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A. Balance El Balance nos permite conocer la situación financiera de la empresa en un momento determinado: el Balance nos dice lo que tiene la empresa y lo que debe. El Balance se compone de dos columnas: el Activo (columna de la izquierda) y el Pasivo (columna de la derecha). En el Activo se recogen los destinos de los fondos y en el Pasivo los orígenes. Vamos a explicarnos: si una empresa pide un crédito a un banco para comprar un camión, el crédito del banco irá en el Pasivo (es el origen de los fondos que entran en la empresa), mientras que el camión irá en el Activo (es el destino que se le ha dado al dinero que ha entrado en la empresa). Las términos Activo y Pasivo pueden dar lugar a confusión, ya que pudiera pensarse que el Activo recoge lo que tiene la empresa y el Pasivo lo que debe. Esto no es correcto, ya que por ejemplo los fondos propios van en el Pasivo. ¿Y por qué van los fondos propios en el Pasivo? La respuesta es porque son orígenes de fondos. Si, por ejemplo, en el caso anterior se hubiera financiado la compra del camión con aportaciones de los socios: ¿cuál sería el origen de los fondos que entran en la empresa? los fondos propios aportados por los accionistas. Vamos a distinguir entre varios Balances, según el momento en que se obtengan: Balance de apertura : al comienzo del ejercicio; nos permite conocer con que recuros cuenta la empresa para iniciar su ejercicio económico. Balances parciales : a cierre del mes, trimestre, semestre, o con la periodicidad que se quiera; nos permite conocer la situación de la empresa en esos momentos determinados. Balance final : al cierre del ejercicio; nos permite conocer como queda la situación financiera de la empresa una vez finalizado su ejercicio económico (normalmente el 31 de diciembre, aunque podría ser otra fecha del año). Vamos a ver dos ejemplos. Ejemplo 1: Vamos a suponer que queremos montar una empresa de transporte y que para ello necesitamos un camión que cuesta 1.000.000 pesetas (no es que sea el último grito en camión). Para financiar este camión vamos al banco y solicitamos un crédito. ¿Cuál sería el Balance Inicial de esta empresa? En su Activo (columna de la izquierda) se recogería el camión (destino de los fondos), mientras que en su Pasivo (columna de la derecha) se recogería el crédito (origen de los fondos). ACTIVO PASIVO
Camión ............................... 1.000.000 Créditos ........................... 1.000. Si nos fijamos en este Balance podemos observar uno de los principios básicos de contabilidad : el Activo siempre tiene que ser igual al Pasivo; en todo Balance de una empresa, obligatoriamente, el Activo tiene que coincidir con el Pasivo. Ejemplo 2: Vamos a suponer que en el caso anterior la empresa financia la compra del camión con recursos propios (capital). Su Balance Inicial sería: ACTIVO PASIVO Camión ............................... 1.000.000 Capital .............................. 1.000. Comparando los dos ejemplos anteriores se puede ver como el Pasivo recoge el origen de los fondos de la empresa, sean propios (capital) o ajenos (créditos); por lo tanto, y como ya hemos comentado, es incorrecto considerar que el Pasivo representa lo que debe la empresa. B. Cuenta de Resultados La Cuenta de Resultados recoge el beneficio o pérdida que obtiene la empresa a lo largo de su ejercicio económico (normalmente de un año). La Cuenta de Resultados viene a ser como un contador que se pone a cero a principios de cada ejercicio y que se cierra a final del mismo. Mientras que el Balance es una "foto" de la empresa en un momento determinado, la Cuenta de Resultados es una "película" de la actividad de la empresa a lo largo de un ejercicio. Balance y Cuenta de Resultados están interrelacionados, su nexo principal consiste en la última línea de la Cuenta de Resultados (aquella que recoge el beneficio o pérdida), que también se refleja en el Balance, incrementando los fondos propios (si fueron beneficios) o disminuyéndolos (si fueron pérdidas). Ejemplo 3: Presentamos a continuación un modelo de cuenta de resultados: Ventas 1. Coste de la mercancía - Gastos de personal -
Ejemplo 1: Veamos como se contabiliza la compra del camión que vimos en la lección anterior (adquisición de un camión de 1.000.000 pesetas financiada con un crédito). En primer lugar, la empresa recibe del banco el crédito de 1.000.000 pesetas Este será el primer asiento en el Libro Diario:. 1.000.000 .......... Caja a Bancos .......... 1.000. En la parte de la izquierda (Debe) se recoge el destino de los fondos (el importe del crédito se ha ingresado en la "caja" de la empresa) y en la derecha el origen de los mismos (el dinero proviene de un crédito del banco). En segundo lugar, compramos el camión con el dinero que tenemos en la caja: 1.000. ........ Camión a Caja ........ 1.000. Como hemos indicado, todas las operaciones económicas que vaya realizando la empresa se irán recogiendo por orden cronológico en este Libro Diario. Ejemplo 2: Veamos como se registran en el Libro Diario las siguientes operaciones:
1. - Se funda la empresa con una aportación de los socios de 1.000.000 pesetas 2. - La empresa pide un crédito de 500.000 pesetas 3. - Se adquiere una oficina por 750.000 pesetas (una ganga). 4. - Se devuelve el crédito de 500.000 pesetas al Banco. 1.000.000 ...... Caja a Capital ...... 1.000. 50.000 ...... Caja a Bancos ...... 500. 750.000 ...... Inmuebles (oficina) a Caja ...... 750. 500.000 ...... Bancos a Caja ...... 500. Una vez visto el funcionamiento del Libro Diario, pasemos a ver el del Libro Mayor.
2.3. Libro Mayor El Libro Mayor se divide en hojas, y cada hoja está dedicada a una cuenta contable, donde se recoge todos los apuntes que afectan a esa cuenta concreta: por ejemplo, una hoja estará dedicada a la cuenta de "caja", otra a "bancos", otra a "capital", etc. El Libro Mayor recoge en estas hojas todos los movimientos que se registran en el Libro Diario. Cada página del Libro Mayor tiene dos columnas, la de la izquierda que se denomina "Debe" y la de la derecha "Haber" , que coinciden con las del Libro Diario; es decir, un apunte en el "Debe" en el Libro Diario se recoge también en el "Debe" de la cuenta correspondiente del Libro Mayor. Ejemplo 3: Veamos como se contabiliza en el Libro Mayor un crédito de 1.000.000 pesetas que solicita la empresa. La contabilización empezaría por el Libro Diario : 1.000.000 ...... Caja a Bancos ...... 1.000. Y de aquí pasaríamos al Libro Mayor , a la página correspondiente a la cuenta "Caja" , donde haríamos el siguiente apunte: DEBE HABER 1.000. Y en la página del Libro Mayor correspondiente a "Bancos" (créditos) , haríamos el apunte: . DEBE HABER 1.000. Cuando necesitemos elaborar el Balance de la empresa, calcularemos el saldo de cada cuenta del Libro Mayor y ese saldo es el que aparecerá asignado a cada cuenta en el Balance. Ejemplo 4: Tenemos las siguientes cuentas del Libro Mayor y vamos a calcular sus saldos: Caja
1.000.000 Caja a Capital 1.000. Y el Balance inicial de la sociedad quedaría: ACTIVO PASIVO Caja ................................ 1.000.000 Capital ................................. 1.000. En la empresa han entrado 1.000.000 pesetas que se encuentran en su caja (destino de los fondos), y esta entrada se ha financiado con un aporte de capital de los socios (origen de los recursos). b) Un año más tarde, al cierre de su primer ejercicio, la empresa ha obtenido un beneficio de 500.000 pesetas El apunte en el Libro Diario sería: 500.000 Caja a Beneficios 500. Y su Balance quedaría: ACTIVO PASIVO Caja ................................ 1.500.000 Capital ................................. 1.000. Beneficios ........................... 500. El Beneficio también aparece en el Pasivo , ya que es un origen de fondo: este beneficio permite a la empresa incrementar su caja (destino de los fondos). c) Posteriormente, la empresa decide repartir el 50% de estos beneficios como dividendos y dejar el otro 50% como reservas. El Libro Diario recogería en primer lugar la decisión de dedicar parte del beneficio a dividendos y parte a reservas. Beneficios 500. a 250.000 Dividendos 250.000 Reservas Con lo que el Balance quedaría: ACTIVO PASIVO
Caja ................................ 1.500.000 Capital ................................. 1.000. Dividendos .......................... 250. Reservas ............................. 250. Como se ha podido ver, los beneficios, una vez que se decide su destino, desaparecen del Balance: 250.000 pesetas pasan a dividendos y 250.000 pesetas pasan a reservas. Posteriormente, la empresa procede al pago de los dividendos acordados. El apunte en el Libro Diario sería: 250.000 Dividendos a Caja 250. Y el Balance quedaría: ACTIVO PASIVO Caja ............................... 1.250.000 Capital ................................. 1.000. Reservas ............................. 250. La caja ha disminuido en 250.000 pesetas por el pago de los dividendo
- Caja y Bancos Caja y Bancos son dos cuentas del Activo, donde se contabiliza la tesorería de la empresa. Son dos cuentas que tienen el mismo funcionamiento y que la única diferencia entre ellas es que en "caja" se contabiliza el dinero que está físicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en "bancos" se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos (cuenta corriente, depósito, etc.). Son cuentas que siempre van en el Activo y cuyo saldo será positivo o como mucho cero, pero nunca negativo (una empresa no puede tener en su caja fuerte -100 pesetas). No debemos confundir esta cuenta de "bancos" del Activo con otra cuenta del Pasivo que denominaremos también "bancos" o "créditos" y donde se contabiliza el dinero que la empresa debe a los bancos (créditos, préstamos, etc.). Veamos el funcionamiento de estas cuentas. Ejemplo 1: Se constituye una empresa con una aportación de capital de los socios de 1.000.000 pesetas .Su
ACTIVO PASIVO
Caja ................................. 500.000 Capital ............................. 1.000. Camión ............................. 500. Recordar la observación que hemos hecho antes sobre como aumentan o disminuyen las cuentas del Activo. Finalmente, vamos a ver como han quedado los Libros Mayores de las cuentas de "caja" y de "bancos": Caja DEBE HABER 1.000.000 500. SALDO ........ 500. El apunte de 1.000.000 pesetas corresponde a la aportación de capital de los socios, mientras que el apunte de 500.000 pesetas corresponde al ingreso que se hizo en el banco. Bancos DEBE HABER 500.000 500. SALDO ................. 0 El apunte de 500.000 pesetas de la izquierda corresponde al ingreso que se realizó con dinero de la "caja", mientras que el de la derecha corresponde a la transferncia que se hizo para pagar la compra del camión.
- Inmovilizado fijo 5.1. Introducción. El Inmovilizado Fijo está constituido por todos aquellos elementos físicos que necesita la empresa para realizar su actividad y que están en la empresa con vocación de permanencia. Incluye: edificios, terrenos, maquinarias, elementos de transporte, etc. Esta vocación de permanencia los diferencia de aquellos otros elementos cuya duración en la empresa es sólo temporal, normalmente menos de un ejercicio económico, y que se denominan activos circulantes (por ejemplo, mercaderías). Mientras que una maquinaria ( activo fijo ) ayuda a la empresa a desarrollar su actividad, la
mercadería ( activo circulante ) se integra en la propia actividad (está en la empresa a la espera de su venta). 5.2. Adquisición del Inmovilizado Fijo. La adquisición del inmovilizado es una inversión que realiza la empresa, y como tal es distinta de un gasto. La diferencia entre estos dos conceptos es la misma que existe entre adquirir una vivienda (inversión) y hacer un viaje (gasto). Mientras que los gastos de la empresa se reflejan en la Cuenta de Resultados a efectos de calcular el beneficio, las inversiones se reflejan en el Balance , sin que afecten a la Cuenta de Resultados. Ejemplo 1: Si una empresa adquiere un camión (inversión en inmovilizado fijo) y paga con dinero (caja), esto origina un movimiento dentro del Activo del Balance, sin reflejo en la Cuenta de Resultados. Partamos de la siguiente situación inicial de la empresa: ACTIVO PASIVO Caja ..................................... 1.000.000 Capital ................................. 1.000. A continuación adquiere un camión por 500.000 ptas (funcionará???). Su reflejo en el Libro Diario será: 500.000 Camión a Caja 500. Y el Balance quedará: ACTIVO PASIVO Caja ....................................... 500.000 Capital .................................. 1.000. Camión ................................... 500. Como podemos ver, el movimiento se produce únicamente dentro del Activo del Balance, entre "caja" y "camión", sin afectar a la Cuenta de Resultados. 5.3. Mantenimiento del Inmovilizado Fijo. Si bien la adquisición del inmovilizado no afecta a la Cuenta de Resultados, su mantenimiento si que va a afectarle.
6.2. Adquisición de existencias. La empresa compra mercaderías y las paga, bien en el momento (compra al contado) o dentro de un plazo acordado con el vendedor (compra a plazo). Esta diferente forma de pago va a originar distintos movimientos contables. Si paga al contado: se produce un movimiento dentro del Activo del Balance, ya que se incrementa una cuenta (existencias) a costa de disminuir otra (caja o bancos), con lo que el total del Balance no se ve afectado. Imaginemos que la empresa adquiere existencias por 800.000 pesetas que paga con dinero de la "caja"; su contabilización en el Libro Diario será: 800.000 Existencias a Caja 800. Su reflejo en el Balance es el siguiente (vamos a partir de un Balance inicial con un Activo de 1.000.000 pesetas en "caja" y un Pasivo de 1.000.000 pesetas en "capital"): ACTIVO PASIVO Caja ........................................ 200.000 Capital ................................ 1.000. Existencias ............................... 800. Si la compra de existencias se deja a deber al vendedor se origina entonces un movimiento entre Activo y Pasivo del Balance, ya que se incrementa una cuenta del Activo (existencias) y se incrementa también una cuenta del Pasivo (proveedores). De esta manera el Balance aumenta de tamaño, pero sigue equilibrado (Activo y Pasivo aumentan en la misma cuantía). Su contabilización en el Libro Diario será: 800.000 Existencias a Proveedores 800. Y el Balance quedará: ACTIVO PASIVO Caja ...................................... 1.000.000 Capital ................................ 1.000. Existencias .............................. 800.000 Proveedores ....................... 800. Habíamos dicho que un apunte en el " debe " (izquierda) del Libro Diario referente a una cuenta de
Activo (por ejemplo "existencias) significaba que esa cuenta se incrementaba, mientras que un apunte en el " haber " (derecha) significaba una disminución. Pero...¿que ocurre con cuentas del Pasivo?, ¿funcionan de igual manera o justo al contrario?...apuestas.... Los que digan que funcionan igual que levanten la mano.... Bien, todos ustedes copien 100 veces "no volveré a equivocarme". Efectivamente, las cuentas del Pasivo funcionan justo al contrario, tal como se puede ver en este ejemplo con "proveedores": el apunte en el "haber" (derecha) del Libro Diario ha significado un incremento de esta cuenta. 6.3. Venta de existencias. Cuando la empresa vende existencias existen igualmente dos posibilidades. Que las cobre al contado o que conceda un plazo al comprador. Si las cobra al contado se produce un movimiento entre dos cuentas del Activo: disminuyen "existencias" y aumenta "caja" (o "bancos" si se cobran a través de éstos). Su apunte en el Libro Diario (imaginemos que se han vendido 500.000 pesetas): 500.000 Caja a Existencias 500. Y el Balance quedará (continuamos con el ejemplo en el que habíamos adquirido existencias pagando al contado): ACTIVO PASIVO Caja ...................................... 700.000 Capital ................................ 1.000. Existencias ............................ 300. ¿Por qué en "caja" aparece un saldo de 700.000 pesetas? Para ello acudimos al Libro Mayor : Caja DEBE HABER 1.000.000 800.
SALDO ............. 700. El apunte de 1.000.000 pesetas corresponde a la aportación incial de capital; a continuación hubo una salida de 800.000 pesetas por la compra de existencias y por último ha habido una entrada de 500.000 pesetas por la venta de existencias. Como se ha comentado ya, en cuentas del Activo , como es la de "caja", los incrementos van en el
7.2.Funcionamiento a) Clientes Ejemplo 1: Una empresa vende existencias por 1.000.000 pesetas de las que 500.000 pesetas cobra al contado y las otras 500.000 pesetas acuerda con el cliente su pago dentro de 90 días. Esta operación dará lugar al siguiente apunte en el Libro Diario : 500.000 Caja 500.000 Clientes a Ventas 1.000. Las 500.000 pesetas de "caja" corresponden a las que se cobran al contado, mientras que las 500.000 pesetas de "clientes" se refieren a aquellas cuyo pago se ha aplazado. Por su parte, la cuenta de "ventas" que aparece en este ejemplo, es una cuenta que se llevará al final del ejercicio a la Cuenta de Resultados y no al Balance (esta cuenta la estudiaremos en una lección posterior). El Balance de la empresa habrá quedado (vamos a considerar que el Balance inicial de la empresa era un Activo con un saldo de 2.000.000 pesetas de "existencias"y un Pasivo con un saldo de 2.000.000 pesetas de "capital"): ACTIVO PASIVO Caja ................................... 500.000 Capital ............................. 1.000. Clientes ............................ 500. Existencias ...................... 1.000. Las existencias han disminuido en 1.000.000 pesetas por la venta, mientras que aparecen "caja" y "clientes" con 500.000 pesetas cada una. b) Proveedores Ejemplo 2: Una empresa adquiere existencias por importe de 800.000 pesetas de las que paga al contado 500.000 pesetas y deja a deber 300.000 pesetas. El apunte de esta operaciónen el Libro Diario será: 800.000 Existencias a Caja 500. Proveedores 300.
Mientras que el Balance quedará de la siguiente manera (partimos del Balance final del ejemplo anterior): ACTIVO PASIVO Caja ................................... 0 Capital ............................. 1.000. Clientes ............................ 500.000 Proveedores .................... 500. Existencias ...................... 1.800. Para ver como se obtiene el saldo de las partidas de "caja" y "existencias" recurrimos al Libro Mayor. Caja DEBE HABER 500.000 500. SALDO ................ 0 Vemos un primer apunte de 500.000 pesetas en el "debe" que corresponde a la parte cobrada de la venta (ejemplo nº 1) y un 2º apunte, también de 500.000 pesetas, en el "haber", correspondiente a la parte pagada de la compra de existencias. Existencias DEBE HABER 1.000.
SALDO ............... 1.800. El primer apunte de1.000.000 pesetas corresponde al saldo que había quedado al final del ejemplo 1, mientras que el segundo apunte de 800.000 pesetas corresponde a la adquisición de mercaderías que la empresa acaba de realizar. 8 Créditos Bancarios 8.1.Introducción La cuenta de créditos bancarios es una cuenta de Pasivo en la que se recogen las deudas pendientes que tiene la empresa con los bancos. Dentro de esta cuenta vamos a distinguir dos sub-cuentas
Por el lado del Pasivo , este orden consiste en presentar las cuentas de mayor a menor grado de exigibilidad. Por lo tanto, "créditos c/p" va por delante de "créditos l/p" ya que su exigibilidad se va a producir antes. Dentro de 1 año, cuando se pague la cuota del crédito que vence ese año (200.000 pesetas) se originará el siguiente asiento en el Libro Diario: 200.000Créditos c/p a Caja200. Con lo que el Balance de la sociedad quedará: ACTIVO PASIVO Caja........................... 800.000 Créditos l/p .............. 800. De manera que el crédito a cortoplazo se ha dado de baja del Balance. Pero....¿esto es todo?, ¿podemos dar por finalizada la lección?...no señores, vuelvan a sus asientos...falta un último paso: Resulta que dentro de 1 año, una parte del crédito que teníamos contabilizada a largo plazo (en concreto, otra quinta parte: 200.000 pesetas) pasa a ser a corto plazo, ya que va a vencer dentro de 1 año a contar desde esa fecha. Por lo tanto, este cambio habrá también que contabilizarlo. El asiento en el Libro Diario será: 200.000Créditos l/p a Créditosa c/p 200. Y el Balance quedará finalmente: ACTIVO PASIVO Caja............................. 800.000 Créditos c/p .............. 200. Créditos l/p .............. 600. Recordemos aquí lo que ya se dijo en su momento, que las cuentas de Pasivo ("créditos" es una cuenta de Pasivo) se incrementan con anotaciones en la derecha (haber) del Libro Diario y disminuyen con anotaciones en la izquierda (debe). Se puede observar como en el asiento que acabamos de realizar en el Libro Diario, "créditos c/p" está en la derecha (luego se incrementa) y "créditos l/p" está en la izquierda (luego disminuye).
- Cuenta de Resultados
9.1.Introducción. La Cuenta de Resultados es un documento contable en el que se recogen los ingresos y gastos que tiene la empresa durante el ejercicio económico; la diferencia de estos nos dará el beneficio o pérdida de la sociedad. Los ingresos son aquellas operaciones que incrementan el valor patrimonial de la empresa, mientras que los gastos son aquellas actividades que lo disminuyen. Ejemplo de ingresos : venta de productos, dividendos recibidos por la empresa, subvenciones, etc. Ejemplo de gastos : consumo de mercaderías, coste de la plantilla, consumo telefónico y eléctrico, etc. Observación: hay un aspecto fundamental que hay que tener muy claro desde el principio. La diferencia entre los conceptos de ingresos y cobros, así como entre los conceptos de gastos y pagos. 9.1.Ingresos y cobros. Ingresos y cobros son dos conceptos distintos. El concepto de ingreso hace referencia a operaciones que incrementan el valor patrimonial de la empresa, mientras que el concepto de cobro se refiere al hecho en sí de recibir el dinero. Por ejemplo, si gano un premio de lotería, en el momento en el que sale mi número premiado se produce un ingreso (ha aumentado el valor de mi patrimonio), aunque puede que no cobre el premio hasta dentro de un mes. Posteriormente, en el momento en el que recibo el dinero del premio, se produce el cobro. En el caso de la empresa también se da esta distinción: por ejemplo, en el momento en el que la empresa realiza una venta se produce un ingreso (aunque todavía no la haya cobrado); posteriormente, cuando el cliente paga, se produce el cobro. Pues bien, en la Cuenta de Resultados se recogen los ingresos , no los cobros; es decir, en la Cuenta de Resultados se registrará la venta en el momento en el que se produce (ingreso), con independencia del momento en el que se cobre. 9.2.Gastos y pagos. La diferencia entre los conceptos de gastos y pagos es similar a la anterior: el gasto hace referencia a una operación que disminuye el valor de mi patrimonio , mientras que el pago se refiere al hecho de entregar el dinero y saldar la deuda. Por ejemplo, si me ponen una multa de tráfico por exceso de velocidad (cosa harto improbable en compañía de mi mujer, para quien superar los 100 km/horas es poco menos que desafiar todas las leyes de la física, de la química, y hasta del derecho natural), en ese momento de la multa se me origina un gasto (disminuye el valor de mi patrimonio), aunque la multa tarde 2 meses en pagarla. Más tarde, cuando entrego el dinero de la multa, se produce el pago. En la empresa, por ejemplo, si contrata los servicios de un abogado, esto le empieza a originar un
