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BLOQUE 2: La comunicación en las relaciones públicas
- Funciones y objetivos de la comunicación interna
- Comunicación interna: ascendente, descendente y horizontal.
- Los instrumentos de la comunicación interna 1. Comunicación Interna
La comunicación interna debe apoyar de forma estructural el proyecto empresarial, debe crear las condiciones necesarias para la satisfacción de la estrategia general de la empresa.
Es una herramienta en la gestión actual de las empresas, motivadas por los cambios sociales y políticos en el entorno de las organizaciones.
El factor humano interno: el recurso humano como motor de cambio, motivar a los empleados y saber coordinar los trabajos en equipo. Sujetos más activos
- más creativos no pacientes como en las organizaciones jerárquicas.
La comunicación interna como herramienta de gestión
- Como instrumento de mejora de la eficiencia.
- Como agente transmisor de la cultura organizativa (concepto muy relacionado con CI) los valores que se quieran potenciar.
- Como herramienta en la resolución de conflictos organizativos.
- Instrumento para recabar opiniones y sugerencias.
- Ayuda a mejorar la calidad en las organizaciones, coordinación entre secciones. 2. Objetivos de la comunicación interna
- Implicación del personal
- La CI es imprescindible para lograr la implicación del personal, para fomentar la motivación. Conocer los objetivos y de las funciones de la empresa.
Produce 3 efectos positivos:
- Es una forma de valorar al receptor.
- Es un medio para reconocerle un lugar dentro de la organización.
- Es un medio de integrarle y de reforzar la cohesión del grupo.
- La armonía de las acciones de la empresa
- Debe existir una coherencia en las acciones de la organización.
- El cambio de actitudes
- La mejora de la productividad
- Mediante la transmisión de instrucciones, normas, etc...
- Sensibilizando al personal respecto a los objetivos de rentabilidad de la empresa. 3. El contenido de la comunicación interna
- Temas que afectan directamente al individuo en su condición de empleado.
- Hechos relativos a los problemas y circunstancias que afectan a la organización.
Fortalece el espíritu de equipo:
- Potencia la responsabilidad del directivo.
- Suavizan las tensiones.
- Se favorece el diálogo.
- Los individuos se sienten menos aislados.
- Favorece la productividad. 4. Públicos internos
- Demográficos , edad, sexo, localización
- Sociocultural es, formación
- Profesionales, técnicos, administrativos
- Jerárquicos, cuadros de mando
- Funciones, financiera, administrativa
→ Fases de empleo:
- Inicio de la relación laboral
- Años de servicio
- Fin de la relación laboral
un equipo.
- Centralizar las funciones de RRPP y cada uno de los aspectos que estén vinculados con la imagen de empresa, convertir al empleado en un líder de opinión positivo de la empresa.
- Y esto se logrará si damos a entender nuestros objetivos con claridad.
- Por lo que el RRPP tiene que trabajar cerca de la dirección, ya que tiene que estar informando de toda la política de la empresa y trabajar coordinadamente.
- Su eficacia dependerá de los canales de comunicación, el emplazamiento de los mismos, la oportunidad y las personas que los realicen. 8. Comunicación descendente
Información originada en algún punto de la organización que se vierte hacia abajo en la estructura jerárquica, con el fin de informar e influir.
Implantar y fortalecer la cultura de empresa, reducir rumores, aumenta el sentimiento de pertenencia.
9. Áreas de información 1. Información sobre el entorno en que se desenvuelve la empresa 2. Sobre la empresa en sí. 3. Sobre cada departamento. 4. Información sobre cada puesto de trabajo. 5. Información sobre cada empleado.
Se utilizará la jerarquía como canal de comunicación, debe ser la fuente de esta manera se refuerza:
- (^) Le da más autoridad al jefe inmediato.
- (^) Al estar más cerca puede utilizar un lenguaje más apropiado.
- (^) También facilita la comunicación de retorno con confianza.
- (^) Evita los canales informales.
Barreras
- Estilo de dirección y mando
- La incapacidad por falta de formación para transmitir el mensaje.
- El temor a perder influencia
- La estructura organizativa
Puntos débiles:
- Órdenes contradictorias, poco claras
- Términos utilizados
Comunicación ascendente
Alguien de la organización transmite información, ideas, sugerencias y quejas hacia otra persona en un nivel jerárquico superior.
Beneficios
- Revela a la dirección el grado de aceptación y credibilidad del tipo de gestión de la organización.
- Estimula a los colaboradores a trabajar con más entusiasmo y mayor nivel de participación.
- Valorar las ideas que pueden contribuir a mejorar la marcha de la organización.
- El responsable tiene conocimiento rápida de posibles conflictos.
- El empleado toma conciencia de su valía personal.
Razones
- Económicas y operativas : el buen funcionamiento de la organización de que les proporcionen información relevante a los responsables, todos pueden aportar algo a la gestión.
- Psicológicas : saber las inquietudes, aspiraciones de los colaboradores, así se les puede motivar.
- Responsabilidad : deber de los directivos, conocer las necesidades de sus colaboradores en el trabajo y en algunos casos en el ámbito personal.
CI Ascendente debe fomentarse porque mejora los niveles productivos y económicos de la empresa, conocer el clima laboral.
Barreras
- Actitud del directivo
- Estilo de mando
- La estructura organizativa
- Las diferencias culturales
- El entorno laboral
Interdependencia
- La C descendente hace preguntas que piden respuestas.
- La comunicación requiere respuestas, si solo hay información, la respuesta confirma que la comunicación ha sido un éxito.
hay varios momentos:
- Ingreso en la organización: las primeras horas de toma de contacto, marcan a un colaborador
- Información de la organización: lo mejor es el contacto directo
- Información en situaciones criticas o particulares (nuevo modelo de organización, crisis, reconversión, cierre, introducción nuevas tecnologías, fusión, etc.)
LA COMUNICACIÓN DIRECTA ES PRIORITARIA
12. Instrumentos de comunicación descendiente
MANUAL DE ACOGIDA: Facilitar la integración del personal que tiene acceso a la organización
Apartados que pueden componer el manual:
- Reseña histórica de la organización
- Recursos humanos y técnicos
- Organigrama para que vean la infraestructura
- Aspectos económicos financieros
- Grupos de empresas asociadas y filiales, etc.
- Se puede adjuntar otros folletos de interés: agenda, servicios médicos, riesgos laborales, etc.…. 13. Formación de acogida-rotación
- Especialmente para jóvenes titulados
- Entrenamiento integral: procesos, políticas y estilo de la organización
- Suaviza el “siempre ver las cosas desde nuestro departamento”
- Le da una visión de conjunto
- Estimula la cooperación interdepartamental
- Sirve de prueba para el individuo
- Amplia el circulo de relaciones del nuevo empleado
- Identificar al empleado con la cultura organizativa 14. Guía de personal
Orientar al trabajador en derechos y obligaciones
- Documento de empresa que tiene como fin orientar al trabajador en todos aquellos asuntos que puedan resultarle de interés en lo que concierne a sus derechos y obligaciones
- Relaciones laborales
- Normativa laboral: reglamento de la empresa
- Retribuciones: sueldos, antigüedad pluses, ayudas anticipos, dietas
- Servicios médicos: prestaciones cubiertas
- Formación y promoción: cursos para subir
- Vacaciones
- Otros: Traslados, excedencias, etc. **15. Carta a los miembros de la organización
- Documento firmado por el director o máximo responsable organizativo destinado a los miembros de la organización**
- Suele ser utilizada: Para informar, para anunciar, para explicar:
- Resultados financieros/comerciales, algún éxito, objetivos de la organización,- anuncio de un proyecto: ampliación
- Modificar el organigrama, - encuesta de opinión
- Casos de crisis y lo que va a hacer la organización
- En caso de conflicto es preferible que el director renuncie a este medio si no hay costumbre.
- Un uso regular es bueno para mantener las relaciones de confianza.
- El envío puede hacerse a casa o al punto de trabajo. 16. Tablón de anuncios
- Informaciones legales obligatorias
- Informaciones de la dirección
- Intercambio informaciones del personal
Localización y hábito de lectura o consulta es lo más importante, puede llegar a sustituir otros medios, circulares, mensajes etc.
Exige:
- Una permanente actualización y un responsable
- Puede ser un número indeterminado, por áreas departamentos, pisos, etc. y definir bien las zonas.
La eficacia puede mejorar si:
- Lugares bien iluminados y amplios
- Mantener tablón al día
- Diferentes colores
- Agrupar noticias por temas
- Rotularlos
- Letras visibles
- Buena distribución
Pueden ser abiertos, cerrados
17. Revista, boletín, periódico
Información de los resultados económicos financieros, estrategias, proyectos, determinar cuantitativamente la filosofía empresarial y su proyección en el entorno social de la empresa.
Hanna y Wilson (1998) establece el siguiente contenido
1.- Organización general de la entidad 2.- Estadísticas del personal: Distribución de plantilla por sexos, edades, etc. 3.- Recursos técnicos disponibles 4.- Actividad económica de la empresa 5.- Entorno social
21. INSTRUMENTOS DE COMUNICACIÓN ASCENDENTE
La Entrevista:
Encuentro entre dos miembros de la organización, para obtener información Chevalier (1990) considera cuatro tipos de entrevista en función del fin que persiga:
a.- la transmisión de órdenes b.- de ayuda c.- informativa d.- de intercambio
22. Círculos de calidad
Beneficios:
- Incremento de la satisfacción labo ral
- Aumento del orgu llo de pertenencia
- Mejora las relac iones entre empl eados entre sí y con el jefe
- Aumenta la calidad, disminuye las reclamaciones 23. Otros
ENCUESTAS : Métodos sistemáticos para la determinación de la percepción que los colaboradores tienen de la organización
- Busca opiniones sobre: condiciones laborales, jefes, políticas del personal
- Jornadas de despachos abiertos
24. Instrumentos de comunicación horizontal - Reuniones: Encuentro en un lugar determinado para que dos o mas miembros se comunican con un objetivo. - Las comisiones y Grupos de estudio: Tipo de reunión de ciertos miembros del personal para estudiar en común un problema concreto. Tiempo definido o indefinido. - Seminarios: Tratar en profundidad un tema, no tiene como objetivo “tomar decisiones”. - Videoconferencias: Reuniones entre personas geográficamente alejadas conectadas entre sí por un sistema de telecomunicaciones. - Redes Internas virtuales
Señalética (Rótulos y símbolos en los espacios físicos)
El espacio dentro de la organización:
- Personas: nombre......
- Funciones: Dirección, Presidente......
- Tareas: Contabilidad.....
- Actividades: Sala de reuniones, Comedor...
- Cosas: Almacén, Biblioteca...
- Mediante escritura o símbolos (códigos conocidos)
- Manual de imagen corporativa y el orden de la estructura de la organización
- Acceso y circulación/percepción y desempeño actividades
Imagen intencional e imagen percibida
AUDITORIAS Y PLAN DE COMUNICACIÓN
25. Auditoría de comunicación
Instrumento que permite obtener los datos para el desarrollo de un análisis detallado de la situación actual de la comunicación de la organización.
Con el fin de definir la mejor estrategia de comunicación para la empresa auditada.
Dos tipos de imagen:
Cuantitativos. Análisis de contenido sobre muestras de documentos. La encuesta.
Evaluar la tecnología usada.
Plan de comunicación
...un instrumento para organizar y aplicar la política de comunicación de la empresa, haciendo uso de todas las disciplinas y herramientas de modo coordinado.
Proceso
Objetivos
- Potenciar y ordenar el flujo de comunicación.
- Sensibilizar a los miembros de la organización en el uso de herramienta.
- Servir como instrumento de apoyo a los planes de la organización.
Puntos clave:
- Coherencia entre los que se dice y lo que se hace.
- Estrategia de Comunicación con los empleados.
- Identificar a los interlocutores.
- La atención que se presta a los métodos o sistemas de comunicación.
- Necesidad de una política clara de comunicación.
