Planificación de Beneficios y Análisis de Costos en la Gestión Empresarial, Apuntes de Contabilidad Financiera

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I. Definición del Problema principal y de fondo

El punto de partida en la confección de un plan de beneficios consiste en separar los costos en sus componentes fijos y variable. La razón para diferenciar tan claramente entre costos fijos y variables estriba en que los segundos no requieren considerar cuándo hay que añadir o quitar una unidad de estos; esa decisión viene determinada por el volumen de producción. Los costos fijos, por otro lado, requieren un juicio y una decisión cuando se trata de aumentarlos o disminuirlos. Cuando cambia el volumen, se experimenta una cierta necesidad de incrementar o disminuir este gasto; pero sólo la dirección puede decidir sobre ello: el cambio en el nivel de costo no es automático. El primer paso en la planificación consiste en desarrollar un costo unitario estándar para cada elemento de costo variable, según el tamaño de producto y envase. Después de haber llegado al costo variable total unitario, esta unidad se resta al precio de venta para llegar al margen de contribución unitario por tipo de producto y envase. El segundo paso es quizá la más crítica de todas las fases de desarrollo de un plan de beneficios, porque todos los planes se construyen alrededor del nivel previsto de ventas. El tercer paso consiste en presupuestar los niveles de costo fijo, de acuerdo con lo que la dirección estima necesario en base a la previsión de ventas. Una vez realizado el cuarto paso, puede considerarse necesario volver al tercer paso y hacer ajustes en algunos de los costos que son de naturaleza discrecional. El cuarto paso es el plan de beneficios propiamente dicho. Combinando nuestro margen de contribución desarrollado con la previsión de ventas, llegamos al margen de contribución total para cada mes. Como se mencionó antes, si la cifra de beneficios aparece insuficiente, deberá hacerse un nuevo análisis de los costos fijos desarrollados en el tercer paso.

I. Respuestas Hoja de Preparación

1. Para el mes de enero y empleando el sistema de costeo variable: Determinar el estado de resultados presupuestado estático, flexible y real. Así mismo,

La desviación de la utilidad operativa respecto a la proyección inicial es de $ desfavorable (variación total del ppto estático), de los cuales:

• El 21% se da por la variación del volumen de ventas por - $6125, si bien el incremento del volumen de ventas fue de 5.1%, el incremento de ingresos ha sido solo de 2.2%, dado por el mix de productos vendidos, con una caída en las ventas de los productos con mayor margen de contribución unitaria (-25%), no siendo compensado con el incremento de las ventas en los productos con menor margen de contribución (+90%). Ver Estado de Resultados presupuestado estático y flexible por producto- Anexo 1
• El 79% se da por la variación del presupuesto flexible por - $22700, afectado por el incremento de los costos y gastos variables, principalmente en los costos de ingredientes lácteos y azúcar. El componente de los costos fijos no ha sufrido cambios significativos. 2. Determinar y explicar numéricamente las variaciones del presupuesto flexible:

a. De los ingresos: Tenemos una desviación favorable de 18,500 respecto al presupuesto estático, es decir es alentador para las operaciones de la empresa y el área de ventas. b. De los costos variables: Tenemos una desviación favorable de 24,625 respecto al presupuesto estático, se gastó más del presupuesto pero tiene lógica porque vendimos más unidades y también nuestros ingresos fueron mayores; (para determinar si es favorable o desfavorable se debe homogenizar y recalcular sobre las mismas unidades de cantidades vendidas). c. De los gastos fijos: No hay variación (es lo que se espera porque no dependen del volumen de producción).

3. Considerando solamente las desviaciones del presupuesto flexible, ensaye usted las posibles causas que podrían haber originado dichas desviaciones en: a. Los costos variables. ● Las desviaciones en los costos variables pueden estar asociados a falta de control, monitoreo y supervisión, ya que los directivos tienen poco control directo sobre este tipo de costos. (según el caso tan solo pueden evitar el despilfarro). ● No ha habido un adecuado presupuesto de costos variables, es posible que los costos estándar no fueran realistas, o que siéndolo hayan cambiado las

los mismos, siendo una carga constante para los directivos tomar esta decisión. En este caso se recomienda que los ingresos de los vendedores consten de una parte fija y de comisiones por venta. De esta manera, se incentivan las ventas y la tarea de subir o bajar los salarios recae en el rendimiento de los vendedores. ● La publicidad debe manejarse como un costo fijo. No queda claro cuál ha sido el criterio para aplicar un factor de 0.06 dólares por cada galón vendido, parece que ha sido tomado arbitrariamente. ● En el caso de la estimación de las ventas, vemos que en el cuadro plasmado en el paso 2, para todos los meses se planifica la misma cantidad de galones (495k), sin embargo, no se ha tomado en cuenta un factor muy importante en la venta de helados: la estacionalidad. Parece extraño que en los meses de verano donde hay más calor y más demanda de helados, se planifique la misma cantidad que en un mes de invierno u otoño. En el caso del procedimiento de control podríamos recomendar lo siguiente: ● Si bien se calcula la variaciones del volumen de ventas a nivel de margen de contribución, no se realiza un análisis detallado de cada tipo de galón de helado, ni se analizan las posibles causas de las variaciones. Por ejemplo, si la demanda fue favorable, es importante saber si fue por una estimación pesimista de la demanda, o porque estamos ganando mayor participación de mercado, cambiaron las preferencias del cliente, etc. ● No se puede realizar un análisis más profundo, porque no se cuenta con información más detallada que permita subdividir la variación del presupuesto flexible en variación en precio y variación de eficiencia. Se sugiere realizar este análisis de nivel 3 que permitirá saber las razones de las variaciones de los precios de los insumos (cambio de proveedor, descuentos por volumen, etc) y conocer más sobre los cambios en la eficiencia (trabajadores no calificados, maquinaria obsoleta, etc)

II. Recomendaciones

• Si bien la empresa sigue una metodología de diferenciación entre los costos y gastos variables y fijos, con un sistema de cálculo de costos estándares unitarios. No existe una estrategia definida en las ventas según el mix de productos que generen mayor margen de contribución. Si la empresa hubiese dirigido esfuerzos en el producto con el mayor margen de contribución contaría con un resultado favorable de volumen de ventas por $18125. Asimismo, de haber contado con un incremento proporcional en cada producto contaría con un incremento de $10219. En ambos casos positivos, a diferencia del resultado negativo ejecutado.

- La empresa debería poner mayor control y evaluación en los costos variables,

específicamente a sus ingredientes lácteos, azúcar y aromatizantes debido a que incurren a sobrecostos en lo presupuestado, afectando las utilidades proyectadas y las metas de la organización, por cuanto se recomienda gestionar con el área de compras para que negocien los términos de aprovisionamiento de estos insumos claves con los proveedores.

• La empresa debe poner especial atención en la desviación de los costos fijos, en este caso específicamente en el costo de reparaciones se recomienda revisar el