DOCUMENTO DE LOS ELEMENTOS DE L A COMU, Apuntes de Tecnologías de la Información y la Comunicación

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MINISTERIO DE DEFENSA

ESCUELA MILITAR DE INTERVENCIÓN

Los papeles de trabajo.

Utilización de herramientas

informáticas en la auditoría

A mis padres.

• 1. Descripción y objetivos del trabajo
• 2. Regulación legal
  • 2.1. Concepto, estructura y supervisión
  • 2.2. Sistema de referencias
    • 2.2.1. Descripción del sistema de referencias
    • 2.2.2. Opciones del sistema de referencias
  • 2.3. Organización de los papeles de trabajo
    • 2.3.1.- Cédula Matriz
    • 2.3.2.- Cédula sumaria
    • 2.3.3.- Cédula divisionaria
    • 2.3.4.- Resumen de Ajustes y Reclasificaciones
    • 2.3.5.- Resumen de puntos de control interno
    • 2.3.6.- Documentos Probatorios
    • 2.3.7.- Memorándum
    • 2.3.8.- Otras hojas de trabajo
  • 2.4. Estructura de los papeles de trabajo de cada área
    • 2.4.1.- Referencia de las áreas
    • 2.4.2.- Marcas de comprobación
    • 2.4.3.- Cruce de referencias
  • 2.5.- Archivo de la documentación
    • 2.5.1.- Archivo permanente
    • 2.5.2.- Archivo del ejercicio
    • 2.5.2.1.- Archivo General
    • 2.5.2.2.- Archivo de Áreas del Trabajo (o archivo corriente)
    • 2.5.3.- Referencias en los archivos
• 3. Utilización de medios informáticos para la realización de una auditoría
  • 3.1.- La introducción de la auditoría de cuentas en Internet
  • 3.2.- Documentación de uso
  • 3.3.- Controles de auditoría
• 4. Soluciones comerciales y casos reales de implantación en la Administración
  • 4.1. Programa Team Mate
    • 4.1.1.- La evolución de Team Mate
    • 4.1.2.- Team Risk
    • 4.1.3.- Team Store
    • 4.1.4.- Team Mate Central
    • 4.1.5.- El proceso de implantación
    • 4.1.6.- Conclusión
  • 4.2. Ejemplo de la inversión de la Cámara de Cuentas de Canarias
    • de Cuentas de la Comunidad Valenciana 4.3. Ejemplo de la implantación de la herramienta Team Mate en la Sindicatura
    • 4.3.1. Introducción
    • 4.3.2. ¿Por qué un sistema de papeles de trabajo electrónicos?
    • 4.3.3. Elección
    • 4.3.4. Descripción de Team Mate
    • 4.3.5. Ventajas que aporta su utilización
    • 4.3.6. La implantación
  • Intervención General de la Defensa 5. Proyecto de una solución informática de gestión de papeles de trabajo para la
  • 5.1. Descripción general
  • 5.2. Requisitos técnicos
    • 5.2.1. Hardware
    • 5.2.2. Software
    • 5.2.3. Comunicaciones
    • 5.2.4. Seguridad
  • 5.3. Esquema de la base de datos
  • 5.4. Gestión de áreas
  • 5.5. Gestión de usuarios
  • 5.6. Gestión de unidades
  • 5.7. Gestión de auditorías
    • neral de la Defensa 5.8. Implantación del sistema en la Unidad de Auditorías de la Intervención Ge-
• 6. Avances futuros
• Anexo I

En el presente trabajo se pretende de dar una visión global de los papeles de traba- jo en la auditoría y la utilización de la informática en su realización, archivo, supervisión y custodia. Para ello, se seguirá en primer lugar, la normativa que los regula. En segundo lugar se describirá una solución comercial «Team Mate» de gestión de papeles de trabajo de la firma PricewaterhouseCoopers y un ejemplo real de implantación en la Sindicatura de Cuentas de la Comunidad Valenciana. Por último, se terminará con un proyecto de desarrollo de un programa informático que permita la gestión y registros de las audito- rías realizadas por la Intervención General de la Defensa, incluyendo el registro, acceso, custodia y conservación de los papeles de trabajo.

El objetivo principal del trabajo es presentar las ventajas de la informatización del propio trabajo del auditor, desde la planificación hasta la redacción del informe, in- cluyendo la realización y archivo de los papeles de trabajo. Se trata de acercarnos a la «auditoría sin papeles», aprovechando el avance de los ordenadores utilizados por los auditores y sobre todo la mejora de las comunicaciones y la extensión de la intranet de Defensa, que nos permitirá la conexión desde cualquier Unidad del Ministerio.

Nos encontramos ante un mundo de rápidos cambios, de los que el auditor no es ajeno y de una forma u otra está siendo afectado por ellos. Uno de estos cambios ha sido la introducción de la informática no sólo en el tratamiento de la información, sino y sobre todo en sus propios métodos de trabajo, que ha convertido al ordenador en una herramienta imprescindible.

La adaptación de los equipos de auditoría al mundo de la informática, ha conlle- vado el diseño de sistemas propios de trabajo para los que se ha dedicado un notable esfuerzo en horas y dinero, y que en muchos casos se ha limitado a mejorar los proce- dimientos y métodos de confección manual de los papeles de trabajo. Sistemas que tras años de utilización y permanente mejora han demostrado su eficacia, justificando el mantenerlos y en su caso potenciarlos.

1.- Descripción y objetivos del trabajo

Las dos principales normas en las que se regulan los papeles de trabajo son:

• Resolución de 1 de septiembre de 1998 del Interventor General de la Adminis- tración del Estado, por la que se ordena la publicación de la resolución que aprueba las normas de auditoría del sector público (NASP).
• Instrucción de 11 de Junio de 2002, de la Intervención General de la Administra- ción del Estado, sobre organización de los papeles de trabajo, en las Auditorías y actua- ciones de Control Financiero.

Además se hace referencia a los papeles de trabajo en:

• La disposición adicional primera del RD 2188/1995, de 28 de diciembre, por el que se desarrolla el régimen del control interno ejercido por la IGAE y en la Disposición Adicional 3ª de la Ley 47/2003, de 26 de noviembre, General Pre- supuestaria. En ambos casos, sobre la potestad de la Intervención General de la Administración del Estado para acceder a los papeles de trabajo que hayan servido de base a los informes de auditoría del sector público estatal realizados por auditores privados.
• En la norma técnica para la evaluación de la calidad en las auditorías y actua- ciones de control financiero, donde se regulan los aspectos a examinar en las auditorías efectuadas por los auditores de cuentas, sociedades de auditoría o au- ditores externos contratados por la IGAE y se hace especial hincapié sobre la revisión de sus papeles de trabajo en la ejecución, dirección, supervisión, informe y posterior archivo de toda su actividad auditora.
• Norma técnica sobre evaluación de la importancia relativa en las auditorías de cuentas realizadas por la Intervención General de la Administración del Estado, en la que se indica que si el auditor, haciendo uso de su juicio profesional, no aplicara los niveles cuantitativos de materialidad y criterios establecidos en esta norma, a justificar y documentar en los papeles de trabajo, de forma expresa y suficiente, la consideración de los aspectos cualitativos que han determinado su

2.- Regulación legal

incidencia en la evaluación de la materialidad deducida de lo expuesto en su apartado 5.1.

También se pueden añadir algunas sentencias en las que se observa la importancia que dentro del conjunto de la auditoría tienen los papeles de trabajo, como justificación del informe y soporte de la evidencia obtenida por el auditor:

• Sentencia de la Sala de lo Contencioso Administrativo de la Audiencia Nacional de 10 de noviembre de 2006 El hecho imputado consiste en falta de evidencia ya que no existe constancia en los papeles de trabajo de pruebas realizadas o ele- mentos probatorios considerados para obtener tal evidencia.
• Sentencia de la Sección Cuarta de la Sala de lo Contencioso-Administrativo de la Audiencia Nacional de 8 de noviembre de 2006, en el que los papeles de trabajo entregados por la Intervención General de la Seguridad Social constituyen uno de los elementos probatorios principales.
• Sentencia de la Sala de lo Contencioso Administrativo de la Audiencia Nacional de 21 de septiembre de 2006, en la que se condena a una empresa de auditoría por no acreditar la evidencia en los papeles de trabajo.
• Sentencia del 27 de octubre de 2004, de la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Supremo (Sección 3ª), sobre el recurso interpuesto por la entidad mercantil Ernest and Young SA, contra Resoluciones del Instituto de Contabili- dad y Auditoría de Cuentas en relación a la entidad PSV, Promoción Social de Viviendas, Sociedad Cooperativa. La citada sentencia declara no haber lugar al recurso de casación interpuesto, con imposición de las costas. De los 4 cargos por los que el ICAC sancionaba a la Sociedad «Ernest and Young, SA», dos se refieren a aspectos relativos a los papeles de trabajo y a si el informe de auditoría tenía en ellos el suficiente soporte documental.

2.1.- ConCepto, estruCtura y supervisión

2.1.1.- C onCepto

Las Normas de Auditoría del Sector Público se refieren a los papeles de trabajo indicando que «comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por los auditores, de manera que en conjunto constituyan un compendio de la información utilizada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, junto con las decisio- nes que han debido tomar para llegar a formarse la opinión». Constituyen, por tanto, el nexo de unión entre el trabajo de campo y el Informe de la Auditoría.

• La naturaleza y complejidad de la actividad de la entidad.
• El grado de confianza en la efectividad del control interno.

En cada Auditoría, los papeles de trabajo deben diseñarse y organizarse según las circunstancias y las necesidades del auditor. El uso de papeles normalizados contribuye a mejorar la eficacia en la preparación y revisión, facilita también la delegación de tareas proporcionando un elemento para controlar su calidad.

Cuando se emplee evidencia informática, o se utilicen técnicas o herramientas de Auditoría asistida por ordenador los documentos mediante ellas generados se integra- rán en los papeles de trabajo, así como la descripción, manual o automatizada, de los procesos y tratamientos efectuados para llegar a los resultados finales partiendo de la evidencia primaria.

Los papeles de trabajo pertenecen a la IGAE o entidad auditora. Deben tomarse las medidas adecuadas para garantizar la seguridad en su conservación. No deben des- truirse antes de haber transcurrido el tiempo preciso para satisfacer las exigencias legales y las necesidades de futuras Auditorías. Solamente deberán entregarse en cumplimiento de normas de control y por razones legales.

Los papeles de trabajo ocupan una función excepcionalmente relevante en las Au- ditorías del Sector Público, donde pueden superponerse controles.

Cuando se hayan realizado Auditorías por los órganos de control interno o por firmas privadas, la IGAE podrá recurrir a los papeles de trabajo de cara a economizar medios y tiempo. Asimismo, la IGAE deberá recurrir a los papeles de trabajo para ejercer el control de calidad de las Auditorías efectuadas en el sector público estatal.

En los casos de consorcios o entidades participadas por varias Administraciones Públicas y donde puedan converger, por tanto, órganos de control diferentes, los papeles de trabajo servirán para evitar repetir el trabajo ya realizado.

2.1.2.- estruCtura

En general, todo papel de trabajo debe contener como mínimo:

• Encabezamiento: incluirá el nombre de la entidad pública, ejercicio económi- co, número de codificación y referencia y breve descripción del contenido de la cédula.

• Identificación: Iniciales de las personas que han contribuido a su elaboración, fecha de realización, así como constancia de la revisión efectuada.
• Fuente: Indicación de la manera como se ha obtenido la información, con refe- rencia a los documentos base y las personas que la facilitaron.
• Explicación: Comentarios al trabajo realizado, señalando los objetivos persegui- dos y las pruebas llevadas a cabo para su consecución.
• Referencias: Cada papel de trabajo tendrá su propia referencia, y deberá indicar las hojas de trabajo relacionadas de acuerdo con un sistema de referencias cru- zadas que permita la revisión.
• Alcance del trabajo: Indicando el tamaño de las muestras y la forma de su ob- tención.
• Información general: Sobre problemas planteados, deficiencias encontradas, etcétera.
• Conclusiones: Exposición sucinta de los resultados logrados con el trabajo, una vez finalizado.

2.1.3.- supervisión

Los trabajos de los distintos miembros del equipo de auditoría deben ser revisados, al objeto de determinar si se han ejecutado adecuadamente y si de acuerdo con ellos pue- den cubrirse los objetivos inicialmente previstos al diseñar el procedimiento en cuestión.

Respecto a los papeles de trabajo, la supervisión implica:

• Revisar el trabajo efectuado dejando constancia de dicha revisión en los papeles de trabajo.
• Los papeles de trabajo soportan correctamente los comentarios, las conclusiones y las recomendaciones incluidas en el informe. Del mismo modo, las revisiones y supervisiones deben estar documentadas en los papeles de trabajo.

2.2.- sistema de referenCias

Las Normas de Auditoría del Sector Público aluden, al regular los papeles de trabajo, a la necesidad de disponer de un sistema de referencias, considerando, en su Apartado 5.4.11. «imprescindible que los papeles de trabajo se preparen con un adecuado sistema de referencias que permita al usuario encontrar el origen de la información utilizada».

En consecuencia, cuando las citadas Normas aluden al contenido mínimo de los papeles de trabajo, incluyen en éste las referencias, indicando que cada uno «tendrá su

objetivos perseguidos y las actuaciones necesarias para conseguirlos. Además el progra- ma de trabajo determinará la organización de los papeles de trabajo en cada Área.

El número de orden asignado a cada prueba contenida en el programa de trabajo determinará la referencia numérica de los papeles de trabajo y, consecuentemente, su orden de archivo, facilitando de esta forma la labor de registro y localización de los pa- peles de trabajo.

Se preparará un programa de trabajo escrito por cada una de las áreas de auditoria, donde se incluyan tanto los objetivos específicos del área como los procedimientos concretos en que se materializan las pruebas a realizar, con descripción de su extensión y alcance.

Los programas de trabajo deben estar diseñados para presentar las pruebas de for- ma clara, tanto en lo referido a la descripción de su contenido como a la ordenación de las mismas, de tal modo que por un lado permitan el desarrollo del trabajo y fomenten el enfoque metódico de la labor a llevar a cabo, y por otro lado permitan conseguir una homogeneidad en la organización de los papeles de trabajo por Áreas.

En el programa de trabajo quedarán bien definidas tanto las pruebas principales de Auditoría, como aquellas otras necesarias para el desarrollo de la prueba principal y que pretenden conseguir el mismo objetivo que ésta, es decir, los pasos de programa.

Se consideran pasos de programa, en sentido amplio, el conjunto de comprobacio- nes, detalladas en cada prueba que, necesariamente, se han de realizar y que, a su vez, implican la confección de una hoja de trabajo complementaria de la que se realiza para contener las verificaciones establecidas en la prueba principal.

Las hojas de trabajo en donde se recogen los pasos del programa, constituyen el soporte del trabajo realizado sobre un elemento analizado o un conjunto de elementos que son afines por naturaleza.

2.2.1. desCripCión del sistema de referenCias

En cada Auditoría o control financiero se parte de un universo global a examinar: las Cuentas Anuales en el caso de una Auditoría de cuentas, la cuenta justificativa en el caso de una subvención, etc...

Este universo puede dividirse en áreas de trabajo mediante la agrupación de aque- llos elementos que son susceptibles de una valoración conjunta. Una vez decididas las

áreas, se les asigna una letra para su identificación. Dentro de cada área y según las pre- misas señaladas, el sistema de referencias que se propone tiene la siguiente estructura:

X 1 .1 -1 (n/m)

Donde:

X: Letra mayúscula asignada previamente al Área correspondiente. 1: Numeración de las hojas de trabajo confeccionadas para la ejecución de cada una de las distintas pruebas de Auditoría previstas en el programa de trabajo correspon- diente a esa área. 1: Numeración secuencial que identifica los pasos de programa necesarios para el desarrollo de la prueba principal y que van dirigidos a cumplir el mismo objetivo. -1: Dígito para registrar o archivar documentos soporte que justifican hechos puestos de manifiesto en la hoja de trabajo. Aunque habitualmente se refieran a documentos probatorios que serán escaneados o fotocopiados, es posible que el auditor efectúe en ellos anotaciones. (n/m): Se utiliza en los casos en que un papel de trabajo ocupe varias hojas. Me- diante la fracción se indica con «n» el número de orden de la hoja y con «m» el número total de hojas. La utilización de programas informáticos de papeles de trabajo automati- zados supondrá la eliminación de este elemento de la referencia.

2.2.2. opCiones del sistema de referenCias

El diseño de los programas de trabajo es fundamental en la aplicación del sistema de referencias, al vincular cada prueba en él incluida con su correspondiente numera- ción, a la referencia numérica asignada a cada papel de trabajo donde se materializan las comprobaciones realizadas.

La referencia de cada papel de trabajo realizado puede corresponder, o bien a la realización de una prueba, o bien a la de un paso de programa.

El sistema de referencias ofrece la posibilidad de ser utilizado de dos modos dife- rentes, en función de la complejidad de las áreas a analizar y los programas a aplicar.

Primera modalidad

Consiste en considerar una prueba en su conjunto como única, y a las comproba- ciones adicionales pero a su vez necesarias que se realizan en hoja de trabajo separada, pero dependiente de la prueba inicial, como pasos de programa.

En el caso del Control Financiero de una Subvención, la cédula matriz podría ser el total de la subvención concedida dividida por programas y conceptos, el volumen de producción o de obra construida, o cualquier parámetro determinante de la cuantía de subvención otorgada.

Cada uno de los epígrafes o apartados de la matriz irá asociado a un área de Auditoría donde se va a realizar el trabajo, y estará referenciada a la sumaria del área correspondiente.

Dado que las matrices recogen información referente a toda la Auditoría, serán archivadas en el Archivo General del ejercicio (ver contenido del Archivo General).

2.3.2.- C édula sumaria

Para cada uno de los epígrafes o apartados de la cédula matriz, se abrirá una cédula su- maria que recogerá las cuentas de dicho epígrafe que van a ser objeto de revisión en el área.

Cada una de las cuentas de la cédula sumaria irá referenciada a las divisionarias u hojas de trabajo donde se realicen las comprobaciones correspondientes.

2.3.3.- C édula divisionaria

Son todas aquellas cédulas donde se desarrolla el trabajo realizado en el área. Pue- de ser de dos tipos:

Las que proporcionan un detalle sobre determinado conceptos incluidos en la cé- dula sumaria.

Las que recogen pruebas o comprobaciones sobre información de la sumaria u otra divisionaria.

2.3.4.- resumen de ajustes y reClasifiCaCiones

Se elaborarán dos tipos de hojas resumen de ajustes y reclasificaciones:

Una en cada una de las áreas en las que se ha dividido el trabajo de auditoria, que recoja todos los ajustes y reclasificaciones detectados en el área.

Otra, general, que recoja todos aquellos ajustes y reclasificaciones que han sido detectados por los auditores en todas las áreas.

La primera cédula se archivará en cada una de las áreas, y la segunda en el Archivo General del ejercicio, ya que recoge información referente a todas las áreas de trabajo. La información que deberán recoger dichas cédulas es la siguiente:

• Breve explicación del ajuste.
• Descripción y número de las cuentas afectadas.
• Importe.
• Referencia al papel de trabajo donde se ha propuesto.
• Indicación de si ha sido o no aceptado por la entidad.

Es conveniente que los ajustes y reclasificaciones propuestos en las hojas de traba- jo se destaquen del resto del trabajo, por lo que deben identificarse a través de algún tipo de marca o símbolo. Una forma fácil de identificación sería incluir al lado de cada uno de ellos, y «en rojo», las siglas A/R.

Por otro lado, para permitir su rápida identificación, los ajustes y reclasificaciones deben ser, además, numerados dentro de la hoja resumen.

2.3.5.- resumen de puntos de Control interno

Igual que en el caso de ajustes y reclasificaciones, se elaborarán dos tipos de resúmenes de puntos de control interno, uno en cada una de las áreas, donde se recojan el total de puntos detectados en el área, y otro, general, que incluya los de- tectados en todas las áreas analizadas, y que se incluirá en el Archivo General del ejercicio.

Asimismo, y para que los puntos de control interno sean también fácilmente resaltados del resto del trabajo, se podrían identificar en las hojas de trabajo con las siglas C.I.

2.3.6.- doCumentos probatorios

Cuando la importancia de los hechos así lo requiera, se adjuntará toda la docu- mentación posible sobre las circunstancias descritas en las hojas de trabajo. No son pro- piamente papeles de trabajo, normalmente son copias que documentan una operación, y que se incorporan como soporte de una prueba.

No se debe abusar de los documentos probatorios, se adjuntarán los estrictamente necesarios para evidenciar algún hecho relevante.