Archivos de gestión
En él se conservan los documentos que están en tramitación, en
expedientes que permanecen abiertos, hasta un plazo máximo de 5
años. También se llama “archivo de oficina”, puesto que están
próximos a los organismos que los necesitan para su gestión. Pasado
ese plazo, o bien cuando el expediente está ya cerrado y el
procedimiento terminado, pasan al archivo siguiente.
Archivos centrales
Aquí están los expedientes definitivamente cerrados, pero que aún
podrían consultarse en búsqueda de antecedentes o por parte de
ciudadanos en busca de pruebas de sus derechos. En la
Administración General del Estado, existe un Archivo Central en cada
Departamento Ministerial. Aquí permanecen los documentos durante
un periodo de diez años, pasados los cuales, se transfieren al archivo
siguiente.
Archivos intermedios
Aquí están los documentos cuyo valor de gestión ya es casi nulo y se
van clasificando de cara a su interés histórico. En este archivo se hace
el proceso de expurgo, es decir, de selección de aquellos archivos
que merecen la pena conservar por su interés histórico, procediendo
a la eliminación del resto. Esta función de archivos intermedios lo
hacen el Archivo General de la Administración (Alcalá de Henares)
para los documentos de la Administración Central, y los Archivos
Histórico- Provinciales, para los documentos de las administraciones
periféricas del Estado (Delegaciones de Gobierno, Direcciones
Provinciales, etc.) Los archivos se conservarán por un periodo de diez
a quince años. Los que sobrevivan al expurgo, pasarán al archivo
siguiente.
Archivos históricos
Aquí van a parar aquellos documentos que se consideran de interés
permanente para las futuras generaciones. Son documentos que, si
se hace la cuenta anterior, se verá que tienen como mínimo, más de
veinticinco años de antigüedad y están destinados a conservarse por
tiempo indefinido. Los documentos del Archivo General de Alcalá
van a parar al Archivo Histórico Nacional, de Madrid, que data de
1866. Pero no es el único. España conserva varias instituciones con
riquísima documentación procedente de su historia, tales como los
archivos de los distintos reinos de España, como:
• El Archivo de la Corona de Aragón (Barcelona).
• Archivo General de Simancas (Valladolid), de la Corona de Castilla,
creado en 1549.
Otros están relacionados con áreas especializadas, tales como:
• Archivo General de Indias (Sevilla), creado en 1785, para reunir la
documentación relacionada con las actividades de América.
• Archivo General del Patrimonio Nacional (Madrid, Palacio Real): que
reúne documentos relacionados con la Casa Real.
• Archivo de la Cancillería de Granada.
• Archivo de la Cancillería de Valladolid.
Estos últimos contienen documentos relacionados con la actividad
judicial de las antiguas Audiencias Reales.
