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Tipo: Ejercicios
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Actividad (Diagrama de Flujo) Descripción de la actividad Responsable Documento o Registro brindará desde la Gerencia. Tenga en cuenta el Anexo (Guía para la creación, modificación y/o eliminación de documentos del SGI), de este procedimiento. 3 2 ¿Es pertinente la solicitud? SI NO Fin Se analiza la solicitud y los anexos electrónicamente, verificando consistencia con el objetivo del proceso, y su articulación con el SIG. (Continúe en la actividad 4) Si la solicitud no es pertinente, se informa al solicitante del documento las razones por las cuales no aplica la solicitud y se registra en el formato de Solicitud de creación, actualización o eliminación de Documentos, esto con el fin de que se ajuste al objetivo del proceso. gerencia/ gestión documental/l íder del SGI Anexos Electrónic os Formato de Solicitud de Creación, Actualización o eliminación de documentos con las observacione s pertinentes 4 Ajustar^ el^ documento Se realizan ajustes (De forma) con el acompañamiento del solicitante, en el caso que sea necesario. gerencia /gestión documental/l íder del SGI Correo Electrónic o Formato para crear, modificar o eliminar 5 Clasificar dependiendo el tipo de documento para su cambio 3 Si es creación de documentos se codifica el documento acorde con el anexo 1 de este procedimiento y se actualiza el Listado Maestro de Documentos. Si es modificación se actualiza la versión del documento y se registran los cambios en el listado maestro de documentos. Si es eliminación se debe marcar el documento en medio magnético como obsoleto, registrar en el listado maestro y enviar el documento a la carpeta de obsoletos. Tener en cuenta la plantilla de obsoletos. gerencia /gestión documental/l íder del SGI Listado Maestro de Documentos
Actividad (Diagrama de Flujo) Descripción de la actividad Responsable Documento o Registro 6
Evidenciar la aprobación del documento Se evidencia la aprobación en el original del documento, con firma del solicitante (Líder y/o responsable de proceso). Se debe guardar el documento original aprobado con la firma del solicitante una vez se cumpla todo el trámite de modificación, creación o eliminación con los soportes de la solicitud y actualizar el listado maestro de documentos, así como el control de cambios de los documentos que los contengan gerencia /gestión documental/l íder del SGI Listado Maestro de Documentos Documento Aprobado 7 Socializar Cambios Con el acompañamiento del profesional de comunicaciones se publican a través de la intranet de la entidad los documentos creados o modificados. Debe ser divulgado por el responsable de proceso al personal a su cargo y reenviarlo a los usuarios de este. Esta persona debe diligenciar, el formato de socialización de documentos del SIG GD-F03 y entregarlo a la Subdirección General como soporte de su socialización. gerencia /gestión documental/l íder del SGI Documento publicado en la Intranet Correo Electrónic o Formato GD- F Socialización de Documentos del SIG Fin Fin del procedimiento
1. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Cambios realizados 0 mayo de 2023 Creación del Documento 1 mayo de 2024 Se realizan modificaciones al documento 2 mayo de 2024 Se realizan modificaciones al documento