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CARTAS

PRESENTADO POR: JEISON AGUDELO CRUZ NORELDI RIVAS BUBU MÓNICA ANDREA ESPINOSA YOIDER RODRIGUEZ ICO KAREN CARDOZO FORMACIÓN : TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

¿QUÉ ES UNA CARTA?

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a un receptor (destinatario).

 Usar tratamiento respetuoso y cortes;  Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural;  Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;  Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y  Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

UTILIZACIÓN DE LA CARTA

De acuerdo con sus objetivos, la carta u oficio tiene los siguientes usos:  Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;  Regular o aclarar una situación  Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;  Dar respuesta a una comunicación recibida;  Reitera una información, un requerimiento o solicitud urgente;

 Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias;  Felicitar, invitar o convocar, y  Hacer llamados de atención, entre otros.

CLASES DE CARTAS U OFICIOS

Independientemente del estilo y según su contenido, existen varias clases, entre las cuales se destaca:  Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización;  Oficiales: se producen en las oficinas publicas y organizaciones del estado, y  Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.

2. Código Se recomienda escribirlo a 3 cm o a 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete, según el estilo.
3. Lugar de origen y fecha de elaboración. Se aconseja escribir estos datos a dos interlineas libres del código y en forma completa en orden de: nombre del lugar de origen, día, mes (en minúscula) y año (sin separarlo con puntos), según el estilo.

6 Organización

Se describe en la línea interlinea libre siguiente al cargo, con la denominación mas ampliamente conocida, es decir razón social, sigla o acrónimo. En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial o sostenida, de acuerdo con el registro efectuado ante la entidad competente y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener la razón social.

Las siglas y acrónimos se escriben en mayúscula sostenida, a menos que la organización lo haya registrado de manera diferente. 7 Dirección De acuerdo con el medio a través del cual se realice el envío de la comunicación, en este espacio se escribe la dirección de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrónico. No se utilizan abreviaturas.

8 Nombre del lugar de origen Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipio u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los términos La ciudad o Presente.

9 País Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del país en la misma interlínea libre del lugar de origen (ciudad o municipio) o en la interlínea libre siguiente, dependiendo de la extensión de los datos. Sólo cuando se utiliza el sobre con ventanilla, tanto el nombre del lugar de origen como el nombre del país se escriben en mayúscula sostenida.

9 Asunto Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del ultimo dato del destinario. Constituye la síntesis del tema de documento. Es aconsejable expresarlo en un máximo de cuatro palabras. Se omiten artículos, conjunciones o preposiciones sin que se afecte el sentido. 10 Cuerpo o texto Es importante redactar el cuerpo del documento en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes.

11. Datos del remitente El nombre del remitente se debería escribir en mayúscula fija; de preferencia se escriben los dos apellidos. Se recomienda no utilizar negrilla.
12. Despedida Se escribe a una o dos interlíneas libres del texto. Para utilizar las despedidas más usuales, véase el Anexo A (informativo)