COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
La combinación de correspondencia es una herramienta que permite vincular una serie de
datos a un documento que ha de ser enviado a varios destinatarios en un formato específico
para cada uno de ellos y donde los únicos elementos que cambian son precisamente los
datos de cada destinatario. Se usa para crear varios documentos a la vez. Estos documentos
tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del
documento, que se personalizan. Entre los documentos que Word puede crear con la
combinación de correspondencia se incluyen etiquetas, cartas, sobres y mensajes de correo.
Existen tres documentos relacionados con el proceso de combinación de correspondencia:
Su documento principal
Su origen de datos
El documento combinado
PROCEDIMIENTO PARA CREAR UNA COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
Paso 1: Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia
El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es configurar y
preparar los datos. Deberá usar su hoja de cálculo de Excel como origen de datos de la lista
de destinatarios.
Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo
que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para
dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de
nombre y apellidos.
Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de
cálculo.
Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato
correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.
La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se
almacena en su equipo local.
