias de los beneficiarios de la obra o personas de la sociedad civil organizada.

Lo dicho anteriormente no descarta que el Residente de la Obra pueda efectuar las anotaciones respectivas en el Cuaderno de Obra, cuando un funcionario o autoridad de la entidad visite la obra, indicando la hora de la visita, el motivo de la visita, las acciones realizadas durante su permanencia.

CUADERNO

DE
OBRA

3.2. Al inicio de la obra

El Ingeniero Residente debe verificar que el Cuaderno de Obra se encuentre debidamente legalizado, foliado, con las firmas correspondientes y demás formalidades según la naturaleza de la obra a ejecutarse.

En una Obra por Contrata

En el caso de obras por contrata, el primer folio del cuaderno de obra debe utilizarse para transmitir el acta de entrega del terreno y otros datos básicos, tales como:

• Nombre de la Empresa constructora o contratista.
• Valor referencial de la obra contratada.
• Plazo de ejecución de la obra.

En una obra por Administración Directa y por Encargo

En el caso de obras por Administración Directa y Encargo, el primer folio le corresponderá para la legalización del cuaderno de obra, el segundo folio para transcribir el Acta de entrega del terreno y otros datos básicos de la obra, tales como:

Fecha de Resolución de aprobación del expediente técnico y/o fecha de la firma del Convenio para la ejecución de la Obra.
Resolución de designación del Residente o Coordinador.
Fecha de la Entrega del Terreno al Residente o Coordinador
Fecha de Inicio de Obra y plazo de ejecución de la Obra

El siguiente asiento debe estar redactado por el Residente, en donde se indica de manera clara y precisa las siguientes acciones:

o Numero de asiento o Persona a quien corresponde el asiento o Hora de inicio de actividades o Detalle de la(s) partida(s) con que se inicia el proyecto o Distribución de las cuadrillas de trabajo o Número de trabajadores que inician la actividad o Número y detalle de la mano de obra calificada que inician el proyecto: Jefes de Cuadrilla, Asistente de Cuadrilla, Maestro de Obra, Operarios, Oficiales, Capataces, profesionales. o Herramientas con la que se inicia la obra o Detalle de las medidas de seguridad de los trabajadores

De acuerdo con el Artículo 195 - Anotación de ocurrencias - del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, las solicitudes que se realicen como consecuencia de las ocurrencias anotadas en el cuaderno de obra, se harán directamente a la Entidad por el contratista o su representante, por medio de comunicación escrita.

Es decir para que surja efecto alguna acción de solicitud o requerimiento que requiera de opinión o aprobación de la entidad, no sólo basta con registrarlo en el cuaderno de obra, sino que además deberá solicitárselo por escrito, siguiente el procedimiento administrativo respectivo.

En una obra por Administración Directa y por Encargo

De manera general las acciones o registros en el Cuaderno de Obra que se efectúan durante la ejecución de la obra son las siguientes:

Los requerimientos técnicos de personal, materiales y servicios de maquinaria y equipos, entre otros, que fueron tramitados mediante el respectivo Informe Técnico.
El cambio de residente y/o coordinadores de obra, al momento de su ocurrencia, el mismo que debe estar sustentado mediante un documento oficial de la entidad a cargo del proyecto, que por lo general es una Resolución.
Fechas de aprobación de los Presupuestos Analíticos y de sus respectivas reestructuraciones, si las hubiera.
Los Informes semanales, quincenales o mensuales de avance físico y financiero de la Obra. Esta periodicidad depende del tipo de proyecto, el plazo de ejecución o las disposiciones expresas detalladas en los manuales o procedimientos con que cuente la entidad.
Las pruebas de control de calidad que se realicen en la ejecución de la obra, entre los que se incluyen los Análisis de Suelos, Pruebas de Concreto, Pruebas Hidráulicas, Pruebas de Resistencia y/o Compactación de suelos, entre otras.
La no continuidad de la obra por paralizaciones debe registrarse indicando las razones que generaron dicha circunstancia, el mismo que debe basarse en hechos verificables, pues esta acción puede acarrear posibles ampliaciones del plazo de ejecución de la obra.

De manera específica, a cada día calendario, el Residente menciona el trabajo ejecutado en el día, los equipos, el personal, el material utilizado (cimento asfalto etc.) y el metrado aproximado de lo realizado.

Los trabajos realizados deben describirse en función de las partidas aprobadas en el expediente técnico del proyecto
Debe detallarse de manera clara y concisa, entre otros, los siguientes aspectos: o Metrado de las partidas ejecutadas o Número de obreros. Cuando se trate de un proyecto enmarcado dentro de un programa social, se recomienda que este registro sea desagregado por sexo, con la finalidad de recoger información referida a la inclusión social de las mujeres. Del mismo modo debe registrarse la presencia de obreros que presenten alguna discapacidad, cuando exista.

o Número y tipo de personal de mano de obra calificada. Se debe precisar la cantidad de personal capataz, operario, oficial, maestro de obra, almacenero, etc. Esta acción permitirá corroborar información con la planilla de pago que se genere, por lo que no existe razón alguna para su no registro. Igual acción ocurre con el personal obrero. o Cantidad de material utilizado, desagregado por cada una de las partidas. Este registro se debe efectuar independientemente del Kárdex u Hoja de Movimiento de Almacén. o Cantidad de material ingresado a almacén de obra. Cuando el listado de materiales es numeroso, puede obviarse el registro detallado de los materiales ingresados, debiendo registrarse el documento que sustenta el ingreso, que puede ser la Guía de Remisión del proveedor, o el documento interno de la entidad, cuando se trate de materiales que provienen de otro almacén o dependencia de la misma entidad. o Uso de las medidas de seguridad de los participantes, así como la implementación de las medidas de seguridad y salud ambiental en el trabajo, tales como: Implementación de botiquín, señalización, uso de cascos, guantes, lentes, botas, etc. o Ocurrencia de accidentes, indicando el nombre del trabajador accidentado y el reporte correspondiente al establecimiento de salud más cercano para su atención respectiva cuando el caso amerita. o Las solicitudes de aprobación necesarias para la ejecución de la obra que se efectúe al coordinador
Si se llevó a cabo una capacitación, sea específica o general debe consignarse los siguientes datos o Tema desarrollado o Persona o personas que realizaron la capacitación o Si el capacitador representa a una institución distinta al Programa, debe consignarse los datos de la empresa y/o institución y la persona responsable de la capacitación o Numero de horas de la capacitación o Lugar de la capacitación o Número de participantes que se capacitaron
También se deben anotar las visitas que realizan a las obras el personal del Programa y otras autoridades de la zona, como por ejemplo : Administrador Zonal del Programa, Coordinadores Técnicos Tipo I, Responsable de Coordinación Técnica, Responsable de Capacitación, Alcalde, Gobernador, representantes de organizaciones de vigilancia de la sociedad civil ( Frentes de Defensa, Mesas de Concertación, etc.)
Presentar una copia del cuaderno de obra en los documentos del informe quincenal y mensual.

Por administración directa

El asiento que informa la fecha de culminación de la obra debe ser redactado por el Residente, en donde se indica la fecha de término de la obra, haciendo un análisis de las partidas ejecutadas, debiendo solicitar a Inspector su conformidad. Además deberá consignar lo siguiente:

o Valoración final del proyecto o Metrados alcanzados, detallados según las partidas del expediente técnico o Número de participantes con que se concluye el proyecto, desagregado por sexo. Este dato es importante en la ejecución de proyectos sociales como FONCODES y Construyendo Perú. o Detalle de los materiales e insumos existentes en almacén o Detalle de las herramientas que obran en almacén, detallando su estado de conservación.

Sin embargo de forma oficial mediante documento se debe informar de este hecho al inspector.
El inspector, luego de la verificación del cumplimiento de las partidas expresadas en el Expediente Técnico con lo realizado en obra, realizará el asiento respectivo dando conformidad a lo expresado por el Residente o su disconformidad.
En caso el inspector manifestara que no se ha cumplido el 100% de las partidas especificadas en el proyecto, el asiento respectivo deberá consignar de manera detallada y pormenorizada de la(s) partidas(s) que no se hayan ejecutado al 100%, por lo que deberá continuar el proyecto hasta su culminación total, dando un tiempo adicional para la culminación del proyecto.
Si se ha dado la conformidad del 100% de ejecución del proyecto, se informará de este hecho a la institución, quien nombrará la Comisión de de Recepción de Obra mediante resolución u otro documento estipulado en su TUPA o el documento de gestión respectivo, transcribiendo dicho documento en el cuaderno de obra.
Si la Comisión de Recepción identificara deficiencias o que las partidas no han sido ejecutadas al 100%, el Acta de Observaciones se registrará en el cuaderno de obra, así como el Acta de Levantamiento de Observaciones o de incumplimiento de las mismas.
El original del cuaderno de obra debe ser presentado como parte del Informe de Liquidación del Proyecto.

IV. PRINCIPALES ERRORES, FALTAS Y DELITOS QUE SE

COMENTEN EN EL MANEJO DEL CUADERNO DE OBRA

4.1. Responsabilidades : Tipología

Por la materia, la responsabilidad de los responsables del manejo del cuaderno de obra y de quienes se encargan de verificar el cumplimiento de la aplicación correcta de este documento son:

Responsabilidad administrativa.

La trasgresión de una norma establecida para regular la acción administrativa del Estado, y que exige respecto del funcionario como deber inherente a su cargo o empleo, da origen a una responsabilidad administrativa.

Se define como aquella responsabilidad en la que incurren los servidores y funcionarios públicos, por haber contravenido el ordenamiento jurídico administrativo y las normas internas de la Entidad a la que pertenecen, se encuentre vigente o concluido el vínculo laboral o contractual al momento de su identificación durante el desarrollo de la acción de control.

Para perfilar la responsabilidad administrativa de un agente público debe mediar culpa del mismo. Se requiere por tanto, una intervención con discernimiento, intención y voluntad, elementos que deben valorarse dentro del marco circunstancial y en concordancia con los principios que reglan la materia.

No basta exclusivamente la existencia de una obligación inherente al empleo y su probable incumplimiento, para que de ello se derive una responsabilidad administrativa. Debe verificarse la posibilidad del ejercicio de esas obligaciones y las demás impuestas al funcionario, de suerte de poder precisarse si existe culpa o negligencia en concreto. De lo contrario, podrían imputarse culpas por hechos de cumplimiento imposible.

No puede hablarse de responsabilidad sino cuando se han transgredido las precauciones normalmente tomadas con relación a la actividad de que se trata.

Asimismo, incurren en responsabilidad administrativa funcional los servidores y funcionarios públicos que, en el ejercicio de sus funciones, desarrollaron gestión deficiente, para cuya configuración se requiere la existencia, previa a la asunción de la función pública que corresponda o durante el desempeño de la misma, de mecanismos objetivos o indicadores de medición de eficiencia.

Por ejemplo cuando en un proceso de selección no hago caso al Reglamento y no cumplo con los plazos establecidos para integrar las bases.

En el uso del cuaderno de obra, por ejemplo, aprobar por parte del supervisor un adicional de obra por vicios ocultos, sin que esta dificultad en obra haya ocurrido.

El objeto de tutela penal es el correcto funcionamiento de la administración pública. Se protege:

• El ejercicio de funciones y servicios públicos bajo pautas de
• La observancia de deberes del cargo.
• La dignidad y el prestigio de la función.
• La probidad de los agentes públicos.
• El patrimonio público y disciplina fiscal.
• La imparcialidad en el desempeño funcional.

4.2. Principales delitos que se cometen en el manejo del Cuaderno de Obra

Colusión

Este delito se verifica cuando el funcionario o servidor público interviene en contratos, suministros, licitaciones, concursos de precios, subastas o cualquier otra operación semejante por razón de su cargo o comisión especial, y defrauda al Estado o Entidad u Organismo del Estado concertando con los interesados en los convenios, ajustes, liquidaciones o suministros. Este delito se verifica cuando el funcionario o servidor público

Es reprimido con pena privativa de libertad no menor de tres ni mayor de quince años.

Un ejemplo de este delito es cuando el Residente y el Superviso de manera concertada, registran en el cuaderno de obra que la obra se ha concluido al 100%, sin que ello haya ocurrido de manera real.

Peculado

Este delito se configura cuando el funcionario o servidor público se apropia o utiliza, en cualquier forma, para sí o para otro, caudales o efectos cuya percepción, administración o custodia le han sido confiados por razón de su cargo.

Es reprimido con pena privativa de libertad no menor de dos ni mayor de ocho años

Un ejemplo de este delito es cuando se registra el ingreso de materiales a almacén de obra sin que el hecho haya ocurrido, generando el pago al proveedor por la irreal entrega de los bienes registrados en el cuaderno de obra.

Malversación

Este delito se produce cuando el funcionario o servidor público da al dinero o bienes que administra, una aplicación definitiva diferente a aquella a la que están destinado, afectando el servicio o la función encomendada.

Es reprimido con pena privativa de libertad no menor de uno ni mayor de cuatro años.

Un ejemplo de este delito es cuando se registra en el cuaderno de obra la utilización de materiales, sin que ellos se usen en la obra, dándole un fin distinto, como por ejemplo destinarlo a otra obra.

4.3. Principales Hallazgos que se detectan en el cuaderno de obra

a. El cuaderno de obra no se encuentra físicamente en obra

Este es un hecho muy común, generado por que uno o ambos responsables del llenado del cuaderno de obra lo ha llevado con la finalidad de “ponerse al día” en sus anotaciones.

Ante la constatación de este hecho, se reciben versiones como:

o Lo llevó el Residente o Supervisor para que elabore su

informe.

Esto es incorrecto, pues con la finalidad de elaborar su informa, debe desglosar la hoja del cuaderno de obra que le corresponde y no llevarse todo el cuaderno.

Esta acción por lo general acarrea atrasos en los asientos diarios de la obra, ya sea para el supervisor, residente o ambos, ocasionando muchas veces que los acontecimientos se registren en un cuaderno auxiliar para luego ser traspasado al cuaderno de obra.

Siendo el llenado del acuerdo de obra por cada día de labor del proyecto, al no poder efectuar los asientos correspondientes de manera oportuna, se tipifican como faltas administrativas.

Si el cuaderno ha sido retirado de obra por el supervisor o inspector, el responsable de este acto es el residente, pues de acuerdo a la norma es la persona encargada de la custodia del cuaderno de obra.

c. Se encuentran hojas y/o espacios en blanco.

Esta acción es incompatible con los procedimientos de la ética y los principios de la gestión pública; pues se presta a suspicacias y/o malas interpretaciones.

Generalmente es motivada a solicitud del supervisor, pues el día o los días que le tocó estar en obra para la supervisión de los trabajos no estuvo.

Dejar hojas en blanco en el cuaderno de obra, es falta grave, porque ocasionará su llenado posterior por el supervisor sin haber estado en obra, causando perjuicio económico a la entidad y desmereciendo el sistema de control que debe ejercer en la misma.

Se tipifica como falta administrativa y dependiendo de la gravedad incluso en delito.

d. Los asientos se realizan con una letra poco legible.

Siendo el cuaderno de obra el documento base para cualquier proceso de control de las acciones en obra, éste debe ser escrito utilizando una caligrafía adecuada. Ser profesionales (residente o supervisor) no nos indica que tengamos que escribir de cualquier forma. Los escritos y los grafemas del idioma castellano son universales, razón por la que se debe escribir con letra legible y clara, que pueda ser entendible por cualquier persona.

e. Se presentan borrones y/o enmendaduras en los asientos.

El cuaderno de obra es un documento oficial, por lo tanto no admite borrones ni enmendaduras. Si nos equivocamos al registrar un dato debemos con otro asiento o con otro párrafo en el mismo asiento subsanar de inmediato dicho error.

f. Se realizan asientos, tanto del residente como del supervisor, sin haber estado en obra el día que indica el asiento respectivo.

Esta acción también es falta grave y tiene mucho que ver con el caso del inciso “c”.

Cuando por la naturaleza de sus funciones el residente tiene que abandonar la obra por más de un día, con la finalidad, por ejemplo, de verificar la compra de materiales, presentar su informe quincenal o mensual, llevar muestras de pruebas de laboratorio, el asiento correspondiente a los días de ausencia debe ser registrado en el día de su regreso.

Así por ejemplo, si el día 2 se retiró de la obra por causa justificada y regresa el día 4, el asiento del día 4 debe detallar las acciones del día 2, 3 y 4 en un mismo asiento, y no como si hubiese estado todos los días en obra.

Esta forma de registro permite verificar el cumplimiento de su presencia en obra y los días destinados para realizar gestiones propias del proyecto fuera de ella.

Cuando este hecho lo ocasiona el supervisor, está estrechamente ligado a lo expresado en: “Se encuentran hojas/espacios en blanco”.

g. Se realizan los asientos sin considerar los detalles de las principales ocurrencias de obra en el día.

Esta acción limita un buen seguimiento de las acciones que realiza el proyecto, sobre todo da una muestra que se realizó el llenado del cuaderno de obra sólo por un mero cumplimiento, desmereciendo la importancia que tiene este documento. El registro de todas las acciones de obra a nivel de detalle es clave para cualquier proceso de control, sobre todo en obras por administración directa.

Por ejemplo el no registro de la cantidad de materiales utilizados en el día, no permite cruzar información con el registro de ingreso y egresos de almacén; así también el no registro de la cantidad de obreros que han laborado en el día, no permite cruzar información con la planilla de pago semanal que se genera.

h. Se registran hechos que no ocurrieron en obra

Por lo general es una acción ocasionada por el residente de obra, y en muchos casos con la anuencia del supervisor. Entre los principales hechos que se registran sin que se haya evidenciado su ocurrencia son:

o Se registra la participación de un número mayor de obreros o personal de obra en general, generando planillas con personal que no participa del proyecto.

o Se registra el ingreso y/o egreso de materiales de obra, sin que esto haya ocurrido físicamente.

o Se registra la participación de profesionales (administrador, asistente de residente, ingeniero mecánico, ingeniero electricista, etc.) detallados en el expediente técnico como parte del staff de profesionales que deben participar del proyecto sin que ellos hayan e stado presentes en obra. Esto por lo general ocurre en obras por contrata.

o En los proyectos de capacitación, se registra la capacitación como ejecutada, sin que el capacitador haya estado presente en obra.

o Con la finalidad de alargar plazos contractuales de término de obra, se detallan acontecimientos climatológicos que nunca existiero n, indicando que su ocurrencia impidió el desarrollo normal de las actividades, e incluso ocasionó la paralización temporal de la obra. Por ejemplo se registra presencia de lluvias que impiden realizar trabajos de excavació n de zanjas en un proyecto de desagüe, cuando el hecho no ha ocurrido o

Cuaderno de Obra