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BLOQUE I: PRINCIPIOS Y CONCEPTOS DE LA CIENCIA
- Introducción a la disciplina
La archivística es una materia relativamente moderna, nació en el siglo XIX, desde un punto de vista filosófico, para interpretar y dar sentido a las naciones. Antes eran archivos administrativos que trabajaban en la administración y eran los que conservaban los documentos. Desde el siglo XIII servían para las señorías abales: sobre los territorios. Denominación, desde 1960 en Latinoamérica, se duda entre: archivística/ archivología/ archivonomía.
La Archivística es la disciplina que trata de la organización, del funcionamiento y del estudio de los archivos. Desde muy antiguo se ha sentido la necesidad, tanto por parte de las personas privadas como por parte del Estado, y por todos los niveles de la Administración, de conservar los documentos, que hacen referencia a la administración y a las relaciones jurídicas, en un lugar determinado y bien ordenado. Naturalmente este proceso se ha consolidado y ha alcanzado grandes dimensiones con la difusión y generalización del uso de la escritura y por la progresiva organización de la administración y su burocratización. Para conocer el funcionamiento y organización de un archivo la Archivística estudia su origen y su formación. Y además también trata sobre la utilización y la reglamentación jurídica que afecta y regula la existencia de los archivos.
- La ciencia archivística: de práctica a ciencia
Ahora es una ciencia, como mínimo un método científico. Antes no era ciencia porque no había un método, sino que se controlaba de manera independiente de cómo ellos querían. Sus objetivos sólo eran que estuvieran ordenados, limpios y además de custodiados.
•A un lado: una técnica orientada a resolver problemas concretos basándose en la experiencia profesional
•Al otro: una ciencia con su propio ámbito de reflexión, sus principio básicos y su literatura
académica
TÉCNICA: arreglo y conservación de los archivos. Custodia de los documentos.
CIENCIA: teoría archivística. La legislación que regula la práctica. La formación de profesionales.
A partir del siglo XIX comienza a haber una reglamentación de los archivos: como el código de comercio de 1800. En 1869 se crea la escuela superior de diplomatistas que en Francia era “la escuela de las cartas”; en el caso español, la carta es un diploma. La diplomática es la ciencia que estudia la disposición de la información dentro de un documento.
FASES DE DESARROLLO:
- Primer momento: Surge a partir de la primera sistematización del pensamiento archivístico, recogida en el manual holandés de 1899 hasta el inicio de los 80 del siglo XX; es un manual de procesamiento, es decir, cuando se define un sistema, además de que exige un proceso reflexivo. Este periodo se denomina por diferentes autores: la etapa del paradigma estatista; dominante según Cook; clásico según Thomassen e histórico-tecnicista de acuerdo con Ribeiro. Hay autores que van a ser más científico y otros más técnicos.
- Segundo momento: Surge desde la década de los años 1980 hasta la actualidad. Se ha definido como: la etapa del paradigma social, según Cook; etapa del nuevo paradigma , para Thomassen; etapa del paradigma de acceso , según Menne Haritz o paradigma científico-informacional , según Ribeiro.
Otros autores como Gilliland-Swetland y Bearman se limitan simplemente a calificarlo como del cambio de paradigma o del cambio del paradigma archivístico, y lo asumen como un proceso natural en la evolución teórica de una ciencia. Una sociedad científico-social,
cuyo objetivo es informar. La información tiene acceso a cualquiera, pero va cambiando constantemente.
Como toda ciencia, tiene principios: 1. considera a los documentos como un conjunto estructurado, es decir, no está solo se encuentra dentro de muchos expedientes; 2. procedente de una institución; 3. Es internacional (CIA); 4. Como toda ciencia está normalizada.
PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS (examen) :
- Principio de procedencia : de qué institución procede.
Respecto a la procedencia de los fondos, establece que en el archivo los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse jamás con los de otras instituciones.
Por primera vez lo definió el archivero e historiador francés NATALIS DE WALLY, jefe de la sección administrativa de los Archivos Departamentales del Ministerio del Interior,
Aparece definido en una circular de 25 de abril de 1851 titulada: “Instructions pour la mise en ordre et le classement des archives départamentales et comunales.
- Principio del orden de producción de los documentos : orden que van a tener los documentos, porque todo procedimiento tiene un trámite.
Respecto a la estructura original de los fondos y al orden de los documentos: la documentación que ha sido producida por una Institución, en el archivo ha de ser
estructurada de acuerdo al orden natural que aquélla Institución le dio en su origen.
Seybel, director de los Archivos del Estado, partiendo de los planteamientos de su coetáneo M. Lehmann en los reglamentos publicados en 1881, enunció un nuevo principio: el registraturprinzip
Este principio decía que los documentos de cada fondo debían mantenerse en el orden que les hubiera dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por asuntos o por materias.
*¿Todos los expedientes tienen el mismo procedimiento?: No, voy a tener documentos por el trámite y el expediente personal.
Las instituciones que facilitan el trámite son las que custodian el documento. Un mismo procedimiento cambia el trámite en el momento que cambian un pequeño detalle: cuando cambia la serie documental. Ejemplo de fechas externas de una serie: exp. Diplomada (1990-1999); exp. Licenciada (1993-2000); exp. Grado (2000- ).
Trámite: trámite administrativo. Procedimiento: general.
- El archivo: naturaleza y funciones
DEFINICIÓN ARCHIVO:
H. JENKINSON (1947): Los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado, en cualquier fecha, y conservados después para su consulta, bajo la custodia de las personas responsables de los asuntos en cuestión o por sus sucesores.
T. R. SCHELLENBERG (1956): Los archivos son aquellos registros (documentos) de cualquiera institución pública o privada que hayan sido considerados ameritas (valorados) para su preservación (conservación) permanente con fines de investigación o para referencia y que han sido depositados o escogidos (seleccionados) para guardarse en una institución archivística.
E. LODOLINI (1970) : El archivo es el conjunto de documentos se forman en el ámbito de una persona física o jurídica (o un conjunto de oficinas o de órganos de esta última) en el curso del desarrollo de su actividad y, por tanto, ligados por un vínculo necesario; los cuales, una vez perdido el interés para el desarrollo de la actividad misma, han sido seleccionados para la conservación permanente como bienes culturales.
ANTONIA HEREDIA (1987): Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte materia, y acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservación, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
Ley del Patrimonio Histórico Español (BOE, 29/junio/1985): Archivos son los conjuntos orgánicos de documentos, o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de su actividad, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Así mismo se entienden también por archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados
CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS:
•.1Archivo es el conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya trasmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
•.2Archivo es la institución responsable de la acogida, tratamiento, inventario, conservación y servicio de los documentos.
•.3Archivo es el edificio o parte del edificio donde los documentos son conservados y servidos.
ARCHIVO (examen) : es el fondo formado por un conjunto de documentos, creados o recogidos por toda persona física o entidad pública o privada; estos archivos evolucionan con la gestión de la institución según las necesidades de la organización. El archivo como edificio, es el depósito donde los documentos son conservados para su consulta, por sus creadores o por sus sucesores como bienes culturales.
Los principios articulan físicamente el Archivo:
1 Limpieza de los documentos: por ejemplo, si tienen una grapa, están oxidados, también el uso de plástico, que les llena de grasa. 2 Colocar los documentos dentro del expediente con orden: ascendente o descendente, en cuanto a la numeración. 3 Sellar los documentos: sólo en archivos históricos. 4 Enlegajar: cuando se coloca en carpetas. 5 Rotular la signatura: siempre se rotula la signatura en la unidad de instalación: carpetillas, etc. 6 Colocar en el depósito: en la unidad de instalación.
GESTIÓN: 1. Identificación; 2. Organización: clasificación, ordenación y descripción; 3. Difusión/acceso.
Los principios articulan intelectualmente el archivo: son la base para la organización intelectual del archivo:
1. Identificar los fondos
- Clasificar los fondos estableciendo las diversas clases y/o grupos documentales en función de su procedencia, es decir, la institución productora que los ha creado. Elaborar un cuadro de clasificación que pongo de relieve la estructuración dada al fondo
- Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental. 4. Describir los documentos para poderlos recuperar cumpliendo estos principios.
PROCESOS O FUNCIONES:
1 Reunión de documentos: Un archivo sea como sea reúne los documentos en función de que sea del mismo trámite administrativo. 2 Expurgo de documentos: No podemos conservar todos los documentos que producimos, por lo que todo lo que no nos interesa, lo eliminamos: Expurgo. Previamente se valora, si es positivo: se conserva; si es negativo: se expurga. 3 Selección documental
4 Organización documental: Clasificación documental; Ordenación documental; Numeración y Signatura. 5 Descripción documental: necesita una descripción buena para recuperar los documentos. 6 Conservación 7 Acceso/servicio de los documentos 8 Instrumentos descriptivos
•.4 Los archivos a través de la historia
- Visión del archivo a lo largo de la historia:
- Edad Antigua : Archivos del Palacio y del Templo (Lugar). El archivo está vinculado a un lugar.
- Archivo en el palacio:
Mesopotamia y Siria : los archivos servían para el control económico de la producción y el control social de la producción, con un fin testimonial. Los archivos estaban hechos de tablillas de barro.
Egipto : Se utilice un nuevo soporte, que es el papiro que se fabrica con una planta cerca del río. Los documentos son armas de los burócratas al servicio del Faraón. La propiedad de cada egipcio estaba catalogada en la Oficina de los documentos sellados.
Empieza a generalizarse el papiro, no como la arcilla. Además se testimonia el papiro fuera del palacio, a diferencia de la arcilla, lo que resulta menos pesado y más transportable, apareciendo: la profesión del escribano.
El escribano: como no todo el mundo sabía escribir, el escriba era muy importante por sus habilidades intelectuales, siendo un grupo social diferenciado y respetado. Son notarios de los hechos conformando la memoria de los pueblos.
Grecia : Es una sociedad teocrática, las dos anteriores también pero está en manos de reyes, mientras los anteriores de los faraones. Buscan un soporte con mayor durabilidad ya que los papiros son muy quebrantables, los griegos utilizarán la piedra, ya que es un soporte más durable, donde se transcribirán las memorias sociales, de ahí el nombre de: El mnemon u hombre de la memoria. Revestidos de Carácter sagrado. Los pronaos de los Templos de Gea y Palas Atenea se convirtieron en archivos. También tuvieron carácter gubernativo: Cada magistrado tenía su archeion en las polis; Carácter “notarial” y público; los archivos por sí mismos, sin necesidad de notario.
Roma : Se dan cuenta de que el papiro es muy frágil, por lo que se inspiran en la idea de la tradición griega. Cogen una tabla fina, conocida como Tabularium. Es un archivo de tablillas de madera, de cera de abeja, aunque se puede borrar lo escrito, o blancas: Primero en el Templo de Saturno , dios de la medida, junto al Erario o Tesoro. Edificio propio de Archivo entre dos templos, en el Foro, junto a la colina del Capitolio. Existieron diferentes tipos de archivos: Archivos imperiales; Tabularios provinciales; Tabularios municipales. En Pompeya, el Archivo del banquero Lucio Cecilio Jucundo.
DE LA ÉPOCA CLÁSICA A LA EDAD MEDIA: Cuando aparece la legislación: Corpus Iuris Civilis o Código de Derecho Civil por orden de Justiniano en el siglo VI, aquellos que tenían autoridad, podían acceder a los archivos. El archivo estaba al servicio del poder: Fe pública, para perpetuar la memoria, a través de la escritura. La Iglesia conserva la cultura occidental, es el monopolio de la escritura: Archivos de monasterios y Archivos de catedrales.
En España:
Los visigodos : ponen el Archivo Real en Toledo, gestionado por el Comes Thesaurorum. Tipos de archivos: Archivos judiciales; Archivos episcopales; scrinia doméstica. Por otro lado, escribirán en pizarra y un ejemplo son las pizarras de Diego Álvaro en Ávila.
Los árabes españoles : entre los profesionales de la escritura se distinguían: Al Katib: el que escribe; Diwan: registro; Al-quadi : justicia y notario. Tipos de documentos: Llevaban los habuses o libros de fundaciones de las mezquitas y existen formularios notariales.
- Edad Media : Tesoros de Cartas (Lugar y valor patrimonial).
Capilla-Tesoro= cámara-archivo.
Archivos Reales : se encuentran en iglesias y monasterios, custodiado junto al Tesoro o Cámara Real. Tipos de documentos: Cartas pueblas, Fueros municipales, Privilegios.
- Edad Moderna : Arsenales de Autoridad (Finalidad). Demuestra la autoridad (actividad política, económica, etc.).
Aparece el Archivo general de Simancas y se forman los Archivos de los Consejos Reales: por territorios y por funciones, como inquisición, hacienda, Estado, Guerra, Cruzada.
- Edad Contemporánea : Laboratorios de la Historia (Finalidad). Revoluciones burguesas, que demuestran a quién pertenece un territorio, donde hay documentos que legitiman esa propiedad.
Conceptos que afectan al archivo: soberanía nacional, pasando de archivos reales a nacionales; el nacionalismo que busca su identidad en el pasado, mediante archivos históricos; se idealiza a los documentos medievales; cambia la concepción histórica del documento, teniendo todo documento una proyección histórica y por último se crean escuelas de archiveros, paleógrafos y diplomatistas.
- El documento archivístico - DEFINICIÓN (examen) : Por documento se entiende la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta, es decir, el testimonio material de un hecho realizado por instituciones o personas físicas, registrado en una unidad de información, en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos, películas, fotografías, etc.).
- Elementos comunes: el soporte que es físico; la información que es el contenido y el registro, que engloba el soporte físico con el contenido.
- Elementos diferenciadores: Jamás un documento viene solo, está seriado y forma parte de las series documentales, por eso tiene un carácter seriado. Está producido dentro del proceso de la actividad. Es único , porque aunque sea la misma actividad el carácter es exclusivo. Interrelación : los documentos tienen sentido porque pertenecen al trámite.
Según la DRAE: un documento o del latín “Documentum”, es un diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente histórico; en el que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo. Características: es auténtico, si está autorizado o legalizado y puede ser público o privado. Si es público, estará autorizado por un funcionario competente, acreditando los hechos y las fechas; si es privado
Según la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español: Art. 49. 1. Se entiende por documento, a los efectos de la presente Ley, toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones
Según el Diccionario de Terminología archivística: un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
¿PARA QUE SE PRODUCEN LOS DOCUMENTOS?:
Tienen tres funciones: la Función de constancia, para la gestión administrativa de los asuntos corrientes y el valor probatorio que les concede la ley; Función de comunicación, el documento es un recurso básico de información para los ciudadanos y garantía de transparencia administrativa imprescindible en un estado de derecho y tercero, Función de garantizar la memoria de los pueblos, con el tiempo los documentos adquieren un valor histórico y son objeto de consulta por parte de investigadores y ciudadanos en general.
CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO: Génesis , Cada documento de archivo surge de un proceso natural como resultado de la actividad de personas e instituciones. Los documentos de archivo surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor.
Exclusividad : El contenido de cada documento es único, aunque se trate del mismo tipo documental como una factura; la fecha, el valor, los items son información que rara vez se encuentra en otro documento como idéntica extensión e intensidad. Interrelación : como principio general, las piezas aisladas no tienen sentido o valor archivístico, o tienen muy poco. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto y por las relaciones establecidas entre sí. Unicidad , cada documento de archivo es único, no se produce en múltiples ejemplares. Las copias de un documento estás no son “ejemplares” del documento original, sino otro documento
VALOR DE LOS DOCUMENTOS (examen) : El documento tiene diferentes valores, en función del fin por el que se ha creado y según pasa el tiempo, ya que se pierde el valor primario y poco a poco adquiere un valor secundario, esta pérdida es por ley. Los valores son primarios = testimoniales o secundarios = informativo o histórico.
- Valor primario: posee un valor jurídico; legal y probatorio, mediante pruebas. El documento posee este valor desde su nacimiento con el fin de dejar constancia de una actividad y tienen un carácter administrativo, por el carácter notarial de la administración, dotándole el valor primario. Ciclo de vida de los documentos: mientras este en la fase activa y pierde el valor en la fase semiactiva, puede ser rápido o más lento. El valor testimonial pierde vigencia con el tiempo.
El documento de archivo tiene las siguientes características:
- Carácter seriado: por serie, ejemplo: A, B y C.
-Carácter único: exclusividad de información y de soporte.
- Carácter de interrelación, porque se producen dentro de la actividad de una institución.
El valor de las fuentes de información es relativo.
CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS:
- Caracteres perdurables: son los que no van a cambiar a lo largo de la vida del documento y pueden ser de carácter interno o externo.
- Caracteres mudables: los que van a modificarse, pasando por distintos estados a lo largo de la vida de los documentos. Elementos: edad del documento; valores del mismo y estado de conservación.
CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS:
- Por la forma de transmitir información (soporte más lenguaje): 1. Viejos: textual, gráfico; 2. Nuevo: imagen y sonoro; 3. Novísimo: audiovisual y legible por máquina.
- Por su complejidad: Simple o compuesto.
- Por la calidad jurídica de su autor: público o privado.
- Por la naturaleza jurídica: dispositivo (me obliga a hacer algo, como pagar porque si no te embargan), probatorio (pruebas) o informativo (uso histórico del documento, sin efecto legal como los otros).
- Por la participación en la gestión administrativa: 1. De iniciación: los que inician el procedimiento; 2. De impulso: ejemplo, cuando te mandan traer X cosas; 3. De instrucción: por ejemplo entrar en la universidad si tienes PAU o grado; 4. De resolución: cuando se resuelve; 5. Comunicación de la resolución: cuando comunican o notifican con un sí o un no, a tu solicitud. Si no te dan una resolución se vuelve al impulso.
- Por el tipo de decisión que contienen: de decisión; de transmisión; de constancia o de juicio (como los exámenes).
- Por su tradición documental: Minuta o borrados; original o copia.
- Por su origen y dirección: Endógeno (los documentos que se crean dentro); exógeno (los documentos que se crean fuera).
- Por su acceso: 1. Prohibido; 2. Restringido: oculto; 3. Libre.
- Por su tipología documental: diferentes e innumerables tipos documentales.
- Por su autenticidad: puede ser verdadero o falso.
El documento: valor legal y cultural.
- Las agrupaciones documentales (examen)
El fondo del archivo, está formado por los documentos y agrupaciones documentales. Las agrupaciones documentales se dividen en dos niveles de agrupaciones documentales:
1º nivel de agrupación: expediente, que son el conjunto de documentos que pertenecen al mismo trámite administrativo. (Mirar hoja pág 8).
Expediente : es la unidad básica de organización de los archivos de oficina y de la forman parte de la mayoría de los documentos.
Expediente administrativo : es el conjunto ordenado de documentos generados o recibido por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto. CARACTERÍSTICAS: sigue un trámite, respondiendo a un procedimiento concreto. Reúne las mismas tipologías documentales. Siempre forma parte de un expediente y tiene que ser conservada.
El expediente administrativo: la actividad administrativa se distingue por su carácter documental , es decir, por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los distintos actos de la Administración Pública, la forma externa de dichos actos.
FUNCIONES del expediente administrativo:
- Función de constancia : el documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. El documento garantiza: la conservación de los actos; la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios y el derecho de los ciudadanos a acceder a los mismos.
- Función de comunicación : los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la Administración. Tipos: Interna: entre las unidades que componen la organización administrativa; Externa: entre la Administración y otras organizaciones y con los ciudadanos.
CARACTERÍSTICAS del expediente:
- Producen efectos : los documentos administrativos siempre producen efectos frente a terceros o en la propia organización administrativa. - Son emitidos por un órgano administrativo : el emisor (productor) es siempre uno de los órganos que integran la organización de una Administración Pública. - Su emisión es válida : porque cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa y está sujeto siempre a la norma.
EL TRÁMITE ADMINISTRATIVO: mediante un procedimiento, se crea un expediente administrativo, que contiene documentos.
Según la ley 30/1992, fases del procedimiento administrativo:
- Fase de iniciación: Son aquellos que inician el procedimiento, sin él no hay expediente. Documentos de iniciación: acuerdo de Iniciación del procedimiento; Requerimiento de Subsanación de defectos en la solicitud; Petición de mejora voluntaria de la solicitud; Acuerdo de adopción de medidas provisionales; Acuerdo de acumulación de procedimientos; Acuerdo de práctica simultánea de trámites
- Fase de instrucción. Documentos de instrucción, se hacen durante el procedimiento una vez iniciado el trámite: Acuerdo de apertura de un período de prueba; Acuerdo de práctica de prueba; Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas; Oficio de petición de informe preceptivo determinante; Oficio de petición de informe preceptivo no determinante
- Fase de terminación : Documentos de terminación, son aquellos que terminan el procedimiento: Acuerdo de apertura de un período de prueba; Acuerdo de práctica de
prueba; Acuerdo por el que se rechazan las pruebas propuestas; Oficio de petición de informe preceptivo determinante; Oficio de petición de informe preceptivo no determinante.
