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- ¿Qué es y para qué sirve la contabilidad? La contabilidad se define como el proceso de recopilar, analizar, clasificar, medir, registrar y comunicar los hechos económicos (transacciones mercantiles) y los hechos sociales de un determinado ente económico (negocio – empresa). La contabilidad sirve para mantener información al día que permita controlar el negocio, proyectarlo en el tiempo y tomar alternativas de cambio cuando los resultados son diferentes a los planeados.
- ¿Qué es un comerciante? La definición de comerciante conlleva el análisis de algunas afirmaciones presentadas en el código de comercio a saber:
- Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.
- La calidad de comerciante se adquiere aunque las actividades mercantiles se ejecuten a través de terceros.
- La ejecución de actos mercantiles en forma ocasional o transitoria no da la calidad de comerciante, pero dichos actos están sujetos a la legislación en materia comercial en la realización de los mencionados actos. Se presume que una persona es comerciante cuando: Cuando se halle inscrito en el registro mercantil a) Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto b) Cuando se anuncie al público como comerciante. La ley comercial considera como actos mercantiles: La adquisición de bienes a título oneroso con destino a su enajenación y la enajenación de los mismos.
- La adquisición de bienes muebles a título oneroso con destino a arrendarlos, el arrendamiento de los mismos, y el subarriendo.
- La adquisición y enajenación de establecimientos de comercio a título oneroso la prenda, el arrendamiento, la administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos.
- La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de sociedades, la negociación a título onerosos de las partes cuotas o acciones de la sociedad.
- El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos valores así como la compraventa o permita de los mismos.
- Operaciones bancarias, financieras, de almacenamiento, operaciones de bolsa y de martillo.
- El corretaje, las agencias de negocios, y la representación de firmas nacionales y extranjeras.
- La prestación o explotación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje.
- La actividad aseguradora.
- Las empresas de transporte de personas o de cosas por cualesquier medio.
- La producción, fabricación, transformación manufactura y circulación de bienes.
- Los espectáculos públicos y el expendio de toda clase de bienes.
- La edición, litografía, o fotografía informativa o publicitaria y demás actividades destinadas a la prestación de servicios.
- Las construcciones, montajes, reparaciones, instalaciones u ornamentaciones.
- Las actividades de aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o
recursos naturales.
- La promoción de negocios, compraventa, administración, custodia, o circulación de toda clase de bienes.
- La construcción, montaje, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte en sus diferentes modalidades. 3 ¿Cuáles son las obligaciones de los comerciantes de acuerdo con la legislación comercial? Son obligaciones de los comerciantes:
- Matricularse en el registro mercantil ante la Cámara de Comercio.
- Inscribir en el registro mercantil los actos, libros y documentos previstos por la ley.
- Llevar la contabilidad de su negocio conforme a las normas y principios de contabilidad legalmente establecidos en los decretos 2649 y 2650 de 1993.
- Conservar la correspondencia, libros y soportes de sus operaciones.
- Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal. 4. ¿Cuáles son los principales registros que debe hacer el comerciante al iniciar su actividad comercial?
- Registro único empresarial ante la cámara de comercio.
- RUE: hoy lo asigna la Cámara de Comercio.
- Registro de los libros de contabilidad.
- Registro ante la Secretaría de Hacienda Municipal o Distrital de los municipios donde vaya a establecer sus locales.
- Patente de sanidad expedida por el servicio de salud pública.
- Certificado concepto de bomberos.
- Paz y salvo SAYCO ASIMPRO.
- Cuando la naturaleza del negocio lo requiera, certificado de planeación municipal o licencia de construcción.
- De acuerdo con el tipo de productos licencia de INVIMA, MINAGRICULTURA, INDUMIL, ESTUPEFACIENTES, entre otros. 5 ¿Qué es el registro único empresarial? Antes se conocía como registro mercantil, hoy las Cámaras de comercio han establecido un formulario único para comerciantes, y consiste en la inscripción que todo comerciante por prescripción legal debe hacer y renovar anualmente. El registro único empresarial es público y tiene por objeto llevar la matricula de los comerciantes, la inscripción de los actos libros y documentos establecidos por la ley. 6 ¿Quiénes están obligados a llevar libros de contabilidad? Están obligados a llevar libros de contabilidad:
- Los comerciantes – personas naturales.
- Las personas jurídicas comerciantes y no comerciantes
personas e instituciones que constantemente requieren información financiera de la organización para sus respectivos análisis. La contabilidad suministra información de la empresa a los administradores, como una contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; los mismos requieren de información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable u oportuna. Los accionistas o propietarios de la empresa requiere de información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiando a la administración. Los empleados y organizaciones sindicales necesitan de información contable de la empresa, la cual les permite fundamentar sus peticiones laborales y lograr así, acuerdos con sus patronos. El gobierno también hace uso de la información suministrada por contabilidad. Cuando determina el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Los acreedores y entidades crediticias solicitan a la empresa información financiera con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo. La complejidad y gran número de transacciones comerciales han presentado la necesidad de registrar todas las operaciones comerciales. Esta técnica desempeña un papel importantísimo en la vida económica de un negocio, cualquiera que sea su naturaleza. La importancia se basa en unos propósitos principales como: Para el uso en la planeación y control de las operaciones normales de la empresa. Para seleccionar alternativas que permitan la toma de decisiones y la formulación de las políticas. Rendir informes externos a la empresa. LA CONTABILIDAD COMO CIENCIA La Contabilidad puede definirse como una ciencia instrumental que se ocupa de sistematizar y generalizar los métodos contables, al tiempo que investiga la consecución de otro nuevos. Es una ciencia instrumental porque el objeto de su estudio consiste en instrumentos o métodos. La ciencia de la contabilidad se dirige a la construcción de un cuerpo metodológico, que proporcione una herramienta de análisis a otras ciencias, particularmente la economía de la empresa. Debido a esto último, hay una clara subordinación de la contabilidad respecto a la economía, y también en gran medida al derecho. Las obligaciones y derechos que integran el patrimonio de la empresa, su vida entera en suma, están minuciosamente relacionados por el ordenamiento jurídico. Muchas anotaciones contables se hallan obligatoriamente prefijadas por ley que concede importancia probatoria e impone requisitos formales a la manera de llevar la teneduría de libros. A continuación relacionaremos algunas carreras afines con la Contabilidad.
La macro Contabilidad. Se define como la contabilidad encaminada al conocimiento de las magnitudes macroeconómicas es decir, a la determinación en cifras de la situación económica de un país, también denominada Contabilidad Nacional. La Contabilidad Nacional presenta tanto las medidas reales de las variables macroeconómicas tales como la producción y el ingreso, como un marco conceptual en el que se relacionan unas magnitudes con otras. La Contabilidad Nacional nos ofrece una medida básica del desempeño de la economía de la producción de bienes y servicios, y también pone de manifiesto las relaciones existentes entre las 3 variables macroeconómicas fundamentales. La relación que existe entre las 3 variables desempeña un papel importante en la determinación de los niveles de ingreso y producción en la economía. A pesar de la sencilla apariencia entre estas 3 relaciones es que existe una considerable complejidad para relacionar el PNB, con ingreso Nacional y gasto nacional, estas complicaciones se derivan, en gran medida, por el efecto que producen los impuestos directos e indirectos, en el ingreso Nacional en relación con el PNB, y por el efecto del Comercio Exterior. La micro Contabilidad. Se define como la Contabilidad aplicada a unidades económicas individuales, bien sean personas físicas o sociales, también denominada Contabilidad de Empresa. La Microcontabilidad recoge hechos Contable Concretos, finalmente reconocibles tales como: compras, ventas y comisiones, sin embargo la Contabilidad Nacional trata de determinar magnitudes económicas con un notable grado de abstracción, que requieren una cuidadosa definición previa. La Microcontabilidad trata de determinar tanto el patrimonio de la empresa como los resultados obtenidos en un determinado periodo de tiempo. La Contabilidad Social concede muy poca importancia al estado patrimonial y dedica lo mejor de sus esfuerzos a la determinación de los flujos económicos financieros. Contabilidad Financiera: General o Externa. Es la encargada de contabilizar las operaciones por medio de las cuales la empresa se relaciona con el mundo exterior (compras, ventas, financiación). Su principal cometido es la elaboración de Balances y Cuentas de Resultado, para ello desarrolla un completo procedimiento de registro de todas y cada una de las actividades de la empresa que constituyen hechos contables. Contabilidad Interna: Es la contabilidad que trata de los procedimientos empleados para planificar y controlar los procesos de producción. Analiza los procesos de producción desde el punto de vista cuantitativo, de costes y rendimientos y proporciona a los directivos de la empresa una información fundamental, a fin de establecer decisiones de política empresarial en lo que se refiere a la programación y el control de la actividad productiva.
VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE
Permite el control matemático de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida simultáneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condición de exactitud que sus respectivas sumas coincidan entre sí. Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o por pagar por ejemplo, sino también todos los elementos abstractos que contribuyen a establecer, por diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general. ASIENTOS CONTABLES Son los registros de las operaciones mercantiles en los comprobantes y libros de contabilidad, pueden ser asientos simples y asientos compuestos; simple cuando se utilizan dos cuentas, un débito y un crédito; compuesto cuando se emplean más de dos cuentas. Comprobantes de Contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Dichos comprobantes deben presentarse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en el idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. Contenido del comprobante. Fecha Origen Descripción Y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento. La descripción de las cuentas y de las transacciones pueden efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que corresponda. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales. Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con los asientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registre en orden.
ECUACIÓN PATRIMONIAL
La Ecuación patrimonial es la resultante de comparar el activo y el pasivo de una empresa, con el objeto de obtener el valor del Patrimonio y Capital. Desde su inicio, toda empresa o ente económico puede expresar su ecuación patrimonial, la que se conservará a través de toda la vida de la empresa, aun cuando los valores que involucra aumenten o disminuyan el Activo o el Pasivo. Descripción de la Ecuación patrimonial. Contablemente debe existir equilibrio entre las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Patrimonio de una empresa. Para determinar el equilibrio entre estas cuentas, se utiliza una fórmula matemática que da a conocer, independientemente, el valor del Activo, del pasivo o del Patrimonio, Al cambiar un Activo por otro Activo el Patrimonio permanece igual. CONCEPTO DE CUENTA Es el nombre que se utiliza para registrar, en forma ordenada, las operaciones que diariamente realiza una empresa. Cuenta es el registro de valores homogéneos relativos a una persona o cosa, bajo un título apropiado, que facilita la interpretación de las operaciones en los libros. Cuenta es un término usado en contabilidad para designar derechos, bienes, obligaciones y resultados; en ella se hacen registros sistemáticos y análogos que permiten la interpretación de las operaciones de un ente económico. Partes de una cuenta. Título o nombre. Fecha. Descripción: corresponde al detalle o concepto por el cual se está registrando. Debe: columna de la izquierda donde se anotan los valores que se debitan o cargan y constituyen un aumento (débito). Haber: columna de la derecha donde se registran los valores que se acreditan o abonan y constituyen una disminución (crédito). Saldo: lo constituye la diferencia entre el debe y el haber y puede ser: Saldo deudor: cuando los débitos son mayores que los créditos. Saldo acreedor: si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos. CLASIFICACION DE LAS CUENTAS CUENTAS REALES O DE BALANCE Son las que representan valores tangibles como las propiedades y las deudas; forman parte del balance de una empresa. Las cuentas reales, a su vez, pueden ser de Activo, Pasivo o Patrimonio. Activo. Es la cuenta que nos representa todos los bienes y derechos apreciables en dinero, de propiedad de la empresa. Se entiende por bien, entre otros, el dinero en
El derecho de los dueños de la empresa es un derecho residual porque los derechos de los acreedores tienen prioridad desde el punto de vista legal. Aportes efectuados por el propietario Utilidades provenientes de las operaciones del negocio. La disminución del patrimonio en una empresa se origina de dos manera Retiros de dinero y otros activos por parte de los dueños de la empresa. Pérdidas provenientes de operaciones improductivas de la empresa. Cuentas Nominales, De Resultado o Transitorias. Son las que a final del ejercicio contable dan a conocer las utilidades, costos y gastos, son transitorias porque se cancelan al cierre del período contable. Cuenta de Orden. Son los dineros, documentos y bienes que están en poder de la empresa y no son de su propiedad, sino que los ha recibido de otra empresa para su custodia, manejo o negociación. Cuentas de Orden Contingentes. Son las que reflejan hechos o circunstancias que pueden llegar a afectar la estructura financiera de un ente económico. Cuentas de Orden Fiduciarias. Son las que reflejan los activos, pasivos, el patrimonio y las operaciones de otros entes que, por virtud de las normas legales o de un contrato, se encuentran bajo la administración del ente económico. Cuentas de Orden Fiscales. Son las que reflejan las diferencias de valor existentes entre las cifras incluidas en el Balance y en el Estado de Resultados y las utilizadas para la elaboración de las declaraciones tributarias, en forma tal que puedan conciliarse. Cuentas de Orden de Control. Las que se utilizan por el ente económico para registrar operaciones realizadas con terceros que por su naturaleza no afectan la situación financiera de aquél, se usan también para ejercer control interno. INGRESO Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad.
GASTO
Son los pagos que debe efectuar la empresa por los servicios o elementos necesarios para el buen funcionamiento, estos valores no son recuperables. COSTO DE VENTAS Es el que representa la adquisición de los artículos destinados para la venta. CUENTAS POR COBRAR Corresponde a una de las partidas del activo y refleja los derechos que tiene la empresa sobre los clientes por mercancías vendidas a crédito. También se conoce como deudores comerciales o cuentas de clientes. Se obtiene este rubro de las siguientes maneras, cuentas por cobrar iniciales más las ventas a crédito del periodo menos los cobros efectuados durante el mismo periodo. BALANCE GENERAL El Balance general, es el informe básico que muestra la situación financiera de un ente económico, en una fecha determinada. Contiene información sobre los activos, pasivos y patrimonio, los cuales deben relacionarse unos con otros para reflejar dicha situación financiera. ESTADO DE RESULTADO El Estado de resultados, es el informe básico que muestra el resultado neto de las operaciones de un ente económico, durante el periodo contable. Sus elementos son: ingresos, costos, gastos y corrección monetaria. REGISTRO Los hechos deben contabilizarse mediante procedimientos técnicos adecuados a la organización de la entidad, observando las etapas del proceso contable relativas a la identificación con sujeción a las técnicas de valuación que permitan el debido reconocimiento, garantizando la contabilidad y utilidad social de la información. ESENCIA SOBRE LA FORMA La esencia sobre la forma económica y social de los hechos debe primar sobre el requisito de forma o instrumental, al momento de reconocimiento de los eventos y transacciones que los generan, respecto de los cuales se presume la debida observación de las realidades jurídicas y presupuestales que rigen al ente económico. PRUDENCIA En relación con los ingresos, deben contabilizarse únicamente durante el periodo contable y no los potenciales o sometidos a condición alguna. Igualmente y con referencia de los gastos deben contabilizase no solo los realizados, sino también aquellos potenciales,
sirve como prenda de garantía por la totalidad de las obligaciones que adquiera en desarrollo de la actividad de la empresa. PERSONA JURIDICA La Persona jurídica Es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos, contraer obligaciones y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las sociedades son comerciales cuando contemplan dentro de su objeto social, la ejecución de una o más actividades mercantiles y adquieren personería jurídica cuando se constituyen por Escritura Pública. ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO Se define un establecimiento de comercio, como un conjunto de bienes organizados por el empresario para realizar los fines de la empresa. Una misma persona podrá tener varios establecimientos de comercio y a su vez, un solo establecimiento de comercio podrá pertenecer a varias personas y destinarse al desarrollo de diversas actividades comerciales. SOCIEDADES COMERCIALES Las sociedades comerciales surgen de un acuerdo entre dos o más personas que se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que incluya una o más actividades consideradas por la ley como mercantiles, con el fin último de generar utilidades y repartirlas entre socios. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica diferente de los socios. COMERCIANTES “Son las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantil o Actos mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona”. (Art. 10 Código de Comercio). Ellos deben inscribirse en el Registro Mercantil, obtener permiso para el funcionamiento del negocio y llevar libros de contabilidad, de acuerdo con la legislación. CICLO CONTABLE Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros. Partes del ciclo contable. Consta de las siguientes partes: Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del diseño o socios registrados en el inventario general inicial. Con el inventario general inicial
se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares. Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad. El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente:
- Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares.
- Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros: balance general y estado de ganancias y pérdidas.
- Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares. El inventario general final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario general inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable. LIBROS DE CONTABILIDAD Las características básicas de los Libros de contabilidad deben remitirse, en principio, a una fecha de registro, una descripción del registro y unas columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus características enunciadas anteriormente. Registro de los libros de comercio. El registro de los Libros de comercio se hará en la siguiente forma: En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario. En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior. (Art. 39 C.Co.). Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por cada clase de libros. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:
- Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes.
CAUSACION VS REALIZACION
Uno de los fundamentos de la contabilidad son los principios de causación y realización, lo cuales debemos comprender y diferenciar para poder entender con claridad el proceso contable. Para algunas personas, en especial estudiantes, el diferenciar y comprender estos dos principios les representan cierta dificultad. Los principios de contabilidad nos dicen que un hecho económico se causa una vez haya sido realizado. De aquí se desprende que un hecho económico sólo se puede causar si antes se ha realizado, es decir, que no se pueden causar hechos económicos no realizados. Se concluye entonces, que primero debe existir la realización, y luego la causación. Veamos que causar. Causar es contabilizar. Es reconocer y registrar en la contabilidad la ocurrencia de un hecho económico. Cuando se hace una compra o una venta, se procede a llevar a la contabilidad. Se debe tener en cuenta que lo que se causa es la ocurrencia de un hecho económico, más no necesariamente el pago o recibo de dinero. Por lo que una venta, así no se haya recibido el dinero, se contabiliza como una venta. Es un ingreso. Veamos que es realizar. Un hecho económico se realiza cuando nace un derecho o una obligación. Cuando se consolida la obligación o el derecho. Por ejemplo, una promesa de compra no es una compra realizada, es sólo una promesa. La compra se entiende realizada una vez se ha facturado, es allí cuando nace el derecho de cobrar la factura por parte del vendedor, y la obligación del comprador de pagarla. Recordemos que el código de comercio asimila la factura a una letra de cambio, es decir, a un título valor el cual puede ser recuperado mediante acción judicial. El principio de causación, tiene como base la realización de un hecho económico, y un hecho económico se realiza cuando nace una obligación o un derecho. Para que un hecho económico se considere realizado, basta con que el derecho o la obligación surja, más no que se hagan efectivos. Esto quiere decir, que por ejemplo, en el caso de hacer una compra, para considerarla como tal, no es necesario recibir el pago. En este hecho, al momento de facturar nace el derecho y la obligación de las partes, y por tal razón ya se considera realizado el hecho económico. Siendo así, no importa que la compra se haga a crédito. Así el dinero no se reciba, el hecho ya está realizado y se debe reconocer como tal, es decir, que se debe causar, contabilizar el respectivo ingreso. Queda claro, pues, que primero debe suceder el hecho económico (Realizar) para poderlo contabilizar (Causar). Recordemos que se debe entender como hecho económico cualquier operación que una empresa realice, ya sea externa o internamente (compras, ventas, créditos, aportes, distribución de dividendos, etc.) REALIZACION La legislación contable Colombiana, establece como uno de los principios básicos de la Contabilidad, el principio de la realización, el cual es contemplado por el artículo 12 del decreto 2649 de 1993 que señala: Sólo pueden reconocerse hechos económicos realizados. Se entiende que un hecho económico se ha realizado cuando quiera que pueda comprobarse que, como
consecuencia de transacciones o eventos pasados, internos o externos, el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrifico económico, o ha experimentado un cambio en sus recursos, en uno y otro caso razonablemente cuantificables. PAR.—Adicionado. D. R. 2337/95, art. 3º. El beneficio o sacrificio económico, o el cambio en los recursos a que se refiere el presente artículo, podrá cuantificarse estimando la variación en el valor de realización o de mercado a que se refiere el artículo 10 del presente decreto. En este orden de ideas, bajo este principio, solo se reconoce un hecho económico cuando jurídicamente se ha configurado, cuando jurídica y legalmente haya nacido el derecho o la obligación como consecuencia de la ocurrencia de un hecho o evento económico. Según este principio, y dándole una interpretación estricta, mientras no exista la certeza de la existencia del derecho o la obligación, mientas ese derecho o esa obligación no sean jurídicamente oponibles a terceros, un; hecho económico no se debe reconocer. La anterior interpretación, claro está, deja por fuera un sinnúmero de hechos y situaciones que se hace necesario reconocer aun cuando no se tenga la certeza de sus efectos económicos, como es el caso de las provisiones y contingencias, las cuales parten de supuestos en los que aun no ha ocurrido ningún hecho económico, pero que con base a otros hechos ya ocurridos, y haciendo uso de las estadísticas y de la probabilidad, es preciso anticipar, no para representar la situación económica real de la empresa como debiera ser si se mira este principio en su esencia más pura, sino con el objetivo de preservar la estabilidad económica y financiera de la empresa, puesto que son estas estimaciones la que permiten prever circunstancias, que pudieran comprometer el futuro económico y financiero de un ente, y permiten también diseñar planes de contingencia y alternativas de solución ante la eventual ocurrencia de lo estimado y previsto. El principio de realización permite el cumplimiento de algunos de los principales objetivos de la contabilidad, como lo es el de servir como medio de información y de control; cuando se reconocen debida y oportunamente los hechos, además de informar fielmente la realidad contable de la empresa, permite tener un control de la misma, en tanto que al tener un registro histórico de los eventos y hechos de la empresa, permite un análisis sobre la información que se tiene, sobre la que se ha de tomar decisiones. Si el principio de la realización, es uno de los elementos básicos para poder hacer además de un debido control, informar a las directivas de la empresa para la toma de decisiones, se convierte este principio en uno de los pilares de uno de los principales paradigmas de a contabilidad, que lo es el paradigma de la utilidad. Si bien el principio de realización no se aplica de una forma estricta, si es el elemento básico para estructurar un sistema de información contable que permita, además de informar lo sucedido dentro de la empresa, prever situaciones futuras que se pueden, o bien minimizar si son negativas, o aprovechar si son positivas, lo que lo convierte en uno de los pilares de la contabilidad. El principio de realización se identifica con el Principio de causación, cuando quiera que este se basa precisamente en le principio de realización, ya que según el principio de causación, los hechos deben ser reconocidos en el periodo en que se realicen, y armonizado con el artículo 12 del decreto 2649 que señala que solo se deben reconocer hechos realizados, podemos concluir que un hecho no se puede causar hasta tanto no se haya realizado. Es común confundir el principio de realización con el Principio de causación, por lo que es preciso hacer claridad sobre el concepto de cada uno de ellos: En primer lugar, se entiende que un hecho se realiza cuando de un hecho económico se desprende una obligación o un derecho, o al menos se puede evidenciar o suponer con
2 Existe alguna forma de que si lo contabilizo lo haga por el valor presente, de que forma lo haría y por supuesto lo iría corriendo mes a mes hasta que se genere la totalidad del ingreso en su fecha de vencimiento. 3 Qué pasa si hoy reconozco mi ingreso por el valor nominal de fecha 2003 y 2004 y de repente vendo o negocio estos pagares por un valor muchísimo menor como contabilizo esta desvalorización. Debo de perder (P&G) lo pagado por el impuesto ICA y además la desvalorización por el menor valor que negocie mis pagares. 4 Si reconozco mi ingreso hoy por su valor nominal tengo una utilidad inmensa que al 31 de agosto me haría pagar un impuesto más alto de seguridad democrática.
- Es correcto que yo contabilice en cuentas de orden y reconozca mi ingreso solo cuando lo reciba.
- Se supone que la compañía que compro este lote me tiene como un pasivo que informara en sus medios magnéticos del próximo año y si yo no lo tengo que debo hacer” CONSIDERACIONES
- El artículo 1o del D.R 2649 de 1993 expresa que la contabilidad se debe ceñir a los principios y normas que la regulan, de tal manera que le permita identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar, e informar, las operaciones del ente económico en forma clara, completa y fidedigna. El artículo 4o (Ibídem), cualidades de la información contable. “Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable. La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender. La información es útil cuando es pertinente y confiable. La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna. La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos. La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes.” El concepto de realización expresado en el artículo 12 del mismo decreto como norma básica expresa que un hecho económico se ha realizado cuando pueda comprobarse que el ente económico tiene o tendrá un beneficio o un sacrificio económico. Articulo 47 (Ibídem), expresa que el hecho económico debe ser identificado, registrado e incorporado a la contabilidad teniendo en cuenta su correspondencia con un elemento de los estados financieros; en este caso con Ingresos, que pueda ser medido, que el caso que nos ocupa es un contrato de compraventa con pagos futuros y que debe ser representado confiablemente en el momento en que se hace la transacción.
- Articulo 48 (Ibídem) Contabilidad de causación o por acumulación. “Los hechos
económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente.”
- Articulo 27 del Estatuto tributario. Realización del ingreso. “Se entienden realizados los ingresos cuando se reciben efectivamente en dinero o en especie, en forma que equivalga legalmente a un pago, o cuando el derecho a exigirlos se extingue por cualquier otro modo legal distinto al pago, como en el caso de las compensaciones o confusiones. Por consiguiente, los ingresos recibidos por anticipado, que correspondan a rentas no causadas, sólo se gravan en el año o período gravable en que se causen. Se exceptúan de la norma anterior: a) Los ingresos obtenidos por los contribuyentes que llevan contabilidad por el sistema de causación. (lo resaltado es nuestro) Estos contribuyentes deben denunciar los ingresos causados en el año o período gravable, salvo lo establecido en este estatuto para el caso de negocios con sistemas regulares de ventas a plazos o por instalamentos; b) Los ingresos provenientes de la enajenación de bienes inmuebles, se entienden realizados en la fecha de la escritura pública correspondiente, salvo que el contribuyente opte por acogerse al sistema de ventas a plazos.” CONCEPTO A pesar de la ambigüedad de la pregunta, ya que el consultante plantea inicialmente la rescisión del contrato y más adelante expresa el hecho de una venta real, este Consejo conceptúa que la contabilidad se debe llevar aplicando la norma técnica de causación; no puede entonces, determinarse el momento de la contabilización del ingreso, atendiendo a reglas diferentes de “la lógica” de la causación, como lo ha pretendido el consultante, sino que ésta debe ceñirse a las reglas del sistema de “causación”, como quiera que éste es el sistema contable al cual están obligadas las sociedades comerciales. Para el manejo tributario, que es lo que preocupa al consultante, vale decir que al ente económico organizado le asiste una responsabilidad frente a la carga impositiva, la cual habrá de tasarse en muchos casos sobre sus ingresos y la manipulación contable no puede ser una herramienta para evadirlos; así las cosas, si las operaciones referidas generan ingresos gravados, éstos serán tomados como base de los tributos en forma obligatoria y definitiva. El presente concepto fue aprobado por la Sala Plena del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, en la sesión realizada el 12 de Noviembre de 2002, actuando como ponente el Consejero Héctor Jaime Correa Pinzón y con los votos positivos de los Consejeros Luis Alfredo Caicedo Ancines, Norma Dolly Castañeda Mesa, María Ofelia Polanco Mayorga, Ernesto Fajardo Rodríguez, Luis Antonio Anaya Bernal, Jesús María Peña Bermúdez y Neftalí Ríos Serrano. Este concepto tiene los alcances previstos en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo….”
