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¿Qué es un reporte técnico?
Se trata de un informe o noticia que describe hechos o sucesos relativos a un tema en particular, generalmente dirigido a un superior o alguien de autoridad mayor. Los reportes técnicos son un excelente medio para difundir información de una manera rápida y sencilla. En concreto, el informe técnico se trata de un documento en el que se expone de forma clara y concisa, aunque detallada, el desarrollo y resultados de un proyecto o trabajo. Es esencial que pueda asimilarse el objetivo de forma rápida y comprensiva.
Características de un reporte técnico
Como está enfocado a que sea leído por otras personas, debes tener en consideración a quién va dirigido. o Deberá ser un escrito claro, sencillo y conciso. o Una buena organización y una estructura adecuada también facilitarán su lectura. o Los datos que se proporcionen tienen que ser exactos y de manera que puedan demostrarse de forma simple. En el momento de redactar un informe técnico debes tener en cuenta la realización del estudio, momento en el que se recopilan todos los documentos, datos y antecedentes previos, y también en donde se realiza un contraste de información adecuado.
Estructura de un reporte técnico
A pesar de que puede haber algunas excepciones, por lo general un reporte técnico presenta una estructura sencilla. Las partes que componen la estructura básica de este tipo de reporte son:
Resumen
No más de 200 palabras describiendo el contenido del trabajo.
Introducción
Debes procurar que no se extienda más de dos páginas detallando ámbito, objetivos y resultados del trabajo.
Contenido
Debe contener tantas secciones como hagan falta para explicar los contenidos técnicos del trabajo. Es necesario que exista una excelente capacidad de síntesis, precisión en el uso del lenguaje, facilidad de seguimiento de la exposición y que maneje información completa. Todas las secciones deben estar perfectamente ligadas y deben tener un objetivo claro.
Conclusiones
Debe resumir los puntos fundamentales del trabajo y servir de síntesis a aquellas personas interesadas en el trabajo.
Metodología
Es especialmente relevante en trabajos académicos o informes técnicos de investigación, en los cuales es necesario evaluar el proceso seguido para su elaboración. Debe permitir evaluar la veracidad, validez y calidad de su contenido. En esta sección se debe describir de forma breve pero completa, el proceso seguido para la elaboración del trabajo. Se suele valorar principalmente que se haya seguido un proceso sistémico y/o científico. Deberán citarse todas las fuentes consultadas, tanto las descartadas como las utilizadas para la elaboración del trabajo, así como la razón para dicha aceptación o rechazo.
Cómo hacer un reporte técnico
Existe algo constante en la redacción de cualquier tipo de reporte, podemos hablar de tres reglas fundamentales, las cuales son: o Precisión o Concisión o Claridad Tomando en cuenta esto, se puede dividir el método de redacción del reporte en cuatro etapas: Preparación
Objetivo
Se debe determinar exactamente la tarea que se ha encomendado. Además, se debe formar una idea bien clara del tema, alcance y propósito del reporte.
El lector
Se debe tomar en cuenta al posible lector y hacerse alguna de las siguientes preguntas: o ¿Qué es lo que el lector desea saber? o ¿Qué es lo que ya conoce? o ¿Cómo puedo enriquecer o acrecentar sus conocimientos actuales? o ¿Qué tipo de terminología tendrá que emplear para que me comprenda? o ¿Qué uso hará de mi reporte?
Material
Es necesario recopilar hechos e ideas acerca del tema en cuestión, y tomar nota de todos los hechos e ideas que se vayan recogiendo. Se debe dejar siempre una constancia escrita.
Ordenar el material
Hay diez puntos que facilitarán la redacción concisa, lógica y ordenada del reporte.
- Escribir una frase breve y directa que exprese el propósito que se fije. Esto servirá para comprobar si se ha comprendido la tarea a ejecutar.
- Analizar todos los hechos e ideas recogidos. Eliminar todo material superfluo o que no contribuya.
- Analizar detenidamente la subdivisión del material para modificarla, si es necesario.
Secciones y apéndice
Las secciones podrán contener algunos o todos los elementos siguientes: o Un enunciado de los hechos recogidos, con indicación de su fuente. o Un análisis de dichos hechos. o La presentación de las conclusiones o recomendaciones que surgen de dichos hechos. o Una descripción del procedimiento seguido en las investigaciones o experimentos. o Mención o resumen del contenido de un apéndice.
Conclusión
La conclusión puede contener algunos o todos los puntos siguientes: o Un resumen de los argumentos expuestos en los capítulos o secciones del informe. o Un resumen de las conclusiones o deducciones. o Recomendaciones resultantes. o Un enunciado claro de la acción que deberá seguirse en función de las recomendaciones presentadas. o Un párrafo que destaque la importancia del tema. o Otras consideraciones de carácter más general, que, si bien no correspondan al tema específico del informe, puedan estar relacionadas con el mismo. Existe una relación de dependencia directa entre Introducción y Conclusión.
Lista de referencias
Si el texto del informe contiene numerosas referencias a otras publicaciones o documentos, es útil preparar un apéndice bibliográfico por separado.
Revisión
Una vez terminado el borrador, es conveniente que hagas una crítica objetiva del informe, como si se tratara de un trabajo ajeno.
- Hacer un rápido examen global del informe y determinar si se destaca claramente su estructura.
- Comparar entre sí, títulos, índice, introducción y conclusión.
- Ver si se ha enunciado claramente el tema, propósito y plan del informe en la introducción.
- Examinar el texto detalladamente. Hacer una evaluación autocrítica de toda la información, especialmente si se cree que algo pudiera estar fuera de contexto.
- Leer el texto en voz alta o preferentemente a otra persona. Determinar si su lectura es fácil y si tiene un estilo fluido.
- Controlar las ilustraciones. Asegurarse que transmiten el mensaje claramente.
- Si es posible, se debe someter el borrador del informe al juicio de una persona calificada, para que haga crítica constructiva.
