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1.1 ¿Qué es la contabilidad? Es un conjunto de procedimientos estandarizado para todas las empresas, que permite reflejar de forma ordenada la actividad económica de la empresa en el día a día. Sirve para registrar todas las operaciones que se realizan en la empresa siguiendo un orden cronológico y aplicando unas normas de obligado cumplimiento. La contabilidad es una herramienta clave para conocer en qué situación y condiciones se encuentra una empresa en cualquier momento y, con esta información, poder tomar las decisiones necesarias para mejorar su rendimiento económico. Interno: porque la empresa la utiliza para conocer, en cualquier momento, cuál es su situación económica. Externo: para proporcionar información relevante a accionistas, inversores, bancos, hacienda.... Hay que tener en cuenta que son los registros contables de la empresa la información que se toma como base para el cálculo de los impuestos a los que está sujeta la empresa, impuesto de sociedades, etc. 1.3 ¿Qué es el plan general de contabilidad (PGC)? Es un conjunto de normas que fijan los procedimientos y métodos a seguir en el registro de la actividad económica de la empresa. Su utilización es de carácter obligatorio y de repercusión nacional e internacional, esto es, aplicable a las empresas españolas tanto en sus actividades de mercado interno como de mercados exteriores.. 2.1 ¿Quiénes están obligados a llevar la contabilidad? Están obligados a llevar la contabilidad, según el plan general contable, las siguientes sociedades mercantiles: Sociedad Limitada, Sociedad Anónima, Sociedad Laboral, Sociedad Cooperativa Podemos decir que están obligados a llevar un registro contable de sus actividades todas aquellas personas físicas o jurídicas que realizan alguna actividad comercial que les reporte un rendimiento económico. ¿A qué llamamos actividades comerciales? Son todas las operaciones que se realizan en una empresa con objeto comercial, es decir, con fin lucrativo. Es toda acción que se origine con el fin de obtener una contraprestación económica. 2.1.1 La excepción de los trabajadores autónomos Los trabajadores autónomos o profesionales por cuenta propia, pueden llevar la contabilidad pero NO están obligados a hacerlo. Las únicas obligaciones registrales que tienen son: Llevar el registro permanente de sus ingresos, facturas emitidas. Llevar un registro permanente de sus gastos, facturas recibidas.. 2.2 ¿Qué obligaciones existen a la hora de llevar la contabilidad? Dependiendo del tipo de sociedad mercantil podemos elegir una versión más amplia o una versión más reducida del Plan de Contabilidad. Así en el caso de las pequeñas y medianas empresas, estas pueden elegir entre la utilización de la versión simplificada, Plan General de Contabilidad (PYME) ó la versión ordinaria. 3 Estructura del Plan de Contabilidad El actual plan de contabilidad está organizado en cinco partes distintas: Marco conceptual (principios contables y criterios de valoración) Normas de registro y valoración Cuentas anuales Cuadro de cuentas Definiciones y relaciones contables 3.1 Marco conceptual Recoge la información relativa a los documentos que integran las cuentas anuales así como los requisitos, principios y criterios a utilizar durante el proceso de contabilización. 3.2 Normas de registro y valoración Las normas de registro y valoración son un conjunto de reglas de obligada aplicación en el registro contable de las operaciones realizadas por la empresa, de tal modo que dicho registro se encuentre normalizado y por tanto sea comparable la información contable de una empresa con la de otra. 3.3 Cuentas anuales Los documentos que forman las cuentas anuales son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Estos tres documentos se unen en uno formando las Cuentas Anuales, debiéndose de realizar de forma clara ya que su objetivo es mostrar la imagen patrimonial de la empresa, la situación financiera y los resultados económicos. 3.4 Cuadro de cuentas El cuadro de cuentas utilizado por la empresa para registrar los hechos económicos se comporta como la mencionada base de datos, teniendo la característica de que en el registro de cualquier hecho económico se precisa la afectación de dos cuentas distintas. 3.4.1 Estructura El cuadro de cuentas tiene una estructura que permite organizar la información de mayor a menor detalle, así los grupos principales resumen en una cifra toda la información de todo un grupo. Así por ejemplo tenemos que para averiguar el beneficio o pérdida de una empresa tan sólo debemos calcular la diferencia existente entre el total del grupo 7 Ventas y el total del Grupo 6 Compras y Gastos. Dentro de cada grupo de cuentas existen a su vez otros subgrupos que resumen la información 3.4.2 Distribución de la información en las cuentas contables
- En función de la masa patrimonial a la que afectan Cualquier información reflejada en las cuentas contables responderá a uno de los siguientes tipos de información activo, pasivo o patrimonio. Son cuentas de activo las que reflejan los derechos y bienes que posee la empresa, por ejemplo, créditos a terceros, (derecho de cobro), material de oficina (bienes de la empresa) y las existencias que tiene la empresa en el almacén para su venta (bienes). Son cuentas de pasivo las que reflejan obligaciones que tiene la empresa con terceros, por ejemplo, deudas a proveedores (obligaciones de pago). Son cuentas de patrimonio neto aquellas en las que reflejamos los ingresos o los gastos que afectan al patrimonio de la empresa, como puede ser el cobro de una subvención, la plusvalía generada en la venta de un activo, etc. - En función de la tipología de la información que almacenan Además de poder agrupar las cuentas contables en función de la masa patrimonial a la que afectan de por sí el cuadro de cuentas viene organizado en una serie de grupos que aglutinan distintos tipos de información económica. Grupo 1 Financiación básica Se integran en el todas las cuentas relativas a la financiación a largo plazo (superior a un año) de la empresa, bien sea mediante aportaciones de los socios, capital social, beneficios no distribuidos, reservas, o financiación de terceros cuyo vencimiento es superior al ejercicio económico de la sociedad. Grupo 2 Inmovilizado Se encuentran aquí las cuentas que detallan la información sobre los bienes y derechos que tiene la empresa que no son consumidos, y sufren de depreciación a lo largo del tiempo. Grupo 3 Existencias
En este grupo se encuentran las cuentas donde detallamos la información relativa a las materias primas, productos terminados, semiterminados y demás componentes implicados en un proceso de producción. Grupo 4 Acreedores y deudores por operaciones comerciales Se encuentran las cuentas donde detallamos las obligaciones y derechos de la empresa originados por su actividad comercial así como por sus obligaciones sociales y fiscales. Grupo 5 Cuentas financieras En este grupo se encuentran las cuentas relativas a la tesorería y financiación a corto plazo de la empresa. En estas cuentas se registran las entradas y salidas de dinero en la empresa como consecuencia de su actividad comercial, a esto se le llaman derechos y obligaciones financieras a corto plazo (menos de un año). Grupo 6 Compras y gastos Bajo este epígrafe se encuentran las cuentas en las que se reflejan las compras y gastos que son necesarios para llevar a cabo la actividad de la empresa. Grupo 7 Ventas e ingresos Bajo este grupo se contabilizan las ventas e ingresos que tiene la empresa. Grupo 8 Gastos imputados al patrimonio neto gastos que afectan directamente al patrimonio de la empresa. Grupo 9 Ingresos imputados al patrimonio neto cuentas utilizadas para reflejar los incrementos que se pueden producir en el patrimonio de la empresa. Balance de Situación, utilizando la información detallada en los grupos 1 hasta el 5 incluidos podremos construir un Balance de Situación, esquema que muestra la situación de derechos y obligaciones a los que tiene que hacer frente la empresa. Cuenta de Pérdidas y Ganancias, en este caso utilizando la información detallada en las grupos 6 y 7 la cuenta de pérdidas y ganancias nos muestra el resultado económico de la actividad realizada. Estado de patrimonio, se trata de un informe que muestra la situación del patrimonio de la empresa utilizando para ello la información detallada en los grupos 8 y 9. 3.4.3 Clasificación de las cuentas contables Las cuentas contables se clasifican por niveles (grupos, subgrupos, cuentas y subcuentas). El grupo es de nivel 1 (tiene un dígito), porque es el que encabeza y dicta las características que tienen que tener las cuentas que se encuentren clasificadas dentro de él. El subgrupo es de nivel 2 (tiene dos dígitos), Los subgrupos de segundo nivel son de nivel 3 (tiene tres dígitos) y le siguen las cuentas de 4 dígitos en adelante. 4.1 El debe y el haber Las cuentas contables tienen dos zonas para anotar los movimientos producidos, debe y haber, de tal modo que dependiendo del tipo de movimiento producido en la cuenta, la anotación la realizaremos al debe o al haber.
Nombre de la cuenta Debe Haber
Las cuentas de activo (bienes y derechos) aumentarán su valor mediante anotaciones en el debe (parte izquierda), y disminuirán su valor mediante anotaciones en el haber (parte derecha).
Cuenta de activo Debe Haber
Las cuentas de pasivo (obligaciones y deudas) disminuyen su valor, se hace más negativo y por tanto nuestra obligación o deuda se incrementa, mediante anotaciones en el debe (parte izquierda), e incrementan su valor, se hace más positivo por lo que la cuantía de la obligación o deuda disminuye, mediante anotaciones en el haber (parte derecha).
Cuenta de pasivo Debe Haber
4.1.1 Ejemplos de movimiento de una cuenta de activo
- Tenemos una empresa y compramos una fotocopiadora por 300 €. Una fotocopiadora es un Activo porque es un bien que adquiere la empresa pasando a formar parte de su patrimonio. El asiento que refleje la adquisición de la fotocopiadora será el siguiente: Asiento de la compra pagado por caja
Debe Haber
300 € (216) Mobiliario (fotocopiadora) a^ (570) Caja efectivo
Mayor 216 Mobiliario Mayor 570 Caja Debe Haber Debe Haber 300 € 300 €
- Como nuestra empresa se dedica a la venta de ordenadores, vendemos uno por valor de 1.000 €. Se trata de un Activo porque es una existencia que tenemos en la empresa y procedemos a venderla. La anotación en la cuenta de activo que refleje la venta, como consecuencia de la actividad de la empresa, será: Asiento de venta
Debe Haber
1.000 € (570) Caja efectivo a^ (700) Venta mercaderías (ordenadores) 1.000 €
Mayor 700 Venta mercaderías
Mayor 570 Caja
cargadas (Debe) debe ser igual a la suma de los importes de la cuenta o cuentas abonadas (Haber). Este principio sirve para equilibrar el balance y para controlar si el registro de estas operaciones se realiza de la forma adecuada. Ejemplo Tenemos registradas en el libro mayor las siguientes cuentas con las siguientes cantidades:
Mayor 600, Compra mercaderías Mayor 472 IVA soportado Debe Haber Debe Haber 1.000 € 500 € 350 €
Mayor 400 Proveedores Mayor 572 Banco Debe Haber Debe Haber 1.160 € 580 € 706 €
Nuestra empresa realiza una compra de mercaderías por valor de 2.000 € + IVA (16%), nuestras condiciones de pago al proveedor son 60 días fecha factura. El primer asiento que debemos anotar en el libro diario será el de la compra. Y sería de la siguiente manera:
Debe Haber
2.000 € (600) Compra de mercaderías 320 € (472) IVA soportado
a (^) (400) Proveedores 400 €
Como podemos observar, el principio de partida doble se ha cumplido, en la operación de compra de mercaderías han resultado afectadas tres cuentas, la de compras, la del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y la del proveedor. Al anotar esta operación en el libro diario han resultado afectados los mayores de las cuentas intervinientes en el asiento de la siguiente forma:
Mayor 600 Compra mercaderías
Mayor 472 IVA soportado
Mayor 400 Proveedores Debe Haber Debe Haber Debe Haber 1.000 € 500 € 350 € 2.000 €
Han aumentado los importes de las cuentas de activo (472) IVA Soportado, así como la cuenta de gasto (600) Compra de mercaderías por el debe (parte izquierda), reflejando incrementos, y de la cuenta de pasivo (400) Proveedores por el haber (parte derecha), reflejando también el incremento producido. Como vemos la cuenta de Pasivo (proveedores), tiene un saldo acreedor de 2.320 € debido a que aún no se le ha pagado al proveedor el importe de las mercaderías adquiridas. Transcurridos los 60 días, procedemos al pago de la deuda, por lo que nuestra deuda disminuirá. Así realizaremos un cargo (debe) en la cuenta de proveedores, al ser una cuenta de pasivo este apunte aminora la deuda, y un abono (haber) en la cuenta del banco pues nuestro saldo en bancos disminuye. Diario
Debe Haber
2.320 € (400) Proveedores a^ (572) Banco cuenta corriente 2.320 €
Y como ha ocurrido anteriormente, las cuentas utilizadas para anotar la operación de pago al proveedor variarán en el libro mayor de esta forma:
Mayor 400 Proveedores
Mayor 572 Banco
Debe Haber Debe Haber 1.160 € 580 € 706 € 2.320 €
4.3 Saldo y cierre de una cuenta 4.3.1 ¿Qué es el saldo? Es la diferencia existente entre las sumas del debe (izquierda) y las sumas del haber (derecha) de una cuenta. 4.3.2 Tipos de saldo Saldo deudor. Si la suma del Debe es mayor que la del Haber, se dice que la cuenta tiene saldo deudor. Debe 1.000 €- Haber 300 € = Saldo deudor 700 € Saldo acreedor. Si la suma del Haber es mayor que la del Debe, se dice que la cuenta tiene saldo acreedor. Haber 1.000 € - Debe 300 € = Saldo acreedor 700€
Saldo Cero. Si la suma del Debe es igual a la suma del Haber, se dice que la cuenta está saldada, cerrada o que su saldo es cero. Debe 1.000 € - Haber 1.000 € = Cuenta saldada, Saldo = 0 € Ejemplo Nuestra empresa ha liquidado unos pagos con varios proveedores a los que debía compras pasadas:
- El saldo inicial que tenía el banco era 3.000 €.
- Los pagos han sido de: 1.000 €, 2.500 €, 900 € y 500 €. Estos pagos en el libro mayor de la cuenta de crédito del banco se reflejarán de esta forma: Mayor 572 Banco Debe Haber 3.000 €
Total = 3.000 € Saldo acreedor = 1.900 €
Total = 4.900 €
Si sumamos ambas partes obtendremos estos importes: Total Debe = 3.000 € Total Haber = 4.900 € ¿Cuál será el saldo de esta cuenta? Como ya sabemos, el saldo se halla restando los totales del Debe y del Haber. Procedemos a obtener la diferencia de saldos: 3.000 € - 4. 900 € = - 1.900 € Por lo que diremos que la cuenta tiene un saldo acreedor de 1. 900 €. ¿Por qué el saldo está en negativo? La cuenta del banco es una cuenta de Activo por lo que la forma natural de calcular su saldo será obteniendo la diferencia Debe - Haber. Esto es así porque por definición las cuentas de Activo, que representan bienes y derechos, han de tener saldos deudores, esto es, las cuantías anotadas en el debe, incrementos de bienes y derechos, han de ser superiores o iguales a las anotadas en el haber. No podemos tener cantidades negativas de bienes o derechos. En el caso particular de nuestro ejemplo, lo que refleja el saldo de la cuenta es un descubierto bancario, esto es, que hemos pagado más dinero a través de la cuenta del que hemos ingresado. En el caso de las cuentas de Pasivo sucede lo contrario, lo normal es que las cuantías anotadas en el haber sean superiores a las cuantías anotadas en el debe, pues reflejan obligaciones y pagos. Así pues en este caso lo normal es que la cuenta tenga saldo acreedor obteniéndose calculando la diferencia existente entre el Haber menos el Debe. Así pues en ambos casos obtendremos cuantías de saldo positivas, en economía no existen las deudas de menos mil euros sino que lo que tenemos y debemos siempre se expresa de forma positiva. Sin embargo matemáticamente para representar una deuda usamos el signo menos por lo que los programas informáticos para obtener el saldo de las cuentas siempre realizan la misma operación: Sumatorio del Debe - Sumatorio del Haber, lo que lógicamente proporciona de forma natural saldos positivos en las cuentas de activo y saldos negativos en las cuentas de pasivo. 4.3.3 Cierre de una cuenta Para cerrar y saldar una cuenta en contabilidad, habrá que igualar la cuantía total anotada en el Debe y el Haber para lo que una vez calculada la diferencia entre ambas partes del mayor la anotaremos en la columna de menor importe de tal modo que la diferencia posterior entre Debe y Haber sea cero. Si una cuenta tiene anotados en el Debe 50 € y en el haber 200 € tendrá saldo acreedor. Para saldar la cuenta habrá que llevar la diferencia entre el debe y el haber al lado del debe. Haber - Debe = 200 - 50 = 150 €, importe a consignar en la columna del Debe. Nombre de la cuenta Debe Haber 50 € 150 €
Saldo acreedor (mayor importe en el Haber) = 150 € Lo que acabamos de hacer, es cerrar la cuenta, para ello hemos apuntado la diferencia entre el debe y el haber de la cuenta a la columna de menor cuantía, de tal forma que la diferencia posterior sea cero. 5 Libro diario La función del libro diario es registrar todas las operaciones económicas que se producen en la empresa y afectan a su patrimonio, derechos y obligaciones, ordenándolas cronológicamente. A cada anotación en el diario (apunte contable) lo llamamos Asiento A la hora de realizar un apunte contable hay que pensar, qué clase de hecho económico voy a registrar, que cuentas voy a utilizar y si estas cuentas son de activo o de pasivo. En primer lugar, ¿qué hecho económico voy a anotar en el diario de la empresa? ¿Una compra?, ¿una venta?, ¿un pago o cobro?, ¿una provisión?, ¿una reserva?, ¿un gasto?, ¿un ingreso?... En segundo lugar, saber si las cuentas que se utilizan para reflejar el hecho económico tienen carácter de activo (bien o derecho) o de pasivo (obligación) para saber porque lado (debe o haber), aumentarán o disminuirán los importes afectados. Y en tercer lugar, ¿qué cuentas debo utilizar para cada hecho producido? Para saber qué cuenta utilizar es recomendable buscarla en el plan general de cuentas, pues todas ellas vienen definidas por lo que difícilmente no encontraremos una cuenta que se ajuste a la realidad que vamos a registrar. Primero habría que buscar a qué grupo pertenece el hecho económico producido en la empresa, después dentro de ese grupo, en qué subgrupo encajaría más según las definiciones y características descritas en el plan de cuentas y finalmente, dentro del subgrupo buscar la cuenta se ajusta mejor a las operación económica realizada. 6 Cómo hacer un apunte en el libro diario 6.1 Las contrapartidas (partida doble) Las contrapartidas son el lado opuesto de una partida, es decir, no podemos registrar ningún importe en la partida del debe sin anotar la variación que genera en la partida del haber. Cuando registremos un hecho económico en el libro diario, hay que saber que intervendrán varias cuentas tanto en el Debe como en el Haber que tenga relación con el hecho económico de que se trate. Por ejemplo, en la compra de un bien intervendrá la cuenta de cargo en el Debe (adquisición del bien por la empresa) y la cuenta de abono en el Haber (creación de la obligación de pago del bien adquirido).
300 € 523 Pago proveedor de mobiliario a corto plazo Factura Nº 2
Pago de mobiliario contra cuenta corriente Factura Nº 2
Debe = 300 € Haber = 300 €
