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Archivistica generale.
tema 1: Sintesi.
1. che cos'è il documento? testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata con l'osservanza di certe determinate forme, le quali sono destinate a procurare fede e a darle forza di prova. testimonianza scritta: La tradizione giuridica italiana, di derivazione romana e mediterranea, richiede che il documento sia scritto (non importa su quele supporto, purché adottato ufficialmente dall'ente che lo produce). La rivevanza giuridica del documento: Il documento è la testimonianza di un fatto di natura giuridica. Il documento deve essere compilato con forme determinate, che sono requisiti essenziali per conferirgli fides publica e quindi capacità probatoria. La capacità probatoria del documento: ● deriva de alcuni fatti: ● il documento deve essere autentico, cioè. ○ enanato dall'autorità che se ne dichiara autore. ○ rappresentare in modo efficace il fatto o atto giuridico (formalismo giuridico). ○ non aver subito manomissioni (fisicità del documento su supporti tradizionali/diversa fisicità del documento digitale). Supporto (=medium) : La materia, il contenitore e/o l`oggetto materiale nel o sul quele sono memorizzate le informazioni (per esempio: tavolette d'argilla, papiro, carta, pergamena, film, nastro magnetico). Diplomatica (Paola Carucci: 1987) : Lo studio del documento conduce inevitabilmente a porre in rilievo il rapporto tra natura dell'atto giuridico e forma dell ́atto. La diplomatica è la disciplina che studia il singolo documento, l'unità archivistica elementare (documento, fascicolo, registro). Come si forma la valontà espressa nell ́ atto giuridico. In che forma si manifesta la volontà. Archivistica: disciplina che studia: ● La formaziona degli archivi. ● La sedimentazione degli archivi. ● La conservazione degli archivi. ● Le modalità di utilizzo degli archivi. ● Quindi la gestione dei documento in tutte le fasi di vita dell´archivio. Documento archivistico: ogni “rappresentazione in froma libera o secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto relativo allo svolgimento dell´attivitá istituzionale, statutaria o professiojaole de un ente o di una persona”. Mariella Guercio: Documento d´archivio: “rappresentazione memorizzata su un supporto e conservata da una persona fisica o giuridica nell´esercizio delle sue funzioni (prodotta o diversamente acquisita nel corso di un'attività pratica da un soggetto produttore) di un atto/fatto rilevante per lo svolgimento di tale attività. Legge 7 agosto 1990,N.2412”Nuove norme in materia di procedimiento administrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” ART 22 comma 2 :”È considerato documento amministrativo ogni rappresentazione grafica,
fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni, formati dalle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa”. DPR 28 dicembre 2000,N.445,ART,1 : “testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” Documento amministrativo “ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa”. DPR 445/2000,ART.8 (documento informatico): ripreso fedelmente dall´art. D.lgs.7 marzo 2005, n.82 Codice dell ́ amministrazione digitale. “ Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente testo unico”. Differenza tra atto e documento : Atto e documento normalmente vengono usati come sinonimi. In realtà l'atto nel contesto tecnico-giuridico indica il comportamento o manifestazione di volontà che produce effetti giuridici, mentre il documento è la testimonianza scritta dell ́ atto. In termini archivistici il documento è l'oggetto in cui l'atto carta scritta priva dei requisiti formali dell'atto giuridico. Allegato : Documento unito ad altro documento per prova, per chiarimento o integrazione di notizie, per memoria. Il legame tra documento principale (ad es. lettera di trasmissione) e allegato non va mai spezzato e l'allegato deve rimanere sempre unito al documento cui si riferisce e riportare la medesima segnatura di protocollo. ● ORIGINALE : Stesura definitiva del documento, perfetta nei suoi elementi sostanziali e formali. Esemplare del documento spedito al destinatario. ● MINUTA : Esemplare del documento spedito che viene trattenuto nell ´archivio del soggetto giuridico autore del documento. Copia : Riproduzione fedele di un documento originale, eseguita a mano, a macchina, con procedimenti di riproduzione meccanica o fotografica. Può essere semplice (senza valore sostitutivo, quanto a capacità probatoria) oppure dichiarata conforme all ´originale sa autorità apposita e quindi sostitutiva in tutto e per tutto dell'originale stesso. Il termine documento per gli archivisti ha un´accezione. Piú ampia rispetto a quanto tradizionalmente concepito dai diplomatisti. Più ristretta rispetto a quanto concepito dagli storici.
2. Archivio strumento e residuo dell'attività istituzionale di un soggetto giuridico. “È un complesso di scritture che, legate da vincolo naturale, sono prodotte da entità pubbliche o private nell'espletamento della loro attività per il raggiungimento di finalità contingenti e per la conservazione della propria memoria”. L'archivio non´è una somma di documenti. L'archivio è un complesso di documenti. Non solo scritti in senso stretto: Ma anche: ● Cartografia in generale: mappe catastali, progetti edilizi.
○ La conservazione delle scritture. ○ L'utilizzo delle scritture. Funziono dell´archivio: ● Giuridico-probatoria: Nel senso che serve al produttore per documentare i propri diritti e conservare la propria memoria per finalità strumentali alla sua attività. ● Storica: Nel senso che come fonte storica consente agli studiosi delle diverse discipline di ricostruire il passato, che può essere anche recente. Locus come istituzione che conserva: ● Servio Mauro : locus in quo acta publica asservantur. ● Ulpiano : locus publicus in quo instrumenta deponuntur ut fidem faciant. Importanza del conservatore.
3. Funzione civile dell’archivistica ▪Art. 1 Codice internazionale di deontologia degli archivisti approvato dall’assemblea generale del Consiglio Internazionale degli Archivi a Pechino il 6 settembre 1996 «Gli archivisti tutelano l’integrità degli archivi e in tal modo garantiscono che que-sti continuino ad essere affidabile testimonianza del passato» 4. Fasi di vita dell ́ archivio. ● cencetti: “tutto è semplicemente archivio". ● Legislazione positiva: partizioni convenzionali con funzioni pratiche per di archivio prodotti dagli uffici dello Stato e dagli enti pubblici: archivio corrente, archivio di deposito e archivio storico. Ciascuna delle tre fasi : e caratterizzata da un'attività archivistica prevalente: 1. Durante la prima si verifica la formazione dei documenti e dell'archivio. 2. Durante la seconda si attua la sedimentazione e si compie la selezione dei documenti. 3. La terza è dedicata alla conservazione permanente dei documenti giudicati degni di tale trattamento. Ogni fase dell´archivio. ● Ha specifici strumenti di gestione, spesso determinati dalla normativa. ● La gestione documentale è una risorsa strategica per la pubblica amministrazione. ● Lunga e gloriosa tradizione di normativa dedicata agli archivi. ● Novità: le tecnologie. 5. Archivio corrente. È costituito dai documenti relativi ad affari e procedimenti ancora in corso. È strumento essenziale dell'attività pratica del soggetto produttore. Importante perché si costituisce la struttura dell'archivio ( imprinting) Leopoldo Sandri: “ le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell´archivio in fornazione”. Operazioni e strumenti archivistici previsti anche dalla normativa: 1. Registrazione a protocollo: registro di protocollo. 2. Segnatura: timbro di protocollo, etichetta. 3. Classificazione: titolario di classificazione. 4. Costituzione dei fascicoli e delle aggregazioni documentarie: repertorio dei fascicoli.
NB si parla di servizio archivistico: sistema di gestione documentale (concetto di flusso). L'archivio non è un magazzino è un servizio. ART 61 servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi. Ciascuna amministrazione istituisce un servizio per la tenuta: ● Del protocollo informatico. ● Della gestione dei flussi documentali. ● E degli archivi. Protocollo informatico : Sistema di registrazione, in cui la gestione del documenti avviene esclusivamente attraverso una rappresentazione digitale: deve essere in grado di espletare le funzioni giuridico-probatorie tradizionalmente svolte dall´operazione che si avvale del registro cartaceo e inoltre anche le funzioni connesse alla gestione documentaria. Protocollo funzione giuridico-probatoria La registrazione a protocollo:
- Attesa l'esistenza all´interno dell´archivio di un determinato documento.
- Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica , dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L.241/1990. Protocollo funzione gestionale : La registrazione a protocollo: ● Serve a gestire i flussi documentali, in rapporto ai flussi di lavoro: ○ Smistamento del singolo documento alla UOR di competenza. ○ Assegnazione del medesimo al RPA. ● Serve a monitorare in qualsiasi momento la collocazione del documento.
Eugenio Casanova (1928): “ Al protocollo nulla sfugge” che cosa vuol dire in un sistema di gestione archivistica in linea con la normativa vigente? Significa che il sistema deve essere pervasivo (=trasversale) ; deve essere il cuore pulsante dell'ente nel suo complesso. Numero di protocollo (ART. 57 TUDA): “ Il numero di protocollo è progressivo e costituito da almeno sette cifre numeriche. La numerazione è rinnovata ogni anno” Come si cita un documento di una pubblica amministrazione. Prot. 7452/
ART. 55 (445/00) Segnatura di protocollo. Apposizione o associazione all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Informazioni minime previste:
- Num. prot.
- Data prot.
- Identificazione dell'area organizzativa. Va effettuata contestualmente alla protocollazione.
Fascicolo per affare: Si apre nell ́ ambito del livello più basso del titolario di classificazione, quindi, nel caso dei Comuni, nell'ambito di una delle classi e comprende i documenti, recanti
Fascicolo per attività: È costituito e comprende i documenti prodotti nello svolgimento di un’attività amministrativa semplice, non discrezionale e ripetitiva, che si esaurisce in risposte obbligate o meri adempimenti. Qualche esempio: ● Richieste di informazioni bibliografiche e relative risposto (titolo VII, classe 6). ● Richieste e permessi di accesso alla zona a traffico limitato (titolo VI, classe 7). Caratteristiche del fascicolo per attività: Il fascicolo per attività comprende documenti con destinatari diversi, ma con identica classifica e talvolta oggetto identico; ha durata annuale e, se la massa documentale è eccessiva, può articolarsi in sottofascicoli con diverse cadenze temporali (ad esempio, mensili). Serie: Aggregazione di una attivitá archivistiche (=registri o fascicoli) con caratteristiche omogenee in relazione a: ● Natura o forma delle unità archivistiche. ● Oggetto/materia/funzione del produttore. La sere può essere costituita: ● a livello di titolo (ad esempio, la serie dei fascicoli personali dei dipendenti che si incardina nel titolo III Risorse umane) ● a livello di classe (ad esempio, la serie dei fascicoli dei soggetti a TSO nel titolo X classe 2). Repertorio 1/2/3/4/5/6/7/8/9/10/11/12/13/14/15/ Aggregazione (serie) di documenti identici
- per forma (tipologia di atto)
- per provenienza (prodotti dallo stesso ufficio)
- (ma differenti per contenuto) che vengono disposti in sequenza cronologica che dalla sequenza cronologica derivano un numero (di repertorio) identificativo progressivo con valenza probatoria Registro Insieme di fogli rilegati sul quale si trascrivono o si registrano, per esteso o per sunto, documenti o minute di documenti. Se si trascende dall’aspetto fisico del supporto e si considera l’essenza archivistica si può definire registro un supporto prestrutturato e munito di particolari garanzie di inalterabilità e conservazione (ad esempio banche dati non modificabili, sul quale vengono trascritti e memorizzati per esteso o per sunto documenti o dati che da tale memorizza-zione acquistano valenza probatoria. Il termine “gestione documentale” Presuppone un atteggiamento attivo e riguarda l’archivio come complesso unitario = Insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, alla fascicolazione, all’assegnazione, al reperimento, alla conservazione e all’accesso dei documenti amministrativi formati o acquisiti dal produttore di archivio.
Sistema di gestione informatica dei documenti Insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati da un ente produttore per la gestione dei documenti.
Le pubbliche amministrazioni perseguono i seguenti obiettivi di adeguamento organizzativo: ➢L’individuazione delle aree organizzative omogenee (= insieme di funzioni e di strutture che opera su tematiche omogenee e presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato) ➢La nomina del responsabile del servizio ➢L’adozione, su proposta del responsabile del servizio, del manuale di gestione ➢La definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche per l’eliminazione dei protocolli particolari Area organizzativa omogenea Insieme di uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna fra le aree stesse. Ad esempio, un Comune è un’unica AOO, anche se articolata in uffici diversi, ubicati in sedi diverse. Manuale di gestione: «Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio» L’ARCHIVIO è di tutti e serve a tutti Che cosa serve per ottenere effettivi risultati? (Direttiva d’alema) ● Infrastrutture evolute ● Azione di coordinamento ○ Sul piano amministrativo-organizzativo ○ Sul piano tecnico-informatico ● Direttive e indirizzi ● Regole tecniche comuni e aggiornate Informatizzazione: “Allorché la gestione dell’insieme dei flussi informativi e, in particolare, documentali viene affidata alla tecnologia informatica e telematica, questa non si presenta più quale strumento tecnico di automazione delle attività di ufficio, ma come vera e propria risorsa strategica, necessaria per la migliore efficacia delle politiche della singola amministrazione” Smistamento: individuazione della UOR cui trasmettere il documento, che servirà per trattare un affare o un procedimento amministrativo e che dovrà essere gestito, sia pur temporaneamente, dal RPA. Assegnazione: Individuazione, da parte del dirigente della UOR di competenza, della persona fisica responsabile della trattazione dell’affare o procedimento amministrativo e della gestione dei documenti nella fase corrente. Casella istituzionale di posta elettronica: Casella di posta elettronica, istituita da un’AOO, per la ricezione dall’esterno e per la spedizione all’esterno dei messaggi da registrare a protocollo. Condizionamento: Operazione che consiste nell’inserire unità archivistiche in unità di condizionamento o raggruppare unità archivistiche di scarsa consistenza in pacchi, mazzi, buste. Con il termine «condizionamento» si intendono le operazioni sia di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato sia la creazione di “camicie” a
Selezione: operazione intellettuale attraverso la quale l´archivista “valuta” il materiale di un soggetto produttore d'archivio per stabilire. ● Quali documenti devono essere conservati illimitatamente. ● Quali possono essere scartati. Scarto : Operazione che prevede la distruzione fisica del documento. ● NB: è operazione irreversibile senza alcuna possibilità di recupero.
Autorizzazione allo scarto : ● D.lgs.22 gennaio 2004, n. 42, art. 21: “Sono subordinati ad autorizzazione del Ministero (Soprintendenza archivistica): lo scarto dei documenti degli archivi di enti pubblici e degli archivi privati per i quali sia intervenuta la dichiarazione ai sensi dell ´art. 13”.
Elenco di scarto: memoria scritta della memoria distrutta: ● La quantità del materiale (espressa in buste/ registro/ pacchi/etc.) ● La descrizione del materiale, in particolare le tipologie documentarie (ad esempio, mandati di pagamento). ● Gli estremi cronologici (ad esempio, dal 1972 al 1976): essenziali per valutare sia la scartabilità sia la presenza di documenti di natura riservata. ● Il peso , per consentire i riscontri con la presa in carico da parte della Croce Rossa Italiana o suoi sostituti. ● Il motivo dello scarto, che deve essere tipicamente archivistico, quindi indicare dovo nell´archivio si possono trovare documenti che riassumono quelli che si propone di scartare oppure in quali altri archivi si possono reperire notizie contenute nei documenti proposti per lo scarto; indicare pure gli estremi giuridici che giustificano lo scarto.
Criteri di massima per lo scarto: I piani di conservazione sono connessi ai piani di classificazione. In linea di massima si possono scartare: ● Le copie, purchè non contengano annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza e nella sua completezza. ● I documenti analitici di cui si conservino però documenti riassuntivi: è il caso dei documenti contabili analitici, che poi confluiscono in documenti contabili sintetici. ● I documenti strumenti e transitori: ad esempio, le ricevute di pagamento dei servizi a richiesta; le domande di congedo, che non comportino conseguenze sulla carriera del dipendente. ● Le serie che l'ente possiede per conoscenza (ad esempio, il secondo esemplare del 740 consegnato ai comuni).
Devono essere conservati permanentemente: Tutti i repertori (ad esempio, i registri di protocollo). ● I documenti considerati vitali (quelli che, secondo la definizione di Luciana Duranti, in caso di disastro, sono necessari a ricreare lo stato giuridico dell'ente prodotti e la
sua situazione legale e finanziaria, a garantire i diritti dei dipendenti e dei cittadini, a soddisfare i suoi obblighi e a proteggere i suoi interessi esterni).
Sfoltimento: Estrazione ed eliminazione fisica di alcuni documenti da una fascicolo e da una serie. Ad esempio, dalla serie “Concorsi” si estraggono e si eliminano le domande dei candidati, una volta trascorsi i termini prescrizionali per i ricorsi e solo se nel verbale della commissione esaminatrice compare menzione della regolaritá delle operazioni connesse all'accettazione delle domande regolarmente pervenute.
Campionatura: Eliminazione fisica della maggior parte di una serie, della quale si conserva solo un campione ridotto. Ad esempio, della serie delle denunce dei redditi si conserva per ogni anno solo un campione non inferiore all´1%. Documento vitale: NO
7. Conservazione fisica e intellettuale. ● Allestimento della sede. ● Arredi e attrezzature. ● Collocazione del materiale archivistico. ● Conservazione e restauro dei supporti. ● Realizzazione degli strumenti archivistici per l´accesso interno ed esterno. ● Garanzie di imparzialità per l´accesso.
TRASFERIMENTO ▪ Spostamento di materiale archivistico da un luogo ad un altro connesso a cambio di residenza del produttore e a passaggio di responsabilità quanto alla
conservazione. In certi casi potrebbe non comportare spostamento fisico del materiale stesso (ad esempio, quando il materiale sta fermo e c’è solo un subentro di responsabilità da un soggetto conservatore ad un altro).
TRASLOCO ▪ Spostamento fisico di materiale archivistico da una sede di conservazione ad un’altra. Può essere anche abbinato a un passaggio di responsabilità quanto alla conservazione da un soggetto giuridico ad un altro.
DISINFESTAZIONE Operazione tecnica, con la quale i documenti vengono puliti da muffe, animali e microrganismi nocivi per la loro conservazione e per l’uomo.
STUDIO DI FATTIBILTÀ Valutazione critica che l’archivista è chiamato ad esprimere in merito alla possibilità di realizzare un certo lavoro archivistico, considerando gli obiettivi da raggiungere, i mezzi disponibili, le metodologie necessarie, in rapporto ad una situazione di partenza esaminata nella sua complessità.
✓Definizione di una scheda di rilevazione ✓Raccolta dei dati ✓Rielaborazione dei dati ✓Presentazione dei dati
GUIDE ▪settoriale ▪tematica ▪topografica ▪di Istituto di conservazione
Guida settoriale Descrive tutti gli archivi di un certo settore presenti in un territorio determinato. Si compone di tre parti: ➢introduzione ➢schede archivistiche ➢indice dei nomi Schede descrittive della guida La scheda deve fornire di ogni archivio ▪ la denominazione identificativa ▪ l’ubicazione ▪ lo stato di conservazione e ordinamento ▪ gli estremi della notifica ▪ la storia istituzionale del produttore ▪ l’elenco delle serie con consistenza ed estremi cronologici ▪ la bibliografia ▪ i mezzi di corredo
Guida tematica Elenca e descrive il materiale archivistico relativo a un determinato tema di ricerca, sia esso: ➢un intero archivio ➢una serie ➢una singola unità archivistica ➢un singolo documento
Guida topografica Consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie, di un pezzo all’interno di un istituto di conservazione. Si compone di: ➢piante dettagliate dei locali di deposito ➢indici che dal nome dell’archivio e delle sue parti rinviano alla stanza e allo scaffale Viene utilizzata quando si fanno i traslochi
Guida d’istituto Descrive in modo logico e sistematico i fondi conservati in un istituto di conservazione
ELENCO Descrive un archivio, del quale però non ricostruisce, a differenza dell’inventario, l’ordine e la struttura. Può essere: ➢di consistenza ➢analitico
L’INVENTARIOA Non è un elenco. Descrive non solo i documenti e il loro contenuto, ma anche la loro organizzazione e la struttura dell’archivio Descrive un archivio sottoposto a un processo critico di riordino NB Riordino = non imposizione di un ordine arbitrario deciso dall’archivista, ma ripristino dell’ordine originario
Parti di un inventario ❑introduzione ➢storia istituzionale del produttore ➢vicende dell’archivio ➢criteri di riordino e inventariazione ❑sezione descrittiva delle unità archivistiche ❑indice dei nomi di persona, famiglie, località, istituzioni, autori citati
CHE COSA SIGNIFICA STORIA ISTITUZIONALE DEL SOGGETTO PRODUTTORE
Individuare le cesure istituzionalmente rilevanti e documentarle in modo puntuale
- Istituzione
- Variazioni di denominazione
- Variazioni di area di competenza
- Variazioni di competenze
- Accorpamenti, divisioni
- Organizzazioni interne Evitare divagazioni superflue
VICENDE DELL’ARCHIVIO Non solo disgrazie: alluvioni, incendi, traslochi, manomissioni, scarti abusivi, etc. Ma anche e soprattutto: interventi conservativi (condizionamenti e restauri, legature), interventi di riordino ben fatti o maldestri, strumenti di corredo, etc.
DESCRIZIONE DEGLI INTERVENTI Perché? Per ➢ Correttezza e onestà professionale (= assunzione di responsabilità)
ISAD (G) G eneral I nternational S tandard A rchival D escription ISAAR (CPF) I nternational S tandard A rchival A uthority R ecord for C orporate Bodies, P ersons and F amilies
FILOSOFIA DI ISAD (G)
➢Descrizione multilivellare che dia conto dei legami complessi tra un’unità archivistica e l’altra e della struttura del fondo (concetto di contesto) ➢Descrizione in grado di descrivere le unità archivistiche in modo univoco e condiviso > comparabile
DESCRITTORI ISAD (G) 26 elementi di descrizione, dei quali 6 indispensabili: ➢Segnatura archivistica/ codice identificativo ➢Produttore ➢Denominazione o titolo (testuale = originario o critico = attribuito) ➢Estremi cronologici ➢Consistenza dell’unità di descrizione ➢Livello di descrizione
REGOLE GENERALI DI DESCRIZIONE ✓Dal generale al particolare ✓Informazioni pertinenti al livello ✓Collegamento fra le descrizioni ✓Non ripetizione delle informazioni
FINALITÀ DELLE ISAAR (CPF) Distinguere la descrizione del materiale archivistico da quella del produttore e del conservatore Creare liste di autorità > condividere tra archivi diversi le informazioni di contesto Collegare fondi materialmente divisi, ma riconducibili allo stesso produttore/conservatore
REGOLE DI ISAAR (CPF) ➢Formulare una chiave d’accesso normalizzata, alla quale ricondurre
- forme parallele
- varianti ➢Distinguere le omonimie
- AMMINISTRAZIONE ARCHIVISTICA Archivio Centrale dello Stato ▪ Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con sede in Roma-EUR, preposto alla conservazione e alla sorveglianza sugli archivi e documenti prodotti dagli organi centrali dello Stato
ARCHIVIO DI STATO
Istituto del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza provinciale, che ha compiti di conservazione degli archivi storici degli uffici periferici dello Stato e di altri archivi pervenuti a qualsiasi titolo allo Stato e di sorveglianza sugli archivi correnti e di deposito prodotti dagli uffici periferici dello Stato conservati nelle prime due fasi di vita presso i produttori.
SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA Ufficio periferico del Ministero per i beni e le attività culturali, con competenza regionale, che esercita la vigilanza sugli archivi non statali, ossia sugli archivi degli enti pubblici e su quelli privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante. Esercita anche la tutela.
ARCHIVIO DICHIARATO (= NOTIFICATO) Archivio privato che il Soprintendente archivistico competente per territorio, quale rappresentante del Ministero per i beni e le attività culturali, ha dichiarato, con apposito procedimento amministrativo motivato, di interesse storico particolarmente importante, ai sensi degli art. 10, 13-16 del D. lgs. 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali.
Appendice: Il “potere” degli archivi. le parole sono importanti: parola potere: ● capacità, possibilità oggettiva di agire, di fare qualcosa. ● Virtù, dote particolare. ● Capacità di influire sul comportamento altrui, di influenzare le opinioni, le decisioni, le azioni, i pensieri. ● Nel diritto, in senso ampio, qualunque facoltà di compiere azioni giuridicamente rilevanti, sia come manifestazione immediata della personalità, e quindi della capacità giuridica, di un soggetto. ● In senso più limitato, particolare autorità conferita a una persona o a un organo in relazione alla carica o l'ufficio che ricopre, alla funzione a svolge e sim.
● La memoria però deve essere organizzata: non avrebbe senso ricordare singoli eventi, episodi, persone, senza una collocazione nel tempo e nello spazzçio, una successione cronologica, l'inquadramento nel loro contesto. ● È insito nella natura umana, presso tutti popoli e in tutti tempi, l'uso di conservare la propria memoria, che Baldassarre Bonifacio faceva risalire ab ipsius mundi origine. La memoria, infatti, costituisce la base comune di ogni collettività: popolo, stato, gruppo sociale, etnico, religioso. Le società organizzate, quindi, debbono provvedersi di strumenti dedicati alla conservazione della memoria: gli archivi sono sorti con questo compito. Archivio in archivistica: ● Gli archivisti di oggi condividono l'idea che l'archivio sia il complesso dei documenti creati e/o acquisiti da un soggetto produttore nell'esercizio della sua attività e/o delle sue funzioni. ● Archivi non ammassi di documenti ma complessi strutturati. ● La loro struttura è un dato rilevante in sé. È in questa struttura che si può leggere l ´imprinting che viene all´archivi dallo svolgimento dell´attività e/o delle funzioni del soggetto produttore. ● È questo rapporto immediato con l´attività e/o le funzioni del soggetto produttore a distinguere l´archivio da qualunque altra forma di conservazione dei documenti, a prescindere dalla tipologia di materiale dei documenti stessi. ● La “carta degli archivi americani" elaborata nel luglio 1972 afferma che il valore degli archivi (nel significato di complessi di documenti) consiste nel fatto che essi costituiscono la fonte più importante per la conoscenza del passato, la quale dà i fondamenti per la formazione della coscienza nazionale.
Due direttrici: ● Evoluzione storica degli archivi( rapporto tra società e archivi). ● Evoluzione della percezione degli archivi. L´archivio digitale: Lárchivio tradizionale: Possedere l´informazione: ● Decidere cosa sia segreto e cosa sia pubblico. ● Orientare il dibattito. ● Governare la narrazione storica. ● Chi possiede gli archivi possiede la storia e controlla la visione del futuro.
Due momenti di svolta per gli archivi: ● Uno compreso tra il cinquecento e gli inizi dell´Ottocento, l´altro da questa data ai nostri giorni, nei quali si affermano due concezioni diverse degli archivi, considerati nel primo periodo come “arsenals de l´autorité", nel secondo “laboratoires del l ´histoire”. (H.Bautier, La phase cruciale de l ́ histoire des archives: la constitution des dépôts d'archives et la naissance de l ́ archivistique (XVIe - début du XIXe siècle ), in << Archivum>>, 18 (1968), pp. 139-149)
● Il trapasso tra queste due prospettive fu segnato da un fatto di eccezionale portata: l'apertura degli archivi francesi durante la Rivoluzione. ● Un fatto culturale che ha caratterizzato questi due periodi è stato l'origine e lo sviluppo dell'archivistica come dottrina , come elaborazione concettuale di una tematica, che, sul piano dell´esperienza, era conosciuta fin dall´antichità. ● Fonti arall (figura del <> nell´antica Grecia). ● Archives before writing (incisioni rupestri). ● Collegata alla diffusione della scrittura arriva l'esigenza di raccoglierla e conservarla → costituzione degli archivi. ● Archivi reali di Ebla (documenti della cancelleria reale di tipo amministrativo).
Archivio come locus in quo acta publica asservantur: ● Secondo un’etimologia accettata, il termine archivio deriva dal greco αρχείοv , tramite il latino archium/archivum/archivium (o anche tabularium ), che significa “palazzo dell’arconte”, luogo in cui, presumibilmente, se conservavano anche gli atti emanati dal magistrato. La definizione dell’archivio, per tutto il medievo, è quella dei giuristi romani, per i quali esso è “ locus in quo acta publica asservantur ”, spesso con l’aggiunta “ ut fidem faciant ”, ovvero “ publicum tabularium et monumentorum repositorium ”; per Ulpiano “ locus publicus in quo instrumenta deponuntur ”. ● Il concepto di “luogo” era dunque sempre fondamentale per l’esistenza di un archivio e per la pubblica fede scritture. Naturalmente, per i giuristi romani soltano l’archivio pubblico meritava la qualifica di “archivio” -anche se gli archivi erano nati storicamente come archivi prvati- e questa affermazione, attraverso la codificazione giustinianena, passò al medioevo. ● Nel Cinquecento Jacob von Rammingen nel definire la regristazione dà anche la definizione di archivio. La nozione di “luogo” investe anche la registrazione , la quale è sia il complesso dei documenti, sia la fabrica in cui sono conservati, riposti in scrinia ed in cellae.
Mundo classico: ● Gli archivi erano aperti alla consultazione dei cittadini. Conosciamo, anzi, anche il tipo di pubblico che vi accedeva. Di fatti, abbiamo varie testimonianze circa l’utilizzazione degli archivi per la ricerca storica (quasi tutti i grandi storici dell’antichità classica fecero ricorso agli archivi per scrivere le propie opere), ma ne abbiamo anche circa la consultazione degli archivi per uso giuridico, che costituiva un fatto usuale per i cittadini romani. Marco Porcio Catone Uticense (95-46 a.C.) si fece a propie spese copia dei bilanci della Repubblica risalenti agli anni più recenti da utilizzare in uno dei tanti procressi in cui la sua fiera opposizione all’illegalità divenne il simbolo della difesa della libertà repubblicana ormai vacillante.
