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Centro de Recursos Digitales
- Introducción Curso de Google Drive
- Creación de una cuenta de usuario de Google
- Acceso
- Navegar entre archivos y carpetas
- Subida de archivos
- Subida y creación de carpetas
- Gestión de contenidos: Archivos y carpetas
- 7.1. Abrir archivos
- 7.2. Previsualizar
- 7.3. Descarga
- 7.4. Eliminación de archivos y carpetas
- 7.5. Mover
- 7.6. Destacar
- 7.7. Cambiar nombre
- 7.8. Visualizar detalles
- 7.9. Administrar versiones
- 7.10. Hacer una copia
- 7.11. Buscador
- 7.12 Crear archivos nativos
- 7.13 Compartir archivos
- 7.14. Acceso a elementos recientes
- Colaboraciones
- 8.1. Edición simultánea
- 8.2 Comentarios
- 8.3 Sugerencias
- Revisiones
- Encuestas/Formularios...........................................................................................................
- 10.1. Edición de elementos
- 10.2 Opciones de formularios
- 10.3 Gestión de encuestas.........................................................................................................
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1. Introducción
Google Drive Es una aplicación web de Google que sustituye a Google Docs, integrando varias de sus funcionalidades.
En este curso vamos a ver solo la aplicación web y no la aplicación de escritorio. Y dentro de la aplicación web vamos a estudiar las funcionalidades nativas sin entrar a ver el uso de módulos externos.
Para hacer uso de las funcionalidades de la aplicación es necesario disponer de una cuenta de Google. En la siguiente sección vamos a ver como se crea una.
Una funcionalidad básica de Google Drive es permitir almacenar ficheros en la nube para que estén disponibles desde cualquier PC o dispositivo móvil desde cualquier parte. De esta forma al actualizar un archivo desde cualquier lugar esta actualización será visible en cualquier dispositivo desde el que accedamos a nuestra cuenta de Google, y además esta sincronización se realiza de manera transparente para el usuario.
Actualmente Google Drive nos permite almacenar de manera gratuita hasta 15 GB de datos, con opción a ampliar espacio previo pago.
La otra función fundamental aparte de la función de almacenamiento de ficheros en la nube es la creación y edición de archivos con formato nativo de Google como son documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones y formularios. Hay más tipos de archivos nativos de Google Drive pero los mencionados son los que vamos a ver.
No vamos a entrar en la edición de contenidos de archivos nativos del tipo documentos, hojas de cálculo y presentaciones, vamos a ver como se crean, como se comparten, como se gestionan, etc. Pero no vamos a ver como se realiza la edición de sus contenidos ya que eso se escapa de los objetivos de este curso.
Al trabajar con Google Drive siempre vamos a estar manejando ficheros en la nube. Esta funcionalidad es muy útil ya que permite disponer de nuestros archivos desde cualquier PC o dispositivo móvil, en cualquier momento, conectándonos a nuestra cuenta a través de un navegador y una conexión a internet, pudiendo acceder a ellos y editarlos sin la necesidad de tenerlos físicamente descargados en nuestro PC o dispositivo (que es algo que también podemos hacer si lo deseamos).
Todo esto se resume en que tenemos acceso a nuestros archivos y a su edición independientemente del ordenador o dispositivo que utilicemos para conectarnos, simplemente usando un navegador y una conexión a internet.
Las carpetas y archivos ubicados en nuestro espacio pueden ser compartidos, evitando de esta manera tener que usar el correo electrónico, u otros métodos rudimentarios para estar enviando, recibiendo y en definitiva distribuyendo archivos entre diferentes usuarios. De esta manera cuando un elemento está compartido con varias personas todas estas personas al acceder a ellos estarán accediendo realmente al mismo elemento, y no a copias de él, así
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2. Creación de una cuenta de usuario de Google
Para poder comenzar a utilizar las herramientas de Google Drive es necesario poseer una cuenta de usuario. Para crear una cuenta hay que ir a la siguiente dirección en el navegador:
http://www.google.com
Y en la pantalla que aparece pulsamos el botón Iniciar sesión:
Ahora pulsamos el enlace Crear cuenta
Y ahora rellenamos los datos que nos piden:
Tras rellenar los datos pulsamos el botón Siguiente paso.
Ahora hay que aceptar la política de privacidad y condiciones, información que además conviene leerse.
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Tras leerlas se hace clic sobre el botón Acepto:
En este punto es posible que Google nos solicite que aportemos un número de móvil por seguridad, si es que no lo hemos hecho antes:
En tal caso simplemente hay que introducir nuestro móvil y hacer clic en el botón Continuar:
No hay que preocuparse en absoluto en aportar un número de móvil ya que Google no va a hacer ningún abuso de él, es más, es recomendable hacerlo. Primero por motivos de seguridad, y segundo porque para utilizar a fondo algunas aplicaciones de Google nos lo van a exigir, como por ejemplo: Youtube.
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3. Acceso
Para acceder a Google Drive iremos a la dirección:
http://drive.google.com
Y nos autenticaremos con nuestra cuenta de Google introduciendo el nombre de usuario y la contraseña y haciendo clic en Siguiente:
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Si los datos de acceso del usuario son correctos veremos una pantalla como esta:
Desde aquí tenemos acceso a la estructura de archivos que tenemos en nuestra cuenta de Google Drive.
Al acabar una sesión de trabajo nunca hay que olvidarse, por motivos de seguridad, de cerrar la sesión. Esto se hace haciendo clic encima de nuestro nombre de usuario:
Y haciendo clic ahora en Cerrar Sesión:
Para acceder de nuevo a las herramientas de Google Drive de nuevo hay que autenticarse con nuestro nombre de usuario y contraseña.
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Y como una cuadrícula aparecen primero las carpetas y luego los archivos, mostrando los archivos si es posible una vista previa de su contenido:
Para definir el modo de visualización hay que hacer clic sobre el botón siguiente que cambia de aspecto según tengamos elegida una u otra opción:
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El listado de elementos se puede ordenar por varios criterios:
Por nombre. Por última modificación. Por última modificación realizada por mí. Por últimos abiertos por mí.
Y para seleccionar el criterio de ordenación hay que hacer clic sobre el botón:
Y ya podemos seleccionar el criterio elegido:
Haciendo doble clic sobre cualquier carpeta accedemos a su interior igual que si hiciéramos clic sobre la lista desplegable de Mi unidad.
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Desde esta ventana se podrá cancelar la subida de todos los elementos a la vez haciendo clic en Cancelar todo o cancelar subidas individuales haciendo clic en el enlace Cancelar de cada elemento individual. Una vez cancelada una subida individual o en grupo también se puede reactivar.
Desde esta ventana también se puede gestionar la compartición con otros usuarios de cada archivo, pero esto lo veremos más adelante.
La otra manera de subir archivos es abrir un explorador independientemente del navegador y seleccionar con el ratón todos los archivos que se quieran subir y arrastrarlos con el ratón directamente al navegador y a partir de ahí el proceso es igual que el anterior. Al hacer el arrastre aparece esta imagen en el navegador:
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6. Subida y creación de carpetas
Para realizar la subida de carpetas hay dos opciones, antes que nada hay que asegurarse de estar en la carpeta donde queremos realizar la subida.
La primera opción es hacer clic en Nuevo y luego en Subir carpeta:
Aparece entonces un selector de carpetas donde hemos de seleccionar una carpeta y hacer clic en el botón Aceptar:
Entonces comienza la subida y aparece una ventana con el detalle de dicha subida:
Al igual que en la subida de archivos podemos cancelar la subida de la carpeta, y tras cancelarla podemos reanudarla. Una vez terminada la subida aparece en esta misma ventana la opción de compartirla con otros usuarios, la opción de compartir la veremos más adelante.
La otra manera de subir carpetas es arrastrándolas desde un explorador en otra ventana independiente directamente al navegador donde tenemos abierto Google Drive. Al hacer el arrastre aparece esta imagen en el navegador:
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varios archivos con el mismo nombre, archivos nativos y no nativos, así que hay que tener cuidado con esto porque podemos confundirnos si tenemos nombres duplicados.
En el caso de archivos no nativos se puede hacer que los archivos con el mismo nombre sean diferentes versiones del mismo archivo, apareciendo entonces como un único archivo, pero esto lo veremos más adelante en otra sección.
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7. Gestión de contenidos: Archivos y carpetas
Una vez existen archivos y carpetas disponibles en Mi unidad podemos hacer diferentes cosas con ellos como:
Abrir. (Solo archivos nativos) Previsualizar. (Solo archivos) Descargar. Borrar. Mover. Destacar. Cambiar nombre. Visualizar detalles. Administrar versiones. Hacer una copia. Acceso a elementos recientes. Buscador.
7.1. Abrir archivos
Esta opción solo está disponible para los archivos nativos de Google Drive, es decir la aplicación web solo abrirá los archivos si conoce su formato, sería el caso de los documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, formularios y demás archivos nativos de Google Drive. En caso que un fichero no tenga un formato nativo solo se abrirá si se ha instalado alguna aplicación en nuestro Google Drive que reconozca el formato del archivo en cuestión. La instalación de estas aplicaciones o módulos externos no la vamos a ver en este curso.
Para abrir un archivo, ya sabemos: Debe ser nativo de Google Drive, hacemos clic sobre él para seleccionarlo y ahora o bien hacemos clic sobre el botón Más acciones:
Y seleccionamos Abrir con y seleccionamos la aplicación adecuada:
O bien hacemos clic con el botón derecho sobre el archivo que queremos abrir y hacemos clic de nuevo en el botón Abrir con y seleccionamos la aplicación adecuada.
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Haciendo clic sobre el nombre del archivo este se puede cambiar.
Desde el botón Abrir Google Drive nos ofrecerá varias aplicaciones para intentar abrir el archivo.
Se puede imprimir el documento con el siguiente botón:
Para descargar el archivo se utilizará el botón:
Si el archivo a descargar es un archivo nativo Google Drive intentará transformarlo en otro tipo de archivo, por ejemplo si se intenta descargar un documento en formato Google Drive, antes de descargarlo Google Drive lo transformará en un documento de Word.
Existe un botón para compartir el archivo pero las opciones de compartir las vamos a ver más adelante:
Existen tres acciones posibles más que aparecen al hacer clic sobre el botón:
Que son las siguientes:
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Destacar marca un archivo con la etiqueta de destacado. Un archivo o carpeta destacada aparecerá listado siempre cuando se haga clic sobre el botón:
Destacar elementos es una manera de tenerlos siempre a mano a través de este botón. Cambiar nombre cambia el nombre al archivo. Informar de uso inadecuado manda un aviso a los responsables de Google para informar de que el contenido no se ajusta a los términos legales de Google.
Se puede hacer zoom sobre el contenido del archivo previsualizado con el botón:
Y entonces se podrá controlar el nivel de zoom con los nuevos controles que aparecen en pantalla.
Se pueden ver los detalles del archivo haciendo clic en el botón:
Y aparecen una serie de datos donde algunos son editables:
