AUDITORÍA - TEMA 6, Apuntes de Auditoría de gestión

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TEMA 6. CONTROL INTERNO

AUDITORÍA

Tema 6. Control interno

U.C.L.M.

ÍNDICE

6.1. Concepto de control interno.

6.2. Las clases de control interno.

6.3. Objetivos.

6.4. Elementos del control interno.

6.5. Evaluación del control interno.

6.6. Limitaciones del control interno.

6.2. Las clases de control interno

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Tipos de controles

Controles contables : son sistemas de organización y procedimientos establecidos para la elaboración de los estados financieros y contables, que han de cumplir con la normativa vigente. Además, deben garantizar la salvaguarda de activos y la fiabilidad de registros contables.

Controles administrativos : comprenden el plan de organización de la empresa, así como todos los métodos y sistemas concernientes a la eficiencia operativa y a la adhesión a la política de la Dirección; como, por ejemplo, el control de calidad, la promoción laboral y las condiciones de pagos (contado, aplazado).

Desde el punto de vista del auditor, tienen mayor relevancia los controles contables, debido a la trascendencia en la elaboración del informe. Sin embargo, ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales. Por ejemplo, la segregación de funciones, la elaboración de presupuestos, el control de productividad y salarios, los inventarios, los arqueos y las conciliaciones bancarias periódicas.

6.3. Objetivos

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Los objetivos generales que se plantean pueden ser:

La autorización. Las transacciones se han de realizar de acuerdo con la política de la Dirección. Las autorizaciones pueden ser generales (tabla de rappels, stock mínimo o límite de crédito a clientes) o específicas (por ejemplo, límite de adquisición de activos superior a una cifra establecida, previa aprobación).

La conciliación. Se han de confrontar los registros con los activos o documentos respectivos, recogiendo las diferencias en un memorando para realizar los ajustes pertinentes. Por ejemplo, las conciliaciones bancarias periódicas.

La seguridad. La custodia física de activos se asigna a personas determinadas. El acceso a los activos puede estar limitado a un empleado en particular (encargados de almacén) o bien permitir el acceso indirecto a personas autorizadas (fichas de almacén).

El registro. Todas las transacciones se registran en tiempo (periodo contable) y forma (cuentas adecuadas). Por ejemplo, la facturación cronológica correlativa y registro de ventas, y control de tiempos y nóminas.

6.4. Elementos del control interno

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Los elementos mínimos o más usuales son los siguientes:

Plan de organización, que defina y delimite responsabilidades por medio de la segregación de funciones y coordinación.

Planificación estratégica y de presupuestos, en la que se determinen los objetivos de la empresa y los presupuestos, en los términos cuantitativos previstos. Las desviaciones entre resultados reales y los estimados se han de someter al análisis oportuno.

Un sistema de autorización y procedimientos de registro. Las autorizaciones han de materializarse por escrito en los manuales de procedimientos, y la contabilidad ha de contar con planes de cuentas que faciliten la elaboración de las mismas.

Un canal de información útil, periódico y jerarquizado, que permita tomar decisiones en el momento adecuado. Éste se establece mediante informes o reportes que los responsables de secciones o áreas envían a la Dirección o Gerencia.

Personal adecuado cuantitativamente y cualitativamente.

6.5. Evaluación del control interno

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El estudio del control interno se realiza en las siguientes fases :

a) Revisión del sistema. Consiste en conocer y comprender los procedimientos y métodos seguidos por la empresa. El alcance de la evaluación del sistema dependerá de que se realice una auditoría interna (evaluación de todos los aspectos del sistema) o externa (controles contables para verificar los estados financieros) el auditor obtiene toda la información necesaria, respecto a la organización, de los procedimientos implantados mediante:

Entrevistas con el personal apropiado de la empresa. Estudio de los manuales de procedimientos. Diagramas de responsabilidades (centros de decisión) y puestos de trabajo.

b) Pruebas de cumplimiento. La segunda fase consiste en verificar que los procedimientos establecidos para el control interno se encuentran en uso y están funcionando., tal y como fueron planteados. Es decir, se fundamenta en la comprobación durante todo el periodo que se está auditando, de una o varias transacciones según las técnicas de muestreo estadístico.

6.5. Evaluación del control interno

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La empresa puede usar diversos métodos de revisión del sistema de control interno:

 Flujogramas. Son representaciones gráficas de los circuitos operativos en un sistema de control, en función de los movimientos cronológicos de los documentos y registros contables. Tienen ciertas ventajas, como, por ejemplo, poder detectar con mayor facilidad las deficiencias en el sistema, mostrar claramente la segregación de funciones al dividir los departamentos en secciones, el seguimiento lógico de las operaciones, y prever errores lingüísticos del método descriptivo.

6.5. Evaluación del control interno

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c) Pruebas verificativas o sustantivas. En esta tercera fase el auditor ha de tener la certeza de la razonabilidad de los saldos de las cuentas anuales. El objetivo de estas pruebas es garantizar que los importes de los saldos son válidos. Todo ello se puede conseguir mediante, por ejemplo, las circularizaciones de saldos de clientes y proveedores, arqueos de caja o recuento físico de existencias.

d) Conclusión. La opinión sobre los procedimientos de control interno depende de diversos factores, desde el tipo de empresa y actividad que desarrolla, hasta la subjetividad del auditor, aunque se trate de objetivar con la aplicación de métodos cuantificables. El auditor concluirá sobre la fiabilidad de la información, la protección de los activos y la eficiencia de las operaciones. Este análisis le permitirá identificar las áreas relevantes y las de menor interés. La relevancia puede ser debida a:

Las cifras de importancia relativa. La facilidad o posibilidad de comisión de errores. La trascendencia profesional o legal de un área determinada.

6.6. Limitaciones del control interno

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El ICAC establece que el auditor, cuando realiza su trabajo de auditoría y en el momento de emitir una opción técnica sobre las cuentas anuales, tiene la obligación de comunicar a sus clientes las debilidades significativas detectadas en el sistema de control interno.