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Temas de Biblioteconomía

Concepto y función de archivo

Clases de archivos

El Sistema Archivístico

Español

Autor: César Martín Gavilán

Fecha: 07/03/

Concepto y función de archivo

Definición

Según el Consejo Internacional de Archivos (ICA/CIA), la palabra “archivo” tiene tres acepciones:

1. Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.
2. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos.
3. Edificio o parte de edificio donde los documentos son conservados y servidos.

Es decir, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere tanto a:

• El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.
• La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.
• El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

Entre las definiciones más completas del término “archivo”, según la archivera sevillana Antonia Heredia Herrera ( Archivística general : teoría y práctica , 1989) se encuentra la siguiente:

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.

Como síntesis de varias definiciones de otros tratadistas, para Antonia Herrera el “archivo” sería

tal vez uno de los antecesores de nuestro archivo actual, debido a que en él los griegos guardaban actas públicas tanto de carácter político-administrativo como de carácter notarial.

En la Edad Media el archivo cobró un sentido utilitario: se usaba para esgrimir derechos legales. Sería la Iglesia Católica la que, dado el carácter estable de sus monasterios, se convertiría en una importante institución de preservación de documentos, ya que la inestabilidad que hasta entonces había caracterizado a los archivos era el más implacable enemigo para la conservación de la documentación.

Con la aparición del papel se aumentará la producción documental y en consecuencia el número de lugares destinados a su custodia. Con la Edad Moderna crecerá el interés por preservar los documentos de origen histórico, de allí que se produzcan en todo el mundo esfuerzos serios para lograr ese fin. Como ejemplo, se puede señalar en España la preocupación de Carlos I por salvaguardar numerosos documentos, que llegó a reunir en la Fortaleza de Simancas a cargo de un archivero. Siglos después, Carlos III reunirá en el edificio de la Casa Lonja los fondos que hoy constituyen el Archivo General de Indias.

A fines del siglo XVIII se producirá la apertura de los archivos a los ciudadanos comunes. La Edad Contemporánea marcará la delimitación de la Archivística, la formulación de una legislación de archivos y la puesta en marcha de sistemas de archivos modernos, lo cual traerá como consecuencia: mayor número de usuarios, diversidad de soportes, expansión y diversificación de entidades productoras y multiplicación de la producción documental.

A lo largo de la historia de la humanidad, la preservación y organización de los archivos han estado íntimamente vinculadas a momentos de desarrollo en la historia de los pueblos: un Estado organizado siempre procurará conservar los documentos que testifiquen su desarrollo, por lo que la existencia de los archivos (y muy particularmente de los archivos históricos) se convierte en fuente documental importantísima para la mejor comprensión del devenir histórico de una sociedad.

Las funciones genéricas propias de un archivo se pueden agrupar en tres bloques:

1. Génesis o reunión de los documentos: se trata de una reunión “natural” de los materiales, no artificial. Mientras que la formación de una colección bibliográfica es el resultado de una voluntad, de una necesidad o demanda social, el fondo archivístico es el resultado de una actuación espontánea de una institución. El origen de los documentos es fruto de una relación con el organismo productor en el marco de la Administración pública o de la empresa, y no mediante adquisición (compra, intercambio o donación) como

en el caso de las bibliotecas. En este sentido, el archivo es consustancial a la actividad de los individuos e instituciones, y de ello se deduce la inevitabilidad de su existencia: el archivo nace espontáneamente como sedimentación documental de una actividad práctica, administrativa o jurídica.

2. Tratamiento de la documentación: a pesar de la tendencia actual homogeneizadora y estandarizadora de las normas, persisten diferencias muy importantes en el tratamiento de la documentación que se justifica en la distinta génesis y tipología de los materiales. No es posible aplicar sistemas universales de clasificación, a diferencia de lo que ocurre en las bibliotecas: es necesario aplicar sistemas de clasificación propios y específicos, de acuerdo con el tipo de fondo. La selección de la información, en el caso de la archivística, se realiza después de recoger los documentos y la evaluación se lleva a cabo en un contexto complejo de valoración administrativa, fiscal, legal, testimonial e informativa, y con la finalidad de conservar permanentemente los documentos. En las bibliotecas, por lo contrario, la selección se realiza antes, según las necesidades de las usuarios. La descripción en los archivos también presenta algunas peculiaridades: se puede realizar a muchos niveles (fondo, sección, serie, unidad documental), según el tipo de agrupación documental de que se trate. El objeto del tratamiento archivístico es el documento de archivo, que es producto de una acción continuada y forma parte de una secuencia de producción documental, al tiempo que refleja las funciones y las actividades de los individuos y de las instituciones que lo han generado. Las bibliotecas se ocupan de otras tipologías documentales de concepción individual e independiente, sobre las que asume la responsabilidad de informar. Del carácter único e irrepetible del documento de archivo, y esa originalidad comporta unas obligaciones jurídicas de conservación y acceso que los documentos bibliográficos, de naturaleza múltiple, no tienen.

3. Servir la documentación: el concepto de libre acceso a la información en es un derecho constitucional básico que cada día cobra más fuerza en los archivos. La modalidad de acceso en los archivos es también un rasgo distintivo: a los archivos les concierne una fuerte carga jurídica (restricciones, términos, normativa legal). Las funciones de reunir y tratar la documentación están orientadas para dar un servicio a:

a. las administraciones o personas productoras del archivo para obtener los documentos de forma eficaz;

b. los ciudadanos para ofrecer la información que soliciten, sobre todo en los archivos públicos;

c. la investigación y difusión cultural, sobre todo para poner a disposición del solicitante datos del pasado.

o todos los archivos de la administración europea. Ejemplo: archivos de la Unión Europea.

o todos los archivos de las diferentes administraciones españolas.

Administración central. Ejemplo: el Archivo General de la Administración.

Administración autonómica. Ejemplo: el Archivo de la Generalitat

Administración local (municipales). Ejemplos: el Archivo Municipal de Valencia y el Archivo de la Diputación Provincial de Valencia

• Archivos que se adscriben al Derecho Privado. Dejando a un lado a los archivos militares, tendríamos:

o Archivos civiles: todos los archivos privados.

de empresa u organismo público o privado (incluyendo los hospitales). Ejemplo: archivos de colegios profesionales

de asociaciones (archivos sindicales).

familiares.

personales.

o Archivos religiosos: entre los que distinguiremos:

Archivos de culto católico: parroquias, catedrales, monasterios...

Archivos de otros cultos -no católicos

Según el ciclo vital o distintas edades de los documentos, podemos distinguir entre:

• Archivos de gestión o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1ª edad del documento)
• Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión (conserva 10 años: 1ª edad del documento). Puede estar unificado en un único archivo intermedio.
• Archivos intermedios: se le transfiere la documentación desde los distintos archivos centrales, y es el paso previo de la documentación hacia el archivo histórico (conserva 15-30 años: 2ª edad del documento).
• Archivos históricos (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento)

Asociado a la anterior clasificación, es posible distinguir también archivos según la frecuencia de consulta.

• Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuntemente o que la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes. Corresponden a los archivos de gestión
• Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios.
• Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos centrales y/o intermedios

Tradicionalmente la archivística se ha ocupado esencialmente de los documentos textuales o manuscritos en papel y pergamino al considerarlos los objetos privilegiados del uso administrativo y la investigación histórica, manteniendo al mismo tiempo en una situación de marginalidad, si no de claro abandono, otras tipologías documentales producidas por las mismas instituciones. Fruto del incremento en el número de usuarios de los archivos, del desarrollo experimentado por las corrientes historiográficas, pero sobre todo del impacto de las TICs en todas las actividades de las organizaciones y al impulso de la Administración electrónica, se ha abierto el abanico de los documentos que se integran en los fondos archivísticos, complementando así las fuentes y soportes tradicionales y superando su carácter excepcional.

Según la metodología y carácter del material, podríamos distinguir entre archivos tradicionales, y “Nuevos archivos”. Entre estos nuevos archivos, deberíamos distinguir entre:

• Los que se ocupan de documentación cartográfica: planos y mapas, manuscritos e impresos.
• Los que se ocupan de documentación iconográfica y audiovisual: ilustraciones, grabados, calendarios, fotografías, postales, diapositivas, películas y vídeos, entre otros.
• Los que se ocupan de documentos orales o sonoros.
• Los que se ocupan de material textual impreso que por su naturaleza es coherente con otras series orgánicas.

central, ni un sistema estatal ni una legislación uniforme. La consecución de una organización territorial profundamente autónoma confiere la responsabilidad de la creación, mantenimiento y gestión de los archivos a los diversos estratos en que se organiza el país. Alemania o España son ejemplos de este modelo descentralizado, en el que la creación de mecanismos de integración y de coordinación resulta esencial.

El sistema archivístico español

La Constitución española de 1978 contrituye el punto de partida de una nueva concepción descetralizada de la estructura política y administrativa del Estado, que ha tenido si reflejo en los estatutos de autonomía de cada comunidad autónoma. Este reparto competencial entre el Estado y las autonomías se concreta en los art. 148.1 y 149.1 de la CE, que establecen las competencias exclusivas del Estado y especifican las materias sobre las que las comunidades autónomas pueden asumir competencias, es decir “museos, bibliotecas y conservatorios de música de interés para la Comunidad Autónoma”. A pesar de no hacer mención explícita de los archivos (lo cual evidencia la escasa consideración hacia los archivos por parte de los legisladores a los que se atribuye la paternidad de nuestra carta magna), todas las comunidades autónomas los ha incluido entre sus competencias estatutarias.

El reparto de competencias en el ámbito de la cultura, donde predomina mayoritariamente la adscripción de los archivos, se materializa en tres posibilidades: competencias exclusivas, compartidas y concurrentes. La competencia exclusiva implica la asunción de las potestades legislativa, reglamentaria y ejecutiva. Pues bien, en este marco legal, todas las comunidades autónomas se atribuyen el control absoluto de los archivos que no sean de titularidad estatal, la posibilidad de crear sistemas específicos y de gestionar sus propios archivos. El Estatuto de Autonomía de la Comunidad Valenciana (Ley Orgánica 1/2006, de 10 de abril) no es una excepción: art. 49.1 y 51.1.

En síntesis, el Estado se reserva la competencia exclusiva sobre los archivos y órganos archivísticos dependientes de la administración central, mientras que las autonomías ejercen competencias exclusivas sobre los archivos y los órganos que hayan podido crear, y también sobre la ejecución de la legislación estatal que no se reserve la Administración del Estado. Por otra parte, el Estado ha cedido la gestión de una parte de los archivos de titularidad estatal o de interés para las comunidades autónomas (archivos históricos, provinciales y los del reino o regionales) y se ha reservado la competencia exclusiva sobre los llamados archivos nacionales: Archivo Histórico Nacional de Madrid, Archivo General de Simancas, Archivo General de la Administración de Alcalá de Henares, Archivo de la Corona de Aragón de Barcelona, Archivo General de Indias de Sevilla y Archivo General de la Guerra Civil (integrado desde 2007 en

el Centro Documental de la Memoria Histórica de Salamanca). En el caso del Archivo de la Corona de Aragón de Barcelona, cuyos fondos documentales afectan a cuatro comunidades autónomas (Cataluña, Comunitat Valenciana, Comunidad Autónoma de Aragón y las Illes Balears), el Estado ha creado un patronato para reforzar la especial colaboración de las cuatro comunidades autónomas citadas, pero esto no ha supuesto transferir la titularidad ni la gestión estatal del archivo (Real Decreto 1267/2006, de 8 de noviembre).

Este proceso de descentralización política y administrativa, materializado en la asunción de competencias por parte de las comunidades autónomas, ha permitido la creación de sistemas archivísticos propios a la mayoría de las comunidades autónomas, aunque se ha tratado de un proceso lento y no acabado: aún no han plasmado sus competencias mediante la promulgación de una ley de archivos y patrimonio documental el País Vasco y Asturias. El Sistema Archivístico Valenciano, definido como el conjunto de órganos, archivos y servicios encargados de la protección, organización y difusión del patrimonio documental valenciano, se regula en la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos.

Un análisis superficial de la legislación autonómica nos permite constatar la coincidencia en los ejes fundamentales de sus políticas archivísticas: reivindicación de la defensa y protección del patrimonio documental y la voluntad de diseñar sistemas archivísticos propios. Estos sistemas se basan en la creación de consejos asesores o consultivos y de servicios encargados de dictar la política archivística, y en el establecimiento de unos archivos generales, regionales o nacionales. La creación de un órgano encargado de dirigir la política archivística de la comunidad es, sin duda, una decisión adoptada por la mayoría de las autonomías ante la necesidad de vertebrar un sistema de archivos y garantizar la implantación de unas técnicas y unas políticas homogéneas en el marco de su territorio.

El desarrollo en cada comunidad autónoma de un sistema archivístico propio ha favorecido la superación de un sistema estatal de tipo centralista. Lógicamente el Estado dispone de numerosos órganos de coordinación, colaboración y cooperación con el objetivo de garantizar un desarrollo armónico compatible con el pleno ejercicio de las competencias otorgadas a las autonomías.

El sistema archivístico estatal es competencia del Ministerio de Cultura. La política ministerial en este sector está encomendada a la Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas, que la desarrolla a través de la Subdirección General de los Archivos Estatales.

Entre las funciones de esta Subdirección está la de coordinar el Sistema Español de Archivos; es decir, es la responsable de elaborar, dirigir y coordinar todas las actuaciones encaminadas a la custodia, conservación y difusión del

Histórico; Junta de Calificación, Valoración y Exportación de Bienes del Patrimonio Histórico Español

Los archivos del poder ejecutivo (ministerios, Presidencia del Gobierno, Consejo de Estado, organismos estatales, empresas públicas), los del poder legislativo (Congreso y Senado), los del poder judicial (Audiencia Nacional, Tribunal Supremo, Tribunal Constitucional, etc.), así como los del ejército, quedan fuera de este sistema dependiente de Cultura, puesto que su adscripción orgánica a sus respectivas instituciones los mantienen desvinculados del referido sistema.

BIBLIOGRAFÍA

Ramón Alberch i Fugueras. Gestió integral d’arxius. Madrid: UOC, 1999