Documentos contables y no contables
En este componente se identifican
y analizan los documentos
contables, cuyo objetivo es
soportar el registro de los hechos
económicos de la empresa
Documentos
Archivos y conservación de documentos
Libros contables
Contables:
1. 1. Factura cambiaria de compra y venta.
2. 2. Factura electrónica.
3. 3. Factura equivalente o documento equivalente a
la factura de venta.
4. 4. Comprobante de egreso o comprobante de pago.
5. 5. Comprobante de ingreso o comprobante de caja.
6. 6. Comprobante de venta con tarjetas de crédito.
7. 7. Nómina.
8. 8. Planilla Integrada de liquidación de aportes.
9. 9. Declaración de renta, Impuesto al Valor
Agregado (IVA), Retención en la Fuente, Impuesto
de Industria y Comercio ICA.
1. 10. Recibo de transferencia de fondos electrónicos.
2. 11. Recibo de pago interbancario.
3. 12. Comprobante de pago con tarjeta crédito.
4. 13. Extractos bancarios.
5. 14. Consignaciones bancarias.
6. 15. Recibos de caja menor.
7. 16. Notas débito y notas crédito.
8. 17. Notas de contabilidad.
9. 18.Comprobante de contabilidad
No contables:
1. Cotización.
2. Pedido.
3. Remisión.
Títulos valores:
1. Letra de cambio.
2. El cheque.
3. El pagaré
Ley general de archivos
Consecutivo, cronológicos por asuntos
Tabla de retención documental
En Colombia, la gestión
documental se rige
bajo varias leyes,
normas que orientan a
las empresas sobre
cómo desarrollar la
organización de los
archivos.
La organización
documental de
forma
cronológica
hace referencia
a una
distribución
acorde con
fechas,
considerando
año, mes y día
Otra forma de
organización
es la temática,
la cual
consiste en
establecer
series y
subseries
documentales
por temas
Un ejemplo de
ordenamiento es
la utilizada en
expedientes
que, por su
naturaleza,
deben seguir
abiertos para
consultas. Por
ejemplo,
historias
laborales o
expedientes de
alumnos. Su
forma de
clasificación
sería: primer
apellido,
segundo
apellido,
segundo nombre
y primer nombre
Son listados
con tipos de
documentos
en donde se
establece el
tiempo que
debe
permanecer
un
documento
archivado en
las diferentes
etapas del
ciclo vital de
un
documento,
reconocidos
desde tres
tipos de
archivos:
Archivo de
gestión
Archivo
central
Archivo
histórico
Los libros de información financiera están
conformados por libros auxiliares y principales,
su diligenciamiento debe efectuarse de forma
cronológica, acorde a la normatividad vigente.
Los libros contables están conformados por
comprobantes de contabilidad base para la
elaboración de estados financieros (Angulo,
2018). En coherencia con el Decreto ley 19 de
2012 (Secretaría del Senado, 2020), se
registran en las Cámaras de comercio los libros
de actas de socios y accionistas.
1 Libro diario.
2 Libro mayor y balances.
3 Libro de actas de asambleas.
4 Libros de actas de Consejo de Administración
o Junta Directiva
5 Libro de actas de Junta de Vigilancia o Comité
de Control Social.
6 Libro de Registro social.
7 Libros auxiliares.