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EJERCICIO N° 2
Resumir, ordenar y analizar la información de una base de
datos de manera sencilla a través de la presentación de una
tabla dinámica
A continuación, se presenta un grupo de ejercicios propuestos de autoestudio, de los temas referidos a la unidad y que complementan el aprendizaje:
- ¿Cómo crear tablas dinámicas? La tabla dinámica es una de las funciones más potentes e intimidantes de Microsoft Excel. Potente porque puede ayudarte a resumir y dar sentido a grandes conjuntos de datos. Intimidante porque no todos somos expertos en Excel, y las tablas dinámicas siempre han tenido la reputación de ser complicadas. Hay una buena noticia: aprender a crear una tabla dinámica en Excel es mucho más fácil de lo que has pensado. Pero antes de guiarte en el proceso de creación de una, veremos qué es exactamente una tabla dinámica y por qué podrías necesitarla.
NCCU- 246
Informática Aplicada
Administración Industrial
Semestre II
- ¿Qué es una tabla dinámica? Una tabla dinámica es un resumen de datos, empaquetado en una sola tabla, que te permite informarte y explorar tendencias en tu información. Son muy útiles si tienes filas o columnas largas donde necesitas conocer cantidades rápidamente y compararlas entre sí. En otras palabras, las tablas dinámicas analizan los datos que contienen tus bases de datos. Y, más específicamente, te posibilitan agrupar tus datos de diferentes maneras para que puedas sacar conclusiones fácilmente. La parte «dinámica» en una tabla dinámica se deriva del hecho de que puedes ver los datos desde perspectivas diferentes, sin alterar el contenido. Cómo es una tabla dinámica en Excel Partes de una tabla dinámica Cuando creas una tabla dinámica, notarás que se muestra una lista de campos disponibles y las áreas donde se pueden acomodar. Eso es lo que permite que puedas comparar datos de tu base.
ganó $45.000, puedes editar una tabla dinámica para decir que este producto contribuyó con un 22,5 % de todas las ventas de la compañía. Para mostrar las ventas de productos como porcentajes de las ventas totales en una tabla dinámica, simplemente haz clic en el botón derecho de la celda que contiene un total de ventas y selecciona «Mostrar valores como» > «% del total general».
3. Obtener un recuento de empleados para departamentos separados Las tablas dinámicas son útiles para calcular automáticamente cosas que no puedes encontrar fácilmente en una tabla básica de Excel. Una de ellas es contar filas que tienen algo en común. Si tienes una lista de empleados en una hoja de Excel, por ejemplo, y junto a sus nombres están los respectivos departamentos a los que pertenecen, puedes crear una tabla dinámica a partir de estos datos que muestre el nombre de cada área y la cantidad de trabajadores que forman parte de ella. La tabla dinámica elimina la tarea de ordenar la hoja de Excel por nombre de departamento y contar cada fila manualmente. 4. Agregar valores predeterminados a celdas vacías No todos los conjuntos de datos que ingreses a Excel llenarán cada celda. Si estás esperando que se incorporen nuevos datos antes de ingresarlos en Excel, es posible que tengas muchas celdas vacías que parecerán confusas o que necesitas más explicaciones al mostrar estos datos a tu gerente. Ahí es donde entran las tablas dinámicas. Puedes personalizar fácilmente una tabla dinámica para llenar celdas vacías con un valor predeterminado como $ 0 o PD (para «Por Determinar»). Para tablas con muchos datos, etiquetar estas celdas rápidamente es un recurso útil, especialmente cuando varias personas están revisando la misma hoja. Para formatear automáticamente las celdas vacías de tu tabla dinámica, haz clic en el botón derecho en tu tabla y después en «Opciones de tabla dinámica». En la ventana que aparece, marca la casilla «Celdas vacías como» e ingresa lo que deseas que se muestre cuando una celda no tiene otro valor. 5. Combinar el resultado de dos variables Supongamos que realizaste una encuesta donde los participantes dejaron sus datos como sexo y el producto que más compran. Como resultado de esta encuesta, quieres saber la cantidad de hombres que prefieren el producto 1, así como la cantidad de mujeres que prefieren el producto 2. Con una tabulación cruzada, puedes indicar que en las columnas y filas de una nueva tabla estarán los posibles valores de las dos variables, y en el cruce de cada columna y fila se encontrará la cantidad de veces que aparecen los pares correspondientes.
La tabulación cruzada se realiza de manera más fácil a través de una tabla dinámica. Solo debes seleccionar la tabla de datos original e insertarla para que Excel defina las filas y columnas de la tabla dinámica. Cómo hacer una tabla dinámica en Excel
- Ingresa los datos en un rango de filas y columnas.
- Ordena los datos por un atributo específico.
- Resalta las celdas para crear una tabla dinámica.
- Arrastra y suelta un campo en el área «Etiquetas de fila».
- Arrastra y suelta un campo en el área de «Valores».
- Afina tus cálculos. Ahora que ya conoces los pasos de cómo hacer una tabla dinámica en Excel, profundiza en cada uno de los puntos. 1. Ingresa los datos en un rango de filas y columnas Cada tabla dinámica en Excel comienza con una tabla básica donde se alojan todos los datos que utilizarás. Para crear esta tabla, solo debes ingresar tus valores en conjunto específico de filas y columnas. Usa la fila superior o la primera columna para clasificar los valores de acuerdo con lo que representan. Por ejemplo, para crear una tabla en Excel con datos de rendimiento de publicaciones de blog, puedes tener una columna que enumere el «Título de la publicación» de cada URL, una columna que enumere las «Vistas» de cada artículo, y así sucesivamente. Veamos cómo luciría una tabla básica (muestra cifras ficticias, a modo de ejemplo): Cómo hacer una tabla dinámica en Excel: ingresar datos 2. Ordena los datos por un atributo específico Cuando tengas todos los datos que deseas ingresar en tu hoja de Excel, ordena estos datos de alguna manera para que sea más fácil de administrar una vez que los conviertas en una tabla dinámica.
Cómo hacer una tabla dinámica en Excel: resaltar celdas Nota: si estás utilizando una versión de Excel anterior a Excel 2016, las «Tablas dinámicas» pueden estar debajo de «Tablas» o «Datos» en la navegación superior, en lugar de en «Insertar». En las Hojas de Cálculo de Google, puedes crear tablas dinámicas desde el menú desplegable «Datos» a lo largo de la navegación superior.
4. Arrastra y suelta un campo en el área «Etiquetas de fila» Excel creará una tabla dinámica en blanco para ti. El siguiente paso es arrastrar y soltar un campo, etiquetado de acuerdo con los nombres de las columnas en tu hoja de cálculo, en el área «Etiquetas de fila». Esto determinará el identificador único (título de publicación, nombre del producto, etc.) y la tabla dinámica estructurará esos datos. Por ejemplo, si deseas organizar muchos datos de artículos de blog por título de la publicación, tan solo tendrás que hacer clic y arrastrar el campo «Título» al área de «Etiquetas en la fila». Cómo hacer una tabla dinámica en Excel: etiquetas de fila
Not a: tu tabla dinámica puede verse diferente según la versión de Excel con la que estés trabajando. No obstante, los principios generales siguen siendo los mismos.
5. Arrastra y suelta un campo en el área de «Valores» Después de que hayas establecido la organización de tus datos, el siguiente paso es que agregues algunos valores arrastrando un campo al área de «Valores». Si deseas resumir las vistas por título (siguiendo el mismo ejemplo), solo arrastra el campo «Vistas» para el área de «Valores». Cómo hacer una tabla dinámica en Excel: valores 6. Afina tus cálculos La suma de un valor particular se calculará de manera predeterminada, pero puedes cambiarla fácilmente a algo como promedio, máximo o mínimo, según lo que desees.
Haz clic en «Analizar» y luego en «Actualizar», o presiona Alt+F5. Si deseas que la actualización ocurra en todas las tablas dinámicas del libro a la vez, selecciona «Actualizar». Actualizar tabla dinámica en Excel manualmente Cómo actualizar una tabla dinámica automáticamente Haz clic en cualquier parte de la tabla para que aparezcan las herramientas de la tabla dinámica en la cinta de opciones. Haz clic en «Analizar» y luego en «Opciones». Actualizar tabla dinámica en Excel automáticamente Y en la pestaña «Datos», activa la casilla «Actualizar datos al abrir el archivo». Cómo eliminar una tabla dinámica Es muy sencillo: solo selecciona toda la tabla dinámica y pulsa la tecla «Eliminar» o «Borrar». Deberá desaparecer en ese momento. Eliminar tabla dinámica de Excel: borrar Si no ocurre, quizá es porque algunos campos de la tabla dinámica no se seleccionaron. Comprueba que sí lo hayas hecho correctamente; presiona «Eliminar» o «Borrar» de nuevo. Ejemplos de tablas dinámicas
1. Tabla dinámica para seguimiento de órdenes de trabajo
Esta tabla permite que se haga una mejor gestión de los servicios que ofrece una empresa para estar al día con lo que los clientes ya contrataron, lo que ya se les entregó y lo que hace falta. Esto posibilita que no pierda de vista los anticipos y pagos finales, pero también que no existan retrasos en las entregas, para que el servicio al cliente sea de buen nivel y el negocio no pierda su buena reputación. Ejemplo de tabla dinámica de Excel para seguimiento de órdenes de trabajo
2. Tabla dinámica para control de ventas mensuales Esta es mucho más sencilla, ya que solo necesita los datos de inventario y existencias para actualizarse a medida que ocurren las ventas. Puede utilizarse para negocios de cualquier tamaño, como el ejemplo que aquí aparece: es el registro de las ventas de un supermercado. Ejemplo de tabla dinámica de Excel para control de ventas mensuales
Publicado originalmente el 07 de septiembre de 2021, actualizado el 20 de enero de 2023
