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documentación de un proceso, Ejercicios de Iniciación a la Actividad Emprendedora y Empresarial

este documento esta diseñado para

Tipo: Ejercicios

2022/2023

Subido el 08/05/2023

juan-guillermo-hoyos-castillo
juan-guillermo-hoyos-castillo 🇨🇴

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PROCEDIMIENTOS DE INFORMACION
DOCUMENTADA DEL SGI
CÓDIGO: PO-GA-02
VERSIÓN: 01
GESTIÓN ADMINISTRATIVA-GA
FECHA:03/05/2023
1.OBJETIVO:
Establecer los lineamientos y responsabilidades para tener en cuenta para el control de la información
documentada del Sistema Integrado de Gestión (Sistema de Gestión de Activos, Sistema de Gestión
de Calidad, Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo),
que incluye la elaboración y/o actualización, revisión, aprobación, distribución, conservación y
disposición de esta.
2.ALCENCE:
información documentada y/o conservada del Sistema Integrado de Gestión generada por VIDA ES
GASTRONOMIA. Inicia con la identificación de la necesidad de creación y/o actualización de la
información documentada del SIG y finaliza con el almacenamiento y/o conservación y disposición de
esta.
Procedimientos.
Manual del SGI
Procedimientos específicos
Instrucciones de trabajo.
Documentación externa.
Registros
Formatos de registros.
Documentación del SGI
Planos (Diagramas de Flujo).
3.RESPONSABLE:
líder del SGI
líder de los procesos
directores de área
4.DEFINICIONES:
Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio
magnético o sistematizado. S.I.G.: Sistema Integrado de gestión.
Documento Interno: Información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel,
disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.
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¡Descarga documentación de un proceso y más Ejercicios en PDF de Iniciación a la Actividad Emprendedora y Empresarial solo en Docsity!

PROCEDIMIENTOS DE INFORMACION

DOCUMENTADA DEL SGI

VERSIÓN: 01

GESTIÓN ADMINISTRATIVA-GA

FECHA:03/05/

1.OBJETIVO:

Establecer los lineamientos y responsabilidades para tener en cuenta para el control de la información

documentada del Sistema Integrado de Gestión (Sistema de Gestión de Activos, Sistema de Gestión

de Calidad, Sistema de Gestión Ambiental y Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo),

que incluye la elaboración y/o actualización, revisión, aprobación, distribución, conservación y

disposición de esta.

2.ALCENCE:

información documentada y/o conservada del Sistema Integrado de Gestión generada por VIDA ES

GASTRONOMIA. Inicia con la identificación de la necesidad de creación y/o actualización de la

información documentada del SIG y finaliza con el almacenamiento y/o conservación y disposición de

esta.

 Procedimientos.

 Manual del SGI

 Procedimientos específicos

 Instrucciones de trabajo.

 Documentación externa.

 Registros

 Formatos de registros.

 Documentación del SGI

 Planos (Diagramas de Flujo).

3.RESPONSABLE:

líder del SGI

líder de los procesos

directores de área

4.DEFINICIONES:

 Documento : recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio

magnético o sistematizado. S.I.G.: Sistema Integrado de gestión.

 Documento Interno : Información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel,

disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

PROCEDIMIENTOS DE INFORMACION

DOCUMENTADA DEL SGI

VERSIÓN: 01

GESTIÓN ADMINISTRATIVA-GA

FECHA:03/05/

 Documento Externo : Información o datos que poseen y elaboran organismos o personas

ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico o fotografías. Este

documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

 Documento obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han

generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados

como tal en el SIG.

5.CONDICIONES GENERALES

 Se debe mantener actualizado el listado maestro de documentos del SGI, con las

versiones actuales, los cambios presentados y el control de los documentos obsoletos.

 Los documentos válidos son los que se consideran aprobados por los líderes de procesos

y que reposan en el archivo físico y/o magnético (Debidamente identificada su aprobación

y última versión).

 Cualquier supervisor de la Entidad, puede identificar la necesidad de Crear, modificar y/o

eliminar cualquier documento, y presentar la propuesta a la dirección general

 Las dependencias deben crear estrictamente documentos que ameriten el soporte de su

proceso.

 Los documentos como procedimientos, matrices, archivos, registros, instructivos y

formatos deben ser revisados en forma periódica (Mínimo 1 vez al año) y en caso de

ser necesarios actualizarlos a fin de asegurar la continua adaptabilidad y cumplimiento

con los requisitos aplicables.

 Todas las solicitudes de crear, modificar o eliminar documentos deben ser diligenciadas

por el responsable del respectivo proceso en el formato establecido para tal fin.

 La redacción de la documentación debe facilitar su comprensión.

 El lenguaje debe ser universal y no debe usarse jergas que confundan su interpretación.

 Cada vez que se expida una nueva normatividad o documento externo debe enviar a la

subdirección general mediante correo electrónico, el documento con su nombre con el fin

de actualizar el normograma.

6.CODIFICACION

Códigos números de 01-

Código letras siglas

PROCEDIMIENTOS DE INFORMACION

DOCUMENTADA DEL SGI

VERSIÓN: 01

GESTIÓN ADMINISTRATIVA-GA

FECHA:03/05/

Actividad (Diagrama de Flujo) Descripción de la actividad Responsable Documento o Registro brindará desde la Gerencia. Tenga en cuenta el Anexo (Guía para la creación, modificación y/o eliminación de documentos del SGI), de este procedimiento. 3 2 ¿Es pertinente la solicitud? SI NO Fin Se analiza la solicitud y los anexos electrónicamente, verificando consistencia con el objetivo del proceso, y su articulación con el SIG. (Continúe en la actividad 4) Si la solicitud no es pertinente, se informa al solicitante del documento las razones por las cuales no aplica la solicitud y se registra en el formato de Solicitud de creación, actualización o eliminación de Documentos, esto con el fin de que se ajuste al objetivo del proceso. gerencia/ gestión documental/l íder del SGI Anexos Electrónic os Formato de Solicitud de Creación, Actualización o eliminación de documentos con las observacione s pertinentes 4 Ajustar^ el^ documento Se realizan ajustes (De forma) con el acompañamiento del solicitante, en el caso que sea necesario. gerencia /gestión documental/l íder del SGI Correo Electrónic o Formato para crear, modificar o eliminar 5 Clasificar dependiendo el tipo de documento para su cambio 3  Si es creación de documentos se codifica el documento acorde con el anexo 1 de este procedimiento y se actualiza el Listado Maestro de Documentos.  Si es modificación se actualiza la versión del documento y se registran los cambios en el listado maestro de documentos.  Si es eliminación se debe marcar el documento en medio magnético como obsoleto, registrar en el listado maestro y enviar el documento a la carpeta de obsoletos. Tener en cuenta la plantilla de obsoletos. gerencia /gestión documental/l íder del SGI Listado Maestro de Documentos

PROCEDIMIENTOS DE INFORMACION

DOCUMENTADA DEL SGI

VERSIÓN: 01

GESTIÓN ADMINISTRATIVA-GA

FECHA:03/05/

N.

Actividad (Diagrama de Flujo) Descripción de la actividad Responsable Documento o Registro 6

Evidenciar la aprobación del documento Se evidencia la aprobación en el original del documento, con firma del solicitante (Líder y/o responsable de proceso). Se debe guardar el documento original aprobado con la firma del solicitante una vez se cumpla todo el trámite de modificación, creación o eliminación con los soportes de la solicitud y actualizar el listado maestro de documentos, así como el control de cambios de los documentos que los contengan gerencia /gestión documental/l íder del SGI Listado Maestro de Documentos Documento Aprobado 7 Socializar Cambios Con el acompañamiento del profesional de comunicaciones se publican a través de la intranet de la entidad los documentos creados o modificados. Debe ser divulgado por el responsable de proceso al personal a su cargo y reenviarlo a los usuarios de este. Esta persona debe diligenciar, el formato de socialización de documentos del SIG GD-F03 y entregarlo a la Subdirección General como soporte de su socialización. gerencia /gestión documental/l íder del SGI Documento publicado en la Intranet Correo Electrónic o Formato GD- F Socialización de Documentos del SIG Fin Fin del procedimiento

1. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Cambios realizados 0 mayo de 2023 Creación del Documento 1 mayo de 2024 Se realizan modificaciones al documento 2 mayo de 2024 Se realizan modificaciones al documento