Como organizar un evento:
PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO: Lo primero que hay que tener claro, es la razón por la
que se va a realizar el evento, cuál es el mensaje que se quiere transmitir.
El próximo paso, sería pensar si lo quieres organizar solo o contratar a un especialista. Si optas
por lo segundo, elige a un organizador experto.
Previo a la organización, hay que tener claro el formato del evento, si va a ser un curso de
formación, un viaje de incentivos, el lanzamiento de un producto, un congreso, un BTL, etc.
Incluso, puede tratarse de un evento multidisciplinar, una mezcla de varios formatos, para
ahorrar presupuesto o para abarcar más público.
Otras cuestiones que habría que definir, serían: el perfil de los asistentes, el número de estos
que se prevén y la duración del evento.
Referente a gastos, no hay que olvidar que será necesario contar con un seguro.
Por otro lado, programar un evento no es tarea fácil, pues para decidir en qué fecha
celebrarlo, antes hay que considerar varias cuestiones: períodos vacacionales, obligaciones
profesionales de los conferenciantes o participantes, días festivos, etc. En definitiva, no resulta
nada sencillo acertar con la fecha cuando el número de asistentes oscila entre los 150 y 500. Ya
lo dice el refrán: “Nunca llueve a gusto de todos”.
Ahora hablemos del lugar donde se va a celebrar. Esta decisión, deberás tomarla al principio
de la planificación del evento. Si éste no precisa de un lugar aislado, es mejor elegir aquél que
sea de fácil acceso, como por ejemplo, una estación de metro y de ser posible, que reúna las
condiciones de confortabilidad y originalidad. Lugares de celebración que están en boga, son:
museos, salas de cine, salones de hotel, teatros…(dependiendo del mensaje que se quiera
transmitir).
Y por último, hay que tener en cuenta un asunto que es de suma importancia: las barreras
arquitectónicas. El lugar de celebración del evento, debe estar completamente adaptado para
los asistentes discapacitados.
