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EL CONTROL INTERNO EN LAS EMPRESAS
P R I V A D A S
Mg. Jeri Gloria Ramón Ruffner Docente Asociada
RESUMEN El control interno de las empresas privadas se ha convertido últimamente en uno de los pilares en las organi- zaciones empresariales, pues nos permite observar con claridad la eficiencia y la eficacia de las operaciones, y la confiabililidad de los registros y el cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones aplicables.
El control interno se sustenta en la independecia entre las unidades operativas, en el reconocimiento efectivo de la necesidad de contar con un control interno y la fijación de responsabilidades. Sólo asi podrá tener éxito. En consecuencia podríamos decir que el control interno es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia y asegura la efectividad y, sobre todo, previene que se violen las normas y los principios contables. Palabras clave: Evaluación, Independencia, eficiencia y eficacia, información financiera, responsabili- dad, control, ética.
INTRODUCCION
La preocupación que existe sobre las em- presas privadas es el manejo del control in- terno, últimamente se ha podido ver gran can- tidad de grandes y medianas empresas que de la noche a la mañana ya no lo eran. Algunas empresas quebradas, otras en reestructuración y otras declaradas como insolventes. Frente a estos hechos las interrogantes que nos plan- teamos es si acaso los hechos mencionados no son previsibles, si los estados financieros no son un parámetro de medición o es que el patrimonio se puede observar y desaparecer de la noche a la mañana y las empresas pue- den decir hasta aquí llegamos; y además, dón- de quedan las auditorías externas con dictá- menes limpios o salvedades. Cuando uno analiza esta problemática se piensa en la importancia que tiene el control interno a efectos de que pueda permitir que la empresa subsista y desarrolle. Como ejem-
plo tenemos las quiebras del Banco de la Re- pública, Banco Nuevo Mundo, los grandes consorcios de empresas papeleras, empresas constructoras, etc. Los que pagan por la deficiencia de con- trol no son los accionistas porque generalmen- te ellos ya recuperaron su capital, quienes lle- van la peor parte son los trabajadores y el Esta- do, porque las empresas al quebrar, también se llevan los tributos del IGVy la renta. Ahora vamos a definir lo que es El Con- trol Interno. Ése tiene como función primor- dial evaluar en forma independiente la eficien- cia, eficacia, economía y equidad de las opera- ciones contables financieras, administrativas, de gestión de otra naturaleza de la entidad. Es un proceso que lleva a cabo la gerencia de una organización y que debe estar diseñado para dar una seguridad razonable, en relación con el logro de los objetivos previamente es- tablecidos en los siguientes aspectos básicos:
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El control interno es el encargado de evaluar independientemente:
Eficiencia
Eficacia
Economía
Equidad
de las operaciones contables financieras administrativas de la entidad y los demás controles financiero administrativo gestión disciplinarios y de otra naturaleza ALS
- Efectividad y eficiencia de las operaciones.
- Confiabilidad de los reportes financieros.
- Cumplimiento de leyes, normas y regu- laciones aplicables.
Objetivos del control interno
Los objetivos del Control Interno deben lograr:
- La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como he- rramienta útil para la gestión y el control.
- Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no fi- nanciera para utilizarlas como elemento útil para la gestión y el control.
- Procurar adecuadas medidas para la pro- tección, uso y conservación de los recur- sos financieros, materiales, técnicos y cual- quier otro recurso de propiedad de la en- tidad.
- Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus objetivos y misión.
- Asegurar que^ todas^ las^ acciones institucionales en la entidad se desarrollen en el marco de las normas constituciona- les, legales y reglamentarias.
- Idoneidad y eficiencia del recurso humano.
- Crear conciencia de control.
Elementos Los elementos del control interno son:
1. Plan de organización Aún cuando no existe un solo concepto para definir organización, se entiende que ella se refiere a una estructura formalizada me- diante la cual se identifican y grafican activi- dades y funciones, se determinan los cargos y las correspondientes líneas de autoridad, res- ponsabilidad y coordinación. La organización proporciona el armazón que define las acti- vidades que serán planeadas, ejecutadas, con- troladas y monitoreadas. El organigrama describe la estructura for- mal de la entidad. Involucra por lo tanto: - Determinación de funciones y^ activida- des fundamentales para cumplir con los fines de la entidad. - Integración de las funciones y actividades en unidades orgánicas. -. La jerarquización de la autoridad de ma- nera que los grupos o individuos separa- dos por la división de funciones en el tra- bajo^ actúen^ coordinadamente^ y enmarcados en claras líneas de responsa- bilidad. - Identificación de áreas clave y líneas de in- formación. Un plan de organización adecuado se sus- tenta principalmente en lo siguiente: - Independencia entre unidades operativas, sin que esto signifique ruptura de los ca- nales de comunicación.
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- Política para unidades Son aquellas establecidas en operatividad. Los niveles más bajos y su aplicación está limitada a las unidades operativas dentro de una misma entidad. Los siguientes criterios son aplicables a la política de cada entidad:
- Establecer la política por escrito y organi- zaría en forma sistemática en guías o ma- nuales, según los casos, para permitir efec- tuar las actividades autorizadas en forma efectiva, eficiente y económica, así como proporcionar seguridad razonable de que los recursos se encuentran debidamente protegidos.
- Comunicar la política a todos los funcio- narios y empleados de la entidad cuyas obligaciones contribuyan al logro de sus objetivos. -^ Elabora la política en concordancia con la normatividad correspondiente y ser cohe- rente con la política general dictada.
- Revisar la política en forma periódica de- bido al cambio de circunstancias, cuando se considere necesario. 4. Procedimientos operativos Son los métodos utilizados para efectuar las actividades de acuerdo con las políticas es- tablecidas. También son series cronológicas de acciones requeridas, guías para la acción que detallan la forma exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Existe relación directa entre los procedimientos y las políti- cas. Una política aplicada por toda entidad es conceder a su personal vacaciones, los proce- dimientos establecidos por el Área de Perso- nal para poner en práctica esa política deben permitir programar las vacaciones para evitar interrupciones en el ritmo de trabajo y llevar registros apropiados para asegurar que cada empleado disfrute de sus vacaciones.
Los mismos criterios a considerar para el establecimiento de la política de la entidad son aplicables a los procedimientos:
- Para promover la eficiencia y economía en las operaciones, los procedimientos aprobados deben ser simples y del menor costo posible. Para las operaciones que no son mecánicas en su ejecución, los proce- dimientos deben permitir el uso del crite- rio en situaciones fuera de lo común.
- Para reducir la posibilidad de errores e irre- gularidades, los procedimientos deben es- tar coordinados de manera que el trabajo realizado por un empleado sea revisado por otro, en forma independiente de sus pro- pias obligaciones funcionales.
- Debe existir un programa adecuado de revisión periódica y mejora continua de los procedimientos aprobados. 5. Personal La operatividad del sistema de control interno no depende exclusivamente del dise- ño apropiado del plan de organización, polí- ticas y procedimientos, sino también de la selección de funcionarios con habilidad y ex- periencia y de empleados capaces de poder ejecutar sin dificultad los procedimientos es- tablecidos por la administración. Los elementos a considerar en el control del personal son: - Entrenamiento continuo Cuanto mejores sean los programas de ca- pacitación, más apto será el personal. Esto permitirá la identificación clara de las fun- ciones y responsabilidades de cada emplea- do y reducirá la ineficiencia y el desperdicio. - Eficiencia Después de la capacitación, la eficiencia dependerá del juicio personal aplicado a cada actividad. El interés de la adminis- tración por medir y alentar la eficiencia
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constituyen una forma de contribuir al lo- gro de los objetivos del control interno.
- Integridad y ética
Constituye una de las columnas principa- les en que descansa la estructura del con- trol interno.
- Retribución
Es un factor importante a considerar, dado que el personal que es compensado ade- cuadamente está dispuesto a lograr los objetivos de la entidad con entusiasmo y con- centrar su atención en prestar con más efi- ciencia sus funciones y responsabilidades.
6. Sistema contable e información financiera El sistema contable está constituido por los métodos y registros establecidos por la entidad para identificar, reunir, analizar, cla- sificar, registrar e informar sobre las transac- ciones realizadas en un período determina- do. El sistema contable es un elemento im- portante del control financiero institucional al proporcionar la información financiera ne- cesaria a fin de evaluar razonablemente las operaciones ejecutadas.
La presentación de reportes internos en toda entidad es necesaria para brindar a los funciona- rios responsables una información confiable y actual sobre lo que está ocurriendo en realidad en cuanto al avance y progreso en el logro de los objetivos y metas establecidas. Tal informa- ción constituye la base fundamental del con- trol gerencial en cualquier entidad.
Para presentar información a los niveles de decisión de la entidad deben considerarse, entre otros, los criterios siguientes:
- Los reportes deben elaborarse en forma simple y estar relacionados con la natura- leza del asunto, no debe incluirse infor- mación irrelevante para conocimiento de
los funcionarios que lo soliciten como soporte para la toma de decisiones.
- La información financiera debe elaborar- se de acuerdo con las atribuciones y res- ponsabilidades de los funcionarios.
- Los funcionarios y empleados deben so- lamente reportar sobre asuntos de su ex- clusividad, competencia y funcional.
- Debe comprenderse el costo/beneficio re- sultante de la recopilación de datos y la elaboración de reportes con valor signifi- cativo. Cuando sea posible, los reportes de avan- ce y desempeño deben mostrar compara- ciones referidas a:
- Normas establecidas sobre costos, canti- dad y logros obtenidos.
- Partidas presupuestarias autorizadas y eje- cutadas.
- Información sobre el desempeño en el periodo anterior. 7. Sistema de control interno El sistema de control interno es el con- junto de todos los elementos en donde lo principal son las personas, los sistemas de información, la supervisión y los procedi- mientos. El sistema de control interno es de vital importancia, ya que promueve la eficiencia, asegura la efectividad, previene que se violen las normas y los principios contables de ge- neral aceptación. Los directivos de las orga- nizaciones deben crear un ambiente de con- trol, un conjunto de procedimientos de con- trol directo y las limitaciones del control in- terno. La NIA 400 en el numeral 8 nos indica que el sistema del control interno significa que todas las políticas y procedimientos (con- troles internos) adoptados por la gerencia de
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una entidad para el logro de los objetivos de la gerencia deben asegurar, hasta donde sea factible, la ordenada y eficiente conducción de su negocio, incluyendo la adherencia a las políticas de la gerencia, la salvaguarda de ac- tivos, la prevención y determinación de frau- des y errores, la exactitud e integridad de los registros contables y la oportuna preparación de información financiera confiable. El sis- tema de control interno se extiende más allá de aquellos aspectos que se relacionan di- rectamente con las funciones del sistema con- table.
En esta misma NIA, en el numeral 7,^ sis- tema contable significa la serie de tareas y re- gistros de una entidad por medio de las cua- les las transacciones son procesadas con el propósito de mantener registros financieros. Dicho sistema identifica, compila, analiza, calcula, clasifica, registra, sumariza y reporta transacciones y otros eventos.
8. Procedimientos del control interno El procedimiento del control interno en la NIA 400, en el numeral 8 letra b), define como procedimiento de control «a aquellas políticas y procedimientos adicionales al ambiente de control que la gerencia ha esta- blecido para lograr los objetivos específicos de la entidad». Los procedimientos específi- cos de control incluyen:
- Reporte, revisión y aprobación de conci- liaciones.
- Revisión de la exactitud aritmética de los registros.
- Control de las aplicaciones y el ambiente del sistema de información computarizado, por ejemplo, para estable- cer controles sobre:
- Cambio a los programas de cómputo.
- Acceso a los archivos de dato.
- Mantener y revisar las cuentas de con- trol y balance de comprobación.
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alcanzados debido a sus limitaciones inheren- tes. Tales limitaciones incluyen:
- Requerimiento anual de la gerencia de que el costo de implantación de un control interno no exceda los beneficios que se esperan de él.
- Muchos de los controles internos tienden más a ser dirigidos a transacciones rutina- rias que a transacciones no rutinarias.
- El potencial de ocurrencia de error humano debido a negligencia, distracción, errores de juicio y no entendimiento de instrucciones.
- La posibilidad de eludir el control inter- no a través de la colusión de un miembro de la gerencia o de un empleado con ter- ceros fuera o dentro de la empresa.
- La posibilidad de que una persona respon- sable de ejercer un control interno pueda abusar de esa responsabilidad, por ejem- plo: un miembro de la gerencia eludien- do un control interno.
- La posibilidad que los procedimientos puedan ser inapropiados debido a cam- bios en las condiciones ya que el cumpli- miento con los procedimientos pueden deteriorarse.
CONCLUSIONES Considerando la importancia del control Interno en el manejo empresarial y el cono- cimiento de las personas para conseguir la optimización en los resultados del manejo de las operaciones es necesario:
- Definir el rol que juega el Control Inter- no en las empresas.
- La capacitación del personal para que no vulneren las normas de Control Interno.
- Mantener siempre una adecuada delimi- tación de funciones a través de un organi- grama funcional y que guarde coherencia con el Manual de Funciones.
- Que el flujograma de los documentos vaya en relación al proyecto de desarrollo em-
presarial y el cumplimiento de las metas y objetivos.
REFERENCIAS
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- Auditoría. Normas Técnicas, Control In- terno, Planificación del Trabajo, Objeto y Procedimientos. Tomo I. Edición 1996 Didáctica Multimedia S. A.
- Informe especial. La Auditoría como ins- trumento de Control Informativo Caba- llero Bustamante. Tomo II.^ Edición
- Segunda Norma: Control Interno Eva- luación del Control Interno Informativo Caballero Bustamante. Tomo I, Edición
- Sistema de Contabilidad y de control In- terno - Consultas y Soluciones. Informa- tivo Caballero Bustamante. Tomo II. Edi- ción 1997.
- El Informe del Auditor Independiente - Responsabilidad de la Gerencia - La Ges- tión Empresarial y su Relación con el Control Interno. Informativo Caballero Bustamante. Tomo I. Edición 1997.
- Jesús María Peña Bermúdez. Control, auditoría y revisoría^ fiscal.^ Incluye contraloría y ética profesional.
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