DOCUMENTOS CONTABLES, COMERCIALES
Y TÍTULOS VALORES.
DOCUMENTOS
CONTABLES
Factura
cambiaria
de compra
y venta
La factura cambiaria de compraventa es un título valor
expedido por el vendedor o prestador de un servicio
hacia el comprador, o beneficiario del servicio, en la
cual se estipula el valor que el comprador debe pagar al
vendedor y el plazo para realizar dicho pago.
Factura
electrónica.
Es la evolución de la factura tradicional, para efectos
legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo,
se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva
electrónicamente, lo que representa mayores ventajas.
Tributariamente es un soporte de transacciones de venta
de bienes y/o servicios.
Factura
equivalente o
documento
equivalente a la
factura de venta.
El documento equivalente a la factura, es aquel documento soporte que reemplaza a la
factura, en las operaciones económicas realizadas con no obligados a facturar(2). Este
documento puede ser expedido por el vendedor del producto o servicio, o elaborado por
el adquiriente de los mismos
Comprobante
de egreso o
comprobante
de pago
Los comprobantes de egreso son documentos que respaldan salidas de dinero de tu
empresa. Cada vez que registres un Gasto asociado a categorías o facturas de compra
automáticamente quedará registrado un comprobante de egreso para dicho pago.
Comprobante de
ingreso o
comprobante de
caja
Los comprobantes de egreso son documentos que
respaldan salidas de dinero de tu empresa. Cada vez que
registres un Gasto asociado a categorías o facturas de
compra automáticamente quedará registrado un
comprobante de egreso para dicho pago.
Comprobante de
venta con tarjetas
de crédito.
Es un medio de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente,
utilizando un datafono para recibir pagos. Es una forma segura para no manejar efectivo,
el banco o entidad financiera cobra a la empresa una comisión por el uso de este medio
electrónico. Cuando se realiza la transacción se debe guardar copia de la transacción y
anexar a la venta, como soporte
Nómina.
Es un soporte contable en el cual la empresa respalda
el pago de empleados por concepto de sueldos a los
colaboradores de la empresa de forma mensual,
quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el
pago de sueldos.
Planilla
Integrada
de
liquidación
de aportes.
Es un soporte en el cual las empresas registran las
diferentes novedades de los empleados, frente a salud,
pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, se
realiza por intermedio de un tercero y se trasfiere a las
diferentes empresas de seguridad social, es un documento
que brinda la información a empleados y entidades que
vigilan el pago de seguridad social
Declaración de renta, Impuesto al Valor
Agregado (IVA), Retención en la Fuente,
Impuesto de Industria y Comercio ICA
Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes
gravados, es obligación de las empresas descontar valores
cuantificables, acorde con la base gravable y tarifas aplicadas,
descontadas y trasferidas a la administración de impuestos y
aduanas nacionales DIAN, en las fechas establecidas en el calendario
tributario actualizado de cada año fiscal.
Recibo de
transferencia
de fondos
electrónicos.
Un comprobante de transacción es la evidencia del pago que se realiza ya sea por medio de una tarjeta o un
banco, es decir, cuando realizas un pago e inmediatamente te entregarán un recibo del pago. Algunos bancos,
tienen la opción de que cuando realices un pago, dicho movimiento financiero aparecerá en un mensaje de
texto a tu celular indicándote de la transacción realizada. Así que, de cualquier modo, luego de que realices una
transacción de tarjeta de crédito, lo correcto por parte del comerciante es que recibas un comprobante ya sea
impreso o electrónico.
Recibo de pago
interbancario.
Es una forma de agilizar negocios entre las entidades
financieras y/o clientes. Actualmente se utilizan con
mayor frecuencia, teniendo en cuenta que se realiza
desde un dispositivo móvil con acceso a internet, que
genera garantía y seguridad en el momento de
realizar la transacción.
Comprobante
de pago con
tarjeta
crédito.
Extractos
bancarios.
Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los
movimientos efectuados durante el mes. Se registran pagos de cheques,
transferencias, notas bancarias, gravámenes financieros. Es el documento
base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo
Consignaciones
bancarias.
Cada vez que se consigna efectivo en las entidades
financieras de la empresa, el banco expide un soporte
denominado comprobante de consignación, el cual sirve
para registrar el hecho económico en la contabilidad. La
contabilización se realiza debitando la cuenta de ahorro o
cuenta corriente y acreditando la cuenta Efectivo (caja), para
disminuir el valor del saldo de esta.
Recibos de
caja
menor.
Las empresas necesitan realizar pagos mínimos,
acorde con los montos establecidos y registrados
en las políticas contables y en la resolución interna,
llamada gastos de caja menor. Allí se establecen los
numerales de pago, los montos y la persona
responsable del manejo de dicho fondo
Notas
débito y
notas
crédito.
Es un documento contable que reconoce valores de la
empresa a favor de sus clientes, debido a errores u
omisiones. Por ejemplo: intereses cobrados de forma
adicional sobre facturas de compra y venta o notas
débito que disminuyen el saldo de la cuenta bancaria
de la empresa.
Notas de
contabilidad.
También denominada notas internas, utilizadas
para enmendar errores o realizar ajustes
contables. Se utiliza en aquellas operaciones
que carecen de un soporte específico.
Comprobante de
contabilidad.
Representa la base en la
elaboración de estados
financieros, como resultado debe
presentar sumas iguales en los
débitos y créditos de una
transacción comercial.
DOCUMENTOS
NO CONTABLES
Pedido.
Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la
cotización y toma la decisión de adquirir el producto. Membrete: logo,
nombre de la empresa. Precio unitario del producto que se va a
comprar. Descripción del producto. Cantidad. Referencias del producto.
Fecha de entrega. Forma de pago. Observaciones Firmas
Remisión
Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado. Membrete: logo,
nombre de la empresa. Descripción del producto. Cantidad. Referencias del producto. Fecha
de entrega. Número de pedido. Transportador.
Cotización
Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio. Su
objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra. Contenido
Membrete: logo, nombre de la empresa. Precio del producto o servicio. Descripción del
producto o servicio. Referencias del producto. Fecha de entrega. Forma de pago. Tiempo de
validez de la cotización. Nombre de la persona que solicita la cotización. Nombre del asesor.
TITULOS VALORES. Documentos necesarios para
legitimar el ejercicio del derecho literal y
autónomo que en ellos se incorpora. Pueden ser
de contenido crediticio, corporativos o de
participación y de tradición o representativos de
mercancías.
Letra de cambio.
Es un documento de carácter crediticio, con la representación de las
figuras como son: girador y librador que pactan un valor, para ser
entregado en una fecha determinada.
El pagaré.
Es una promesa de pago, es un
documento crediticio que respalda
una unidad económica en una fecha
determinada y, con un interés
adicional. Requisitos (Secretaría del
Senado, 2020. Art. 709): El pagaré
debe contener, además de los
requisitos que establece el Artículo
621, los siguientes: 1 La promesa
incondicional de pagar una suma
determinante de dinero; 2 El nombre
de la persona a quien deba hacerse
el pago; 3 La indicación de ser
pagadero a la orden o al portador, y
4 La forma de vencimiento
El cheque.
Un título valor de
carácter crediticio
respalda unidades
monetarias,
mediante el uso de
una entidad
financiera.
Características
(Secretaría del
Senado, 2020.
Art.712): El cheque
sólo puede ser
expedido en
formularios
impresos de
cheques o
chequeras y a cargo
de un banco. El
título que en forma
de cheque se expida
en contravención a
este artículo no
producirá efectos de
título-valor. Artículo
(Secretaría del
Senado, 2020. Art.
718): Los cheques
deberán
presentarse para su
pago:
Títulos valores a la orden
Mediante la figura del endoso, se transfiere la responsabilidad de pago de
una persona a otra sin interesar quién es el que porte el documento, se
agrega la expresión “a la orden”. Con la firma del endosante se transfiere
responsabilidades al endosatario. Dos ejemplos son: la letra de cambio y
el pagaré.
Títulos al
portador
Donde el reconocimiento se hace a
quien ostente el título, un ejemplo son
los cheques al portador, poco usados
por tema de seguridad, pero vigentes
aún.
Títulos valores
nominativos
Estos títulos son expedidos a favor de una determinada persona. En el Código
de Comercio se determina que la persona que gira, o transfiere el título debe
realizar la inscripción del tenedor en el registro que lleva el creador del título
(Secretaría del Senado, 2020. Art. 648).