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diseño de control interno, ambiente in terno y externo
Tipo: Resúmenes
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Tomando como base los puntos críticos identificados en la entrevista con la gerencia de la empresa y los cinco componentes del sistema COSO I, se propone a continuación un modelo de control ajustado a las necesidades actuales del departamento financiero/contable de la empresa. Ambiente de control Dentro de este componente se deben establecer políticas y procedimientos que ayuden a asegurar que los procesos directivos y/o administrativos disminuyan los riesgos inherentes para al logro de los objetivos. Es por ello, que se presenta a continuación, una lista de propuestas que minimicen los riesgos. Reestructurar el departamento financiero. Actualmente y como se evidencia en la figura 7, el departamento financiero/contable no se encuentra claramente definido dentro de la organización, y aunque se tiene un área llamada “contabilidad”, ésta se encuentra incorrectamente establecida. Por tanto se debe ampliar este departamento de acuerdo a las necesidades de la empresa, segregando adecuadamente las funciones para una mayor confiabilidad de la información financiera. Figura. Organigrama general Distriapícola S.A.
En la figura 8 se propone un modelo de área contable/financiera, donde se debe resaltar que ésta área de la empresa cumple con dos grandes funciones, las cuales se explican a continuación: Función contable : Llevar libros y registros contables, formular cuentas anuales, realizar inventarios y balances periódicos, informes contables con respecto a las cuentas con clientes, proveedores y bancos. Así mismo cumplir con funciones fiscales tendientes al cumplimiento de la legislación tributaria. Función financiera: Análisis de inversiones y financiación, gestionar recursos monetarios (préstamos y créditos) si así se requiere en un momento dado, estudio de rentabilidad, supervisar y controlar el movimiento de caja, cuestas corrientes y transferencias bancarias, desarrollar política de compras e inversiones. Además, se explican las funciones que debe cumplir a manera particular cada uno de los integrantes del área contable: Tabla. Jefe de contabilidad y finanzas. Cargo: Jefe de contabilidad y finanzas Área: Administrativa Jefe inmediato: Gerente general Objetivo: Vigilar el correcto ejercicio del Presupuesto, así como los registros contables, con base a la normatividad y procedimientos aplicables, con el objeto de obtener información veraz y oportuna. Perfil: Profesional en Contaduría Pública. Experiencia más de 2 años en el área. (Comprobables). Dominio Avanzado de Excel y paquete Office
Principales Funciones: Planificar, organizar, coordinar, objetivos y procedimientos que han de regular las actividades de la Gerencia y los procesos contables, administrativos y financieros en general. Verificar la correcta programación del Presupuesto. Analizar los registros contables y presupuestales de Ingresos y Egresos de los fondos específicos. Elaborar los estados financieros con base a los registros contables para la toma de decisiones. Verificar el registro oportuno de todas las operaciones y movimientos de impacto financiero. Verificar el registro y la distribución en la asignación de los recursos. Coadyuvar en la elaboración del Presupuesto Anual, programa de actividades e informe de actividades. Apoyar a la Dirección General Administrativa en la elaboración de políticas y manuales de procesos. Dar seguimiento al cumplimiento de los objetivos financieros de la empresa. Realizar declaraciones y planificación fiscal. Procesos tributarios. Revisar que cada factura de venta que reciba esté debidamente contabilizado. Copia de seguridad diaria y mensual Fuente. Elaboración propia con base en las necesidades de la empresa (2017) Tabla. Auxiliar Contable. Cargo: Auxiliar contable Área: Administrativa Jefe inmediato: Jefe de contabilidad y finanzas Objetivo: Recopilar, clasificar y registrar sistemáticamente, ordenada y oportunamente los hechos económicos de acuerdo a los principios contables y normas legales y tributarias las operaciones contables de la empresa, con el propósito de tener una información financiera real, razonable y oportuna con el fin de facilitar los controles, análisis y toma de decisiones. Perfil: Estudiante de contaduría pública (Quinto semestre en adelante) Dominio Avanzado de Excel y paquete Office Principales Funciones:
Fuente. Elaboración y adaptación propia con base en la investigación realizada (2017) Evaluación del riesgo. Para poder evaluar o valorar un riesgo, se debe tener claro cuál es el correcto desarrollo del proceso, y de esta forma identificar los puntos clave que necesitan ser monitoreados más de cerca. Es por ello que a continuación se explica el proceso de venta (Ver figura 9), no sin antes establecer las políticas generales de ventas. Políticas generales de ventas: Son pautas que deben tenerse en cuenta en medio del proceso de venta del producto. La factura comercial equivale a un documento de cobro. Las numeraciones y secuencia numérica de las guías de remisión, facturas, notas de venta, deben ser controladas por el jefe de contabilidad y finanzas. Las facturas no pueden, ni deben ser modificadas por ninguna persona. Ningún producto puede ser despachado sin su guía de remisión y la factura correspondiente. Los pagos de los clientes se reciben a través de transferencias bancarias, esto vigilado por el jefe contable/financiero, con copia al auxiliar contable y tesorero. Elaborar, presentar y sustentar los informes de egresos e ingresos oportunos al superior inmediato. Dirigir y controlar los recursos monetarios conforme a los planes, programas y proyectos en cumplimiento de la misión de los objetivos y metas de la empresa. Dirigir y controlar la conservación y custodia de los dineros, títulos valores, etc. Suministrar la información necesaria que se requiera para la contabilidad del instituto. Coordinar y controlar el registro y actualización de las diferentes operaciones de tesorería y presentar informes oportunos de las actividades desarrolladas. Preparar un boletín diario de tesorería. Demás funciones asignadas.
Emisión gestión de cobro y contacto con el cliente No Revisa y aprueba la factura Recibe factura y despacha mercancía con guía de remisión Recibe producto y factura original Figura. Flujograma de procesos propuesto para ventas. Área Comercial Auxiliar Contable Jefe de contabilidad y finanzas Tesorero Cliente INICIO Realización notas de pedido Emisión factura Verifica el pago en cuentas bancarias Realiza el pago Si Se realizó el pago FIN Fuente. Elaboración y adaptación propia con base en la investigación realizada (2017) Ingreso al sistema contable Verifica que la facturación cumpla con las normas contables y tributarias Recibe correo de confirmación transferencia Contabiliza el pago y da de baja cuenta por cobrar
Políticas generales para la presentación de estados financieros/contables: Se pretende establecer las bases que guíen el proceso y responsabilidad en la presentación de informes contables/financieros, para lo cual el área contable/financiera deberá presentar el siguiente conjunto de informes: Estado de situación financiera. Estado de resultado del periodo. Estado de cambio en el patrimonio. Estado de flujos de efectivo Notas a los estados financieros. Todo lo anterior teniendo en cuenta lo siguiente: La responsabilidad de la preparación de los estados financieros corresponde al jefe de contabilidad y finanzas bajo supervisión de la gerencia. La información numérica incluida en los estados financieros, deberá ser presentada en pesos colombianos y en forma comparativa respecto al periodo anterior. Los estados financieros deben ser preparados de forma anual, en armonía con el período contable. Sin embargo, mensualmente se debe presentar un pre-informe ante la junta directiva. En la figura 11 se refleja el proceso que debe seguirse para la presentación de los informes contables/financieros.
Tesorero Auxili ar conta ble Jefe de contabilidad y finanzas Gerente Junta Directiva INICIO Controla y revisa Estados Financieros Si ¿Aprue ba? No Análisis final y aprobación de informes ¿Aprueba? Si FIN Recepción y orientación de documentac ión contable (Ingresos- egresos, etc.) Registro y verificaci ón de la informac ión contable No (^) Si ¿Informac ión clara y correcta? Redacción, elaboración, preparación y proyección de estados financieros e informes contables No Fuente. Elaboración y adaptación propia con base en la investigación realizada (2017)
Actividades de control. Se deben establecer acciones con indicadores con el fin de asegurar que los procesos establecidos por la administración se cumplan y mitigar riesgos al logro de objetivos. En otras palabras, son todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificación, análisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen el correcto desarrollo de los procesos. Estas pueden ser aprobación, autorización, verificación, inspección, revisión de indicadores entre otras. A continuación en las tablas 11, 12 y 13 se indican las actividades que requieren medición en medio de los procesos propuestos. Tabla. Actividades a controlar en el proceso de ventas. Nombre del proceso Actividad Indicador Unidad medida Responsable Ventas Realización notas de pedido Notas de pedido con errores/ Total de notas de pedido % mensual Área comercial Emisióny verificación de factura Factura emitida con errores/Total de facturas emitidas % mensual Auxili ar Conta ble Jefe de contabilidad y finanzas Despacho guías de remisión Guías de remisión con errores/Total de guías de % mensual Tesorero
Dentro del proceso de ventas, se identifican tres actividades clave, donde se pueden presentar errores y que deben ser medidas por medio de indicadores de medición de cumplimiento. Tabla. Actividades a controlar en el proceso de compras. Nombre del proceso Actividad Indicador Unidad medida Responsable Compras Diligenciar requerimiento de pedido Requerimiento de pedido con errores/Total requerimiento de pedido diligenciados
mensual Área producci ón d e Búsqueda verificaci ón proveedor es y d e
contactados/Total proveedores disponibles
mensual Jefe contabilid ad finanzas d e y Diligen cia solicitu d cotizaci ón d e Solicitud de cotización emitida con errores/Total de solicitudes de cotización
mensual Auxiliar contable Verificación de pedido conforme a requerimiento
pedidos devueltos/ # de pedidos realizados
mensual Área producci ón d e Fuente. Elaboración y adaptación propia con base en la investigación realizada (2017)
De acuerdo con la tabla 12, en el proceso de compras se identificaron cuatro actividades que requieren indicadores de medición para corroborar su nivel de cumplimiento. De igual manera
Información y comunicación. La empresa debe comunicar internamente la información, incluyendo objetivos y responsabilidades para control interno, lo cual es necesario para el funcionamiento del sistema de control interno. A continuación en la tabla 14 se realiza un análisis de este factor, especificando la información que se debe comunicar, cómo y a quiénes debe ir dirigida. Tabla. Información y comunicación. Qué comunicar (Información) Cómo comunicar (Canales de comunicación) A quién comunicar (Actores) Políticas y procedimientos. Objetivos. Importancia, relevancia y beneficios de un control interno. Roles y responsabilidades de la administración y demás personal en el desarrollo de controles. Expectativas de la empresa a través de toda la organización. Correo electrónico – email Intranet Memorandos Reuniones uno a uno Evaluaciones de desempeño Presentaciones Anuncios de medios sociales Mensajes de texto Transmisiones vía internet y otras formas de video Sitios web o publicaciones Reuniones Empleados de la empresa Gerencia Junta directiva Clientes Proveedores Fuente. Elaboración y adaptación propia con base en la investigación realizada (2017)
La comunicación permanente entre la alta gerencia y la junta directiva, le proporcionan a esta ultima la información necesaria para ejercer su supervisión y control en las responsabilidades. Las comunicaciones deben ser regulares y frecuentes para que se entiendan los resultados de las evaluaciones y el impacto de los resultados sobre el logro de los objetivos, lo cual permita responder adecuada y oportunamente en caso de la detección de riesgos. Supervisión y monitoreo. Se debe supervisar constantemente para observar los resultados obtenidos por el control interno, pues todo sistema es susceptible a deteriorarse por múltiples circunstancias perdiendo su efectividad con el tiempo. Por esto debe ejercerse sobre el mismo un monitoreo permanente para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias del entorno tanto interno como externo. Es por ello que en la tabla 15, se muestra un ejemplo de matriz de riesgo que puede ser aplicada por la empresa, de acuerdo a los riesgos identificados en el desarrollo de los procesos, su objetivo es garantizar el adecuado funcionamiento de la organización, en pro de cumplir con sus objetivos, la matriz también es considerada un mapa de riesgos, la cual no sólo permite identificar y medir sino también propone acciones de control o posibles soluciones. Tabla. Diseño matriz de riesgo para supervisión y monitoreo. Riesgo identifica do Causas Nivel del riesgo (Porcentaje de medición) Acción de control Responsable
