DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES
1. Documentos
2. Libros contables
2.1. Concepto, clasificación, formatos, comprobantes
2.2. Diligenciamiento y registro
3. Herramientas informáticas para la preparación de la información contable
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documentos contables y no contables, Guías, Proyectos, Investigaciones de Contabilidad
se trata sobre los documentos contables y no contables
Tipo: Guías, Proyectos, Investigaciones
2021/2022
1 / 31
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DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES
**1. Documentos
- Libros contables** 2.1. Concepto, clasificación, formatos, comprobantes 2.2. Diligenciamiento y registro 3. Herramientas informáticas para la preparación de la información contable
1. Documentos Clasificación: Existen diversos puntos de vista en cuanto a la clasificación de los documentos comerciales. En este caso, se ha realizado la clasificación de acuerdo con su negociabilidad y su uso comercial. De acuerdo con su negociabilidad se clasifican en negociables y no negociables. ● Negociables: Son documentos que incorporan en su contenido un derecho o promesa de pago amparada por la ley, por lo tanto, pueden transferir su dominio y derechos a otra persona o entidad a través de la comercialización o endoso, entre otras formas. Reciben el nombre de títulos valores, títulos de crédito. Ejemplos de ello son: el cheque, la letra de cambio, pagaré, factura de venta, certificado de depósito a término; además, títulos valores como las acciones, que representan una inversión de la entidad. En otras palabras, estos documentos son negociables en la medida en que reemplazan el dinero como medio de pago y su objetivo es respaldar las deudas adquiridas o, como las acciones, respaldar una inversión. ● No negociables: Sirven de información sobre la ejecución de los hechos económicos, y como tal son indispensables y base para su reconocimiento (registro) contable al interior de la organización, pero no representan un derecho o promesa de pago que se pueda transferir. En la siguiente ilustración encuentra la clasificación de los documentos comerciales según su negociabilidad y su uso comercial. Figura 1 Clasificación de los documentos comerciales
● E
x t r a c o n t a b l es: Estos documentos respaldan diversas actividades comerciales, pero no se utilizan de soporte para el reconocimiento (registro) contable, se caracterizan por ser informativos. Ejemplos de ellos son: cotización, orden de compra, orden de pedido, remisión, requisición, entrada y salida de almacén. ● Títulos valores: De acuerdo con el Código de Comercio, en su artículo 619, se definen como “documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora”. (Secretaría del Senado, 2021). De acuerdo con esto, los títulos valores son documentos indispensables para reclamar el derecho descrito en el mismo y solo quien figure en él tiene el derecho y puede exigirlo. Pueden negociarse de acuerdo con la ley. Normalmente respaldan una deuda. Como se observa en la siguiente gráfica, los requisitos comunes para todos los títulos valores y la clasificación de los mismos. Figura 3 Títulos valores Recibo de caja o recibo de ingreso Recibo de caja menor y reembolso de caja menor Recibo de consignación o depósito Factura de venta Comprobante de egreso Nota débito Nota crédito Cheque Letra de cambio Pagaré
Comprobante
s externos
Nota de contabilidad Comprobante de contabilidad o diario Nóminas, entradas y salidas de almacén, kárdex, requisición, entre otros.
Comprobante
s internos
Los títulos valores más comunes son: cheque, letra de cambio, pagaré, factura cambiaria, acciones, carta de porte y conocimiento de embarque. Títulos de renta fija: Generan una rentabilidad constante, por ejemplo, una letra que genera intereses a un porcentaje fijo de 2 %. Títulos de renta variable : Su rentabilidad varía de acuerdo con el comportamiento del mercado, o de las ganancias de la empresa, como con las acciones. Títulos nominativos: En estos títulos se asignan los derechos a quien figure en el mismo. Si el titular desea transferir el título, debe realizar el registro correspondiente en el libro de registro que lleva el creador del título. Ejemplo: las acciones. (Secretaría del Senado, 2021. Art 648) Títulos a la orden: Son expedidos a favor de determinada persona, y en ellos se agrega la cláusula "a la orden" o se expresa que son transferibles por endoso, o se dice que son negociables, o se indica su denominación específica de título-valor. (Secretaría del Senado, 2021. Art 651) Título al portador: Son aquellos que no se expiden a favor de una persona determinada, aunque no incluya la cláusula “al portador”. (Secretaría del Senado, 2021. Art 668) Títulos de contenido crediticio: Son aquellos que contienen un derecho, una orden o una promesa de pagar una determinada suma de dinero. Títulos valores representativos de mercancías: Incorporan el derecho de disponer de las mercancías incluidas en el título, por ejemplo, el conocimiento de embarque para el transporte marítimo. (Secretaría del Senado, 2021. Art 644) Títulos corporativos o de participación: Incorporan el derecho de percibir ciertas sumas de dinero, así como el derecho de su titular a ejercer determinadas facultades, como en el caso de los socios de una sociedad por acciones.
Además de los requisitos generales de contener la siguiente información: ● Numeración en consecutivo preimpreso ● Información de quien realiza el pago ● Valor en letras y números del pago ● Detalle del concepto o motivo del pago; este, si es el caso, debe mencionar el número y nombre del soporte o cuenta al que se abona, por ejemplo, “pago factura No 6548” ● Firma de quien recibe el dinero Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 14 mayo de 2050, compra papelería a través de la caja menor a Juana de Arco por la suma de $68. Recibo de caja menor: Soporta los pagos de menor cuantía realizados por la empresa a través de la caja menor. Además de los requisitos generales, debe contener la siguiente información: ● Numeración en consecutivo preimpreso ● Detallar la razón del pago, por ejemplo, servicio de taxi ● Nombre del beneficiario del pago ● Firma e identificación de quien recibió el dinero o pago
- Recibo de consignación o depósito: Es un formato elaborado por los bancos, el cual suministran a los clientes para diligenciar el valor a depositar o consignar. El original queda
para el banco y la copia para el cliente, con el sello del banco. Debe contener la siguiente información:
- Ciudad y fecha
- Nombre y número de cuenta del titular de la cuenta
- Relación y valor de los cheques
- Valor a depositar en efectivo y cheques
- En algunos formatos, datos de la factura o número de referencia del pago
- Nombre y datos informativos, como teléfono de quien realiza el depósito Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 1 de mayo de 2050, realiza la apertura de su cuenta corriente número 123564, con el dinero aportado por los socios, el cual se encuentra en caja, representado con 3 cheques por valor de $300.000.000, cada uno, para un total de consignación de $ 900.000.000.
- Factura de venta: Es un documento de origen externo. Puede ser título valor si cumple con los requerimientos del Código de Comercio, lo elabora y expide el vendedor del producto o servicio, contiene la descripción de los artículos vendidos, valor de los mismos, los fletes e impuestos. Generalmente, se entrega la original al cliente y se elaboran tantas copias como requiera la empresa. Puede ser un título valor que tiene efectos jurídicos. En este caso, normalmente, las empresas generan dos originales y una copia. Actualmente, existe la factura electrónica, factura en computador, factura en papel y el documento equivalente a factura. De acuerdo con el estatuto tributario, en su artículo 617, los requisitos que debe cumplir las factura son (Secretaría del Senado, 2020. Art. 617):
- Contener el nombre expreso de factura de venta
- Numeración en consecutivo preimpreso
- Apellidos y nombres o razón social y número de identificación del vendedor preimpresos
De acuerdo con la Ley de crecimiento económico 2010 de 2019 y el Decreto 358 de 5 marzo de 2020, deben facturar electrónicamente:
- Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios.
- Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT.
- Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT.
- Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT, que cumplan las siguientes condiciones: o Que tengan más de un (1) establecimiento de comercio. o Explotación de intangibles. o Ser usuarios aduaneros. o Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT. o Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación - RST Para mayor comprensión del tema, se sugiere mirar el video “¿Qué es la factura electrónica y cómo facturar electrónicamente?”, el cual se encuentra en la bibliografía. - Documentos equivalentes a factura: Se conoce como “documento soporte en operaciones con no obligados a facturar”. Estos documentos los genera el comprador cuando realiza la transacción con un no obligado a facturar. La empresa El futuro SAS, el día 12 de mayo de 2050, compra al Señor Juan Fernando Fuerte, no responsable de IVA, un escritorio por valor de $400.000. Al no ser responsable de IVA, él no tiene la obligación de facturar; por lo tanto, la empresa El futuro formaliza la compra a través de “documento equivalente o documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar” y solicita copia del RUT al Señor Fuerte. De acuerdo con el artículo 1.6.1.4.6 del decreto único reglamentario 1625 de 2016, modificado por el Decreto 358 de 2020, son documentos equivalentes los siguientes:
- Los tiquetes de máquinas registradoras con sistema P.O.S.
- Las boletas de ingreso a cine
- Los tiquetes de transporte de pasajeros
- El extracto
- El documento en juegos especializados
- La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados
- El documento expedido para el cobro de peajes
- El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores
- El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y otros commodities.
- El documento expedido para servicios públicos domiciliarios.
- La boleta de ingreso a espectáculos públicos
- El documento equivalente electrónico Y sus requisitos son:
- Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Tener la fecha de la operación, que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la DIAN.
- Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación. ● Comprobante de egreso: O comprobante de pago, respalda el pago de una suma de dinero por medio de efectivo o cheque. Generalmente, se elabora original al cliente y copia a la empresa. Adicional a la información general, debe contener: ● Numeración en consecutivo preimpreso
- Datos del beneficiario del pago: nombre e identificación
- Detalle o concepto del pago, nombrar los datos del soporte que generan el pago
- Valor en número y letras
- Forma de pago: efectivo o cheque con su respectivo número y banco
- Firmas: elaborado, revisado, aprobado y contabilizado, y del beneficiario del pago
- Al contabilizar, se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde de acuerdo con el concepto. Cuando es en cheque, generalmente se deja copia del cheque.
Debe contener, además de los requisitos generales:
- Los datos del cliente
- Concepto de la nota
- Valor unitario y valor total en letras y números
- Registro contable
- Firma de los responsables: elaborado, revisado, aprobado, contabilizado Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 5 de junio de 2050, genera nota débito al cliente Juan Pablo Segundo Martínez, en razón a intereses moratorios por la factura de venta 9876 que el cliente adeuda. Nota crédito: Lo emite la empresa a favor del cliente, cuando concede descuentos y rebajas no incluidos en la factura, o se genera por las devoluciones de mercancía hechas por el cliente. En la contabilización, se acredita la cuenta clientes y se debita la cuenta correspondiente según el concepto Debe contener, además de los requisitos generales: Los datos del cliente Concepto de la nota Valor unitario y valor total en letras y números Registro contable Firma de los responsables: elaborado, revisado, aprobado, contabilizado Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 1 de mayo de 2050, genera nota crédito al cliente María Teresa Farfán, en razón a descuento otorgado en la factura de venta 3474, por valor de $90.000.
Comprobante de venta con tarjeta débito o crédito: Es un documento emitido al realizar una compra con tarjeta débito o crédito. El vendedor está afiliado a una entidad financiera que brinda el servicio a través de un datáfono, por lo tanto, estos dineros ingresan automáticamente a la cuenta de la empresa. Contiene los datos del dueño de la tarjeta, número de la tarjeta y entidad financiera que la emite, y valor de la compra Fuente: Publimetro, 2012 Ejemplo: La empresa El futuro SAS adquiere gasolina con la tarjeta débito de la compañía. Terpel la Dehesa genera un voucher por el pago realizado con la tarjeta, el cual justifica el pago y acompaña la factura que entregan. Transferencia de fondos: Es la operación realizada por una persona o entidad con el fin de trasladar fondos en efectivo de manera automática a un tercero. Comercialmente se utiliza para pagar a los proveedores la compra de mercancías o recibir de los clientes el pago de sus facturas. Esta operación se realiza de manera virtual en las plataformas de las entidades financieras. Se diligencia: -Nombre y documento de identidad del cuentahabiente o propietario de la cuenta -Número de cuenta bancaria de destino y si es ahorros o corriente -Número de cuenta bancaria de origen y si es ahorros o corriente -Valor a transferir -Concepto de la transferencia Fuente: BAC credomatic Ejemplo: la empresa El futuro SAS realiza transferencia bancaria al proveedor Diego Sandoval para compra de mercancía, y la hace a través de la plataforma del banco. Se emite un
- Declaración de IVA: ingresos, compras e impuesto sobre las ventas a pagar.
- Declaración de impuesto al consumo: ingresos, compras e impuesto sobre el consumo a pagar.
- Declaración de retención en la fuente: Valor base y valor de retenciones aplicadas en compras, honorarios, servicios, arrendamientos, entre otros.
- Declaración de renta y complementarios: activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, utilidad y valor de impuesto a pagar sobre las ganancias. - Declaración de industria y comercio: ingresos y valor de impuesto a pagar sobre estos. Para ver en detalle los formularios e información que requiera al respecto, puede ingresar a la página de la DIAN y de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, dispuesta en la bibliografía.
- Letra de cambio: Es un título valor con la orden incondicional de una persona llamada girador a una persona llamada girado, para que pague al portador o aceptante una suma de dinero. Se elabora y crea para respaldar una deuda. Además de los requisitos comunes del artículo 621 de la Cámara de Comercio, este título debe contener: 1) La orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero 2) El nombre del girado 3) La forma del vencimiento
- La indicación de ser pagadera a la orden o al portador. (Secretaría del Senado, 2020. Art. 671) Ejemplo: El día 1 de febrero de 2029, el señor Jaime Huertas Garzón le presta $250.000 a la señora María Antonia Fuerte Morales, para pagar el 19 de junio de 2030, a una tasa de interés mensual del 3 %. Por lo tanto, para respaldar la deuda, se elabora una letra. ● Comprobantes internos:
Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 2 de mayo de 2050, contando con el soporte de consignación por valor de $400.000, elabora el registro contable correspondiente. Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 6 de junio de 2050, contabiliza el ajuste a un error en el cheque # 001, registrado por valor de $1.000.000 y girado por valor de $900.000 al proveedor Mario Guerrero. Se elabora nota de contabilidad.
- Documentos no contables Cotización: Es un documento comercial informativo que describe las mercancías o servicios, valor, forma de pago, entre otros, que la empresa ofrece a un cliente interesado en comprar. El cliente la utiliza para comparar con otras cotizaciones y tomar la decisión de compra. Dentro de los requisitos o información contiene: Nota de contabilidad Se prepara para registrar los hechos económicos que no tienen un soporte contable específico, como es el caso de los asientos de correción, ajustes y cierre. Ejemplo: depreciaciones, amortizaciones. Debe contener: fecha, consecutivo preimpreso, detalle del registro contable, firmas de responsables. Comprobante de contabilidad Se preparan con el fin de registrar las operaciones conforme a los soportes, de manera manual o sistematizada, en idioma castellano. Pueden elaborarse por resúmenes periódicos y deben ser acordes con los asientos en los libros auxiliares. La columna de parciales se traslada a los libros auxiliares; y las columnas debe y haber se trasladan al libro diario columnario. Debe contener numeración consecutiva, fecha, origen, descripción, cuantía, las cuentas afectadas con el asiento y personas que lo prepararon: elaborado y autorizado. Ejemplos de comprobantes de contabilidad: Comprobante de apertura Comprobante de compras de mercancías Comprobante de gastos Comprobante de ajustes Comprobante de cierre
Fecha de expedición Número consecutivo Datos informativos del cliente: nombre, teléfono Lugar de entrega de la mercancía Descripción de los artículos o servicios: características, cantidad, valor unitario, valor total Forma de pago Firma de los responsables: elaborado, autorizado, recibido del cliente. Fuente:. slidesharecdn. (2021) Remisión: es un documento de origen externo, que informa en detalle al cliente acerca de la mercancía que se le entrega. Este documento, para la empresa que vende, es el soporte de la entrega de la mercancía y, para el cliente, le ayuda a confrontar la mercancía que recibe con el pedido realizado. Dentro de los requisitos o información, contiene: Número consecutivo Fecha de expedición Fecha de entrega Número de pedido Datos informativos del cliente: nombre, teléfono Lugar de entrega de la mercancía Datos informativos del transportador: nombre del conductor, placa de vehículo Descripción de los artículos: referencia, características, cantidad Firma de los responsables: despachado, transportador, recibido del cliente Cantidad total de mercancías entregadas Observaciones Fuente: mipapeleria.com, Entrada o salida de almacén: documento que informa en detalle acerca de los movimientos de mercancía al interior de la empresa, para el control de inventarios. Dentro de los requisitos o información, contiene:
Número consecutivo Fecha de entrada o salida Datos informativos de quien entrega Lugar o área de destino Número de orden de compra Número de guía de transporte Número de remisión Descripción de los artículos: referencia, características, cantidad, valor unitario, valor total Cuenta contable que se afecta Firma de los responsables: recibido, revisado, quien anotó en el kárdex Observaciones Requisición: documento interno que respalda la solicitud de mercancías o activos fijos por las diferentes áreas o departamentos al departamento de compras de la entidad. También se utiliza en los departamentos de producción, cuando solicitan materias primas al departamento correspondiente de acuerdo con las órdenes de producción o de trabajo. Dentro de los requisitos o información, contiene: Fecha de expedición Fecha en que se requiere Número consecutivo Departamento que realiza la solicitud Orden de trabajo: en caso de ser solicitud de materia prima a producción Descripción de las mercancías o materia prima: características, cantidad, valor unitario, valor total Firma de los responsables: autorizado, recibido, entregado
2. Libros contables 2.1 Clasificación De acuerdo con la normativa anterior, es posible clasificar los libros en dos grupos: los libros de contabilidad y los libros de administración. Figura 4 Clasificación de los libros Libros de ntabilidad Libro Diario Libro mayor y balances Libros auxiliares * Libros de nistración Libro de socios y accionistas Libro de actas de asamblea y juntas de socios Libros de actas de Consejo de Administración o Junta Directiva. Fuente: Contabilidad visual 2021 Fuente: SlideShare (2021)