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UNIDAD DIDÁCTICA 2.- INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
2.1.- LA INFORMACIÓN/DOCUMENTACIÓN
2.1.1.- Concepto y Definición de Documentación General 2.1.2.- Hitos históricos de la Información/Documentación 2.1.3.- Las corrientes actuales: Information Science e Information Retrieval 2.1.4.- Definición de Documentación Automatizada 2.1.5.- Implicaciones para los profesionales y los usuarios
2.2.- EL DOCUMENTO: TIPOS, CARACTERÍSTICAS Y USOS
2.2.1.- Concepto y definición de documento. 2.2.1.1.- Características de los documentos. 2.2.2.- Estructura documental: el soporte, el registro y la información documental. 2.2.3.- Tipologías documentales. 2.2.3.1.- Según la naturaleza o soporte que sustenta la información. 2.2.3.2.- Según la estructura o los componentes formales el documento. 2.2.3.3.- Según el grado de elaboración del mensaje.
2.3.- UNIDADES DE INFORMACIÓN: CLASES, CARACTERÍSTICAS Y
FUNCIONES
2.3.1.- Concepto de unidad de información. 2.3.2.- Tipología de las unidades de información. 2.3.2.1.- Archivo: concepto, origen y características. 2.3.2.2.- Biblioteca: concepto, origen y características. 2.3.2.3.- Centro de documentación: concepto, origen y características
RESUMEN FINAL
OBJETIVOS
• DEFINIR Y COMPRENDER los conceptos de Documentación y Documentación
Automatizada, documento y unidad documental, así como los factores que inciden en su construcción, desde una perspectiva histórica.
CONOCER la clasificación que se puede hacer de los documentos y de las unidades
documentales con el fin de APLICAR estos conocimientos en las actividades
profesionales y cotidianas.
HACER uso del lenguaje técnico propio de esta disciplina en situaciones tales como
la demanda informativa o el uso directo de fuentes documentales.
RECONOCER los medios propios de la actividad documental y ser capaz de analizar y
evaluar su eficacia en términos absolutos y comparativos en el entorno profesional
y científico.
INTRODUCCIÓN
Todo curso introductorio como éste debe ofrecer a su destinatario los
instrumentos básicos, tanto teóricos como prácticos, que fomenten una actitud
adecuada, receptiva y activa, para que los objetivos se logren con facilidad. Esta
unidad didáctica presenta contenidos de fundamentación teórica, que no se
desarrollan con profundidad debido al nivel básico de este curso, pero que se verán
completados en las unidades siguientes, sobre todo, en sus aspectos prácticos.
Debemos considerar la Documentación como un fenómeno masivo propio de
la sociedad de la información en la que ya sí estamos inmersos. La producción,
distribución y consumo de información documental lejos de ser sólo una aplicación
científico, técnico ó industrial, cada día está más consolidada en el seno de
cualquier organización, de cualquier actividad profesional, social ó cultural. Esto se
debe, entre otros factores, al factor tecnológico, es decir, al avance exponencial de
las aplicaciones informáticas y la reducción de costes de las mismas.
Las tecnologías aplicadas a la Ciencia de la Información/Documentación, la
Telemática y, sobre todo, la Internet están suponiendo un cambio fundamental: el
acceso directo a la información, al documento por parte del usuario final. Una de las
consecuencias inmediatas es el cambio en el paradigma educacional de las
organizaciones: por un lado, el usuario debe adquirir habilidades que corresponden
al perfil del documentalista tradicional o profesional de la Documentación (éste
último se convierte a su vez, hoy en día, en un gestor de información); por otro
lado, los organigramas de las organizaciones y empresas van cambiando con la
incorporación de las redes de ordenadores y telecomunicaciones y la aparición de
nuevos departamentos. Este es el sentido de un curso básico sobre técnicas
documentales en la Administración Pública: la formación de usuarios intermedios y
finales.
En esta unidad se desarrollarán los contenidos relativos a la fundamentación teórica
de la Información/Documentación relativos a los conceptos de Documentación,
Documentación Automatizada, documento y unidad documental, así como los
factores que han intervenido en su desarrollo y consolidación. Se destacará su
ámbito interdisciplinar y también su relación con otros campos para dotar al alumno
de una visión básica de esta disciplina científica.
La variedad de tipologías documentales y de modos de organización
documental, en concreto las unidades documentales, la importancia del marco
tecnológico, de marcado carácter instrumental y organizativo, en la vertiente
aplicada que supone el proceso documental son los contenidos temáticos y
teóricos, al mismo tiempo que prácticos, de esta unidad didáctica, ya que se
pretende que apliquemos estos conocimientos en nuestras actividades
profesionales y cotidianas.
decir, como una forma específica de informar (niveles de especificidad y de
aplicación)^3.
(FIGURA 0: NIVELES.TIFF)
DOCUMENTACIÓN GENERAL
(nivel especulativo teórico)
DOCUMENTACIÓN ESPECÍFICA
(nivel operativo) ( DOCUMENTACIÓN EN UN CAMPO CONCRETO )
DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA DOCUMENTACIÓN APLICADA
(nivel de especificidad) (nivel de aplicación) ( DOCUMENTACIÓN PARA LA CIENCIA ) ( DOCUMENTACIÓN PROFESIONAL )
Por otro lado, también podríamos entenderla como un conjunto de disciplinas
relacionadas con el estudio “del documento como fuente de información
permanente para obtener una nueva información o una toma de decisiones,
disciplinas que son materia de estudio, por ejemplo, en una licenciatura en
Documentación (Archivística, Biblioteconomía, Bibliografía, Documentación,
Museología)”^4.
También podemos entenderla como “una disciplina documentaria que
estudia la planificación de sistemas, redes, y centros de documentación” 5. O si se
prefiere el estudio de los procedimientos netamente informativos subsiguientes al
tratamiento técnico de los documentos para la eficaz difusión de los mensajes en
ellos contenidos. De lo que se sobreentiende que la Información/Documentación
lleva implícito la puesta en marcha de un doble proceso informativo-documental.
Por un lado, la parte estática de la Documentación relacionada con todo lo relativo
al soporte de la información, mientras que, por otro lado, se destacaría todo lo
relativo al procedimiento de trasformación y difusión del contenido informativo de
los documentos.
(FIGURA 1: PROCESO1.TIFF)
(^3) FUENTES I PUJOL, M. E. (1997). Documentación y Periodismo. Barañáin: EUNSA,
1997, 130 p. (Comunicación). ISBN 84-313-1519-9. p.14. (^4) LÓPEZ YEPES, J.; ROS GARCÍA, J. (1993). ¿Qué es documentación?: teoría e historia
del concepto en España. Madrid: Síntesis, 1993. 157 p. ISBN 84-7738-213-1. p. 141 (^5) ROS GARCÍA, J. (1994). Documentación General. Sistemas, redes y centros. (Guía
del alumno). Madrid: Síntesis, 1994. 240 p. ISBN 84-7738-258-1.
Nos encontramos con esta dispersión conceptual, sin duda, porque al hablar de
Documentación en su concepción moderna 6 , lo hacemos de una disciplina científica
realmente joven. Este hecho comporta dos consecuencias:
a)que no exista una terminología ajustada;
b)que su campo de estudio no esté bien definido debido a los múltiples interrelaciones con otras disciplinas o parcelas del saber, en continua evolución e intersecciones.
Por tanto, la Documentación es una disciplina joven que carece aún de una
tradición investigadora prolongada. Ahora bien: si juzgamos el número de estudios
publicados en los últimos años sobre esta materia, tendremos que reconocer el
auge de la Documentación en todo el mundo y el ímpetu y entusiasmo que alienta
a los estudiosos en materia documental. A pesar de ello -insistimos- su juventud se
percibe claramente en la ausencia de una elemental unificación terminológica.
Este desajuste terminológico afecta a aquellos aspectos que pueden parecer
a primera vista secundarios o de menor importancia como, por ejemplo, el de los
organismos donde se llevan a cabo procesos de índole documentaria 7. También
atañe a los conceptos medulares de la Documentación: la noción de información, o
la de documento y su tipología, entre otros, sigue siendo objeto de análisis y
discusiones por parte de los investigadores y profesionales, acrecentado en los
últimos años con la total implantación de las tecnologías de la información en los
procesos informativos-documentales. Aunque, por otro lado, cabría destacar el
esfuerzo normalizador de las instituciones y organismos documentales que trabajan
en la elaboración de un acervo de herramientas de normalización en todos los
campos de la Documentación. El factor normativo cobra gran importancia en los
procesos y aplicaciones informativo-documentales.
Por otro lado, la participación irrenunciable del ser humano 8 en las
actividades documentales fuerza la estrecha vinculación de la Documentación con
otras áreas del conocimiento distintas a ésta, como la Lingüística, la Psicología, la
Tª de la Información, las Tecnologías de la Información, la Informática y la
(^6) En el ámbito europeo Otlet y La Fontaine son considerados los precursores de la
Documentación moderna. En su Traité de la Documentation de 1934, obra hito en la consolidación de la disciplina, se establecen las líneas teóricas y metodológicas y tendencias de la Documentación que aún mantienen vigencia. (^7) Se usan indistintamente los términos centro de documentación, servicio de
información, servicio de información y documentación, unidad informativa, etc.. (^8) El factor humano puede ser considerado como el más pertinente en el desarrollo
de la Documentación: el proceso informativo-documental está protagonizado por el documentalista, y este proceso se implementa en función de unas modelizaciones de usuarios.
Association (SLA)^13. Al mismo tiempo se desarrolla el movimiento documental, que
alcanza su protagonismo en 1937 con la fundación del American Documentation
Institut (ADI), actual American Society of Information Science (ASIC)^14.
(FIGURA 3: OTLET.TIFF)
Pero las causas principales del verdadero nacimiento de la Documentación,
están en la “explosión documental” tras la guerra, es decir, en la II Guerra Mundial
se incrementó la actividad de investigación científica con fines militares, que hizo
necesario registrar y almacenar la información, para su posterior recuperación. Se
crea, así, la Office of Technical Services (OTS). Desde finales de los años cuarenta
y durante los cincuenta se celebraron una serie de conferencias en torno a la
Documentación y a la Información que consolidan definitivamente la disciplina. Sin
duda la más importante es la celebrada el 1958, la conferencia de Washington, que
marca la trasformación de la Documentación en “Information Science”. Ésta llega a
consolidarse definitivamente en la segunda mitad de los años sesenta.
2.1.3. Las corrientes actuales: Information Science e Information Retrieval
Las corrientes actuales tienen su punto de partida en la desintegración del
concepto otletiano. Otlet en el término Documentación (que lo alternaba con
Documentología 15 , éste para referirse al aspecto especulativo o teórico, es decir, a
la Teoría de la Documentación), pretendió representar un concepto integrador de
“La Ciencia General del Documento”, obviamente condicionado por su contexto
histórico, el cambio de siglo, con un marcado ambiente científico justificado por el
positivismo del momento, en pleno auge y desarrollo indiscutible de la producción
científica.
La desintegración del concepto otletiano supone la aparición de una nueva
terminología que, a su vez, responde a un nuevo concepto de la disciplina en el que
toma espacial relevancia la información, las aplicaciones tecnológicas y una nueva
forma de tratamiento de los documentos, pareja a la definición de un nuevo
profesional: el documentalista, con rasgos diferenciados respecto al bibliotecario.
(^13) Su trayectoria, líneas de investigación, programa, etc., pueden consultarse en la
siguiente dirección: http://www.sla.org (^14) Reseñamos el trabajo de Fernández Molina, J.C.: “De la Documentación a la
Information Science: antecedentes, nacimiento y consolidación de la “Ciencia de la Información” en el mundo anglosajón”. Boletín de la Asociación Andaluza de Bibliotecarios, 1993, vol. 9, nº 33, p. 41-60. (^15) Ver el excelente análisis del concepto de Documentología de Otlet que hacen
Sagredo e Izquierdo en Op. Cit. p. 361 y ss.
El ámbito estadounidense, sensible a las exigencias de la investigación científica,
mucho más pragmático que el europeo en lo relativo a la aplicación del marco
tecnológico, aceptaban el término “Information Science” definiéndolo como una
disciplina general, en un nivel superior a la Documentación y la Biblioteconomía,
que tendría que incluir el estudio del contexto social del saber y de los canales y
medios de comunicación, así como de las técnicas de organización bibliográfica y
de clasificación.
(FIGURA 4: PROCESO2.TIFF)
Este hecho coincide con el cambio, en 1968, de denominación de una de las
organizaciones más representativas de la escuela anglosajona: el American
Documentation Institute pasa en esa fecha a denominarse American Society for
Information Science (ASIS)^16.
Podríamos concluir este punto haciendo referencia a las tecnologías de la
información, tan importantes en la consolidación de la Information Science, y sus
aplicaciones en los procesos informativo documentales. Tramullas Saz 17 señala que
ya en la obra de Otlet se pone de manifiesto que la Tecnología documental es parte
fundamental de “la Documentación como disciplina que se encarga de intervenir en
los procesos informativos desarrollas por el ser humano, y en los que interviene,
con un papel fundamental, la tecnología, o aquella parte del conjunto total de la
misma que es aplicable de forma útil al trabajo informativo”. 18
Lo que queremos también poner de manifiesto es que el almacenamiento de la
información y su control ha pasado a constituir una necesidad imprescindible para
el desarrollo de la práctica totalidad de las actividades profesionales. El perfil de los
gestores de información se ha enriquecido con el conocimiento de nuevas
tecnologías aplicadas por un lado al procesamiento y por otro a la búsqueda de
información ó “Information Retrieval” (“Recuperación de Información”).
(^16) Su trayectoria, líneas de investigación, programa, etc., pueden consultarse en la
siguiente dirección: http://www.asis.org. (^17) TRAMULLAS SAZ, J. (1998). “Una propuesta de concepto y definición para la
disciplina Documentación Automatizada”. Revista General de Información y Documentación, 1998, vol 8, nº 1, p. 264. (^18) TRAMULLAS , Op. Cit. p. 264.
humano. La definición de “Documentación Automatizada como una disciplina que
se ocupa de la investigación y aplicación de las tecnologías de la información en
todos los ámbitos de la Ciencias de la Documentación, en un contexto organizado y
organizativo, que integra los medios automáticos, el ser humano, y las
interacciones entre ambos”^20 nos parece esclarecedora en nuestra búsqueda de
fundamentación teórica. Por lo que cobra especial importancia la Documentación
Automatizada por lo que supone de marco tecnológico sobre el que se implanta la
Documentación, y sus repercusiones e implicaciones para los profesionales y
usuarios de la misma.
2.1.5. Implicaciones para los profesionales y los usuarios
Ante el complejo y completo desarrollo de las tecnologías de la información,
con el inicio de una nueva etapa presidida por la Tecnología de la Información como
disciplina teórica e instrumental se plantea un reto: a la Documentación se le
plantea la disyuntiva de renovarse o ceder protagonismo ante los profesionales
dedicados a la gestión electrónica de información (técnicos, tecnólogos).
Esta transformación es obvio que debería llevarse a cabo mediante
actuaciones que modifiquen la inmutabilidad de los sistemas y de las prácticas
profesionales con: la formación continua especializada y la formación de los
usuarios finales.
La formación continua de profesionales y usuarios de la Documentación e
Información ha sido un tema debatido y defendido, y que exige un cambio en el
paradigma educacional.
La renovación se hace necesaria dada la consolidación de todo el corpus
tecnológico en los sistemas documentales. No cabe duda que la enseñanza de las
tecnologías de la información en el contexto documental se legitiman.
(^20) TRAMULLAS, Op. Cit. p.279.
2.2.- EL DOCUMENTO: TIPOS, CARACTERÍSTICAS Y USOS
2.2.1.- Concepto y definición de documento.
De todas las fuentes son las documentales las que representan un lugar esencial en la teoría y práctica de la ciencia documental 21.
El documento, objeto que da nombre a la ciencia documental, y objeto y fundamento de estudio de las fuentes de información, surge en la historia de la humanidad en el momento que confluyen la necesidad de superar el tiempo y el espacio para transmitir información con la aparición de los primeros códigos de comunicación, especialmente de la escritura.
Documento es una antigua palabra de origen latino, documentum, que procede de la conjunción semántica de los verbos doceo y disco que atribuyen en su origen al vocablo dos acepciones: de instrumento para la transmisión de conocimiento, y de confirmación de los hechos. No obstante, este significado no se ha mantenido a lo largo de la historia. En la Edad Media, con la extensión de las lenguas romances, su sentido queda limitado a enseñanza, instrucción o aviso, aplicado al terreno de lo ético. Es en el silo XVIII cuando se produce una lenta recuperación de su contenido inicial, primero como instrumento para la enseñanza y, posteriormente, como prueba o testimonio de un hecho pasado.
Posteriormente, el enfoque científico del documento como lo entendemos hoy se debe a las aportaciones, a finales del siglo XIX y principios del siglo XX, a Paul Otlet. Desde entonces hasta los últimos trabajos, todos los estudiosos coinciden al señalar que “todo documento es básicamente información registrada”^22. Nosotros a partir de esta simple aseveración, nos vamos a detener en otras dos definiciones para aportar nuevos matices:
• la primera de Amat Noguera, que destaca el elemento estático de
fijación de la información al soporte y concibe el documento como “todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte y que puede ser utilizado para consulta estudio o trabajo” 23 , destacando la funcionalidad esencial del documento, es decir, su utilidad.
• La segunda de Martínez Comeche, que subraya el elemento más
dinámico del documento, la información en el doble proceso informativo-documental, y que además atribuye al receptor (usuario) una predisposición también informativa que debe acercarse al documento con la intención exprese de obtener algún conocimiento de él. Propone la definición de documento como “todo mensaje, icónico o simbólico, incorporado a un soporte permanente y empleado con una finalidad informativa” 24.
De este modo, el concepto de documento amplía con creces las posibilidades de estudio, tradicionalmente restringidas a los materiales librarios, y ofrece una variada tipología.
(^21) Reseñamos en este epígrafe el texto de F. Pastor Ruiz: “Las fuentes de
información documental (I)”, en Curso de Documentación Informativa, Navarra: Newbok Ediciones, 1999, pags. 123-125. (^22) Martínez Comeche, J.A.: Teoría de la información documental y de las instituciones
documentales, Madrid: Síntesis, 1995, pag. 87. (^23) Amat Noguera, N.: , 1989, pag. 19. (^24) Martínez Comeche, Op. Cit. pag. 90.
• Componentes físicos o materiales: los documentos se asientan en una
determinada clase de soporte material y ofrecen, por consiguiente, cualidades de peso, tamaño, sustancia material, etc., que son determinantes a la hora de establecer las condiciones de utilización y de conservación de los mismos e incluso su propia localización en las distintas unidades documentales.
• Componentes formales: Los documentos adquieren una estructura o forma
de registro. La materia básica que los sustenta se dispone de una cierta manera, por ejemplo: grabando sobre piedra, dando forma gráfica con la tinta, digitalizando datos en un ordenador, etc., con el objeto de mostrar un contenido, de adquirir un sentido, de tener un significado, de transmitir un conocimiento.
• Componentes semánticos o conceptuales: todos los documentos
proporcionan un significado. El elemento información es el más importante de los que constituyen un documento. Los sistemas documentales generan transformaciones de datos originales, formando el discurso de la información documental, generando diversos tipos de mensajes informativo- documentales.
La teoría documental registra diversas clasificaciones del documento en función de diferentes criterios. El enfoque más clásico adopta estos tres componentes diferenciadores.
2.2.3.- Tipologías documentales^27.
En este epígrafe trataremos las clasificaciones de los documentos más extendidas por los estudiosos: según la naturaleza; según la estructura; y según el mensaje o nivel informativo. Hay que señalar el carácter no excluyente de una tipología respecto a otra y, especialmente, la evolución tecnológica que contribuye a difuminar, cada vez más, los límites entre distintas categorías.
2.2.3.1.- Según la naturaleza o soporte que sustenta la información. Es posible diferenciar entre:
• Documentos en papel como: libro, revista, folleto, mapa, manuscrito, carta,
informe, fotografía.
• Documentos en película o soporte químico fotosensible como: materiales
audiovisuales, fílmicos, microfilm, microfichas.
• Documentos en soporte magnético como: cintas de video, casetes, discos de
ordenador.
• Documentos en soporte plástico: transparencias, discos de vinilo.
• Documentos en soporte óptico como: discos ópticos, video discos.
• Documentos en otros soportes como: lienzo, piedra, madera metal.
2.2.3.2.- Según la estructura o los componentes formales el documento puede ser:
Documentos textuales. Presenta la información de manera escrita. Necesita un conocimiento del sistema ordinario de lectura, y se lee directamente sin necesidad de ninguna herramienta intermediaria. Citamos algunos como: libros, publicaciones periódocas, documentos administrativos, bibliografías...
(^27) Para este punto se utilizan los trabajos de Pastor Ruiz y Martín Vega, citados
anteriormente.
Documentos especiales^28. Puede incluir una parte de texto pero su información esencial aparece con otro tipo de signos. Su estructura es muy variada ya que depende de la naturaleza del soporte. Debe verse, oírse o manipularse y a veces precisa de un lector que sirva de intermediario. Podemos diferenciar los siguientes:
• Iconográficos: documentos librarios o no librarios como las diapositivas, que
representan imágenes gráficas: fotografías, cuadros, mapas, planos, partituras, gráficos...
• Plásticos: presentan en general objetos moldeables como: esculturas,
maquetas...
• Sonoros: documentos cuya información se transmite normalmente a través
de instrumentos sonoros como: discos, cintas grabadas...
• Mixtos: reúnen las mismas informaciones bajo diversos tipos de formas en
un solo documento como: libro-discos, libro-casete, conjuntos pedagógicos...
• Audiovisuales: son documentos mixtos, caracterizados por la combinación
de sonidos e imágenes, como: películas, videodiscos...
• Informáticos: documentos que utilizan sistemas electrónicos para la
realización de la lectura mediante procedimientos óptico-magnéticos. Estos documentos conservan y transmiten al menos tres clases de signos: textuales, sonoros y gráficos.
2.2.3.3.- Según el grado de elaboración del mensaje: primarios, secundarios y terciarios.
El documento también presenta esta tipología que se establece en función del contenido. Así, los documentos primarios son los que aportan información original; los documentos secundarios son los productos documentales que sirven de referencia para la localización de datos o documentos originales; y los terciarios son documentos híbridos.
2.2.3.3.1- Documentos primarios. Se consideran primarios todos los documentos cuya información finalice en ellos mismos, o lo que es igual, no remita a otros documentos. Se trata de instrumentos informativos de primer orden que ofrecen la información en su estado originario. Entre los documentos primarios más frecuentes se encuentran:
1.- DOCUMENTOS LIBRARIOS UNITARIOS
1.1.- MONOGRAFÍAS: libro de Ciencia y Tecnología, libro de Ciencias Sociales, libro de Humanidades.
1.2.- LITERATURA GRIS^29
1.2.1.- ACTAS DE CONGRESOS
1.2.2.- CUADERNOS DE TRABAJOS
1.2.3.- INFORMES: científico; confidencial; divulgativo, interno; técnico.
(^28) También llamados No Textuales. Nosotros seguimos la clasificación de Martín
Vega. También para los ejemplos de los documentos de los epígrafes posteriores vamos a utilizar “la relación de clases de documentos” que hace este autor en su trabajo Fuentes de Información General, Gijón: Ediciones TREA, S.L., 1995, pags. 61-67. (^29) Se entiende por Literatura gris a las publicaciones no convencionales, es decir, al
conjunto de documentos que no se publican y distribuyen a través de los canales habituales, por lo que son difíciles de localizar, identificar y obtener.
Entre los documentos secundarios más frecuentes se encuentran las Bibliografías : lista de asientos bibliográficos que contienen los elementos necesarios para describir e identificar unívocamente los correspondientes documentos primarios; los Boletines : consisten también en una relación de referencias bibliográficas de documentos primarios, pero se publican periódicamente y sus contenidos suelen ser carácter especializado; los Catálogos : principalmente es una lista de todos los documentos que se conservan en una unidad de información, presentados en un orden específico, aunque también están los catálogos comerciales que son listas de productos fabricados o distribuidos por una empresa; y los Índices : son productos, sobre todo, de elaboración totalmente automatizada, que sirven para recuperar información de forma rápida a través de un dato descriptivo (palabra de título, autor, materia...) y nos remiten a la referencia bibliográfica. Todos estos documentos secundarios pueden considerarse tanto impresos como no impresos. Veamos ejemplos de los documentos secundarios más relevantes:
1.- MATERAL IMPRESO.
1.1.- BIBLIOGRAFÍA
1.1.1.- BIBLIOGRAFÍA ESPECIAL: de incunables; de libros más vendidos; de manuscritos; de publicaciones especiales; de tesis doctorales; etc. 1.1.2.- BIBLIOGRAFÍA ESPECIALIZADA: bibliografía crítica; bibliografía descriptiva; bibliografía retrospectiva; etc. 1.1.3.- BIBLIOGRAFÍA INTERNACIONAL 1.1.4.- BIBLIOGRAFÍA LOCAL O REGIONAL 1.1.5.- REPERTORIOS INSTITUCIONALES O COMERCIALES: repertorio comercial; repertorio de distribuidor; catálogo de editor; catálogo de subasta; etc. 1.1.6.- BIBLIOGRAFÍA NACIONAL: Bibliografía nacional oficial y Bibliografía nacional comercial.
1.2.- BOLETÍN
1.2.1.- BOLETÍN BIBLIOGRÁFICO: boletín alfabético, cronológico o sistemático. 1.2.2.- BOLETÍN DE ÍNDICES 1.2.3.- BOLETÍN DE RESÚMENES 1.2.4.- BOLETÍN DE SUMARIOS
1.3.- CATÁLOGO
1.3.1.- CATÁLOGO ALFABÉTICO: de autor, de materias, de títulos. 1.3.2.- CATÁLOGO COLECTIVO 1.3.3.- CATÁLOGO COMERCIAL
1.4.- ÍNDICE AUXILIAR
1.4.1.- ÍNDICE DE AUTORES
1.4.2.- ÍNDICE DE MATERIAS
1.4.3.- ÍNDICE HEMEROGRÁFICO
1.4.4.- ÍNDICE DE LIBROS
1.4.5.- ÍNDICE DE TÍTULOS
2.- MATERIAL NO IMPRESO
2.1.- BASES DE DATOS REFERENCIAL
2.2.- CATÁLOGO AUTOMATIZADO (OPAC) : se conocen por OPAC principalmente los catálogos automatizados de las bibliotecas u otras unidades documentales.
2.3.- ÍNDICE AUTOMATIZADO
2.3.1.- ÍNDICE KWIC: son índices permutados de títulos, ordenados alfabéticamente por cada una de las palabras del título. 2.3.2.- ÍNDICE KWOC: se trata de un índice alfabético de las palabras contenidas en los títulos y bajo cada una de éstas se colocan los títulos que las contienen. 2.3.3.- ÍNDICE DE CITAS: es un índice de autor con características especiales, ya que no solo aparece con cad autor la lista de documentos publicados por él sino que se añade a cada referencia la lista de documentos que han citado ese documento.
2.2.3.3.3 .- Documentos terciarios. Se consideran terciarios a los documentos híbridos que proceden del tratamiento de la información secundaria y, a veces, de la primaria. Este colectivo de fuentes está sometido a discusión por los estudiosos del tema. Entre los distintos puntos de vista elegimos el de Coll-Vinet y Bernal para los que un documento terciario no es necesariamente la condensación de un documento secundario, como la bibliografía de bibliografías, sino un documento “sui generis” en el que se refleja el resultado operaciones diversas tales como reunir y extractar datos procedentes de fuentes muy variadas y realizar con ellos una síntesis con la cual condensan en un solo documento un buen número de informaciones dispersas sobre un tema o una cuestión concreta facilitando una visión de conjunto del mismo como, por ejemplo, las estadísticas. Entre los documentos terciarios citados más frecuentes por los estudiosos del tema se encuentran las bibliografías de bibliografías, las bibliografías de repertorios, las clasificaciones, las estadísticas, y las terminologías y léxicos.
2.3.- UNIDADES DE INFORMACIÓN: CLASES, CARACTERÍSTICAS Y
FUNCIONES^31
2.3.1.- Concepto de unidad de información.
El concepto de unidad de información o institución documental está ligado al de su funcionalidad, es decir, bajo este término se define la entidad intermediaria entre la información y el usuario, sin la cual no sería posible la difusión de la documentación que custodia, cuestión que exige la puesta en marcha de todas las operaciones propias del proceso informativo-documental:
• Incorporación de la documentación al fondo y formación de los depósitos
documentales.
• Tratamiento de la documentación: identificación, ordenación y descripción
de su contenido
• Difusión de la documentación y reutilización de la información documental
En esta línea podríamos definir la unidad de información, englobando los tres tipos principales de instituciones documentales que existen en la actualidad: archivos, bibliotecas y centros de documentación, como el “organismo que recopila y trata documentos con el fin de difundir información documental” 32.
(^31) Para este punto se han utilizado los estudios de Martínez Comeche: Teoría de la
información documental y las instituciones documentales, Madrid: Síntesis, 1995, 182 pags.; y de Muñoz Cruz: “Gestión y Planificación de Sistemas y Servicios de Información” en García Gutiérrez (ed.), 1999. (^32) Martínez Comeche, Op. Cit. pag. 123.
Si nos atenemos a los dos rasgos aludidos anteriormente, podríamos señalar estas características del archivo:
• En cuanto a la función documental: el archivo atiende primordialmente a la
organización física de la documentación acumulada conforma a un sistema de clasificación impuesto normalmente por el tipo de actividad que la ha generado. De hecho, se puede decir que, el documento de archivo carece de sentido cuando es extraído del conjunto al que pertenece.
• En lo relativo a la naturaleza de los documentos el carácter serial es
primordial. Es decir, el orden natural o “principio de procedencia” es una característica inherente al documento de archivo: cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y en este fondo en su lugar de origen. La documentación de archivo está limitada a la generada y recibida por una institución o persona en el ejercicio de sus funciones administrativas, legales, jurídicas, etc., y en general, a la recibida y generada de forma espontánea por las actividades de cualquier índole que realiza un organismo o persona: de carácter profesional, económica, privada...
2.3.2.2.- Biblioteca: concepto, origen y características.
Junto con el archivo, se sitúa dentro del grupo de unidades especializadas en la conservación y suministro de todo tipo de documentos primarios. Su objetivo prioritario es la difusión de los documentos que reúnen y custodian.
Siguiendo la definición de la UNESCO una Biblioteca es una “colección organizada de libros y publicaciones periódicas impresas y de otros documentos, gráficos y audiovisuales y sonoros, servida por un personal encargado de facilitar el uso de ella por los lectores par su información, investigación, enseñanza y recreo”. Lo que distingue esencialmente una biblioteca es la naturaleza de la documentación incluida en sus fondos, es decir, el origen artificial de la formación del depósito conforme a criterios externos al propio material.
Respecto a su origen las bibliotecas están ligadas a las primeras instituciones archivísticas de Siria. No obstante, con el progreso literario y científico alcanzan su propio estatus, así, hay que citar la existencia de importantes bibliotecas privadas en el apogeo cultural de los s. V y IV a.C. en Grecia, y el caso de la Biblioteca de Alejandría (Egipto), fundada por los griegos como centro de erudición del mundo helenístico, dedicada al estudio y la investigación. Más tarde destaca la creación de las primeras bibliotecas públicas por la Roma Imperial: se sabe que la ciudad de Roma en el s.IV disponía de veintiocho bibliotecas públicas. Éstas bibliotecas con el cristianismo experimental un cambio radical. Las instituciones cristianas son de carácter privado, restringidas al clero, no con la finalidad primordial de difundir, sino de conservar las escrituras en su más puro estado. Un nuevo cambio se produce en el s.XIII, con el auge de las universidades en Europa, y surgen las bibliotecas universitarias con importancia de los contenidos técnicos y humanísticos.
El descubrimiento de la imprenta, en el s.XV, genera unos importantes efectos sociales tales como la aceptación de las lenguas vernáculas, la multiplicación de corrientes de pensamiento dispares, el progreso científico o el aumento de los niveles de alfabetización, conducirá a un desarrollo imparable hasta nuestros días de las unidades de información, destacando la aparición en el s.XX de las bibliotecas especializadas, que surgen ante la imposibilidad por parte de las de carácter general de adquirir y conservar todo lo publicado, debido fundamentalmente al progreso técnico y científico que ha multiplicado exponencialmente la producción bibliográfica.
Por último destacar que el impacto de las tecnologías de la información ha sido muy espectacular en el campo bibliotecario. A partir de la introducción en la década de los ochenta de los catálogos automatizados de acceso público, muchas bibliotecas se han ido configurando en bibliotecas electrónicas a medida que iban implementando nuevas tecnologías.
Resumamos los dos aspectos que caracterizan la biblioteca:
• En lo que se refiere a la función documental, la biblioteca se fija como
objetivo primordial la incorporación a su fondo de una documentación específica y pertinente en relación con las necesidades de sus usuarios para la difusión de la misma mediante la descripción física de los documentos y, a veces, algunas indicaciones sobre el tema principal y los contenidos.
• En cuanto a la naturaleza de los documentos de biblioteca, éstos se
entienden como recopilación voluntaria y deliberada de unos fondos concretos con vista a su utilización por parte de los usuarios reales o potenciales.
2.3.2.3.- Centro de documentación: concepto, origen y características.
El centro de documentación estaría en un segundo grupo de instituciones documentales, diferente al archivo y a la biblioteca, centradas en el análisis de los contenidos de los documentos y en su difusión. Son considerados las unidades por excelencia de difusión documental. Estas unidades identifican con la mayor precisión la información que puede ser útil a sus usuarios, ayudándoles a encontrar los documentos demandados o facilitándoles ellos mismos la información que requieren, e incluso adelantándose a sus propias demandas o necesidades informativas.
En un centro de documentación, por tanto, la conservación de una documentación ya no es un fin en sí misma, el acento se pone en que llegue al público un fondo especializado (de hecho la mayoría de este tipo de unidades se centran en parcelas muy concretas de contenidos). En cambio, estas unidades han de cumplir con una prioridad singular las tareas de seleccionar documentación, clasificarla, y resumirla, para transmitirla con rapidez y eficacia a los interesados.
En efecto, podemos definir el centro de documentación como el lugar donde se transforma una información de entrada en una de salida preparada para satisfacer las necesidades informativas de un usuario por medio de un conjunto de personas, máquinas y procedimientos.
Por su parte el surgimiento de los centros de documentación es relativamente reciente: en primer centro de documentación considerado como tal es el Instituto Internacional de Bibliografñia, fundado por Paul Otlet en 1893. A lo largo del s.XX y como fruto de las aportaciones teórico-prácticas y, sobre todo, el avance del marco tecnológico, sistimos a la creación de centros de documentación especialmente a partir de la II Guerra Mundial^36.
Podemos resumir las notas esenciales que distinguen los centros de documentación:
• Son instituciones documentales en los que preponderan el análisis de la
documentación, tanto en lo relativo a su identificación física como a su
(^36) La evolución de los centros de documentación es la evolución de la propia
disciplina documental que hemos visto en el primer punto de esta unidad didáctica.
