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Tema 1 Tecnologías de la información y de la
documentación. Concepto de documentación y
de documentación informativa.
Sociedad de la información.
Según Manuel Castells define sociedad de la información como aquella comunidad que utiliza exclusivamente y de forma optimizada las oportunidades que ofrecen las TIC como medio para el desarrollo personal y profesional de sus ciudadanos miembros. Por tanto, la revolución tecnológica, las nuevas formas globales de comunicación , los intercambios comerciales, así como el paso de modelo analógico al digital han introducido cambios sustanciales en la forma de vivir, comunicarse, relacionarse e incluso de pensar.
¿Cuáles son los pilares básicos sobre los que se apoya la sociedad de la
información?
Tres principales:
- La informática.
- Las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación.
- El teletrabajo De esta forma la cambiante sociedad actual denominada sociedad de la información se caracteriza por los continuos avances científicos y por la tendencia a la globalización económica y cultural. Ademas se cuenta con una globalización masiva de la información, la telemática y los medios audiovisuales de comunicación en todos los estamentos sociales.
¿Cuáles son las distintas maneras de denominar a esta sociedad de la
información?
Tres formas:
- Sociedad del conocimiento, enfatizando así la importancia de la elaboración del conocimiento a partir de la información disponible.
- Sociedad del aprendizaje que alude a la necesidad de una formación continua para poder afrontar los constantes cambios sociales.
- Sociedad de la inteligencia potenciada a través de las redes.
Características de la sociedad de la información:
- Omnipresencia de los medios de comunicación y de las tecnologías de la información y la comunicación que generan nuevos lenguajes audiovisuales en la sociedad.
- Sobreabundancia de información disponible a nuestro alcance. Cada vez resulta más fácil acceder a todo tipo de información desde distintos medios; los difícil es discernir la información relevante de la información que no lo es. Por tanto resulta complicado seleccionar en cada caso la información más adecuada debido a la sobreabundancia de datos.
- Continuos avances científicos y tecnológicos en todos los campos del saber. La sociedad de la información está sustentada por la globalización cultural y económica, y por una creciente libertad de movimiento de todo tipo: personas, capitales, mercancías y, sobre todo, información. Cada vez son mas los profesionales que exigen frecuentes desplazamientos por los distintos países y, consecuentemente, se necesita el conocimiento de idiomas: inglés, francés, alemán; y en lo últimos tiempos debido a la globalización económica, chino, ruso y árabe.
- El desarrollo de nuevos entornos laborales con nuevas tecnologías revolucionan la organización, los entornos laborales y abren posibilidades al teletrabajo.
Ventajas de las TIC
- Fácil acceso a una gran cantidad de información.
- Proceso válido y fiable de todo tipo de datos.
- Canales de comunicación inmediata e interacción con el usuario.
- Capacidad de almacenamiento.
- Automatización de los trabajos.
- Digitalización de toda la información.
Desventajas de las TIC
- Problemas técnicos.
- Falta de formación del personal.
- Problemas de seguridad.
- Barreras culturales.
- Presencia de barreras económicas.
mantenimiento del fondo bibliográfico, su organización y clasificación para su uso. En este sentido hay que destacar la naturaleza de los fondos bibliográficos que vendrá determinada por los objetivos y el público al que va dirigido. Distinguimos diversos tipos de bibliotecas:
- Bibliotecas nacionales que contienen la producción bibliográfica editada en un país.
- Bibliotecas universitarias, que contribuyen al desarrollo de la enseñanza y la investigación, y contienen fondos bibliográficos de todas las materias.
- Bibliotecas de investigación, que pertenecen a una institución o grupo de investigación y contienen fondos bibliográficos relativos a la institución en la que se encuentran.
- Bibliotecas especializadas, que contienen fondos bibliográficos que abarcan áreas concretas del conocimiento. La mayor biblioteca del mundo es la Biblioteca del Congreso de Washington fundada en 1800 por el presidente John Adams por motivo del traslado de la capital de Filadelfia a Washington, y contiene 138 millones de documentos. En España la biblioteca más importante es la Biblioteca Nacional conocida por sus siglas BNE y fundada por Felipe V en 1712. Esta biblioteca fundamentalmente realiza una labor de conservación del patrimonio bibliográfico español.
- Los archivos son un conjunto de documentos que produce una persona o institución en el curso de su actividad. Se puede dividir en:
- Archivos públicos: los estatales y los autonómicos.
- Archivos privados: los eclesiásticos y particulares.
- Las hemerotecas : alberga una colección de publicaciones periódicas y estan compuestas por colecciones de periódicos originales.
- (^) La mediateca : colección de documentos audiovisuales. Distinguimos varios tipos de mediateca.
- Las fototecas: colección de material fotográfico.
- Las filmotecas: colección de material audiovisual en formato cine.
- Las videotecas: colección de material audiovisual en formato video.
- Las vincacoteca: colección de materiales artisticos que pueden ser públicos o privados.
- La cartoteca: es una colección de atlas, mapas y planos. Debido a su ubicación las hemerotecas y cartotecas suelen estar incluidas
como sección independientes de una biblioteca. Por ejemplo: la cartoteca de la Universidad Autónoma de Madrid.
- Los centros de documentación albergan documentos secundarios, es decir, aquellos que surgen como resultado de las operaciones de análisis documental. Por tanto ofrecen información formal y de contenido sobre los documentos originales. Tipologías de centros de documentación: - (^) Centros de documentación científica general, ofrecen referencias de publicaciones científicas relacionadas con todas las áreas de conocimiento. Por ejemplo: CSIC (Consejo Superior de Investigación Científica). - Centros de documentación científica especializada, suele estar adscritos a organismos de investigación y enseñanza. Por ejemplo: el CEYDE, adscrito a la universidad Politécnica de Madrid, que recibe toda la documentación que publican las comunidades europeas. - (^) Centros de documentación cultural, suelen estar adscritos a organismos o instituciones relacionadas con actividades culturales o artísticas (artes escénicas, música, danza, teatro). Por ejemplo: centro de documentación INAEM (Instituto Nacional de Artes Escénicas y de la Música). - Centros de documentación de las empresas informativas, pueden ser de radio, televisión, prensa y agencias de noticias. Suelen estar ubicadas en las propias instalaciones de los medios informativos. Por ejemplo: centro de documentación de la agencia EFE.
Las tipologías documentales
La ciencia documental establece cuatro tipologías de documentos a partir de la accesibilidad a sus contenidos:
- Documentos primarios: contienen información nueva y original que no ha sido sometida a ningún tipo de tratamiento posterior (condensación, selección o interpretación). Son documentos primarios los libros o monografías, las publicaciones en series (periódicas y revistas) y la denominada literatura gris compuesta por actas de congresos y tesis doctrinales.
- Documentos secundarios: son fruto de las operaciones que componen el análisis documental (descripción bibliográfica, catalogación, indización y resumen). Son documentos secundarios, entre otros, los catálogos de bibliotecas, las bibliografías comerciales, las bibliografías especializadas y los índices de las publicaciones periódicas.
- Documentos terciarios: son listados de referencias de documentos secundarios. Por ejemplo: guías de bases de datos.
El término catálogo que en su sentido más amplio se refiere a la enumeración descriptiva de los documentos existentes en algún lugar, la característica común es la localización (biblioteca, archivo, editorial, librería o exposición bibliográfica). De todos ellos hay que destacar dos tipos principales:
- Los catálogos de biblioteca recogen las descripciones elaboradas según el sistema de clasificación CDU (clasificación decimal universal) de los asientos bibliográficos de aquellos documentos depositados en una o varias bibliotecas con la indicación del lugar que ocupa en ellas. Por tanto suponen la forma de acceder a los fondos de este tipo de unidades de información.
- Los catálogos comerciales ofrecen el inventario de las obras que una editorial o librería tienen a la venta. De esta forma para un buen fin acerca de las búsquedas de información. Los recursos documentales más importantes son los catálogos, las portadas de revistas y las bases de datos bibliográficas.
La formación académica del documentalista
En 1856 se crea la escuela de diplomática y se incorporan las enseñanzas de bibliografía a la entonces denominada Universidad Central de Madrid. En 1915 se crea la escuela de Bibliotecarias en Barcelona. En 1943 se crea la escuela de estudios auxiliares de la investigación en el CSIS (Consejo Superior de Investigaciones Científicas). En 1947 se crea la escuela de técnicas de archivo, bibliotecas y museos adscrita a la Universidad Central de Madrid. En 1952 se crean los cursos de la dirección general de archivos y bibliotecas impartidos en la BNE (Biblioteca Nacional de España). En 1964 se crea la escuela de documentalistas. En 1967 se funda la escuela de bibliotecarias de la Universidad de Navarra. En 1975 la Facultad de Ciencias de la Información introduce la asignatura de documentación informativa en sus planes de estudio. En 1978 se constituye el departamento de biblioteconomía y documentación bajo la dirección de Don José López Yepes, primer catedrático de documentación en la Universidad Española. En 1980 se crea el Centro de Estudios Bibliográficos y Documentales que aglutina todos los estudios oficiales dependientes de la Dirección General de Archivos y Bibliotecas hasta su extinción en 1985. En 1986 se crean los módulos profesionales de los que surgen las técnicas especialistas en biblioteconomía, documentación y archivística.
En 1991 se crea, por Real Decreto, el título universitario oficial de diplomado en biblioteconomía y documentación de tres cursos de duración. Un año más tarde, en 1992, se crea la titulación de licenciado en documentación de solo segundo ciclo a la que podían acceder los diplomados en biblioteconomía y documentación y diplomados en otras carreras. Esta licenciatura se empezó a impartirse entre otras universidades en la de Salamanca, Granada, Carlos III, Extremadura, Universidad de Alcalá, Murcia y la Universidad Oberta de Barcelona. Posteriormente la escuela de biblioteconomía y documentación se transforma en facultades para albergar los estudios de documentación excepto en el caso de la Universidad Politécnica de Valencia cuyos estudios de documentación quedan adscritos a la facultad de informática de esta universidad. Seguidamente en el curso 2005/06 la universidad Carlos III incluye en su oferta académica una doble titulación de ingeniería en informática y licenciado en documentación que no tiene éxito, y solamente se gradúa una única promoción. En 2008 finalmente con la implantación de Bolonia se crea el título oficial de grado en información y documentación de cuatro cursos y 240 ETCS impartidos entre otras universidades como la Universidad Complutense, Salamanca, Granada, Zaragoza, Coruña, etc.
- Sistemas de gestión de bases de datos: conocidos por las siglas S.G.B.D. Son programas informáticos capaces de operar con dichos datos.
- Las bases de datos: son aplicaciones documentales que incluyen un conjunto de datos jerarquizados según unos criterios determinados.
Tipos de sistemas de gestión de bases de datos
- Los sistemas de gestión de bases de datos relacionales , conocidos por las siglas S.G.B.D.R. Son programas muy útiles para gestionar documentos de tipo administrativo. Se caracterizan porque la información está muy estructurada. Ej: tablas y códigos postales de España.
- Sistema de recuperación de información , conocidos por las siglas S.R.I. Son sistemas centrados en la recuperación de información más que en la recuperación de datos. Están compuestos por programas orientados a solucionar la gestión de documentos de tipo científico-técnico y, también, la mayoría de los documentos de prensa. Su recuperación se basa en la creación de ficheros compuestos por índices. Igualmente, disponen de un lenguaje de recuperación muy versátil y potente.
- Sistemas de gestión electrónica de documentos , conocidos por las siglas S.G.E.D. Son programas que permiten gestionar tanto referencias como reproducciones de cada uno de los documentos analizados. La base lógica es un sistema de gestión de bases de datos relacionales o un sistema de gestión documental encargado de gestionar las referencias de los documentos digitalizados. Por lo que respecta a las reglas gramaticales en los lenguajes de interrogación están constituidos por distintos operadores.
- Operadores lógicos o booleanos. Son tres: AND/Y, OR/O, NOT/NO
- Operadores posicionales. Son dos: CERCA DE/NEAR, busca una palabra próxima a otra; adyacencia, busca una palabra junto a otra pero sin tener ningún en medio.
- Operadores relacionales. Se utilizan para busca datos. Ej: =, <,>, etc.
- Operadores truncamiento. Consiste en sustituir una letra de una palabra por un símbolo que, normalmente, suele ser un asterisco (). Ej: Banc (Recuperará todos los derivados de esa palabra).
TEMA 3. La documentación en prensa: el caso del diario ABC Diariamente, llegan a la redacción de ABC, aproximadamente, 6500 imágenes y 15000 teletipos. Toda la información se almacena en un repositorio que permite su comunicación con todo el sistema editorial. Para poder acometer la principal tarea de un medio, esta es la jerarquización de la informacion, la base es contar con una agenda lo mas completa posible. Es un instrumento comodo y eficaz, pero cualquier medio de calidad que se precie debe mantener una agenda propia, en la que, al seguimiento de las noticias mas o menos previsibles, se añaden aquellos asuntos propios, si son exclusivos mucho mejor, que marquen la diferencia con otros medios. La agenda es elaborada y coordinada en la redacción del periódico y, en ella participan todos los redactores jefe de las diferentes secciones. De esta forma, desde el punto de vista organizativo, existen 2 reuniones importantes diarias: la primera, hacia las 11. h, en la que los responsables de cada una de las secciones actualizan la agenda de previsiones propias que marcará la jornada; la segunda, se celebra a las 18.00h y en ella se comienza a trabajar en la portada y las fotografías que marcará la actualidad del día siguiente. El servicio de Documentación del periódico depende de la subdirección de información y está integrado plenamente en el organigrama del diario. Lo primero es testar el sistema editorial, se conecta la base de datos y se comprueba que la extracción de contenidos de la edición en papel de todas las ediciones ha entrado de forma correcta en nuestro archivo digital. Se consulta el correo electronico y se analizan las peticiones recibidas en la base de datos por todos los usuarios. Ademas, se contempla el estado de los proyectos que el departamento tiene en marcha, de manera prioritaria, la integración de las redacciones de papel e Internet y el proyecto ABCFOTO. La hemeroteca digital de ABC, abrió en septiembre de 2009 con gran aceptación. Por otra parte, el proyecto ABC foto contiene el archivo fotográfico del periódico y cada fotografía debe ser documentada, catalogada y valorada, por ejemplo, si se publican 2 imágenes de una entrevista, al menos se habrán realizado 8 o 10 fotografías que quedan almacenadas en el archivo para su posterior uso. Estas imágenes, denominadas de “producción propia”, también se catalogan y reciben el mismo tratamiento que las publicadas. A las once de la mañana el responsable del departamento de archivo y documentacion asiste a la reunión de redacción para poder ajustar los trabajos del día a las necesidades editoriales. Una de las funciones es poner en valor las noticias y ayudar a comprender mejor los hechos al relacionarlos en el tiempo o en el espacio.
TEMA 4. La documentación en radio
Características de la información sonora en los documentos
audiovisuales
- Narran el ambiente de una situación.
- Sirven de fondo para la información.
- Subrayan una acción, un hecho o una declaración.
- Valoran con redundancia la palabra o la música.
- Sustituyen la palabra por otro tipo de sonido. Un sonido puede evocar una persona, una situación, un lugar etc.
- Aumentan el clima en una situación determinada.
- Fijan y concretan una situación.
Funciones de la documentación sonora en radio
- El suministro de información.
- La conservación patrimonial.
- El control de la gestión de la información sonora es tan importante como la audiovisual, sirviendo de fórmula para la mejor presentación y optimización de los recursos.
El servicio de documentación sonoro
Al igual que en otros medios de documentación, es imprescindible por su contribución a la práctica periodística, empresarial y de investigación. El archivo de radio constituye la memoria de muchos años de historia de un país, ofreciendo a futuras generaciones unas fuentes de información de suma importancia. Los fondos de las fonotecas de radio están constituidos por las siguientes tipologías documentales:
- Colección de grabaciones propias, musicales o no, originales y, por tanto, no comerciales
- Copias de grabaciones originales conservadas en otras instituciones nacionales o internacionales.
- Selección de programas completos.
- Colección de emisiones en directo.
- Amplia colección de ediciones sonoras comerciales de distintos ámbitos. Los fondos de los servicios de documentación sonora provienen, fundamentalmente, de dos áreas:
- La propia actividad radiodifusora del medio, es decir, la producción propia.
- La adquisición de fondo, es decir, la producción externa.
Fases del tratamiento documental sonoro
- La audición completa del documento. Es necesario escuchar por completo el “corte” sonoro, en su totalidad, especialmente cuando se está analizando palabras y efectos.
- El análisis formal del documento sonoro.
- El análisis de contenido de la información.
- Descripción y confección del registro documental sonoro.
- Validación del registro documental previo a su inclusión definitiva en la base de datos.
- Conversión del registro documental en registro informático mediante su inclusión en la base de datos.
Normas de Documentación Sonora:
Las mejores normas que se han publicado hasta ahora en España, totalmente adaptadas para las necesidades de los medios de comunicación sonoros, han sido las publicadas por Radio Nacional de España En este sentido, RNE distingue distintas modalidades de sonidos en su base de datos y los divide en 7 categorías:
- Palabras: son documentos no musicales de carácter permanente.
- Temporal: son documentos informativos de actualidad no permanente.
- Dramáticos: son documentos literarios y de ficción.
- Efectos: compuesto por sintonías, anuncios publicitarios y efectos de sonido.
- Música clásica , tanto de producción propia como adquirida. **6) Música ligera.
- Música tradicional.**
TEMA 6. Documentación para la imagen en
movimiento
López Hernández define documentación audiovisual aquel soporte material perdurable en el que por medio de los códigos visual y sonoro se transmiten intencionadamente una información con el fin de que se difunda y perdure en la memoria de la humanidad.
Fases del proceso documental de la información audiovisual
- Análisis sintético analítico : distinguimos 2 clases diferentes de utilización:
- (^) Documento en su conjunto.
- (^) Alguna de sus unidades significativas.
- Análisis secuencial : describe cada una de las partes, elementos o informaciones que constituyen el contenido del documento, de forma que permita su identificación y recuperación.
- Análisis secuencial cronológico : presenta las informaciones en su orden natural.
- Análisis temático cronológico : se utiliza cuando el tema tratado aparece fragmentado a lo largo del contenido y es susceptible de ser agrupado.
- Análisis factual : se aplica a un determinado tipo de documentos que no permiten un análisis secuencial, pero sí una recogida exhaustiva de datos y situaciones concretas.
Objetivos de los centro de documentación audiovisual
- Recopilar y transmitir mediante el análisis de las fuentes que ingresan en el centro, solamente aquella información que sirva para mejorar y activar el trabajo de sus profesionales.
- Facilitar en el menor tiempo posible toda la documentación que precisen los trabajadores del centro.
- Asesorar y servir de guía a los usuarios en la búsqueda de documentos que no formen parte del archivo propio del centro.
- Conservar estos documentos, tanto los adquiridos de forma externa, como los
producidos por el propio centro.
Características del patrimonio audiovisual
- Carácter mixto de los documentos, ya que son sonoros y visuales.
- Opacidad, lo que le hace ser dependiente de la tecnología para acceder al contenido y su recuperación.
- Los documentos presentan la multiformidad e incompatibilidad con otros formatos.
- Inestabilidad: los soportes son perecederos de la misma forma que su duración y contenido.
- Ofrecimiento de un servicio documental a sus clientes.
- Servir de asesoramiento de toda la información que entra en la agencia, se elabora y se difunde al exterior.
- Realización de un determinado servicio social, contribuyendo a la ampliación del Patrimonio documental español.
Pasos en la organización de un Servicio de Documentación de una
agencia de publicidad:
- (^) Determinación de los usuarios reales y potenciales.
- (^) Realización de un estudio bibliográfico y documental basado en un inventario de todos los documentos existentes y susceptibles de ser adquiridos por el Centro.
- (^) Adquisición de todo tipo de información útil para la agencia.
- (^) Determinación del sistema de tratamiento documental. Tipos de usuarios Los usuarios de este servicio de documentación serían por un lado los empleados de la agencia, por otro lado los actuales y futuros clientes o anunciantes de la agencia y, por último, las personas e instituciones colaboradoras de la agencia, por ejemplo, investigadores, instituciones, empresas, etc. La estructura del Centro de Documentación está en relación con las operaciones documentales que se realicen, y por ello, tendrá unidades técnicas como:
- (^) Selección, recuperación y adquisición. Se llevara a cabo por los canales habituales y teniendo en cuenta el doble origen (interno y externo)de los documentos
- (^) Tratamiento documental: incluye registro, catalogación y clasificación del fondo documental, así como la utilización de un Tesauro, lista de materia y catarros especializados. - (^) Difusión documental. Se define como un entidad estatal autónoma, cuyas funciones primordiales son las de investigar, enseñar y difundir socialmente sus conocimientos en materia de comunicación publicitaria sin nigua animo de lucro Los usuarios son miembros de la comunidad social (investigadores de la comunicación publicitaria, otras instituciones de estudio publicitario, agencias publicitarias, profesionales publicitarios) etc
El Instituto Nacional de Publicidad es un organismo Autónomo de la Secretaria General del Gobierno. Su finalidad se puede concretar en:
- (^) Investigación científica y técnica aplicada a la publicidad
- (^) Difusión entre profesionales y estudiosos de datos y resultados.
- (^) Realización de campañas publicitarias de utilidad social, promovidas por el Estado
- (^) Recopilación y difusión de datos sobre las inversiones publicitarias
- (^) Mantenimiento del Archivo Nacional de la publicidad, etc Funciones del Gabinete de Relaciones Publicas, Documentación y Difusión
- (^) Relación de organismo y entidades nacionales y extranjeras dedicadas a la publicidad.
- (^) Adquisición y selección de documentación nacional y extranjera, especialmente de publicidad.
- (^) Tratamiento documental de dicha documentación
- (^) Almacenamiento, búsqueda y recuperación y difusión de los fondos. Conforma esta definición las necesidades documentales de la comunicación cortitas y la publicidad se centran en:
- (^) Estrategias de comunicación : las campañas publicitarias necesita datos para conocer mejor el producto que se va a lanzar, para conocer las necesidades del consumidor o los motivos por los que este se decidirá por un producto o otro.
- (^) Investigación de mercado : se puede realizar por a propia agencia o bien conseguir datos pagando a una empresa dedicada a la gestión de la información
- (^) Apoyo a otros departamentos : El Servicio de Documentación apoyara a los departamentos de Producción, Creatividad, Marketing, Investigación, Planificación, etc.
- (^) Apoyo a la comunicación interna : Por ejemplo, decretos, normas , convenios, reglamentos internos etc - (^) Fuentes documentales:
- Publicaciones oficiales
- Estudios de producto y de mercado
- Las obras de consulta
