Combinação de Correspondencia en Word: Creación de Documentos Personalizados, Ejercicios de Derecho

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UNIVERSIDAD NACIONAL AUTONOMA

DE MÉXICO

SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA

ACTIVIDAD 1 UNIDAD 2

PROCESADOR DE TEXTOS

COMPUTO

Nombre: Eduardo Castillo De Sales

Contenido

Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los

• Tabla de Ilustraciones........................................................................................................................................... - Combinación de Correspondencia............................................................................................................... - Tipos de combinación..................................................................................................................................
  • Crear carta modelo...........................................................................................................................................
  • Insertar y modificar campos.............................................................................................................................
  • Conectar el documento a un origen de datos..................................................................................................
  • Acotar la lista de destinatarios o de elementos...............................................................................................
  • documentos......................................................................................................................................................
• Escribir el contenido y agregar campos..............................................................................................................
  • Configurar una vista de los contactos con campos personalizados..............................................................
  • Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook.......................................................................
  • Aplicar formato a los datos combinados.......................................................................................................
    • Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla.........................................
• Guardar el documento principal........................................................................................................................
• Fuentes de consulta:...........................................................................................................................................
• Tabla de Ilustraciones...........................................................................................................................................
• Combinación de Correspondencia.......................................................................................................................
• Tipos de combinación...........................................................................................................................................
• Crear carta modelo...............................................................................................................................................
• Insertar y modificar campos.................................................................................................................................
• Conectar el documento a un origen de datos......................................................................................................
• Acotar la lista de destinatarios o de elementos...................................................................................................
• Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documentos.
• Escribir el contenido y agregar campos.............................................................................................................
• Configurar una vista de los contactos con campos personalizados...................................................................
• Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook............................................................................
• Aplicar formato a los datos combinados............................................................................................................
• Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla.................................................
• Guardar el documento principal........................................................................................................................
• Fuentes de consulta:..........................................................................................................................................

etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos. El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

1. Configurar el documento principal. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo.
2. Conectar el documento a un origen de datos. Un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta.
3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o registro, de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir.
4. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documento. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos.
5. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla. Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia. Sugerencia: También puede realizar una combinación de correspondencia utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, que le dirigirá paso a paso a lo largo del proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Crear carta modelo...............................................................................................................................................

Configurar el documento principal

1. Inicie Word. De manera predeterminada se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, no estarán disponibles los comandos del paso siguiente.
2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia.
3. Haga clic en el tipo de documento que desea crear. Por ejemplo, puede crear:  Un conjunto de sobres: El remite es el mismo en todos los sobres, pero la dirección de destino es única para cada uno de ellos. Haga clic en Sobres y especifique sus preferencias para el tamaño del sobre y el formato del texto en la ficha Opciones de sobre del cuadro de diálogo Opciones de sobre.  Un conjunto de etiquetas de dirección: Cada etiqueta muestra el nombre y la dirección de una persona, pero el nombre y la dirección de cada etiqueta son únicos. Haga clic en Etiquetas y

especifique sus preferencias para el tipo de etiqueta en el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.  Un conjunto de cartas modelo o mensajes de correo electrónico : El contenido básico es el mismo en todas las cartas o mensajes, pero cada uno contiene información específica para cada destinatario, como su nombre, dirección o cualquier otra información. Haga clic en Cartas o en Mensajes de correo electrónico para crear esos tipos de documentos.  Un catálogo o directorio : Para cada elemento se indica el mismo tipo de información, como su nombre o su descripción, pero el nombre y la descripción de cada uno es único. Haga clic en Directorio para crear este tipo de documento. ILUSTRACIÓN 1

Insertar y modificar campos

Reanudar una combinación de correspondencia Si tiene que dejar de trabajar en una combinación de correspondencia, podrá guardar el documento principal del sobre y reanudar la combinación más adelante. Microsoft Office Word conserva la información del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en el panel de tareas cuando reanude la combinación.

1. Cuando esté listo para reanudar la combinación, abra el documento. Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutará un comando SQL.
2. Puesto que este documento está conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en Sí. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podría hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos. Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados.
3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

 Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de columna y las demás filas deben contener datos.  Libretas de direcciones electrónicas: o Libreta de direcciones de Microsoft Outlook o Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7. o Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI (MAPI: especificación de interfaz de Microsoft que permite a diferentes aplicaciones de envío de mensajes y trabajo en grupo (incluidos el correo electrónico, el correo de voz y el fax) trabajar con un único cliente.) como, por ejemplo, Microsoft Outlook. Un documento de Microsoft Word. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener títulos y las demás filas, los registros que desee combinar. También puede utilizar un origen de encabezado (origen del encabezado: documento que contiene la fila de encabezado (o registro de encabezado) que se va a utilizar con el origen de datos especificado para un documento principal de combinación de correspondencia.) como origen de datos.  Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos (campo de datos: categoría de información que corresponde a una columna de información en un origen de datos. El nombre de cada campo de datos aparece en la primera fila (registro inicial) del origen de datos. "Código Postal" y "Apellidos" son ejemplos de nombres de campos de datos.) separados o delimitados por marcas de tabulación o comas, y registros de datos (registro de datos: conjunto completo de información relacionada que corresponde a una fila de información en el origen de datos. Toda la información referente a un cliente en una lista de correo de clientes es un ejemplo de un registro de datos.) separados por marcas de párrafo.

Acotar la lista de destinatarios o de elementos...................................................................................................

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar en el documento principal la información contenida en todos los registros de ese archivo de datos. Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento:

1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correo, haga clic en Editar lista de destinatarios.
2. En el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, siga uno de estos procedimientos:  Seleccionar registros individuales: Este método resulta muy útil si la lista es breve. Active las casillas de verificación junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto a los destinatarios que desee excluir. Si sabe que desea incluir sólo unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de verificación de la fila de encabezado y seleccionar sólo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y después desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.

ILUSTRACIÓN 3

 Ordenar registros: Haga clic en el título de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabético ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de Z a A). Si desea ordenar los datos de una manera más compleja, haga clic en Ordenar bajo Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificación en la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo Filtrar y ordenar. Por ejemplo, puede usar este tipo de ordenación si desea que las direcciones de los destinatarios se dispongan en orden alfabético por los apellidos y los códigos postales por orden numérico.

ILUSTRACIÓN 5

Nota: Si ha instalado software de validación de direcciones, haga clic en Validar direcciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a los documentos.

correspondencia, a los documentos

Una vez conectado el documento principal a un archivo de datos, estará listo para escribir el texto del documento y agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerá la información única en cada copia del documento. Los marcadores de posición, como los de direcciones y saludos, se denominan campos de combinación de correspondencia. Los campos de Word se corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.

1. Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos agregados al documento principal son marcadores de posición para estas categorías.
2. Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Al realizar una combinación de correspondencia, Word genera una copia del documento principal por cada registro. Colocando un campo en el documento principal, indica que desea que en esa ubicación aparezca una determinada categoría de información, como un campo o una dirección. Nota: Cuando se inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal, el nombre del campo siempre se indica entre comillas de combinación (« »). Estas comillas no aparecen en los documentos combinados. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal.

Qué ocurre al realizar la combinación Al combinar, la información contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal para crear el primer documento combinado. La información de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo sobre, y así sucesivamente. Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos Para asegurarse de que Word encontrará una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de dirección o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos. Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia. Se abrirá el cuadro de diálogo Asignar campos. Los elementos de la dirección y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha. Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna de su archivo de datos que corresponde con el elemento de la izquierda. No es necesario que el documento de la combinación de correspondencia utilice todos los campos. Si agrega desde su archivo de datos un campo que no contiene datos, en el documento combinado este campo aparecerá como marcador de posición vacío, normalmente una línea en campo o un campo oculto.

Escribir el contenido y agregar campos.............................................................................................................

1. En el documento principal, haga clic donde desee insertar el campo.
2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.
3. Siga uno de estos procedimientos:  Bloque de direcciones con nombre, dirección y otra información
4. Haga clic en Bloque de direcciones.
5. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desee incluir y los formatos que desee aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
6. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuación, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinación de correspondencia.

Nota: Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, más adelante, cambia a un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de dicho campo en el documento combinado.  Campos personalizados de los contactos de Outlook La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desea utilizar en la combinación. A continuación, inicie la combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se abre Word automáticamente y puede completar la combinación.

Configurar una vista de los contactos con campos personalizados...................................................................

1. En los Contactos de Outlook, dentro del menú Ver, elija Vista actual y, a continuación, haga clic en Lista de teléfonos.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos.
3. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta.
4. Arrastre el campo que desea agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que desee. Nota: Puede agregar un nuevo campo al cuadro de diálogo Selector de campos si hace clic en Nuevo en la parte inferior.
5. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de diálogo Selector de campos.
6. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna en la vista Lista de teléfonos y arrástrelo para sacarlo del encabezado de columna.

Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook............................................................................

1. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningún contacto.
2. En el menú Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia.
3. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
4. Si ha configurado la vista Lista de teléfonos para que muestre exactamente los campos que desea utilizar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estén disponibles en la combinación.

5. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinación de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuación, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal.
6. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma.
7. Seleccione las opciones de combinación que desee usar. o Cartas modelo: Preparar un lote de cartas para realizar un envío masivo de correo. o Etiquetas postales: Configurar etiquetas postales para realizar un envío masivo de correo. o Sobres: Configurar sobres para un envío masivo de correo. o Catálogo: Crear un único documento que contenga un catálogo o una lista de direcciones. o Nuevo documento: Generar documentos combinados que pueda editar por separado en Word. o Impresora: Enviar los documentos combinados directamente a la impresora predeterminada. o Correo electrónico: Generar documentos combinados diseñados para ser usados como mensajes de correo electrónico. Cuando esté listo para completar la combinación en Word, en la ficha Correspondencia del grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Enviar mensajes de correo electrónico. La línea Asunto se rellena con el texto escrito en el cuadro de diálogo Contactos para combinar correspondencia de Outlook.
8. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, en los campos que desee agregar al documento. Notas:  No se puede escribir los caracteres de los campos de combinación («« »») manualmente ni utilizar el comando Símbolo del menú Insertar, sino que se debe utilizar la característica de combinación de correspondencia.  Si los campos de combinación aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, eso significa que Microsoft Word muestra códigos de campo (código de campo: texto de marcador de posición que muestra dónde aparecerá la información especificada del origen de datos; los elementos de un campo pueden generar un resultado de campo. El código de campo incluye los caracteres de campo, el tipo de campo e instrucciones.) en lugar de los resultados de los campos (campo de resultado: texto o gráfico que se inserta en un documento cuando Microsoft Word realiza instrucciones de campos. Cuando imprima el documento o cuando oculte los códigos de campo, los resultados de campo sustituirán a los códigos de campo.). Esto no afecta a la combinación, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botón secundario del mouse en el código de campo y, a continuación, haga clic en Activar o desactivar códigos de campo en el menú contextual.

ILUSTRACIÓN 8

Finalizar la combinación Puede imprimir los documentos combinados o modificarlos individualmente, así como imprimir o cambiar todos los documentos o sólo un subconjunto de ellos. Imprimir los documentos combinados. Cambiar copias individuales del documento En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Imprimir documentos. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Editar documentos individuales. Decida si desea imprimir todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro. Elija si desea editar todo el conjunto de documentos, sólo la copia que está visible en cada momento, o bien un subconjunto del total de los documentos, que se especifica mediante los números de registro. Word guarda las copias que desea editar en un solo archivo, con un salto de página entre cada copia del documento.

Guardar el documento principal........................................................................................................................

Recuerde que los documentos combinados que guarde son independientes del documento principal. Es conveniente guardar el propio documento principal si desea utilizarlo para otra combinación de correspondencia. Cuando guarde el documento principal, también puede guardar su conexión con el archivo de datos. La siguiente vez que abra el documento principal, se le pedirá que indique si desea volver a combinar la información del archivo de datos en el documento principal. Si hace clic en Sí, se abre el documento con la información del primer registro ya combinada. Si hace clic en No, se rompe la conexión entre el documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la información del primer registro, exclusivamente.

Fuentes de consulta:..........................................................................................................................................

http://office.microsoft.com/es-mx/support/results.aspx?filter=1&qu=combinaci%C3%B3n%20de %20correspondencia&avg=zwd&queryid=ca92dbc8-3e46-497a-88ab-3118374d4243&av=zwd

-Soporte técnico de Office, http://office.microsoft.com/es-mx/support/?CTT=

-Combinación de correspondencia, http://office.microsoft.com/es-mx/support/results.aspx?

filter=1&qu=combinaci%C3%B3n%20de

%20correspondencia&avg=zwd&queryid=ca92dbc8-3e46-497a-88ab-

3118374d4243&av=zwd

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