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CONTRALORÍA INTERNA
UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
CÉDULA DE OBSERVACIONES
PRELIMINARES
No. de Auditoría
UAI-AE-01-
No. de Observación
Riesgo Bajo ÁREA AUDITADA AUDITORÍA COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA (UNIDAD DE CONTROL DE OBRAS Y CONSERVACIÓN) AUDITORÍA ESPECIAL AL PROYECTO DE OBRA 200 “AMPLIACIÓN DEL EDIFICIO SEDE DE LA SALA REGIONAL GUADALAJARA”. LAS BITÁCORAS DE OBRA PÚBLICA Y DE SERVICIOS RELACIONADOS CON LA MISMA, DE LOS CONTRATOS SS/202-14 Y SS/203-14, NO SE REQUISITARON DE CONFORMIDAD CON LAS REGLAS Y REQUISITOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS EN LA NORMATIVA APLICABLE. CRITERIO La presente observación es formulada atendiendo lo establecido en: Acuerdo General que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 10 de diciembre de 2010 y sus modificaciones, de fechas 11 de enero de 2011, 19 de junio de 2013, 19 de diciembre de 2013 y 24 de mayo de 2014 (en lo sucesivo Acuerdo General). Manual Específico de Organización de la Unidad de Control de Obras y Conservación. Contratos SS/202-14 y SS/203-14. CONDICIÓN Las bitácoras de obra pública y de servicios relacionados con la misma de los contratos SS/202-14 y SS/203-14, no se requisitaron de conformidad con las reglas y requisitos mínimos establecidos en el artículo 102, del Acuerdo General que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación y sus modificaciones. CAUSA No se advierte documentalmente que los responsables de la Supervisión Interna por parte de la Unidad de Control de Obras y Conservación (Arquitecto Uriel Pacheco Martínez y el Arquitecto Salvador Juárez Vargas), hayan verificado que se requisitaran las bitácoras de obra pública y de servicios relacionados con la misma de los contratos SS/202-14 y SS/203-14, en los términos establecidos en el artículo 102 del Acuerdo General. No se cuenta con evidencia de que el Subdirector de Proyectos, Planeación Física y Supervisión de Obras haya supervisado, en el ámbito de sus funciones, el correcto llenado de las bitácoras de obra pública y de servicios relacionados con la misma.
EFECTO
Que al no consignarse en las bitácoras los requisitos mínimos establecidos en la normativa, el Tribunal Electoral no cuente, dado el caso, con toda la información relevante del registro oficial y legal de los servicios. OBSERVACIÓN De conformidad con lo establecido en el artículo 102 del Acuerdo General, la bitácora de obra pública y de servicios relacionados con la misma, es el medio de comunicación convencional entre las partes que firmen un contrato y es vigente durante el desarrollo de los servicios. Dicha bitácora debe estar bajo la responsabilidad y custodia de la persona encargada de la supervisión interna de la obra, misma que, de acuerdo a lo señalado en el artículo 99 del referido Acuerdo General, recae en el servidor público adscrito a la Unidad de Control de Obras y Conservación que sea designado para tales efectos. A este respecto, el Manual Específico de Organización de la Unidad de Control de Obras y Conservación, establece en el apartado 0.2.2.0.0.1.0.1. SUBDIRECCIÓN DE PROYECTOS, PLANEACIÓN FÍSICA Y SUPERVISIÓN DE OBRAS, en la función número 19, que la persona que esté a cargo debe supervisar que se lleve a cabo en forma correcta el llenado de las bitácoras de obra, a fin de garantizar el cumplimiento de la normatividad aplicable. Sobre el particular, se llevó a cabo el análisis a las bitácoras de obra pública y servicios relacionados con la misma, correspondientes a los contratos números SS/202-14 y SS/203-14, a fin de verificar que se haya dado puntual cumplimiento a los requisitos mínimos y reglas generales para su uso, establecidos en la normativa aplicable. En la revisión practicada se observó lo siguiente: En relación con la bitácora del contrato número SS/202-14, relativo a la ejecución de los trabajos de Ampliación del edificio Sede de la Sala Regional Guadalajara, se advierten deficiencias en el llenado de la misma, contrarias a lo estipulado en el artículo 102, del Acuerdo General, vigente en ese entonces, los cuales se enuncian a continuación: De la revisión a los ocho tomos de la bitácora, se advierte que las fojas 209 y 210 no fueron referidas al contrato, mientras que las fojas 211 y 212, así como las fojas posteriores a la foja 221 no fueron numeradas, lo que incumple lo señalado en el inciso a) relativo a que las fojas originales y sus copias deben estar siempre foliadas y estar referidas al contrato de que se trate , aspecto que no fue cubierto. Cabe señalar que el tomo VIII, se folió de manera individual, es decir se inició el foliado con el número 1, no siendo consecutivo con los demás tomos, situación que no garantiza una continuidad en el llenado de bitácora e incumple el Acuerdo General, Artículo 102, inciso a) referenciado en el párrafo anterior, así como la fracción II que establece que todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando, sin excepción, el orden establecido. De la revisión a los libros de bitácora se observó que las hojas originales son desprendibles al igual que las copias, por lo que se incumplió con lo dispuesto en el inciso c) de los requisitos mínimos, el cual establece que las copias deberán ser desprendibles no así las originales.
supervisor externo. Se incumplió la fracción VII, ya que los espacios sobrantes de las fojas 014, 015 y 031, no fueron cancelados. Por otra parte, en relación con lo que debe asentarse inmediatamente después de la nota de apertura, se observó que no se registraron los aspectos señalados en las fracciones I y II. “I. Horario en el que se podrá consultar y asentar notas, el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo; II. Prohibir la modificación de las notas ya firmadas, así sea por el responsable de la anotación original;” FUNDAMENTO LEGAL Acuerdo General que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma, establece del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, artículo 102 que a la letra cita: " ARTICULO 102. BITACORA. Para la obra pública y los servicios relacionados con la misma será obligatorio el uso de la bitácora , en la cual se consignará, el orden y equilibrio entre las partes que firmen el contrato, debiéndose registrar los asuntos relevantes que se presenten, los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos, así como aquéllos que den fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo y situaciones ajenas a la responsabilidad de las partes, teniendo dicho documento el carácter de registro oficial y legal de la obra o los servicios. La bitácora será el medio de comunicación convencional entre las partes y estará vigente durante el desarrollo de los trabajos. La bitácora estará bajo la responsabilidad y custodia de la supervisión interna de la obra y quedará integrada en el archivo de los proyectos. La elaboración, control y seguimiento de la bitácora podrá llevarse por medios de comunicación convencional o por medios remotos de comunicación electrónica. La bitácora se ajustará atendiendo al medio de comunicación a través del cual se opere, y deberá considerar en lo aplicable, como mínimo lo siguiente: a. Que las fojas originales y sus copias deben estar siempre foliadas y estar referidas al contrato de que se trate; b. Se debe contar al menos con un original para el Tribunal y dos copias, una para el contratista y otra para la supervisión; c. Las copias deberán ser desprendibles no así las originales, y d. El contenido de cada nota deberá precisar, según las circunstancias de cada caso: número, clasificación, fecha, descripción del asunto, y en forma adicional ubicación, causa, solución, prevención, consecuencia económica, responsabilidad, si la hubiere, y fecha de atención, así como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta. Para el uso de la bitácora, las partes en el contrato, atendiendo al medio de comunicación a través del cual se opere, deberán observar las siguientes reglas generales: I. Se deberá iniciar con una nota especial relacionando como mínimo la fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre, firma del personal autorizado, domicilios, teléfonos, datos del contrato y alcances descriptivos de los trabajos, las características del sitio donde se desarrollarán;
la inscripción de los documentos que identifiquen oficialmente al supervisor interno y en su caso, al supervisor externo, así como al superintendente, quienes serán los responsables para realizar registros en la bitácora, indicando, en su caso, a quién o a quiénes se autoriza para llevar a cabo dichos registros; II. Todas las notas deberán numerarse en forma seriada y fecharse consecutivamente respetando, sin excepción, el orden establecido; III. Las notas o asientos deberán efectuarse claramente, con tinta indeleble y letra legible; IV. Cuando se cometa algún error de escritura o de redacción, la nota deberá anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el número consecutivo que le corresponda y con la descripción correcta; V. La nota cuyo original y copias aparezcan con tachaduras y enmendaduras, será nula; VI. No se deberá sobreponer ni añadir texto alguno a las notas de bitácora, ni entre renglones, márgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deberá abrir otra nota haciendo referencia a la de origen; VII. Se deberán cancelar los espacios sobrantes de una foja al completarse el llenado de las mismas; VIII. Una vez firmadas las notas de la bitácora, los interesados podrán retirar sus respectivas copias; IX. Todas las notas deberán quedar cerradas y resueltas, o especificarse que su solución será posterior, debiendo en este último caso, relacionar la nota de resolución con la que le dé origen, y X. El cierre de la bitácora, se consignará en una nota que dé por terminados los trabajos. Para cada una de las bitácoras se deberá especificar su uso, precisando como mínimo los siguientes aspectos, los cuales deberán asentarse inmediatamente después de la nota de apertura: I. Horario en el que se podrá consultar y asentar notas, el que deberá coincidir con las jornadas de trabajo de campo; II. Prohibir la modificación de las notas ya firmadas, así sea por el responsable de la anotación original; III. Establecer la obligación de asentar en la bitácora los aspectos relativos a la revisión y autorización de estimaciones, números generadores, cantidades adicionales o conceptos no previstos en el contrato, así como lo relacionado a las normas de seguridad, higiene y protección al ambiente que deban implementarse, y IV. En los casos en que la elaboración, control y seguimiento de la bitácora se realice por medios de comunicación convencionales, ésta deberá permanecer en la obra, a fin de que las consultas requeridas se efectúen en el sitio, sin que la bitácora pueda ser sustraída del lugar de los trabajos. Por lo que se refiere a contratos de servicios, la bitácora deberá contener como mínimo las modificaciones autorizadas a los alcances del contrato, las ampliaciones o reducciones de los mismos y los resultados de las revisiones que efectúen el Tribunal, así como las solicitudes de información que tenga que hacer el contratista, para efectuar las labores encomendadas” Énfasis añadido. Manual Específico de Organización de la Unidad de Control de Obras y Conservación, establece en el apartado 0.2.2.0.0.1.0.1. SUBDIRECCIÓN DE PROYECTOS, PLANEACIÓN FÍSICA Y SUPERVISIÓN DE OBRAS, función 19, se establece lo siguiente: “ Supervisar que se lleve a cabo en forma correcta, el llenado de las bitácoras de obra, a fin de garantiza el cumplimiento de la normatividad aplicable”. RECOMENDACIÓN PREVENTIVA 1 Es necesario que la persona titular de la Unidad de Control de Obras y Conservación instruya al titular de la Dirección de Proyectos, Planeación Física y Supervisión de Obras para que implemente las medidas
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Riesgo Bajo ÁREA AUDITADA AUDITORÍA COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA (UNIDAD DE CONTROL DE OBRAS Y CONSERVACIÓN) AUDITORÍA ESPECIAL AL PROYECTO DE OBRA 200 “AMPLIACIÓN DEL EDIFICIO SEDE DE LA SALA REGIONAL GUADALAJARA”. NO SE FORMALIZARON DENTRO DEL PLAZO ESTABLECIDO EN LA NORMATIVA APLICABLE, LAS ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN CORESPONDIENTES A LAS ÓRDENES DE TRABAJO OT/013-14 Y OT/003-15. CRITERIO La presente observación es formulada atendiendo lo establecido en: Acuerdo General que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 23 de mayo de 2014 (en lo sucesivo Acuerdo General). Órdenes de Trabajo OT/013-14 y OT/003-15. CONDICIÓN La Unidad de Control de Obras y Conservación no formalizó la entrega recepción de los trabajos derivados de las órdenes de trabajo números OT/013-14 y OT/003-15, dentro del plazo establecido en el artículo 109. CONCLUSION DE LOS TRABAJOS EN MATERIA DE OBRA PÚBLICA del Acuerdo General que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, así como en el numeral 14.2. de las referidas órdenes de trabajo OT/013-14 y OT/003-15. CAUSA La Unidad de Control de Obras y Conservación no verificó que, a partir de la recepción física de los trabajos derivados de las órdenes de trabajo números OT/013-14 y OT/003-15, se formalizara dentro de los diez días naturales siguientes, el acta de entrega recepción, para llevar a cabo el finiquito. EFECTO Que la Unidad de Control de Obras y Conservación al no contar con el acta de entrega recepción de los trabajos, debidamente formalizada, no pueda concluir los trámites de finiquito de los trabajos contratados, en los plazos señalados en el instrumento jurídico. OBSERVACIÓN El artículo 109. CONCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS EN MATERIA DE OBRA PÚBLICA, del Acuerdo
General, establece que el contratista deberá comunicar a la Unidad de Control de Obras y Conservación la terminación parcial o total de los trabajos encomendados, para que, dicha área, dentro del plazo de cinco días hábiles , verifique la debida terminación de los mismos conforme a las condiciones establecidas en el contrato. Una vez verificados físicamente los trabajos, la Unidad de Control de Obras y Conservación contará con un plazo de cinco días naturales para formalizar la recepción física de los mismos, mediante el levantamiento del acta correspondiente , quedando los trabajos bajo su responsabilidad. Para la recepción formal de los trabajos, las Unidad de Control de Obras y Conservación y la contratista deberán elaborar dentro del término estipulado en el contrato, el finiquito de los trabajos , en él se harán constar los créditos a favor y en contra que resulten para cada una de las partes, describiendo el concepto general que les dio origen y el saldo resultante. Al respecto, cabe precisar que en las órdenes de trabajo números OT/013-14 y OT/003-15, se estableció en el numeral 14.2, que a la recepción física de los servicios totalmente terminados, la Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública, a través de la Unidad de Control de Obras y Conservación y la contratista, deberán elaborar dentro del término de diez días naturales el finiquito de los servicios, observando lo dispuesto en el artículo 112 del Acuerdo General, anexando el acta entrega-recepción de los servicios. Del análisis a la información proporcionada por la Unidad de Control de Obras y Conservación, en relación con la conclusión de las órdenes de trabajo números OT/013-14 y OT/003-15, se observa lo siguiente: Orden de Trabajo OT/013-14 para la “Contratación de la primera etapa de los servicios profesionales del Director Responsable de Obra, para la Ampliación de la Sala Regional Guadalajara”.
- Con fecha 22 de agosto de 2014, se suscribió la orden de trabajo OT/013-14, con la empresa “Constructora e Inmobiliaria Especializada C. Villa, S.A. de C.V.”, para llevar a cabo los servicios relacionados con la obra pública, consistentes en la contratación de la primera etapa de los servicios profesionales del Director Responsable de Obra, para la Ampliación de la Sala Regional Guadalajara, con duración de 132 días, en el periodo comprendido del 22 de agosto al 31 de diciembre de 2014, por un importe de $25,520.00 I.V.A. incluido.
- El 31 de diciembre de 2014, la empresa Constructora e Inmobiliaria Especializada C. Villa, S.A. de C.V., remitió escrito a la Unidad de Control de Obras y Conservación, por medio del cual dio Aviso de la Terminación de los trabajos encomendados.
- El mismo 31 de diciembre de 2014, la Unidad de Control de Obras y Conservación y el representante legal de la empresa Constructora e Inmobiliaria Especializada C. Villa, S.A., llevaron a cabo la formalización del Acta de verificación y constancia de los trabajos terminados.
- El 5 de enero de 2015, la Unidad de Control de Obras y Conservación llevó a cabo la formalización del Acta de recepción física.
- El 13 de enero de 2015 se realizó el finiquito de la orden de trabajo número OT/013-14.
o En informe final falta incluir las recomendaciones de los trabajos urgentes que se requieren para el aseguramiento de los trabajos realizados en la obra. o En la carátula de la estimación 3 Finiquito se deberá modificar la fecha de elaboración, a efecto de que sea posterior a la fecha de recepción del oficio de notificación de los nuevos funcionarios de la UCOC. o Entregar los archivos digitales en formato PDF y XML de la estimación 3 Finiquito.”
- El 3 de noviembre de 2015, se llevó a cabo la Segunda Acta de verificación y constatación de trabajos terminados, correspondiente a la “Contratación de la segunda etapa de los servicios profesionales del Director Responsable de Obra, para la ampliación de la Sala Regional Guadalajara”, indicando que la Unidad de Control de Obras y Conservación comprobó que se atendieran los detalles observados en la primer acta, por lo que determinó que la empresa concluyó totalmente los trabajos.
- El mismo 3 de noviembre de 2015, la Unidad de Control de Obras y Conservación elaboró el Acta de recepción física, indicando que previa verificación y constatación de trabajos terminados, son recibidos físicamente los servicios relacionados con la obra pública relativos a la “Contratación de la segunda etapa de los servicio profesionales del Director Responsable de Obra, para la ampliación de la Sala Regional Guadalajara”.
- El 18 de noviembre de 2015, se llevó a cabo el Acta de Entrega Recepción de la orden de trabajo OT/003-15 para la “Contratación de la segunda etapa de los servicio profesionales del Director Responsable de Obra, para la ampliación de la Sala Regional Guadalajara”, entre los representantes de la Unidad de Control de Obras y Conservación y el representante legal de la empresa Constructora e Inmobiliaria Especializada C. Villa, S.A. de C.V, en la que ratificó la recepción de los trabajos.
- El finiquito de la orden de trabajo números OT/003-15, se realizó el 19 de noviembre de 2015.
- En póliza de egresos número 2704 de fecha 31 de diciembre de 2015, se efectúo el pago del la estimación de finiquito. Con lo hasta aquí expuesto, se advierte que la Unidad de Control de Obras y Conservación; no obstante que recibió físicamente los trabajos el 3 de noviembre de 2015, hasta el 18 de noviembre de 2015 levantó el acta de entrega recepción de los mismos; es decir, 15 días después y no dentro de los 10 días naturales establecido en la orden de trabajo OT/003-15 para llevar cabo el trámite del finiquito, por lo que, contravino lo establecido en el numeral 14.2 de la orden de trabajo OT/003-15, que a la letra cita: “14.2.- A la recepción física de los servicios totalmente terminados, la Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública a través de la Unidad de Control de Obras y Conservación y el CONTRATISTA, deberán elaborar dentro del término de diez días naturales el finiquito de los servicios , observando lo dispuesto en el Artículo 112 del ACUERDO GENERAL, anexando el Acta Entrega Recepción de los servicios …”.Énfasis añadido. Por otra parte, se advierte que no dio cumplimiento a lo establecido en el artículo 109. CONCLUSION DE LOS TRABAJOS EN MATERIA DE OBRA PÚBLICA del Acuerdo General, en relación con la aludida orden de trabajo OT/003-15. FUNDAMENTO LEGAL Acuerdo General que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de
servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma, establece del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 23 de mayo de 2014, artículo 109 vinculado con el numeral 14.2 de la orden de trabajo OT/013-14 y OT/003-15, que a la letra cita: “ARTICULO 109. CONCLUSION DE LOS TRABAJOS EN MATERIA DE OBRA PÚBLICA El contratista comunicará al Área de Obras la terminación parcial o total de los trabajos que le fueron encomendados, para que éste, dentro del plazo de cinco días hábiles, verifique la debida terminación de los mismos conforme a las condiciones establecidas en el contrato. Al finalizar la verificación de los trabajos, el Área de Obras contará con un plazo de cinco días naturales para proceder a su recepción física, mediante el levantamiento del acta correspondiente, quedando los trabajos bajo su responsabilidad, en tanto los entregue formalmente al Área correspondiente. Se deberá invitar a la Contraloría al evento de entrega recepción de los trabajos, para que participe en el mismo. Verificados físicamente los trabajos, las partes deberán elaborar dentro del término estipulado en el contrato, el finiquito de los trabajos , en el que se harán constar los créditos a favor y en contra que resulten para cada uno de ellos, describiendo el concepto general que les dio origen y el saldo resultante.” Énfasis añadido. Órdenes de trabajo OT/013-14 y OT/003-15, numeral 14.2 que señala: “14.2.- A la recepción física de los servicios totalmente terminados, la Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública a través de la Unidad de Control de Obras y Conservación y el CONTRATISTA, deberán elaborar dentro del término de diez días naturales el finiquito de los servicios , observando lo dispuesto en el Artículo 112 del ACUERDO GENERAL, anexando el Acta Entrega Recepción de los servicios …”.Énfasis añadido. RECOMENDACIÓN PREVENTIVA 1 Es necesario que la persona titular de la Unidad de Control de Obras y Conservación, diseñe e implemente un mecanismo de control que aseguren el cumplimiento a los plazos establecidos en los contratos celebrados en materia de obra pública, en relación con la elaboración y formalización de la entrega recepción de los trabajos. Una vez realizado lo anterior, informe a esta Contraloría Interna y remita la documentación del mecanismo de control a implementar para su cumplimiento. Esta observación se considera de Bajo Riesgo conforme a los “Lineamientos de Auditoría del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación” aprobados por la Comisión de Administración según Acuerdo 394/S11(13-XI- 2012), en la Décima Primera Sesión Ordinaria de 2012, toda vez que, considerando la definición de este criterio de clasificación, las situaciones observadas se encuadran en el criterio establecido en el artículo 35, fracción III, que cita: “Bajo Riesgo. Aquéllas que afecten la consecución de las metas y objetivos, operaciones, procesos, programas, el control operativo y contable, que no tienen un impacto económico en la administración de los recursos.” POR EL ÁREA AUDITADA Ing. Arq. Víctor Hernández Gómez Jefe de Unidad de Control de Obras y Conservación En representación del Mtro. Gustavo Meouchi Meouchi, Coordinador de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública, designado para este acto mediante oficio TEPJF/CASOP/363/2016 de fecha 16 de junio del año en curso
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Riesgo Mediano ÁREA AUDITADA AUDITORÍA COORDINACIÓN DE ADQUISICIONES, SERVICIOS Y OBRA PÚBLICA (UNIDAD DE CONTROL DE OBRAS Y CONSERVACIÓN) AUDITORÍA ESPECIAL AL PROYECTO DE OBRA 200 “AMPLIACIÓN DEL EDIFICIO SEDE DE LA SALA REGIONAL GUADALAJARA”. FALTA DE APLICACIÓN A LA EMPRESA CONSTRUCTORA Y COMERCIALIZADORA MILENIO QUINTO, S.A. DE C.V. DE RETENCIONES POR ATRASOS EN LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS PACTADOS EN EL CONTRATO SS/202-14. CRITERIO La presente observación es formulada atendiendo lo establecido en: Acuerdo general que regula los procedimientos de adquisición, arrendamiento de bienes muebles, prestación de servicios, obra pública y los servicios relacionados con la misma, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 10 de diciembre de 2010 y sus modificaciones, de fechas 11 de enero de 2011, 19 de junio de 2013, 19 de diciembre de 2013 y 24 de mayo de 2014 (en lo sucesivo Acuerdo General). Manual Específico de Organización de la Unidad de Control de Obras y Conservación. Contrato SS/202- CONDICIÓN La Unidad de Control de Obras y Conservación no aplicó en las estimaciones, las retenciones por atrasos de obra del contrato SS/202-14; no obstante que, la supervisión externa advirtió en escritos, minutas de trabajo y notas de bitácora de obra, los atrasos en los que incurrió la empresa Constructora y Comercializadora Milenio Quinto, S.A. de C.V. en participación conjunta con Constructora Rotsen, S.A. de C.V., en la ejecución de los trabajos programados. CAUSA La Unidad de Control de Obras y Conservación no consideró lo informado por la empresa de Supervisión Técnica Externa, respecto a los atrasos en que incurrió la empresa Constructora y Comercializadora Milenio Quinto, S.A. de C.V. en participación conjunta con Constructora Rotsen, S.A. de C.V. EFECTO Que la Unidad de Control de Obras y Conservación no haya salvaguardado los intereses del Tribunal Electoral al no haber aplicado las retenciones correspondientes en cada estimación, o en su caso no haber realizado las devoluciones que fueran procedentes.
Falta de control y supervisión por parte de la Unidad de Control de Obras y Conservación, en el seguimiento a los avances de obra, aplicación de retenciones y devoluciones en las estimaciones en proceso de pago. OBSERVACIÓN Mediante oficio TEPJF-SCA-688/2013 de fecha 11 de diciembre de 2013, el Secretario de la Comisión de Administración hizo del conocimiento del Coordinador Financiero que la Comisión de Administración emitió el acuerdo siguiente: “ ACUERDO 343/S12(10-XII-2013) PRIMERO. La Comisión de Administración autoriza la plurianualidad en la contratación de los trabajos de obra de construcción y servicios relacionados, para la ‘Ampliación del Edificio en la Sede de la Sala Regional Guadalajara’, ubicada en avenida José María Morelos No. 2367, colonia Arcos Vallarta, Guadalajara, Jalisco, hasta por un monto aproximado de $64’800,000. (Sesenta y cuatro millones ochocientos mil pesos 00/100 M.N.) incluido el Impuesto al Valor Agregado. SEGUNDO. Corresponde al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Prestación de Servicios y Obra Pública resolver lo relativo a la adjudicación plurianual, en el marco de sus atribuciones y conforme a la normatividad vigente. TERCERO. La plurianualidad objeto del presente acuerdo estará sujeta a la disponibilidad presupuestal de los ejercicios fiscales 2014 y 2015. CUARTO. Se instruye a la Coordinación de Adquisiciones, Servicios y Obra Pública realizar las gestiones necesarias para que, atendiendo a la presente autorización, incluya este proyecto en el PAEOP de los ejercicios 2014 y 2015.” A este respecto, el 24 de enero de 2014, la Coordinación de Adquisiciones Servicios y Obra Pública (CASOP), autorizó iniciar el procedimiento de la Licitación Pública Nacional N° TEPJF/LPN/001/2014, para la contratación de los servicios de "Supervisión a la Ampliación del edificio sede de la Sala Regional Guadalajara". El 13 de marzo de 2014, el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Prestación de Servicios y Obra Pública, en la Quinta Sesión Ordinaria, mediante acuerdo 007/5a.O/13-III-2014, autorizó emitir el Fallo de la Licitación Pública Nacional No. TEPJF/LPN/001/2014 para los servicios de "Supervisión a la Ampliación del edificio sede de la Sala Regional Guadalajara" a favor de la empresa "Constructora Risco, S.A. de C.V.". El 13 de agosto de 2014, se suscribió el contrato SS/203-14 con la empresa "Constructora Risco, S.A. de C.V.", cuya finalidad fue la contratación de los “Servicios de supervisión a los trabajos de Ampliación del Edificio Sede de la Sala Regional Guadalajara”, por un monto de $4'555,064.77 incluido el Impuesto al Valor Agregado y un periodo de ejecución de 438 días naturales contados a partir del día 13 de agosto de 2014 al 24 de octubre de 2015. Por otra parte, mediante acuerdo 002/13a.E/04-VIII-2014, de 04 de agosto de 2014, el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos, Prestación de Servicios y Obra Pública emitió el fallo de la Licitación Pública Nacional TEPJF/LPN/002/2014 (Tercera Licitación) " Para la Ampliación del edificio sede de la
Por otra parte, del análisis a las minutas de trabajo elaboradas por la empresa de Supervisión Técnica Externa Constructora Risco, S.A. de C.V., se determinó que en 35 de 75 minutas se informaron a la Unidad de Control de Obras y Conservación los atrasos en que había incurrido la empresa Constructora y Comercializadora Milenio Quinto, S.A. de C.V., mismas que se relacionan a continuación: Número del documento Fecha^ Información del atraso por parte de la Supervisión Técnica Externa a la Unidad de Control de Obras y Conservación CR-ControlDoc-002 27-08-14 Informó que el avance fue del 0%. CR-ControlDoc-003 03-09- Informó en el reporte semanal presentado a la supervisión interna el atraso en los trabajos del 1.79% y financiero del $894,731.16, asimismo, indica que se le informó a la contratista que se aplicarían las sanciones y retenciones en base al contrato y el Acuerdo General, en las actividades no realizadas al momento. CR-ControlDoc-005 10-09-14 Informó que el avance fue del 0%. CR-ControlDoc-006 10-09-14 Informó el atraso financiero fue de $1’475,493.89 y técnico del 2.96%. CR-ControlDoc-007 17-09-14 Informó el atraso financiero fue de $1’966,908.51 y técnico del 3.94%. CR-ControlDoc-009 23-09-14 Informó el atraso financiero fue de $2’329,118.96 y técnico del 4.67%. CR-ControlDoc-010 01-10-14 Informó el atraso financiero fue de $3’320,634.71 y técnico del 6.65%. CR-ControlDoc-012 08-10-14 Informó el atraso financiero fue de $3’680,617.46 y técnico del 7.38%. CR-ControlDoc-014 14-10-14 Informó el atraso financiero fue de $3’924,521.51 y técnico del 7.86%. CR-ControlDoc-017 22-10- Informó que el avance acumulado al 20 de octubre es del 0.44%, correspondiente a $219,999. más I.V.A., este avance sólo representa a los conceptos de contrato. Por otra parte, indicó un atraso financiero de $4’146,437.12 y técnico del 8.31%. CR-ControlDoc-019 29-10-14 Informó el atraso financiero fue de $4’839,718.27 y técnico del 9.69%. CR-ControlDoc-022 04-11-14 Informó el atraso financiero fue de $4’755,602.42 y técnico del 9.52%. CR-ControlDoc-023 14-11-14 Informó el atraso financiero fue de $7’616,392.50 y técnico del 15.26%. CR-ControlDoc-024 18-11-14 Informó el atraso financiero fue de $9’898,225.12 y técnico del 19.83%. CR-ControlDoc-025 25-11-14 Informó el atraso financiero fue de $12’118,311.00 y técnico del 24.27%. CR-ControlDoc-026 02-12-14 Informó el atraso financiero fue de $13’886,444.83 y técnico del 27.79%. CR-ControlDoc-027 09-12-14 Informó el atraso financiero fue de $13’607,604.86 y técnico del 27.20%. CR-ControlDoc-028 16-12-14 Informó el atraso financiero fue de $13’595,828.93 y técnico del 27.16%. CR-ControlDoc-031 23-12-14 Informó el atraso financiero fue de $13’287,983.68, y técnico del 26.52%. CR-ControlDoc-032 30-12-14 Informó el atraso financiero fue de $12’794,639.80 y técnico del 25.51%. CR-ControlDoc-033 06-01-15 Informó el atraso financiero fue de $12’991,001.74 y técnico del 25.89%. CR-ControlDoc-035 20-01-15 Informó el atraso financiero fue de $13’244,955.77 y técnico del 26.38%. CR-ControlDoc-039 11-02-15 Informó el atraso financiero fue de $12’343,600.10, y técnico del 24.73%, y de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $1’234,360.00 más I.V.A.^ que la retención a aplicar CR-ControlDoc-040 17-02-15 Informó el atraso financiero fue de $12’302,009.58, y técnico del 24.64% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $1’230,200.96 más I.V.A. CR-ControlDoc-041 24-02-15 Informó el atraso financiero fue de $13’802,905.66 y técnico del 27.65% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $1’380,290.57 más I.V.A. CR-ControlDoc-044 03-03-15 Informó el atraso financiero fue de $14’538,909.01 y técnico del 29.12% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $1’453,890.90 más I.V.A. CR-ControlDoc-045 10-03-15 Informó el atraso financiero fue de $15’236,551.56, y técnico del 30.52% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $1’453,890.90 más I.V.A.
Número del documento Fecha^ Información del atraso por parte de la Supervisión Técnica Externa a la Unidad de Control de Obras y Conservación Número del documento Fecha^ Información del atraso por parte de la Supervisión Técnica Externa a la Unidad de Control de Obras y Conservación CR-ControlDoc-046 18-03-15 Informó el atraso financiero fue de $16’522,711.64, y técnico del 33.10% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $1’652,271.16 más I.V.A. CR-ControlDoc-048 30-03- En el numeral 2 de la Minuta de Reunión de Trabajo, se señala que la Secretaría Administrativa comentó que veía un atraso en la obra y pidió que se le informara que estaba sucediendo. La supervisión externa informó a la Secretaría Administrativa que el avance financiero a la fecha fue de $6’513,946.90 y el avance técnico de 13.05%, lo que representa un atraso financiero importante. Se preguntó a la contratista (Milenio Quinto) si tiene la solvencia económica y los recursos para seguir avanzando en la obra y ejecutarla para dar alcance a los tiempos programados. CR-ControlDoc-049 01-04-15 Informó el atraso financiero fue de $19’128,446.92 y técnico del 38.32% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $1’912,844.69 más I.V.A. CR-ControlDoc-050 01-04-15 Informó el atraso financiero fue de $20’602,422.33, y técnico del 41.27% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $2’060,242.23 más I.V.A. CR-ControlDoc-051 14-04-15 Informó el atraso financiero fue de $180,559.67 y técnico del 0.36% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $18,055.97 más I.V.A. CR-ControlDoc-051 14-04-15 Informó el atraso financiero fue de $21’759,564.55 y técnico del 43.59% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $2’175,956.45 más I.V.A. CR-ControlDoc-074 15-09-15 Informó el atraso financiero fue de $33’299,824.31 y técnico del 66.71% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $3’329,982.43 más I.V.A. CR-ControlDoc-075 22-09-15 Informó el atraso financiero fue de $34’358,902.16 y técnico del 68.83% y que la retención a aplicar de acuerdo a contrato (SS/202-14), corresponde a $3’435,890.22 más I.V.A. De la tabla anterior, se observa que la empresa de Supervisión Técnica Externa Constructora Risco, S.A. de C.V, a partir del mes de febrero de 2015 informó a la Unidad de Control de Obras y Conservación, el monto que se debería aplicar a la empresa Constructora y Comercializadora Milenio Quinto, S.A. de C.V., por los atrasos en la ejecución de los trabajos conforme al programa pactado, determinando en cada mes la retención correspondiente. Por otra parte, del análisis a diversos escritos emitidos por la Supervisión Técnica Externa Constructora Risco, S.A. de C.V., se identificó que desde el 29 de agosto de 2014 y hasta el 14 de septiembre de 2015 informó a la Unidad de Control de Obras y Conservación y a la empresa Constructora y Comercializadora Milenio Quinto, S.A. de C.V., los atrasos en la ejecución de la obra, y la aplicación de retenciones en términos de la normativa aplicable, como se muestra a continuación: Mediante escrito con folio 140829-002, de 29 de agosto de 2014, informó los atrasos de la empresa contratista, tanto en actividades, tiempo y montos, establecidos en los programas y comunicó que al 29 de agosto de 2014 no se habían iniciado los trabajos. Mediante escrito con folio 140908-003, de 8 de septiembre de 2014, informó los atrasos de la empresa ya que debió iniciar actividades el 13 de agosto de 2014; no obstante, al 8 de septiembre de 2014 no se habían iniciado los trabajos. A través de escrito sin número de 24 de noviembre de 2014, informó que la empresa contratista tuvo una solución ejecutiva para la estabilidad de talud, sin embargo, inició los trabajos el día 24 de noviembre de 2014; es decir, 47 días naturales después, por lo que solicitó que se aplicaran las sanciones correspondientes. Mediante el escrito número 150127-061/A, de 27 de enero de 2015, informó que derivado del cambio de solución constructiva al muro de contención y toda vez que los trámites municipales has sido necesarios para su desarrollo, así como la intervención en la caseta de acceso; se ve la necesidad de ajustar el programa, por lo que en base a los trabajos afectados, se hizo entrega de la reprogramación de ejecución de trabajos inherentes al contrato, puntualizando que no se ven afectados con ello, ni el monto ni el plazo originalmente pactados. Mediante escrito 50225-70, de 25 de febrero de 2015, informó que de acuerdo a sus obligaciones “EL CONTROL
empresa Constructora Risco, S.A. de C.V., en cumplimiento al contrato SS/203-14, se determina que la empresa de Supervisión Técnica Externa, reportó mensualmente a la Unidad de Control de Obras y Conservación los atrasos que se venían presentando en la obra, a cargo de la empresa Constructora y Comercializadora Milenio Quinto, S.A. de C.V. en participación conjunta con Constructora Rotsen, S.A. de C.V., indicando tanto el atraso en el avance financiero como en el técnico, así mismo, a partir del sexto reporte, se informó del monto de la sanción por atraso determinado por la propia Supervisión Técnica Externa, sin que se aplicara en las estimaciones en proceso. A continuación se presenta un extracto de los reportes mensuales presentados por la Supervisión Técnica Externa REPORTE DE SUPERVISIÓN REPORTES MENSUALES No. PERIODO CONTENIDO 1 13-ago- al 13-sep- En el informe se menciona como área de oportunidad la ingeniería de valor a concepto de tabla estacado. Se presentó un resumen de concepto que se encuentran en retraso, siendo en 0% en avance físico- financiero Así también, se presentó el reporte fotográfico de la realización del levantamiento topográfico realizado por la supervisión externa, así como el listado de reportes semanales y minutas. 2 13-sep- al 20-oct- En el informe se indica un avance en la ejecución de los trabajos; sin embargo, presenta un atraso considerable con lo programado. Como se muestra en la gráfica siguiente. En reporte de seguimiento de actividades, se menciona que se abandonaron los trabajos de excavaciones y movimiento de instalaciones. En el reporte fotográfico se muestra el inicio de trabajos en la caseta de acceso. 3 20-oct- al 19-nov- En el cuadro de actividades en proceso se menciona que los trabajos de caseta de acceso, se encontraban en atraso de una semana, y se estaba por definir la fecha de término. Se presentó la gráfica de avance financiero y técnico, en el que se observa el retraso de los trabajos. En el apartado de seguimiento, se mencionó que la empresa contratista se comprometió a cumplir con
el tiempo y forma y enviar un programa donde se abatirán los tiempos de retraso. 4 19-nov- al 20-dic- Se presenta el cuadro de avance financiero técnico donde se observa que el atraso continúa. Cabe señalar que en la gráfica de días de atraso se observa una leve recuperación; sin embargo, continúa el atraso. Por otra parte, se informó que la contratista entregó las estimaciones 1, 2 y 3, el 9 de diciembre de
Se estableció como fecha de término de la caseta el 16 de noviembre; sin embargo, no se cumplió. En el informe se reporta un comparativo de la fuerza de trabajo programada contra la real, en el cual se aprecian fuertes diferencias, como por ejemplo en la semana del 9 al 15 de noviembre 2014, se tenía programada la presencia de 269 personas de las cuales sólo se contó en obra de 12 personas. La supervisión externa indicó a la contratista que los programas enviados deberían ser remitidos por oficio y firmados por el representante legal de Constructora y Comercializadores Milenio Quinto, S.A. de C.V. 5 20-dic- al 20-ene- Se presenta el cuadro de avance financiero técnico donde se observa que el atraso continúa. En el álbum fotográfico se muestra el avance en los trabajos de la caseta de acceso, y trabajos de excavación. Se informó que se concluyeron los trabajos de construcción del muro de contención. 6 20-ene- al 28-feb- Se presenta el cuadro de avance financiero técnico donde se observa que el atraso continúa.
