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MANUAL DE CONTABILIDAD BÁSICA.
1.- CONCEPTOS GENERALES
C onsiderando que la Contabilidad es una técnica que tiene como finalidad apoyar y optimizar los procesos de la Administración y de la Economía en una organización empresarial, su enseñanza requiere de objetivos claramente definidos y prácticos, factibles de aplicar con exacta precisión.
Es por este motivo, que el presente Manual, pretendiendo entregar contenidos básicos de la contabilidad, centrará su enseñanza en el material didáctico y participación del alumno en el desarrollo de situaciones y casos prácticos que deberá resolver, los que lógicamente estarán coordinados con los contenidos expresados en el programa de estudios presentado con anterioridad.
Se planteará en éste una pequeña reseña de los Objetivos, función y finalidad de la Contabilidad, para luego hacer un breve paso por la documentación mercantil y bancaria que son los documentos que registran los hechos económicos históricos ocurridos en la empresa y que se consolidan como la base de los registros contables elaborados posteriormente en los sistemas de contabilidad que llevará la institución.
Seguidamente, se entregarán los Conceptos de Contabilidad, y sus operaciones esenciales, desarrollando finalmente, registros de procesos contables básicos que conduzcan a la elaboración, análisis e interpretación de Estados Financieros, finales, como son los Estados de Resultados de una empresa.
DDEEFFIINNIICCIIÓÓNN
LA CONTABILIDAD es una técnica auxiliar de la Economía, cuya finalidad es apoyar los procesos en la Administración de una empresa de manera de aportarle eficiencia. La información que entrega sirve a los Ejecutivos para orientar la Toma de Decisiones con respecto al futuro de la organización. Es el arte de registrar, clasificar y sintetizar en forma significativa expresándolos en dinero los actos y las operaciones que tengan aunque sea parcialmente características financieras y de interpretar sus resultados.
FFUUNNCCIIOONNEESS
Históricas , se manifiesta por el registro cronológico de los hechos económicos que van apareciendo en la vida de la empresa Ejm: La anotación por orden de fechas de todos los cobros y pagos que se van realizando.
Estadística , es el reflejo de los hechos económicos en cantidades que dan una visión real de la forma como queda afectada la situación de la empresa Ejm: Ver el crecimiento de la empresa en cinco años.
Económica , estudia el proceso que se sigue para la obtención del producto Ejm: Costo – beneficio.
Financiera , analiza la obtención de los recursos, para hacer frente a los compromisos de la empresa Ejm: Ver con que dinero cuenta la empresa, conocer los plazos de cobros a clientes y compromisos de pago a acreedores.
Fiscal , es saber cómo le afecta las disposiciones fiscales, conocer todos los impuestos existentes Ejm: Iva, Renta, Impuesto único, etc.
Legal , conocer los artículos del código de comercio, código del trabajo y otras leyes que puedan afectar a la empresa para que la contabilidad refleje de manera legal el contenido de la actividad Ejm: Salud, AFP, etc.
OOBBJJEETTIIVVOO
Proporcionar una imagen numérica de la que en realidad sucede en la vida y en la actividad de la empresa, conocer el Patrimonio y sus modificaciones.
Proporcionar una base en cifras para orientar las actuaciones de gerencia en su toma de decisiones.
Proporcionar la justificación de la correcta gestión de los recursos de la empresa.
LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA
Dentro del macro-sistema “empresa” existen una variedad de Subsistemas de Información Administrativa, entre los cuales encontramos el Subsistema de Información Contable.
Recopilación de Datos: Facturas, Boletas C/vta., Notas de Débitos, Notas de Créditos, Depósitos, cheques, Letras, Comprobantes Ingreso, Compra y. Egreso.
Análisis y Clasificación de Operaciones realizadas.
Registro de las Operaciones
Preparación Estados Contables ( Balance General, Esta do de Resultados) Análisis Información Contable
Entrega Balance General, Estados de Resultados y Estado de Cambio en la Posición Financiera.
Trabajadores de la Empresa Nivel Gestión Nivel operativo Con el propósito de proyectar el desarrollo de la organización. Directivas Sindicales
- Servicio Impuestos Internos
- Superintendencia Bancos
- Superintendencia Valores y Seguros (controla Sociedades Anónimas)
- Acreedores, Accionistas, etc.
USUARIOS
SECTOR
INTERNO DE
EMPRESA
USUARIOS
SECTOR
EXTERNO
EMPRESA
PROCESO
CONTABLE
Corriente
de Entrada
Corriente
de Salida
7.- Devengado: La determinación de los resultados de operación y la posición financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.
8.- Realización: Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto “realizado” participa del concepto de devengado.
9.- Costo Histórico: El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción, adquisición o canje); salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de realización). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.
10.- Objetividad: Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente.
11.- Criterio Prudencial: La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la selección de la base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los estados financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un entendimiento del razonamiento que se aplicó.
12.- Significación o Importancia Relativa: Al ponderar la correcta aplicación de los principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable.
13.- Uniformidad: Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.
14.- Contenido de Fondo Sobre la Forma: La contabilidad pone énfasis en el contenido económico de los eventos aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento diferente.
15.- Dualidad Económica: La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y está constituida por: a) recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y b) las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de los diversos pasivos contraídos.
16.- Relación Fundamental de los Estados Financieros: Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre si.
17.- Objetivos Generales de la Información Financiera: La información financiera está destinada básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. También se presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada.
18.- Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos delante a que se refiere.
2.- INVENTARIOS
ECUACIÓN DEL INVENTARIO
Toda empresa se inicia con un inventario, denominado INVENTARIO INICIAL:
“Es un listado detallado de los bienes y deudas que posee el comerciante, y con los que empieza su actividad comercial”.
Está compuesto por ACTIVO, PASIVO y CAPITAL.
Fórmula de la igual del inventario es:
**Los bienes Lo que la empresa
- debe a sus dueños Lo que le deben**
Lo que debe a terceros
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL
Recordar El Capital aumenta con las utilidades; disminuye con las pérdidas.
Como el Capital no puede variar, se habilitan dos tipos de cuentas:
a) De pérdidas b) De ganancias.
3.- LA CUENTA
“Es una agrupación sistemática de los cargos y abonos relacionados a una persona o situación de la misma naturaleza, que se registran bajo un encabezamiento o título que los identifica.”
Ejemplo: Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrará en la cuenta llamada “Caja”. Los dineros que están depositados en el Banco, se registrarán en Cuenta Banco.”
TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS “CUENTAS”
Se representa por una T. Esquemática que tiene dos partes:
D DEEBBEE (^) yy (^) HHAABBEERR
Los que sólo son nombres convencionales para identificar izquierda y derecha.
DEBE BANCO DE CHILE HABER
Cargos 620 Abonos 85 180 120 60 114 Débitos..... 860 Créditos.. 319
CONCEPTOS
a) Las anotaciones registradas al Debe de la cuenta se llaman cargos.
b) Las anotaciones registradas al Haber de la cuenta se llaman abonos.
c) La suma de los cargos se llama: débitos
d) La suma de los abonos se llama: créditos
e) La diferencia entre débitos y créditos se llama saldo.
f) Cuando los débitos son mayores, se llama saldo deudor.
g) Cuando los créditos son mayores, se llama saldo acreedor
h) Cuando débitos y créditos son iguales, se dice que la cuenta está saldada
TECNICISMO Y “CLASIFICACIÓN” DE LAS CUENTAS
DEBE ACTIVO HABER DEBE PASIVO HABER
Cargos Abonos Cargos Abonos ( + ) ( - ) ( - ) ( + )
DEBE CUENTAS DE RESULTADO HABER
Cargos Abonos Pérdidas Ganancias a) Cuentas de Activo Cuando aumentan, se cargan, Cuando disminuyen, se abonan.
b) Cuentas de Pasivo Cuando disminuyen se cargan Cuando aumentan, se abonan.
c) Cuentas de Resultado Cuando hay pérdidas, se cargan Cuando hay ganancias, se abonan
GANANCIAS > PÉRDIDAS = UTILIDAD DEL EJERCICIO
GANANCIAS < PÉRDIDAS = PÉRDIDAS DEL EJERCICIO
TIPOS DE CUENTAS
Cuentas de activo Cuentas de pasivo
Caja Proveedores Banco (Cta.Cte.) Acreedores Letras por Cobrar Letras por Pagar Terrenos Cuentas por Pagar Bienes Raíces Instituciones de Previsión por pagar Herramientas Préstamo Bancario Muebles y Útiles Impuestos por Pagar
R Reeqquuiissiittooss ddeell PPllaann ddee CCuueennttaass
Debe ser amplio, de manera de abarcar todas las actividades de la empresa.
Debe ser flexible, para que pueda adaptarse a la evolución de la empresa.
Desde el punto de vista formal, debe tener un sistema de codificación numérico de las cuentas, de manera que sea fácil su identificación por grupos.
Ejemplo:
1.000 ACTIVO (La clase de cuenta) 1.100 Activo Circulante (El grupo) 1.110 Caja (La cuenta) Una sub.-cuenta
Ejercicio N° 2 CUADRO DE ANÁLISIS DE TRANSACCIONES. Transacciones Cuentas que Intervienen
Clase de Cuenta
Como se Afectan
Debe Haber
1 .- El comerciante inicia actividades con $2.600.000.- Una camioneta, valorizada en $5.200.000.- un local comercial, valorizado en $2.400.000.- y Letras por el 70% que debe por la camioneta.
2.- Abre Cta. Cte. en Banco por $2.100.000.
3.- Compra mercadería por $1.800.000:
50% al contado con cheque, el saldo con crédito simple.
4.- Arrienda una Oficina. $210.000, paga 30% en efectivo la diferencia con Ch/.
5.- Vende mercadería $430.000, con letras
6.- Paga el 20% de la deuda por mercadería
TOTALES
Recordar DEBE Y HABER, DEBEN SUMAR IGUALES.
4.- SISTEMA CONTABLE
Debe utilizar los Libros o Registros Contables exigidos por el Código en su artículo 25, que dice
“ Todo comerciante está obligado a llevar, para su contabilidad y correspondencia:
1.- Libro diario 2.- Libro mayor o de cuentas corrientes 3.- Libro de balances 4.- Libro copiador de cartas (se encuentra actualmente en desuso).”
- Abre una cuenta corriente con el 80% del efectivo
- Compra mercancia por $1.680.000.- Cancela el 30% al contado con cheque, el saldo al Crédito Simple, con un 7% recargo.
- Arrienda un local comercial, $300.000.- paga con cheque
- Vende mercancías por $560.000.- precio de costo, con un 35% de utilidad. Le cancelan el 20% al contado, el saldo al crédito simple con 8% recargo.
- Cancela, servicios públicos por valor, $115.500.- con un cheque.
- Vende mercancía por $618.000.- precio de costo, con un 40% utilidad. Le cancelan el 35% al contado, el saldo con 10% recargo con letras.
- Deposita el efectivo de las dos ventas.
- Paga con un cheque el 25% de la deuda inicial
- Paga con cheque el 30% de la deuda por mercaderías.
LIBRO DIARIO:
Fecha DETALLE DEBE HABER 1 2 3 4 5 6 7
TOTALES IGUALES ..... $
LIBRO MAYOR O DE CUENTAS CORRIENTES
Las transacciones registradas en el Libro Diario, se traspasan al Libro Mayor.
Este libro se representa por una T. Esquemática por cada cuenta con su Debe y Haber.
Función Agrupar la información y sintetizarla, de manera de proporcionar los datos necesarios para la confección del Balance.
BALANCE DE COMPROBACION Y SALDO ( 8 COLUMNAS)
SALDOS INVENTARIO RESULTADO
CUENTA DEBITOS CREDITOS DEUDOR ACREEDOR ACTIVO PASIVO PERDIDA GANANCIA
TOTALES
BALANCE GENERAL
Es un Estado Contable final, que muestra a una fecha determinada la situación económica y financiera de una empresa.
Situación económica : a la capacidad que tiene la empresa de generar utilidades.
Situación financiera, entendiendo la capacidad de la empresa para cancelar sus deudas oportunamente.
Formas de presentación del Balance General:
Se confecciona al 31 de Diciembre de cada año. Se presenta de dos formas:
a) Balance General Tributario , llamado “Tabular” o “de 8 columnas”.
Es un Estado de Resultados. Exigido por el Servicio de Impuestos Internos, para efectos de pagos tributarios. (Declaración Anual de Impuesto a la Renta).
Operatoria:
Consta de ocho columnas: a) Las primeras cuatro, valorizadas, corresponden al Balance de Comprobación y de Saldos (débitos, créditos, saldo deudor y acreedor). SUMAN IGUALES DE DOS EN DOS.
b) Las dos siguientes columnas, corresponden al Inventario, son: ACTIVO y PASIVO. Se registran en éstas los saldos correspondientes según sea el tipo De cuenta. SUMAN DESIGUALES.
c) Las dos últimas columnas, corresponden a RESULTADOS: PÉRDIDAS o GANANCIAS. Se registran aquí los saldos correspondientes. SUMAN DESIGUALES. Se cuadra éste, determinando la diferencia entre ACTIVO y PASIVO y entre PÉRDIDAS y GANANCIAS, la que deberá ser igual. Finalmente, el resultado de éste será o Pérdida o Ganancia. Del ejemplo anterior
5.- SISTEMA CONTABLE
Estado de Resultado
Total Ventas
(-) Costo de Venta
Margen de Contribución
(-) Gastos de Adm. Y Ventas
Resultado Operacional (Utilidad)
Balance General
Activos Pasivos
Características del Sistema: 1.- Simplifica el registro contable. 2.- Si se usa un sistema manual implica división del trabajo. 3.- Las operaciones se asientan cronológicamente en los diarios auxiliares los que a final del mes se centralizan en forma resumida en el diario general a través de asientos.
Los libros varían según la naturaleza de la empresa debiéndose llevar un libro por cada una de las principales operaciones a realizar. La función y el diseño de los diarios auxiliares dependerán de la empresa que lo adopte, teniendo presente el número de operaciones y las necesidades de información que esta requiera.
Base de Contabilización del Sistema
1.- A base de efectivo: Registra las operaciones tal cual como estas sean canceladas.
2.- A base de Acumulación: Contabiliza el compromiso y luego el pago.
A base de efectivo:
20 – 09 Mercadería xxxx Compra Mds según Fac. Nº 1234 Caja xxxx
A base de Acumulación:
15 – 09 Mercadería xxxx Compra Mds según Fac. Nº 1234 Proveedores xxxx
Proveedores xxxx Cancela Fac. Nº 1234 Caja xxxx
Objetivo del Sistema: Simplificación de las operaciones, disminución de los traspasos al mayor, disminución de las operaciones por tipo, estandarización del registro.
Base Legal del Sistema: Art. 28 del código de comercio “Llevándose Libro de Caja o de Factura podrá omitirse en el diario el asiento detallado tanto de las cantidades que entran, como de las compras, ventas y remesas de mercaderías que el comerciante hiciere”.
Ejemplo No 4: El 15/09 se hacen una compra al proveedor xy según Factura Nº 1234 por $ 2.050.000.- la compra se cancela al contado el 20/09.
En consideración a lo anterior en el sistema centralizador todas las operaciones se contabilizan como hechas al crédito y posteriormente para evitar la sobre posición de las cifras se regulariza el pago en los diarios auxiliares respectivos.
Comprobantes Internos
Libros Auxiliares
Libros de Contabilidad
6.- CONCEPTOS ELEMENTALES DEL ANALISIS FINANCIERO
**Al adoptar el sistema centralizador los libros auxiliares obligatorios son: *Libro Caja *Libro Compra *Libro Venta *Libro de Remuneraciones**
Comprobante De Ingreso
Comprobante De Egreso
Comprobante De Traspaso
Libro de Compra
Libro de Venta
Libro de Letras
Libro de Remuneraciones
Libro de Honorarios
Libro Diario
Libro Mayor
Informes Contable s
Balance General Estado de Resultado Estado de Flujo de Efectivo
