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Tema: ELABORACIÓN DE PROYECTOS EN MS PROJECT.
1. ¿QUÉ ES UN PROYECTO DE PROJECT?
Microsoft Project es la herramienta perfecta para planificar y controlar el desarrollo de un proyecto. Presenta funcionalidades que favorecen la productividad del equipo, economiza tiempo y permite al gestor o usuario a cargo tener siempre a la vista la organización y el cumplimiento de tareas. Con esta solución, la empresa evita retrasos y se asegura que el proyecto se mantenga dentro de las condiciones de presupuesto previstas.
2. ¿CÓMO SE ADMINISTRA UN PROYECTO CON MICROSOFT PROJECT? Agregar un hito 1.Seleccione Ver > Vistas de tareas > Diagrama de Gantt. 2.Escriba el nombre del hito en la primera fila vacía o seleccione una tarea que quiera convertir en un hito. 3.Escriba 0 en el campo Duración. 4.Presione Entrar. El símbolo del hito forma ahora parte del Diagrama de Gantt.
Asignar personas a las tareas
1. Seleccione Ver > Vistas de tareas > Diagrama de Gantt. 2. Haga clic en la flecha en la columna Nombre del recurso de la tarea que quiere asignar. 3. Siga uno de estos procedimientos: Seleccione personas de la lista para trabajar en la tarea. Si no ve el nombre de la persona que quiere asignar, escriba un nombre nuevo. Nota: Si no hay nombres en la lista, quiere decir que aún no se agregó ningún usuario al proyecto. Escriba un nombre en la columna; o bien, si usa Project Online, el cliente de escritorio de Project Online o Project Profesional, puede agregar recursos al grupo de recursos de la empresa antes de asignarlos para trabajar en tareas. Definir una línea base Puede tomar una instantánea de la programación original estableciendo y guardando una línea base. Esto le permite ver cómo está avanzando el proyecto en comparación con el plan original. 1. Seleccione Proyecto > Programación > Establecer línea base > Establecer línea base. 2. Seleccione la línea base que quiere establecer, en la lista Establecer línea base.
3. ¿CÓMO SE HACE UNA CARTA GANTT EN PROJECT?
Para crear un diagrama de Gantt en Microsoft Project, debe preparar una lista de tareas que se mostrarán posteriormente en su diagrama de Gant. Si tiene tareas relacionadas entre sí, puede agruparlas como subtareas. Esto puede ser útil para proyectos más grandes, ya que le permiten contraer secciones de su proyecto para ahorrar algo de espacio en la pantalla y facilitar la visualización de la lista de tareas. Simplemente resalte las filas de tareas que están relacionadas y haga clic en el botón de
sangría derecha en la cinta. Esto hará que las tareas resaltadas sean subtareas de la tarea directamente arriba de las filas resaltadas en la lista de tareas. Ya que tenemos la lista de todas las tareas y subtareas, definamos sus fechas de inicio y finalización, para poder comenzar a construir el cronograma real del proyecto. Haga clic en el campo de fecha de inicio y utilice el selector de fechas para seleccionar la fecha de inicio de la tarea. También puede hacerlo manualmente e ingresar las fechas usted mismo. Haga lo mismo para la fecha de finalización. Haga clic en el campo de fecha de finalización y use el selector de fecha o ingrese la fecha manualmente. Si lo prefiere, puede ingresar una duración en el campo de duración y MS Project calculará automáticamente la fecha de finalización. Ahora que todas las tareas tienen fechas de inicio y finalización, es un buen momento para agregar hitos al proyecto. Los hitos pueden ayudarle a asegurarse de que su proyecto se esté ejecutando a tiempo e indicar el final de fases específicas del proyecto. Hay varias formas de agregar hitos al proyecto.
Considerando que los hitos generalmente se utilizan para marcar el final de una fase particular del proyecto, puede ser útil vincular las tareas adecuadas a esos hitos. Simplemente resalte las tareas que deben estar vinculadas al hito y haga clic en el botón Vincular en el panel arriba Para obtener más información sobre cómo trabajar con hitos en Project, puede ver una guía corta aquí.
Pero en general, su diagrama de Gantt básico en Microsoft Project está listo
4. ¿CÓMO CREAR UN CALENDARIO LABORAL EN PROJECT? 1. En la pestaña Proyecto, en el grupo Propiedades, elija Cambiar tiempo de trabajo. 2. Elija Crear nuevo calendario. 3. En el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base, escriba el nombre del nuevo calendario y, a continuación, elija si desea crear un nuevo calendario base o crear un calendario basado en una copia de un calendario existente. 4. Elija Aceptar para volver al cuadro de diálogo Cambiar horario laboral. 5. Para cambiar la semana laboral del calendario de tareas, seleccione la pestaña Semanas laborales. 6. Seleccione la fila de la tabla que indica la programación predeterminada para el calendario de tareas y, a continuación, elija Detalles.
5. ¿CUÁLES SON LAS FUNCIONES DE PROJECT?
Funciones esenciales de un Project Manager
1) Planificar, evaluar y controlar los recursos: Es la función principal de todo Project Manager. Tanto si pertenece a la empresa como si se trata de un asesor externo, lo cierto es que la gestión debe responder a las necesidades y a la cultura de cada organización. El jefe de proyectos no debe pasar por alto los protocolos que ya existen ni ir en contra de los valores corporativos. 2) Estimar tiempos: Un proyecto sin tiempos estimados no es más que un manual de buenas intenciones. Al Project Manager también le compete fijar los plazos de las tareas de manera realista, coherente y dejando siempre un margen de error. 3) Estudiar la viabilidad de los requerimientos del cliente: El contacto con el cliente debe ser permanente, no sólo para realizar un seguimiento oportuno de las tareas, sino también para la implementación de soluciones. Cuando el cliente suministre instrucciones, el Project Manager debe evaluarlas y determinar si pueden ser llevadas a la práctica. 4) Definir el perfil de los miembros del equipo:
Si desea tener éxito en la ejecución del proyecto, el Project Manager debe conocer lo mejor posible a las personas que le rodean. Tiene dos opciones: o delegar tareas al azar o hacerlo ayudándose en la gestión del talento y la definición de perfiles profesionales. Queda claro con cuál de las dos obtendrá mejores resultados. 5) Colaborar con la unidad del negocio: Finalmente, como parte de la empresa que representa, el Project Manager no puede olvidarse de que todo lo que haga forma parte de una cultura organizacional y que, por eso mismo, en cada fase del proyecto debe fomentar la coordinación, la colaboración y la unidad del negocio en su conjunto. Si te interesa especializarte para llegar a convertirte en Project Manager estás a tiempo. Encuentra la Escuela de Negocios donde matricularte para comenzar tu formación y abrirte las puertas del empleo con una profesión de vanguardia.
