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INTRODUCCION A LA CONTABILIDAD
DOCUMENTOS MERCANTILES
La complejidad de las actividades económicas ha hecho que los simples acuerdos verbales queden obsoletos, por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados.
El mundo moderno de los negocios exige que cualquier paso que se dé en el campo mercantil se sustente a través de documentos con firmas de funcionarios calificados de la empresa. Donde toda emisión y recepción de documentos de diversos indoles podrán respaldar las transacciones económicas y financieras.
DEFINICION DE DOCUMENTOS MERCANTILES Los documentos mercantiles son títulos, efectos, recibos, facturas, notas de débito y crédito, planillas de sueldos, vales de mercaderías, etc. Los cuales sirven para legitimar el ejercicio de las transacciones y documentar las operaciones mercantiles en los comprobantes de contabilidad. Estos documentos mercantiles se concentran en el Departamento de Contabilidad, donde el profesional contador obtiene los datos necesarios para procesar las cuentas y efectuar los asientos contables en los comprobantes de contabilidad. Cuanto más grande sea la empresa mucho mayor será la necesidad de usar estos documentos. CLASES DE DOCUMENTOS MERCANTILES Dentro la idea de documentación mercantil, toda constancia escrita de una transacción comercial se puede utilizar para: Certificar los registros contables realizados en libros de contabilidad. Probar un hecho desde el punto de vista legal. Partiendo desde el segundo uso, podemos observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba y en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo. Por tal importancia estos documentos son clasificados en:
Documentos Negociables. Son todos aquellos documentos que se pueden negociar a través de endosos, descuentos en una entidad financiera antes de su vencimiento. Documentos no Negociables. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez pueden formar pruebas desde el punto de vista legal. A continuación, se presenta todos los documentos mercantiles utilizados en la práctica de la contabilidad. Letra de Cambio Pagares Cheques Recibos Facturas Vales Notas de Remisión Nota de Abono Nota de Crédito LETRA DE CAMBIO La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por una persona natural o jurídica dirigida a otra persona también natural o jurídica, con el objeto de exigir que ésta efectué el pago de una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o determinable. MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO Las modalidades de giro pueden variar según el país donde se practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades de: A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo basta presentar el mismo día de su giro o cualquier otro día para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta práctica. A días o meses vista. Esta modalidad tiene la característica de que el plazo de vencimiento se computa a partir de la fecha de aceptación de la letra, es
No pueden ser girado a la vista sino: A días o meses fecha. A fecha fija. Los pagarés pueden ser de diferentes tipos: Simple o a sola firma. Este tipo de pagaré está firmado solamente por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligación a la fecha de vencimiento.
Con garantía personal. Este tipo de pagaré establece que cuando existe la garantía de otra persona quien en forma solidaria y mancomunada se compromete a satisfacer la obligación en la fecha de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor. Con garantía prendaria. Este tipo de pagaré garantiza la deuda con una prenda que puede ser vehículos, joyas, títulos de propiedad, etc. Con garantía hipotecaria. Este tipo de pagaré es utilizado en casos de que exista una garantía hipotecaria como un bien inmueble, en este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para recuperar el valor de crédito si no fue satisfecha la obligación en la fecha de vencimiento. Mixto. Este tipo de pagaré es utilizado cuando existe la combinación de las garantías mencionadas. Como, por ejemplo: el crédito se otorgue con garantías personales y prendarias. FORMATO DE UN PAGARE Para el llenado del pagaré se procede de la siguiente manera: Importe en cantidad de la deuda. Nombre completo del deudor. Fecha de vencimiento de la obligación. Nombre del beneficiario o acreedor. Importe literal. El porcentaje de interés ordinario.
El porcentaje de interés penal en caso de mora. Nombre del garante. Fecha de emisión del pagaré. Firma del deudor. Firma del garante. EL CHEQUE El cheque es una orden de pago con una determinada suma de dinero, debe ser pagado contra presentación del cheque en cajas de Bancos. Este documento mercantil permite al librador o cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de los fondos depositados en poder del librado o Banco. CARACTERISTICAS DEL CHEQUE El cheque tiene las siguientes características: El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener, fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber recibido de éste autorización para girar cheques en virtud de una apertura de crédito. El cheque se puede girar por dos modalidades: Al portador. Nominativa. Es decir, a la orden de una persona natural o jurídica. FORMATO DE UN CHEQUE En la emisión de cheques se deben cumplir con los siguientes requisitos: Cantidad en cifras. Fecha de emisión del cheque. Nombre del beneficiario. Cantidad en letras. Firma del girador o librador. Número del cheque.
Número del cheque y el banco. Lugar y fecha de emisión. Firma de cajero, en señal de haber recibido conforme. RECIBO DE LA CAJA DE EGRESO Es un documento que respalda el desembolso de efectivo por compra de bienes y servicios al contado o pago de deudas de la empresa. El formato de los recibos de caja de egreso puede seguir la siguiente estructura: Los recibos deben ser renumerados y deben emitirse respetando la correlatividad. La emisión se efectúa de la siguiente forma: Importe en numeral. Nombre del beneficiario a quién se paga el efectivo. Importe en literal, tachando lo que no corresponde. Una breve descripción del pago. Lugar y fecha de emisión. Firma del cajero en señal de haber pagado conforme. Firma del beneficiario. RECIBO DE ALQUILER Este documento debe ser extendido en forma obligatoria por el dueño de casa, por el dinero que recibe del inquilino. RECIBO DE DEPOSITO EN CUENTA CORRIENTE Es un documento que firma y sella la entidad financiera, como constancia de haber recibido una determinada cantidad de dinero dentro una transacción realizada a alguna cuenta corriente o caja de ahorros de la empresa. Estos fondos son de libre disponibilidad del depositante, quien puede retirar en forma parcial o total mediante el giro de cheques o a través de cajeros automáticos que todos los bancos tienen este servicio. RECIBO DE DEPOSITO A PLAZO FIJO
Este documento mercantil es emitido por el Banco, que especifica el plazo del depósito que puede ser de 30, 90, 360, etc. días y la tasa de interés que reconoce el Banco. En este tipo de depósitos la entidad financiera ofrece a mayor plazo mayor tasa de interés. El depósito usualmente es devuelto a la fecha de vencimiento, capital más intereses. RECIBO DE DEPOSITOS EN GARANTIA Este documento es emitido por los Bancos como constancia de haber recibido valores, títulos de propiedad, etc. como garantía de un préstamo otorgado, de modo que la devolución se efectuará una vez satisfecha la deuda tanto en capital como intereses devengados hasta la fecha de vencimiento. RECIBO DE DEPOSITO EN CUSTODIA Este documento es emitido por los Bancos o Depositarios que es otorgado como constancia de haber recibido valores, joyas, documentos y otros, las que serán devueltas al término del tiempo establecido previo pago de una comisión. RECIBO DE DEPOSITO JUDICIAL Este documento es la constancia del depósito que se efectúa en una entidad financiera por orden del Juez. Para su retiro se requiere el endoso de la misma autoridad. LA FACTURA La factura, es un documento mercantil de constancia escrita, que otorga un vendedor al comprador por la venta de bienes y servicios, con detalle de los bienes y servicios vendidos, precios y condiciones. La factura representa para el adquiriente la prueba de propiedad de los bienes o servicios comprados, desde el punto de vista contable esto permite: Registrar en los libros el motivo del ingreso de efectivo o la constancia de una cuenta por cobrar para el vendedor. Establecer la causa de un desembolso de efectivo o cheque que respalda el nacimiento de una obligación, para el comprador.
