Guía de Documentos: Cartas, Instancias, Certificados y Más, Apuntes de Fundamentos de Administración y Gestión

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 CARTA

 INSTANCIA O SOLICITUD

 CERTIFICADO

 ACTA

 CIRCULAR

 OFICIO

 SALUDA

 DECLARACION JURADA (O PROMETIDA)

 CARTA COMERCIAL

 INFORME

Estructura de la carta

 Encabezado: nombre, dirección a quien va dirigida, fecha del día y lugar al que se dirige.

 Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

 Exposición/cuerpo de la carta: del asunto, con los temas pertinentes.

 Despedida: cortesía con la que se da término a la carta.

 Firma: clara, o en sustitución también puede llevar el nombre en extenso.

DESPEDIDAS

Cartas formales a instituciones públicas y privadas.

Para pedir trabajo, presentar reclamaciones, dirigirse a una entidad o a su responsable.

 Atentamente,  Sin otro particular, les saluda atentamente

 En espera de su respuesta, les saluda atentamente

Cartas formales en las que utilizamos usted/ustedes.

No nos dirigimos a una institución.  Con mis mejores deseos, se despide atentamente

 Cordialmente,

 Saludos cordiales,  Saludos afectuosos,

Cartas informales en las que utilizamos tú/vosotros.

 Un beso/ muchos besos,  Hasta pronto,

 Un fuerte abrazo,

 Recibe/recibid un fuerte abrazo.

LAS CARTAS TAMBIEN PUEDEN INCLUIR:

 Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

 Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

 Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

 Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario (SALUDA).

 Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

 Antefirma: razón social o denominación de la causa.

 Posdata (P.D.): algo que te hayas olvidado de explicar o quieras aclarar.

La solicitud o instancia consta de tres partes:

 Introducción: contiene datos personales del solicitante: nombre, apellidos, NIF y dirección. Además, pueden aparecer otros datos como el lugar y fecha de nacimiento o el teléfono

 Comunicación : se redacta en tercera persona y consta de exposición y petición:  La exposición se presenta encabezada por la palabra EXPONE, escrita en mayúsculas, situada en un lugar destacado y seguida de dos puntos. A continuación, se explican de forma ordenada y completa los motivos, datos y argumentos en que se basa la solicitud. Cada uno de ellos debe ir en un párrafo iniciado por la palabra QUE  La petición aparece encabezada por la palabra SOLICITA, también escrita en mayúsculas, situada en un lugar destacado y seguida de dos puntos. En este apartado es donde se concreta de forma clara y concisa lo que se solicita. Ha de redactarse de manera que sea una consecuencia lógica de lo expuesto. A veces se utilizan expresiones de enlace entre la exposición y la petición, tales como 'por todo lo cual', 'por todo ello', etc. -

ESTRUCTURA DE LA INSTANCIA/SOLICITUD

 Cierre : está formado por los siguientes elementos:

 Lugar y fecha de la solicitud  Firma del solicitante  Pie : se sitúa en la parte inferior, ocupando todo el ancho de la hoja y en él se escribe con mayúsculas el nombre del organismo o dependencia donde se dirige la solicitud, o bien el tratamiento y cargo del destinatario. Además, suele añadirse la localidad.

CERTIFICADOS

Es un tipo de texto administrativo empleado para

constatar un determinado hecho.

Ejemplo: En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia.

En este documento una autoridad da fe de un

hecho o de una circunstancia administrativa a

requerimiento del interesado. Generalmente es

extendido por un Secretario con el visto bueno del

Presidente o del Director.

ESTRUCTURA DE UN CERTIFICADO

 Encabezamiento Título del documento

(especifica el asunto del certificado)

 Cuerpo

 CERTIFICO: Que...

 Datación

 Lugar (municipio o ciudad)  Día, mes, año  Nombre y apellidos  Cargo de la persona que firma el certificado  Firma (sello y visto bueno, si procede)

ACTA

En ella se da cuenta de determinados hechos o circunstancias. Es frecuente que sirva para dejar constancia de deliberaciones y acuerdos que se adoptan por parte de un colectivo, una asamblea, etc. Debe ser aprobada por la mayoría de los asistentes. Si existe alguna discrepancia, se muestra en una diligencia.

Son típicas las actas notariales.

ESTRUCTURA DE UN ACTA

 Encabezado : en el encabezado se incluirán el lugar , la fecha y los nombres de las partes involucradas. El tema de la reunión hará de encabezamiento.  Cuerpo principal : aquí se puede dejar constancia de los temas tratados. En un acta de reunión, cada tema se asigna a un párrafo. En esta sección se resumen los argumentos y debates llevados a cabo sobre cada uno de los temas que se han discutido. Los argumentos en contra de ciertas declaraciones también deben incluirse en el cuerpo principal, especialmente si plantean preguntas que podrían ser importantes para las sesiones de seguimiento.

Ejemplo de Acta

CIRCULAR

Una circular es un comunicado que tiene la función

de informar a personas de un círculo o lugar

determinado.

Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación,

pero es en sentido directo usado en asociaciones

empresas, gobiernos, escuelas etc.

Son textos breves que informan en términos generales

eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados

que se deben de tomar en consideración.

Las circulares son una de las mejores herramientas

para comunicar noticias.